国际活动承办服务合同​

国际活动承办服务合同合同编号：__________签订地点：__________签订时间：____年__月__日甲方（委托方）名称：________________________统一社会信用代码：________________________法定代表人/负责人：________________________地址：________________________联系电话：________________________电子邮箱：________________________乙方（承办方）名称：________________________统一社会信用代码：________________________法定代表人/负责人：________________________地址：________________________联系电话：________________________电子邮箱：________________________资质证明：□国际活动策划资质□涉外服务经营许可证□其他__________（附复印件）第一条合同目的甲方委托乙方承办“________________________国际活动”（以下简称“本活动”），乙方接受委托并按照本合同约定提供活动策划、组织、执行等全程承办服务，双方本着平等自愿、公平诚信的原则，达成如下协议，以资共同遵守。第二条活动基本信息1.活动名称：________________________国际活动2.活动性质：□国际会议□国际展览□国际论坛□国际赛事□国际文化交流□其他__________3.活动时间：筹备期：____年__月__日至____年__月__日举办期：____年__月__日至____年__月__日（共__天，每日具体时间：____:__至____:__）撤展/收尾期：____年__月__日至____年__月__日4.活动地点：主会场：________________________（详细地址：________________________）分会场（如有）：________________________（详细地址：________________________）配套场地（如有）：□接待酒店□展览场馆□餐饮场地□其他__________（地址：________________________）5.活动规模：预计参与人数：______人（其中境外人员______人，境内人员______人）嘉宾规格：□国际组织代表□外国政要□行业专家□企业代表□其他__________（具体名单及需求见附件一）展区面积（如有）：______平方米（含标准展位__个、特装展位__个）第三条服务内容与要求3.1前期策划服务1.乙方需在____年__月__日前完成本活动整体方案设计，方案应包含但不限于：活动主题、议程框架（需符合甲方行业属性及国际交流需求）；场地规划图（含主会场布局、展区划分、签到区、休息区等）；宣传推广方案（含国际媒体合作、多语言传播渠道、品牌视觉设计）；应急预案（含疫情防控、安全保障、突发情况处理流程）。2.方案需经甲方书面确认后方可执行，甲方有权提出修改意见，乙方应在__个工作日内完成调整并重新提交审核。3.2场地与物料服务1.乙方负责活动场地的租赁、布置及搭建，具体要求如下：场地租赁：需确保主会场符合国际活动标准，具备多语言同声传译设备、高清投影系统、国际标准电源接口；物料制作：包含但不限于活动背景板、指示牌、嘉宾证件（多语言版本）、宣传手册（至少含中、英两种语言）、礼品定制（需符合甲方品牌形象及涉外礼仪）；搭建标准：展区搭建需符合《国际展览搭建安全规范》，所有物料需通过环保检测，且视觉设计需经甲方确认（设计稿见附件二）。2.乙方需在活动举办前__天完成场地搭建及设备调试，甲方可到场验收，验收不合格的，乙方需在__小时内整改完毕。3.3嘉宾邀请与接待服务1.嘉宾邀请：乙方需根据甲方提供的嘉宾名单（附件一），在____年__月__日前完成邀请工作，包括发送邀请函（中、英双语）、确认出席意向、收集嘉宾行程信息；对境外嘉宾，需协助办理签证邀请函（如需要），并提供签证办理咨询服务；嘉宾确认出席后，需建立专属对接群，实时同步活动信息。2.