机关单位电子公文管理使用手册

机关单位电子公文管理使用手册第一章总则第一条目的与依据为规范我单位电子公文的管理，提高公文处理效率和质量，确保电子公文的权威性、严肃性、安全性和可追溯性，依据国家有关法律法规及上级机关关于电子公文管理的相关规定，结合我单位实际工作情况，特制定本手册。第二条适用范围本手册适用于单位内部所有通过指定电子公文处理系统（以下简称“公文系统”）进行创制、流转、办理、存储、归档和利用的电子公文。单位全体工作人员在涉及电子公文处理的各项活动中，均须遵守本手册的规定。第三条基本原则电子公文管理遵循以下原则：（一）统一规范、安全保密：严格按照国家及行业标准进行电子公文的格式规范和安全管理，确保信息不泄露、不丢失、不被篡改。（二）全程在线、高效便捷：充分利用信息化手段，实现公文处理全流程电子化，减少纸质流转，提升工作效率。（三）真实有效、全程可溯：保证电子公文的生成、流转、修改、办理等各环节操作的真实性、完整性和可追溯性。（四）权责明确、协同配合：明确各部门及相关人员在电子公文管理中的职责，加强协作，确保公文处理顺畅。第二章管理机构与职责第四条管理机构单位办公室是电子公文管理的牵头部门，负责统筹协调电子公文管理工作，包括制度建设、系统运维协调、监督检查等。信息技术部门负责公文系统的技术支持、安全保障和日常维护。各业务部门指定专人负责本部门电子公文的接收、处理、流转和归档等工作。第五条职责分工（一）办公室职责：1.组织制定和修订电子公文管理相关制度和规范。2.监督检查本手册的执行情况。3.负责电子公文的收发、登记、分办、催办和清退工作（针对特定类型公文）。4.组织电子公文管理相关的培训和指导。（二）信息技术部门职责：1.保障公文系统的正常运行和数据安全。2.负责用户账户管理、权限配置及技术故障排除。3.定期进行系统备份和安全检查。4.配合办公室做好系统功能优化和升级工作。（三）各业务部门及承办人职责：1.负责本部门产生的电子公文的拟制、审核、呈批等工作。2.及时接收、处理和办理本部门相关的电子公文。3.按照规定做好本部门电子公文的整理、归档工作。4.严格遵守公文处理流程和保密规定，妥善保管个人账号和密码。第三章电子公文的拟制与审核第六条拟制要求公文拟制应符合国家公文处理相关标准，内容真实准确、条理清晰、语言规范、格式正确。拟稿人应在公文系统中创建新公文，选择正确的公文种类（如通知、报告、请示等），并按要求填写公文标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期等要素。第七条附件处理公文如需附带材料，应将其转换为符合系统要求的电子格式（如PDF格式）作为附件上传。附件内容应与正文相关，且确保清晰可辨。第八条审核程序电子公文拟制完成后，拟稿人应提交给本部门负责人进行审核。审核人应对公文内容的准确性、政策合规性、格式规范性以及是否需要会签等进行审查。如需会签，由审核人或拟稿人发起会签流程，相关会签部门应在规定时限内完成会签意见反馈。第四章电子公文的签发与编号第九条签发权限审核（会签）通过的电子公文，根据公文的性质、重要程度和单位相关规定，提交给相应领导进行签发。签发人应认真审阅公文内容，确认无误后在公文系统中完成电子签名。第十条编号规则电子公文经签发后，由系统按照预设规则自动生成公文编号，或由办公室统一编号。公文编号是电子公文的唯一标识，不得随意更改或重复使用。第五章电子公文的制作与分发第十一条公文制作签发完成的电子公文，由拟稿部门或办公室（根据分工）按照规范格式进行最终制作，确保电子公文版式规范、要素齐全。涉及电子印章的，应按规定加盖符合国家认证标准的电子印章。