供方管理制度

总则为规范供方的引入、选用和评价等各项供方管理工作，保有和发展优秀合格供方，特制定本供方管理制度。本管理制度适用于XX有限公司（以下称“股份公司”）本级、区域公司、平台公司的供方管理工作。公司内所有房地产开发项目的总承包、勘察、设计、施工、监理、工程咨询服务，开发项目相关的重要设备、材料及物品采购，营销、策划、广告的委托代理等房地产项目开发过程中发生的重大外包活动，以及公司经营所需的其他产品和服务的采购活动的供方管理，均适用本制度。术语和定义（一）合格供方：指实力强、信誉好，经公司合格供方考察审批后进入合格供方库的供方。（二）不合格供方：指实力弱、信誉差，与我司要求不符，经供方资格预审或考察评定为不合格的，即为不合格供方；在成为合格供方后，存在信誉问题、提供不合格之产品或服务、不具备继续向本公司提供产品或服务的供方、履约最终评价为不合格等情况的供方，经批准，即成为不合格供方。职责股份公司由各职能中心进行相关专业的供方管控工作，其主要的职责是：（一）根据股份公司需要，负责制定各专业的供方管理办法；（二）负责集团采购类、股份公司使用的供方管理及其合格供方库维护工作；（三）开展定期和专项业务巡查，协助、监督和指导平台公司的供方管理工作；平台公司应视具体业务的情况，由相应的业务归口部门负责供方管理工作。（一）各供方管理部门的职责是：组织新供方的资格预审、考察评价，评价合格供方入库工作；负责所在公司合格供方库日常维护工作；在项目招采工作中，负责参与供方的选择工作；负责组织供方使用评价及分级管理工作。（二）各供方使用及相关管理部门职责是：参与新供方的资格预审、考察评价工作；参与供方使用评价工作。供方管理本级应建立本级合格供方库，该库只适用于本级使用。区域公司、平台公司应分别建立区域公司合格供方库、平台公司合格供方库，区域公司合格供方库适用于区域内各平台公司使用，平台公司合格供方库只适用于自身公司使用。除有特殊规定外，各合格供方库的供方不能越库使用。供方引入供方信息来源途径（一）通过社会关系的介绍获得所需供方名单；（二）通过市场调研、书籍及网络等，搜索各平台公司所需的各专业的供方名单；（三）已经向公司内其他平台公司提供服务的供方；（四）公司内相关人员推荐。资格预审在有新供方引入需求时，由供方管理部门负责新供方信息收集，并连同供方使用部门及相关部门对新供方资格进行预审，填写《供方资格预审表》（详见附件1）。新供方在通过资格预审后，可安排对其进行现场考察工作。对于不通过资格预审的供方，应将其相关信息录入不合格供方库。现场考察现场考察工作由供方管理部门组织相关部门人员进行。（一）现场考察需到供方主要营业场所（公司注册地或生产组装地等）查看相关资料原件并留存复印件，相关资料包括：1、必须查看的资料包含：(1)企业简述、营业执照、资质证书、信用等级证书、ISO企业管理体系证书、资金证明及场所地址规模；(2)近三年与大型房地产商（全国二十强或本土五强）合作的合同、中标通知书、采购安装协议等书面文件；2、可以查看的资料包含：(1)根据使用需要，各类供方相应的规模、水平、影响力等方面资料；(2)经营业绩证明文件；(3)近半年的银行财务流水等材料。（二）材料设备、工程类供方需组织项目现场考察，调查、了解供方正在在建或服务的项目现场以及完工一年后的项目现场情况。（三）上述供方现场考察情况由供方管理部门填入《供方考察基本情况表》（详见附件2），并由参与考察人员会签确认。资格审批供方管理部门根据资格预审及现场考察情况填写《供方资格审批表》（详见附件3），连同相关资料（含供方相关资料复印件、《供方资格预审表》、《供方考察基本情况表》）交供方使用及相关管理部门会签审核，再提交部门分管领导、总经理、董事长审批。董事长可根据供方的类别，授权总经理审批。备案供方通过资格审批后，供方管理部门将该供方列入《合格供方库》（详见附件4）备案，备案后的供方才有资格参与相应采购、招投标工作和签订合同。供方管理部门应对不通过资格预审或资格审批的供方建立台账。合格供方库运用所有项目进行采购、招标时，由供方管理部门公平、公正地从合格供方库中选择合适的合格供方参与，不得违反原则选择供方。合格供方挑选原则：（一）经过评价分级后，优秀合格供方应享有优先被邀请参与采购、投标的权利；（二）一般合格供方不宜参与规模大、要求高的项目。各平台公司可根据分级管理、挑选原则以及招投标管理制度的要求，制定合格供方选择的操作细则。供方评价管理供方管理部门应对项目中使用的合格供方开展评价工作。供方在完成合同约定的全部内容并验收合格后，应对其进行履约最终评价。供方评估应由供方管理部门组织，供方使用部门及相关管理部门依据各自职能分别对供方进行综合评价。供方管理部门应根据合格供方评价结果及使用情况，建立对供方考核及分级制度。合格供方库维护供方管理部门应对合格供方库进行维护管理，将具有不良行为、履约最终评价不合格等供方采取出库处理，同时，建立台账。对于有下列任何一项行为的供方，将被列为不良行为供方：（一）投标过程中发现并查实有围标、弄虚作假、行贿等不良行为的供方；（二）在《中标通知书》发出后拒绝签订合同的供方；（三）合作过程中不履行投标文件承诺或合同条款的供方；（四）其他经招标领导小组认定的不良行为的供方。不良行为供方应出合格供方库，两年内不得参与其所属合格供方库的公司任何采购及招投标活动；两年之后，经该单位申请重新考察并审批合格，可再次成为合格供方；在同一公司，两次以上被列为不良行为的供方，永久不得进入其所属合格供方库的公司合格供方的考察对象范围。各平台公司供方管理部门应及时将不良行为供方信息上报股份公司本级供方管理部门，便于在全集团内通报。对于出现以下任何一项情况的供方，将被淘汰或出库：（一）新供方引入时，在供方资格预审或资格审批为不合格的供方；（二）供方履约最终评价为不合格的供方；（三）连续两年（集采供方三年）在该合格供方库适用范围内未参与采购或中标的供方；（四）出现重大公共事件的供方。对于被淘汰或出库的供方，两年内不得参与其所属合格供方库的公司任何采购及招投标活动；两年之后，经该单位申请重新考察并审批合格，方可再次成为合格供方。在同一公司，两次以上因供方履约最终评价不合格而出库的供方，永久不得进入其所属合格供方库的公司合格供方的考察对象范围。如有合格供方库内的供方出库时，供方管理部门应及时补充相应数量的供方进入合格供方库。附则本制度规定自下发之日起