机关单位印章保管及使用规范

机关单位印章保管及使用规范印章作为机关单位行使职权、对外发生法律效力的重要凭证和工具，其管理的规范与否直接关系到单位的形象、权益乃至正常工作秩序。为确保印章使用的安全、规范、高效，杜绝各类风险隐患，特制定本规范。一、印章的保管规范印章保管是印章管理的首要环节，必须做到万无一失。（一）专人负责，明确责任机关单位应指定政治素质高、责任心强、工作严谨的正式在编人员作为印章保管人，实行“专人专管、谁保管谁负责”的原则。保管人员应保持相对稳定，如确需变动，必须办理严格的交接手续，详细记录交接时间、地点、监交人、交接双方姓名及印章状况，并由交接双方和监交人签字确认，确保责任的清晰过渡。（二）妥善存放，确保安全印章保管场所应具备必要的安全条件，一般应存放于带锁的保险柜或专用铁皮柜内。保险柜或铁皮柜的钥匙应由保管人随身携带或妥善保管，不得随意放置或交予他人。非工作时间及节假日，应将印章封存于保险柜中，并确保保管场所门窗锁具完好，具备防火、防潮、防盗等条件。严禁将印章随意放置在办公桌上或交由非保管人员代管。（三）规范管理，防止滥用保管人员应时刻保持警惕，对印章的使用情况进行严格把控。未经规定程序批准，不得擅自使用印章，不得在空白纸张、空白介绍信、空白合同或其他未填写完整的文件材料上加盖印章。严禁携带印章外出使用，如确因工作需要必须外出用印的，须经单位分管领导批准，并由保管人或指定专人陪同，用印完毕后立即将印章带回单位妥善保管。二、印章的使用规范印章的使用必须严格遵循规定的程序和要求，确保每一次用印都合理、合法、合规。（一）严格审批，有据可查所有用印事项均需履行审批手续。用印申请人应填写《用印审批单》，详细注明用印单位（部门）、用印事由、文件名称、份数、拟盖印章名称等信息，并根据用印事项的性质、重要程度及单位内部管理规定，报请相应层级的领导审批。审批人应对用印事项的真实性、合法性和必要性进行严格审核，对符合要求的予以批准，对不符合要求的不予批准并说明理由。（二）核对内容，准确用印用印前，保管人员应仔细核对经审批的《用印审批单》与待盖章文件材料的内容是否一致，包括文件名称、文号、主送机关、内容条款、落款单位、日期等关键信息，确保无误后方可盖章。盖章时应位置端正、印迹清晰、完整，不得模糊不清或盖出边框。涉及多页文件的，应加盖骑缝章，确保文件各页内容的完整性和关联性。（三）规范登记，存档备查建立健全用印登记制度。每次用印后，保管人员应在《印章使用登记簿》上详细记录用印日期、用印单位（部门）、用印人、用印事由、文件名称及编号、份数、批准人、盖章人等信息，并由用印人签字确认。《用印审批单》和《印章使用登记簿》应作为重要档案资料妥善保管，保存期限按照单位档案管理规定执行，以便日后查阅和追溯。三、监督与责任追究（一）加强教育，提高认识机关单位应定期组织印章保管和使用人员学习相关法律法规、规章制度和本规范要求，增强其责任意识、风险意识和规范用印意识，确保其熟练掌握印章保管和使用的各项规定。（二）定期检查，及时整改单位纪检监察部门或办公室（综合管理部门）应定期或不定期对本单位印章保管和使用情况进行监督检查，重点检查保管是否到位、使用是否规范、登记是否完整等。对检查中发现的问题，应及时指出并督促整改，堵塞管理漏洞。（三）严肃纪律，追究责任对违反本规范规定，造成印章遗失、被盗、滥用或其他不良后果的，应根据情节轻重和所造成损失的大小，对相关责任人进行批评教育、通报批评、组织处理直至纪律处分；构成犯罪的，依法移交司法机关追究刑事责任。四、附则本规范适用于机关单位各类行政印章、业务专用印章的保管和使用管理。各单位可根据本规范，