第十二条分发范围与方式根据公文的主送和抄送机关，通过公文系统进行精准分发。分发过程应确保接收对象准确无误。涉密电子公文的分发应严格遵守保密规定，通过符合保密要求的渠道进行。第六章电子公文的接收与办理第十三条接收与登记各部门公文管理员或指定人员应每日及时登录公文系统，查收本部门相关的电子公文。系统接收后一般自动完成登记，对于重要或特殊公文，可进行手工辅助登记。第十四条拟办与分办收到电子公文后，部门负责人应根据公文内容和职责分工，及时提出拟办意见，明确承办人。如需多个部门协同办理，应明确主办部门和协办部门。第十五条承办与传阅承办人应按照拟办意见和时限要求认真办理公文。办理过程中如需其他人员阅知或协助，可通过系统发起传阅或协同操作。传阅人员应在阅后及时签署意见或注明阅毕。第十六条办理反馈与归档提示公文办理完毕后，承办人应在系统中填写办理结果或反馈意见，并及时将公文流转至下一环节或提交归档。系统可设置归档提示功能，提醒承办人及时处理办结公文。第七章电子公文的归档与管理第十七条归档范围与要求凡属本单位工作中形成的、具有查考利用价值的电子公文，均应按照档案管理规定进行归档。归档的电子公文应齐全、完整、准确，其元数据应与公文内容一并归档。第十八条归档流程电子公文办理完毕后，由承办部门或办公室在规定时限内，通过公文系统将其整理、鉴定后向单位档案管理部门（或指定档案员）移交归档。档案管理部门（或指定档案员）对接收的电子公文进行审核、整理、编目后，存入单位电子档案库。第十九条保管与利用第二十条销毁管理对于已超过保管期限且无继续保存价值的电子公文，应按照档案销毁程序进行鉴定和审批，经批准后由信息技术部门在确保数据彻底删除且无法恢复的前提下进行销毁，并做好销毁记录。第八章电子印章的管理与使用第二十一条电子印章的申请与制作单位电子印章的申请、制作和发放由办公室统一负责，遵循“谁申请、谁负责”的原则。电子印章的样式应与实物印章保持一致，并符合国家相关技术标准。第二十二条电子印章的保管与使用电子印章应指定专人保管，保管人对电子印章的安全使用负责。使用电子印章时，必须通过身份认证，并严格按照用印权限和审批程序进行，确保“人印相符、事印相符”。严禁转借、盗用或滥用电子印章。第二十三条电子印章的停用与销毁因机构调整、印章损坏或其他原因需要停用或更换电子印章的，应及时向办公室提出申请，经批准后由信息技术部门负责停用或销毁，并做好记录。第九章安全保密管理第二十四条系统安全信息技术部门应采取必要的技术措施，保障公文系统的物理安全、网络安全、应用安全和数据安全，防止病毒感染、黑客攻击和数据泄露、丢失、篡改。第二十五条用户安全管理用户应妥善保管个人账号和密码，定期更换密码，严禁将账号转借他人使用。离开工作岗位时，应及时退出公文系统。如发现账号被盗用或异常情况，应立即报告信息技术部门和本部门负责人。第二十六条操作规范严禁在非涉密计算机上处理、存储涉密电子公文。严禁将涉密电子公文复制到非涉密存储介质或上传至互联网。处理涉密电子公文必须在符合保密要求的环境下进行。第二十七条应急处置建立电子公文安全应急预案，定期进行演练。发生安全事件时，应立即启动应急预案，采取有效措施降低损失，并按规定上报。第十章监督与责任追究第二十八条监督检查办公室会同信息技术部门定期对电子公文管理工作进行监督检查，重点检查制度执行、流程规范、安全保密等情况，对发现的问题及时通报并督促整改。第二十九条责任追究对于在电子公文处理过程中出现玩忽职守、违反规定、泄露秘密等行为，造成不良后果或损失的，将视情节轻重，对相关责任人进行批评教育、通报批评直至纪律处分；涉嫌违法