接待服务：境外嘉宾：提供__人次机场/高铁站接送（需安排双语司机及商务车辆）、__晚指定星级酒店住宿（标准：□五星级□四星级，含早餐及洗衣服务）、活动期间专属陪同（双语服务人员）；境内嘉宾：提供活动期间交通接驳（根据嘉宾需求安排专车或大巴）、餐饮安排（需考虑dietaryrestrictions，如清真、素食等）；所有接待安排需记录台账，每日向甲方同步嘉宾行程动态。3.4宣传与媒体服务1.乙方需搭建国际传播矩阵，合作媒体应包含但不限于：国际行业媒体__家（如________________________）、国内主流媒体__家（如________________________）；多语言平台：需在英文官网、社交媒体账号（如LinkedIn、Twitter）实时更新活动动态，发布活动新闻稿（中、英双语）至少__篇。2.活动期间需安排媒体专访区，配备双语翻译人员，并在活动结束后__个工作日内提供媒体报道汇总报告（含报道链接、转载数据）。3.5现场执行服务1.乙方需组建专业执行团队，团队成员需具备以下资质：项目负责人：至少有__年国际活动执行经验，具备双语沟通能力；现场工作人员：含双语引导员__名、技术支持人员__名、医疗保障人员__名、安保人员__名（需持国际安保资格证书）；翻译人员：配备中、英同声传译人员__名（持国家级翻译资格证书），以及日语/法语/西班牙语等小语种翻译人员__名（根据嘉宾需求确定语种）。2.现场执行需严格按照确认的议程执行，每日活动结束后，乙方需向甲方提交当日执行报告，报告应包含出席人数、活动亮点、待解决问题等。3.6后期收尾服务1.活动结束后__个工作日内，乙方需完成场地撤展、物料清理，并确保场地恢复原状（需经场地提供方及甲方验收）；2.__个工作日内提交活动总结报告，报告应包含：活动执行情况（含实际参与人数、嘉宾反馈、媒体报道数据）；费用结算明细（与本合同第五条一致）；活动照片、视频资料（需提供高清原版及剪辑版，多语言字幕）。第四条双方权利与义务4.1甲方权利与义务1.权利：有权对乙方服务过程进行监督，提出合理修改要求；有权要求乙方提供服务进度报告，查阅相关文件及台账；如乙方未按约定履行服务，有权要求限期整改，整改仍不合格的，可追究违约责任。2.义务：按本合同第五条约定及时支付服务费用；在____年__月__日前向乙方提供活动所需的资质文件（如主办方授权书、涉外活动审批文件）、嘉宾名单及需求（附件一）；配合乙方完成嘉宾对接、媒体采访等工作，及时回复乙方需确认的事项（最长不超过__个工作日）。4.2乙方权利与义务1.权利：有权要求甲方按时提供所需资料及确认意见，因甲方延迟提供导致服务延误的，乙方不承担责任；有权在甲方未按约定支付费用时，暂停服务（需提前__个工作日书面通知甲方）；服务过程中产生的知识产权（如活动设计方案、宣传素材），除甲方品牌元素外，归乙方所有（甲方享有使用权）。2.义务：严格按照本合同约定及甲方确认的方案提供服务，不得擅自变更服务内容或降低服务标准；确保所有服务符合中国法律法规及国际惯例，尤其在涉外接待、知识产权、数据安全等方面，需规避法律风险；对服务过程中接触到的甲方商业秘密、嘉宾个人信息（如护照号、行程）承担保密义务，保密期限为合同终止后__年。第五条服务费用与支付方式5.1服务总费用本合同项下服务总费用为人民币______元（大写：________________________元整），费用包含以下项目：费用项目金额（元）备注（计算依据）策划设计费______按方案复杂度及人工成本计算场地租赁费______含主会场、展区及配套场地__天租金物料制作与搭建费______含物料采购、运输、搭建及拆除嘉宾接待费______含住宿、交通、餐饮（__人次）媒体宣传费______含媒体合作、内容制作、推广人员服务费______含执行团队、翻译、安保等人工成本其他费用（如税费）______按实际发生计算（税率__%）合计______大写：________________________元整5.2支付方式1.预付款：本合同签订后__个工作日内，甲方支付总费用的__%，即人民币______元，作为乙方启动服务的资金；2.进度款：乙方完成活动方案设计并经甲方确认后__个工作日内，甲方支付总费用的__%，即人民币______元；3.尾款：活动结束且乙方提交总结报告、甲方验收合格后__个工作日内，甲方支付剩余__%费用，即人民币______元。5.3费用调整1.如甲方需增加服务内容（如额外邀请嘉宾、扩大展区面积），需书面通知乙方，双方另行协商费用并签订补充协议；2.