行政事业单位合同管理制度

行政事业单位合同管理制度第一章总则第一条为规范行政事业单位合同管理，防范合同风险，保障国有资产安全，维护单位合法权益和社会公共利益，根据国家相关法律法规及政策规定，结合工作实际，制定本制度。第二条本制度所称合同，是指行政事业单位在行政管理、公共服务、民事经济活动中，与其他平等主体的自然人、法人或其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。包括但不限于采购合同、建设工程合同、服务合同、借款合同、租赁合同、合作协议等。第三条本制度适用于本单位及所属各部门、各下属单位（以下统称“各部门”）的合同管理活动。涉密合同的管理，除遵守本制度外，还应符合国家有关保密法律法规的规定。第四条合同管理应当遵循以下原则：（一）合法合规原则：合同订立、履行、变更、解除等全过程必须遵守国家法律法规、政策规定和本单位内部管理制度。（二）维护公益原则：以维护国家利益、社会公共利益和单位合法权益为出发点，确保合同目的正当。（三）审慎高效原则：合同谈判、审查、签订等环节应周密严谨，同时兼顾行政效率，避免不必要的拖延。（四）权责对等原则：明确合同管理各环节的责任主体和职责分工，确保权利与义务相统一。第五条单位负责人是合同管理的第一责任人，对本单位的合同管理工作负总责。第二章合同管理机构与职责第六条单位应明确合同归口管理部门，负责统筹、协调和监督本单位的合同管理工作。合同归口管理部门一般为办公室或财务部门，也可根据单位实际情况指定其他部门。第七条合同归口管理部门的主要职责包括：（一）组织宣传、贯彻执行国家有关合同管理的法律法规和本制度；（二）牵头制定或修订单位合同管理制度及相关配套文件；（三）对合同的合法性、规范性进行初步审查；（四）监督检查合同的履行情况，协调处理合同履行中出现的一般性问题；（五）负责合同专用章的保管和使用登记；（六）组织合同档案的收集、整理、归档和保管工作；（七）组织开展合同管理培训和业务交流。第八条各业务部门是合同订立的发起部门和履行的主要责任部门，其主要职责包括：（一）负责合同项目的可行性研究和初步论证；（二）负责与合同相对方的初步接洽、谈判；（三）负责起草合同文本（或参与合同文本的拟定），确保合同内容真实、准确反映业务需求；（四）对合同相对方的主体资格、资质、信用状况、履约能力等进行调查核实；（五）在合同履行过程中，负责跟踪、检查，及时发现并报告履行中存在的问题；（六）负责合同履行过程中相关资料的收集、整理，并按规定移交合同归口管理部门归档；（七）参与合同纠纷的处理。第九条单位财务部门负责对合同中涉及经费预算、支付方式、违约责任等财务条款进行审核，对合同履行过程中的资金支付进行管理和监督。第十条单位应根据需要明确法律顾问或法律事务处理部门（岗位），负责对合同的合法性、合规性、完整性和风险性进行审查，提供法律意见，参与重大合同的谈判、起草，协助处理合同纠纷。第三章合同的订立第十一条合同订立应严格履行立项审批程序。业务部门在启动合同谈判前，应根据项目性质和金额大小，按照单位内部审批权限报相关领导审批。未经立项审批，不得擅自对外签订合同。第十二条合同谈判应坚持平等互利、协商一致的原则。业务部门应根据立项审批意见，与合同相对方进行充分沟通和谈判，明确合同标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等主要条款。第十三条合同文本的起草应优先选用国家或行业发布的标准合同示范文本。没有示范文本的，应根据谈判结果和业务需求，参照相关法律法规的规定起草。合同文本内容应完整、表述应严谨、用语应规范，避免使用模糊或有歧义的词句。第十四条合同相对方的资格审查是合同订立的重要环节。业务部门应要求对方提供营业执照、组织机构代码证（或统一社会信用代码证）、相关资质证书、法定代表人身份证明、授权委托书等文件，并对其真实性、有效性进行核实。必要时，可通过查询企业信用信息公示系统等方式了解对方的信用状况。第十五条合同审查实行分级分类审查制度。（一）业务部门负责人对合同的真实性、必要性、可行性及业务条款的准确性进行审查。（二）合同归口管理部门对合同的规范性、完整性及是否符合本制度规定进行审查。（三）财务部门对合同的经费预算、支付方式等财务条款进行审查。