2026年学校食堂采购询价制度及流程

2026年学校食堂采购询价制度及流程为规范学校食堂采购行为，提高采购资金使用效益，确保采购物资质量安全，依据《中华人民共和国政府采购法》《学校食品安全与营养健康管理规定》等法律法规及上级主管部门相关要求，结合本校实际，制定本制度。本制度适用于学校食堂所有食材、调料、餐具、厨房用具等物资的采购询价活动，涵盖采购计划编制、供应商遴选、询价实施、合同签订、履约验收等全流程管理。一、组织管理与职责分工学校成立食堂采购管理领导小组，由分管后勤副校长任组长，成员包括后勤管理处、财务处、纪检监察室、学生会生活权益部及食堂负责人。领导小组下设采购管理办公室（设在后勤管理处），负责采购询价日常工作。后勤管理处作为采购归口管理部门，履行以下职责：制定采购计划、组织询价活动、审核供应商资质、签订采购合同、监督合同履行；财务处负责采购资金预算审核、支付管理及财务监督；纪检监察室对采购过程进行全程监督，受理相关投诉举报；学生会生活权益部代表学生参与食材价格调研、质量监督及满意度评价；食堂负责人负责提报采购需求、参与供应商考察及物资验收。二、询价方式与适用范围根据采购物资的金额、性质及市场供应情况，采用以下询价方式：1.公开询价：适用于单次采购金额5000元以上（含5000元）的常规食材（如米面油、肉类、蔬菜等）及批量餐具采购。需通过学校官网、后勤管理处公告栏发布询价公告，公告内容包括采购物资名称、规格、数量、质量标准、报价截止时间、供应商资质要求等，公告期限不少于3个工作日。2.邀请询价：适用于单次采购金额1000元至5000元的物资采购，或市场资源相对集中的特殊食材（如地方特色农产品）。由采购管理办公室从合格供应商库中随机选取不少于3家供应商发出询价通知书，明确采购需求及报价要求。3.直接询价：适用于单次采购金额1000元以下的应急物资或零星采购，可向1-2家合格供应商直接询价，但需留存询价记录及报价单。三、询价程序与实施规范（一）采购需求提报与审核食堂负责人根据每周菜谱及库存情况，于每周五前编制下周《食堂物资采购需求表》，明确物资名称、规格型号、质量标准、预估数量、供货时间等要素，经后勤管理处审核后报采购管理办公室。对于米、面、油等大宗物资，需提前15天提报月度采购计划；对于易腐食材（如新鲜蔬菜、肉类），可按日或隔日提报临时采购需求。（二）供应商资质审查1.供应商准入条件：•具备有效的营业执照、食品经营许可证（或食品生产许可证）；•能提供产品质量检验合格证明、动物检疫合格证明（肉类）、产地证明（农产品）等文件；•具有良好的商业信誉和供货能力，近三年内无重大食品安全事故或违法违规记录；•能提供符合食品安全标准的运输车辆及储存条件。2.合格供应商库管理：采购管理办公室每学期对供应商进行资格审核，通过审核的供应商纳入《学校食堂合格供应商名录》，实行动态管理，每年更新一次。新增供应商需提交资质文件原件及复印件，经领导小组审核通过后方可入库。（三）询价文件编制与发布1.询价文件内容：包括采购公告/通知书、采购需求清单、质量标准、报价单模板、合同主要条款、评审标准、供应商需提供的资质证明材料等。其中，评审标准应明确价格（权重60%）、质量（权重25%）、供货能力（权重10%）、售后服务（权重5%）等评分指标。2.发布要求：公开询价公告需在学校官网显著位置及后勤管理处公告栏同步发布；邀请询价通知书通过邮件或当面送达方式发放至选定供应商，并要求供应商在2个工作日内确认收到。（四）报价接收与开启1.报价要求：供应商需按询价文件要求填写报价单（需加盖公章），明确物资单价、总价、供货周期、质量承诺等，密封后在规定时间内送达采购管理办公室。报价单需单独密封，并在封套注明“询价编号+报价文件”字样。2.开启程序：在纪检监察室监督下，采购管理办公室组织相关人员（不少于3人）在报价截止时间后统一开启报价文件，对报价的有效性进行初步审查（如是否密封、是否加盖公章、是否响应采购需求等），对无效报价需注明原因并记录。（五）评审与成交1.评审小组组成：由采购管理办公室、财务处、食堂负责人、学生会代表组成评审小组（人数为奇数，不少于3人），纪检监察室人员全程监督。2.评审流程：•技术评审：审查供应商资质、产品质量证明、供货方案等是否符合要求；•价格评审：对有效报价进行比较，计算价格得分（以最低报价为基准价，其他报价得分=基准价/报价×60）；•综合评审：结合质量、供货能力、售后服务等指标进行综合打分，确定得分最高的供应商为成交候选人。3.成交公示：评审结束后，在学校官网及后勤管理处公告栏公示成交结果，包括成交供应商名称、成交金额、物资清单等，公示期不少于1个工作日。公示无异议后，向成交供应商发出《成交通知书》。（六）合同签订与履约1.合同签订：成交供应商收到《成交通知书》后3个工作日内，与学校签订采购合同。合同需明确物资名称、规格、数量、单价、总价、质量标准、供货时间、交货地点、验收方式、付款方式、违约责任等条款，必要时可附加质量保证协议。2.履约管理：供应商需按合同约定时间供货，食堂负责人会同采购管理办公室对物资进行验收（包括数量核对、质量检查、索证索票等），验收合格后在《物资验收单》上签字确认。对肉类、蔬菜等食材，需现场查验生产日期、保质期、检疫证明等，必要时进行抽样送检。（七）资金支付与档案管理财务处根据采购合同、验收单、发票等凭证，按约定方式支付采购资金。单次采购金额5000元以上的，可采用银行转账方式；零星采购可采用公务卡结算。采购管理办公室需建立采购档案，包括采购计划、询价文件、报价单、评审记录、成交公示、合同、验收单、发票等资料，档案保存期限不少于3年。四、询价过程中的特殊情形处理1.供应商不足：公开询价报名供应商不足3家的，可重新组织询价或转为邀请询价；邀请询价供应商不足3家的，经领导小组批准后可适当减少供应商数量，但不得少于2家。2.报价异常：所有供应商报价均超过预算或明显高于市场平均价格的，应暂停询价，重新核实采购需求及预算，必要时调整采购方式。3.质疑与投诉：供应商对询价过程或结果有异议的，可在成交公示期内以书面形式向采购管理办公室提出质疑，采购管理办公室应在3个工作日内予以答复；对答复不满意的，可向纪检监察室投诉，纪检监察室需在5个工作日内调查处理并反馈结果。4.紧急采购：遇突发事件（如疫情、自然灾害）或临时重大活动需紧急采购的，经领导小组批准后可简化询价程序，采用直接询价或单一来源采购方式，但需在事后5个工作日内补办相关手续。五、监督与责任追究1.日常监督：纪检监察室定期对采购询价制度执行情况进行检查，重点检查供应商资质审核、询价程序合规性、合同履行等情况，每学期至少开展1次专项检查。2.社会监督：通过设立意见箱、公开监督电话（XXX-XXXXXXX）、邀请家长代表参与食材验收等方式，接受师生及社会各界监督。3.责任追究：对违反本制度规定，存在以下行为的，视情节轻重对相关责任人进行批评教育、通报批评、行政处分；涉嫌违法的，移交司法机关处理：•未按规定程序组织询价，擅自确定供