因不可抗力（如疫情、自然灾害）导致服务成本增加的，乙方需提供成本增加证明，双方按实际增加金额调整总费用。5.4发票要求乙方在收到每笔款项后__个工作日内，需向甲方开具等额合法有效的增值税专用发票（发票项目：国际活动服务费，税率__%），发票信息如下：名称：________________________纳税人识别号：________________________地址及电话：________________________开户行及账号：________________________第六条验收标准与流程6.1验收标准1.前期策划：方案符合本合同3.1条约定，经甲方书面确认；2.场地与物料：搭建完成后，设备运行正常、物料无破损、视觉设计符合附件二要求；3.嘉宾接待：嘉宾无投诉，接待台账记录完整，签证协助等服务按时完成；4.现场执行：活动按确认议程进行，无重大失误（如设备故障、流程延误超过__分钟）；5.后期服务：总结报告内容完整、数据准确，场地清理符合要求。6.2验收流程1.分阶段验收：方案验收：甲方在收到方案后__个工作日内出具《方案验收确认书》（附件三）；场地验收：活动举办前__天，双方共同到场验收，签署《场地验收单》（附件四）；现场验收：每日活动结束后，甲方对当日服务进行确认，签署《每日执行确认表》（附件五）。2.最终验收：活动结束后__个工作日内，甲方根据本合同6.1条标准对整体服务进行验收，验收合格的，签署《最终验收报告》（附件六）；验收不合格的，乙方需在__个工作日内完成整改，整改后仍不合格的，甲方有权扣除相应服务费用（扣款比例按不合格项目占总服务的权重计算）。第七条违约责任7.1甲方违约责任1.甲方未按本合同5.2条约定支付费用的，每逾期一日，需按逾期金额的__‰向乙方支付违约金；逾期超过__日的，乙方有权暂停服务，由此造成的活动延误或损失由甲方承担；2.甲方无正当理由单方面解除合同的，需向乙方支付总费用__%的违约金（如乙方已实际开展服务，还需赔偿已发生的成本损失）；3.甲方未按约定提供嘉宾名单、资质文件等资料，导致乙方服务延误的，需承担乙方因此产生的额外费用（如场地租赁延期费、人员误工费等）。7.2乙方违约责任1.乙方未按本合同约定时间完成服务（如方案提交延迟、场地搭建逾期），每逾期一日，需按总费用的__‰向甲方支付违约金；逾期超过__日的，甲方有权解除合同，乙方需退还已收款项并支付总费用__%的违约金；2.乙方服务不符合验收标准且整改后仍不合格的，按不合格项目对应费用的__%向甲方支付违约金；若因服务失误导致活动无法正常进行（如嘉宾接待遗漏、设备故障导致议程中断），需赔偿甲方因此产生的直接损失（包括但不限于甲方对第三方的赔偿、品牌损失等）；3.乙方泄露甲方商业秘密或嘉宾个人信息的，需向甲方支付总费用__%的违约金，若造成第三方索赔，由乙方承担全部责任；4.乙方未取得相关涉外服务资质导致活动无法合法举办的，需退还甲方已付款项，并赔偿甲方总费用__%的违约金。第八条不可抗力与免责条款1.“不可抗力”指双方在签订合同时不能预见、不能避免且不能克服的客观情况，包括但不限于：自然灾害（地震、洪水）、公共卫生事件（疫情）、战争、国际政策调整等；2.因不可抗力导致本合同无法履行或延迟履行的，遭遇不可抗力一方需在__小时内书面通知对方，并在__个工作日内提供有效证明（如政府公告、气象报告）；双方应根据不可抗力影响程度，协商决定暂停履行、部分免除责任或解除合同，互不承担违约责任；3.因第三方原因（如场地提供方违约、媒体临时撤稿）导致乙方服务延误的，乙方需及时通知甲方并采取补救措施，若乙方已尽到合理注意义务，无需承担违约责任，但需协助甲方追究第三方责任。第九条争议解决1.本合同的订立、履行、解释及争议解决均适用中华人民共和国法律（不含港澳台地区法律）；2.双方因本合同产生的争议，应首先通过友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权向甲方所在地有管辖权的人民法院提起诉讼（或提交__________仲裁委员会，按该会现行仲裁规则进行仲裁）；3.争议解决期间，除争议事项外，双方应继续履行本合同其他条款。第十条合同的变更与解除1.对本合同的任何修改、补充，需经双方书面协商一致并签署补充协议，补充协议与本合同具有同等法律效力；2.出现以下情形，一方有权单方解除合同：甲方逾期支付费用超过__日，经