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文档简介

各位同事：为进一步提升办公资源使用效率，营造规范、有序的会议环境，确保各项会议顺利进行，现就会议室的使用管理规范如下。请各部门同事认真阅读并严格遵照执行。一、会议室预订与管理1.预订方式：会议室使用实行提前预订制度。请各位同事通过公司指定的线上预订系统（或行政部登记）进行预订，以便统筹安排。预订时需明确会议主题、所需会议室、使用时间段、参与人数及是否需要特定设备支持（如投影仪、视频会议系统等）。2.预订时限：为保证资源合理分配，建议提前X个工作日进行预订。临时紧急会议，也请尽可能提前与行政部沟通，以便我们尽力协调。3.信息准确性：请确保预订信息的准确无误，尤其是使用时间。如需变更或取消预订，请及时在系统中操作或通知行政部，以便释放资源供他人使用。4.冲突处理：如遇预订冲突，原则上按照“先预订先得”处理。特殊情况（如重要会议）需协调时，由行政部根据实际情况进行调剂，并提前通知相关方。二、会议室使用规范1.准时使用：请按预订时间准时使用会议室。如超过预订时间X分钟仍未使用且未提前告知，行政部有权将该会议室另行安排。2.保持安静：会议期间，请将手机调至静音或震动状态，避免大声喧哗，以免影响其他办公区域人员。3.禁止吸烟及饮食：为维护会议室整洁卫生，严禁在会议室内吸烟、进食（瓶装水除外）。4.时长控制：请尽量控制会议时长，避免超时占用。如确需延长使用，需提前查看后续是否有预订，并在系统中更新或向行政部申请。三、会议设备与环境维护1.设备使用：使用会议室设备前，请确保已了解基本操作方法。如遇设备故障或操作问题，请及时联系行政部或IT支持人员，切勿擅自拆卸或维修。2.设备归位：会议结束后，请将所使用的设备（如投影仪、麦克风、白板笔等）关闭电源并归还原位。3.节约用电：离开会议室时，请务必关闭所有灯光、空调及电子设备电源，节约能源。4.环境整洁：请自觉保持会议室内的清洁卫生。会议产生的垃圾请随手带走，或投入指定垃圾桶。白板使用后请及时擦拭干净。四、使用责任与监督1.责任主体：会议室使用人即为该时段会议室管理的责任人，对会议室的设备完好、环境整洁及规范使用负责。2.监督检查：行政部将定期或不定期对会议室使用情况进行检查，对违反上述规定者，将予以口头提醒；情节严重或屡次违规者，将影响其后续会议室预订权限。规范会议室使用，是提升我们整体办公效率和专业形象的重要

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