（四）法律顾问或法律事务处理部门（岗位）对合同的合法性、合规性、风险点及法律后果进行审查，并出具书面法律意见。涉及重大、复杂或专业性强的合同，可根据需要组织相关专家进行咨询论证。第十六条合同审查过程中，审查部门应在收到合同草案及相关资料后在规定时限内完成审查，并出具明确的审查意见。对审查中发现的问题，业务部门应及时与合同相对方沟通，进行修改完善。第十七条合同审批应按照单位内部规定的审批权限和程序执行。合同文本经各相关部门审查通过后，由业务部门报单位分管领导、主要领导审批。重大合同或涉及重大利益、重大风险的合同，应提交单位领导班子集体研究决定。第十八条合同经审批通过后，由单位法定代表人或其授权的负责人签署。授权签署的，应出具书面授权委托书，明确授权范围和权限。合同签署应使用单位全称，并加盖单位合同专用章。严禁在空白合同或未完成审批程序的合同文本上盖章。第十九条合同订立后，业务部门应及时将合同正本及相关附件报送合同归口管理部门备案。第四章合同的履行第二十条合同生效后，业务部门是合同履行的主要责任部门，应严格按照合同约定全面、及时履行合同义务，同时督促合同相对方履行其义务。第二十一条业务部门应建立合同履行台账，对合同履行情况进行动态跟踪和记录，包括合同标的交付、款项支付、服务提供、验收等关键节点。第二十二条在合同履行过程中，如发现对方可能违约或已发生违约行为，业务部门应及时采取措施防止损失扩大，并立即向单位分管领导和合同归口管理部门报告，必要时寻求法律意见。第二十三条合同履行过程中，因客观情况发生变化需要变更或解除合同的，业务部门应与对方协商一致，并按照本制度规定的合同订立程序办理变更或解除手续，签订书面变更协议或解除协议。第二十四条合同的款项支付应严格按照合同约定和财务管理制度执行。财务部门在办理支付手续时，应核对合同审批情况、履行情况及相关凭证，对不符合规定的支付申请，有权拒绝支付。第二十五条合同履行完毕或终止后，业务部门应及时对合同履行情况进行总结评估，并将相关资料整理后移交合同归口管理部门归档。第五章合同的变更、解除与纠纷处理第二十六条合同变更或解除应符合法律法规规定和合同约定的条件。变更或解除合同的协议，应经双方协商一致，并采用书面形式。第二十七条发生合同纠纷时，业务部门应首先尝试与对方进行友好协商解决。协商不成的，应及时收集、整理相关证据材料，报单位领导研究，并根据领导指示，在法律顾问或法律事务处理部门（岗位）的指导下，采取调解、仲裁或诉讼等方式解决。第二十八条在合同纠纷处理过程中，任何部门和个人不得擅自放弃或怠于行使单位的合法权利，不得擅自与对方达成和解协议。重大纠纷的处理方案应提交单位领导班子集体研究决定。第六章合同档案管理第二十九条合同档案是单位档案的重要组成部分，包括合同正本、副本、附件、审批文件、谈判记录、履行过程中的往来函件、变更协议、解除协议、验收证明、付款凭证、纠纷处理材料等。第三十条合同归口管理部门负责合同档案的统一管理，建立健全合同档案管理制度，确保合同档案的完整、安全和有效利用。第三十一条合同履行完毕或终止后，业务部门应在规定时限内将全部合同资料整理成册，移交合同归口管理部门。合同归口管理部门应按照档案管理规定进行分类、编号、登记、装订，并妥善保管。第三十二条合同档案的查阅、复制应履行审批手续，严格遵守保密制度和档案管理规定，防止合同信息泄露。第七章监督检查与责任追究第三十三条单位应建立合同管理监督检查机制，定期或不定期对各部门合同管理制度执行情况、合同订立、履行、档案管理等情况进行监督检查。第三十四条对在合同管理工作中认真负责、严格把关、有效防范风险、避免或挽回重大损失的部门和个人，单位应给予表彰或奖励。第三十五条对违反本制度规定，有下列行为之一的，将视情节轻重，对相关责任人进行批评教育、通报批评、组织处理或纪律处分；涉嫌违法犯罪的，移交司法机关处理：（一）未经审批擅自订立、变更或解除合同的；（二）在合同谈判、起草、审查、签订过程中玩忽职守、滥用职权、谋取私利的；（三）对合同相对方资格审查不严，或提供虚假信息，导致单位利益受损的；（四）违反合同审查程序，导致合同存在重大法律风险或经济损失的；（五）擅自使用合同专用章，或在空白合同上盖章的；（六）在合同履行过程中监管不力，未能及时发现和报告问题，造成单位损失的；（七）合同发生纠纷后，不及时采取