医院印章管理制度

医院印章管理制度第一章总则第一条为规范医院各类印章的制发、管理与使用，维护印章的法定性、权威性与严肃性，防范印章使用风险，保障医院合法权益，根据《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》《医疗机构管理条例》及医疗卫生行业相关监管要求，结合医院实际运营需求，制定本制度。第二条本制度适用于医院及所属各临床科室、医技科室、职能部门、分院、社区卫生服务中心、挂靠的学术组织、临时项目组所有印章的管理活动，包括但不限于单位公章、法定代表人印章、财务专用章、合同专用章、业务专用章、部门印章、电子印章、临时专项工作印章等。第三条医院印章实行“统一审批、分类管理、权责一致、全程留痕”的管理原则，所有印章的使用必须符合医院授权范围，严禁越权制发、保管、使用印章。第二章印章的制发与归档第四条印章制发审批权限（一）医院公章、法定代表人印章、财务专用章、合同专用章、发票专用章、收费专用章，由党政办公室提出制发申请，经院长办公会审议通过后，按公安机关及事业单位登记管理部门要求办理刻制备案手续。（二）临床医技科室业务专用章（包括诊断证明章、出院证明章、医学证明专用章、检验报告专用章、影像报告专用章、处方专用章等），由业务归口管理部门（医务部、护理部、门诊部、医保部等）提出制发申请，经分管业务副院长审批后，由党政办公室统一对接具备合法资质的机构刻制。（三）职能部门印章、分院及社区卫生服务中心印章、挂靠学术组织印章，由申请部门提交书面申请，说明制发依据、使用范围、保管责任人，经分管院领导审核、院长审批后，由党政办公室统一组织刻制。（四）临时专项工作印章（如疫情防控工作领导小组章、项目建设指挥部章等），由牵头部门提出申请，明确印章有效期及使用范围，经专项工作分管领导审核、院长审批后制发，有效期满自动作废。（五）电子印章的制发与实体印章一一对应，由信息管理部门按照《电子签名法》要求，在完成实体印章备案后，依托医院统一信息平台制作，存储于符合国家密码管理规范的硬件加密设备中，确保电子印章与实体印章具有同等法律效力。第五条印章规格与样式规范（一）医院公章为圆形，直径4.2cm，中央刊五角星，五角星外刊医院法定全称，文字使用国务院公布的简化字，字体为宋体，按事业单位印章统一标准制作。（二）财务专用章、合同专用章等业务专用章规格为圆形或椭圆形，直径3.8-4.0cm，刊医院全称及专用章名称，不得单独使用于对外承诺、权利义务约定等非专项业务场景。（三）部门印章、临时工作印章直径不超过4.0cm，刊部门或专项工作全称，不得对外使用，仅用于医院内部工作流转、部门间业务衔接。（四）诊断证明章、医学出生证明章等法定业务专用章，样式严格按照卫生健康、公安等监管部门要求制作，不得擅自调整规格、文字内容。第六条印章启用与归档管理（一）所有印章刻制完成后，由党政办公室统一验收，留存印章印模（包括实体印章拓印件、电子印章底纹文件），登记《医院印章管理台账》，明确印章名称、制发日期、使用范围、保管部门、保管责任人、有效期等信息，台账永久留存。（二）印章启用前，党政办公室需印发正式启用通知，附印模样式，告知全院各部门及相关合作单位，未履行启用程序的印章不得使用。（三）印章因磨损、名称变更、机构撤并、有效期满等原因需废止的，由保管部门提交废止申请，经原审批领导批准后，将旧印章交回党政办公室，办理注销登记。党政办公室对废止印章统一封存，封存满5年无遗留业务问题的，按保密物资销毁流程统一销毁，销毁记录永久留存，严禁废止印章自行留存或丢弃。第三章印章的保管与日常管控第七条印章保管责任体系（一）医院公章、法定代表人印章由党政办公室主任指定2名专人共同保管，实行“双人双锁”管理，其中1人为日常保管责任人，另1人为监督复核人，两人不得同时离岗。（二）财务专用章、发票专用章、收费专用章由计划财务部负责人指定专人保管，法定代表人财务名章由出纳以外的财务人员单独保管，严禁同一人保管财务支付所需的全部印章。（三）合同专用章由法务管理部门负责人指定专人保管，仅用于已完成院内审批流程的合同、协议文本盖章。（四）临床医技科室业务专用章由科室负责人指定专人保管，保管人需为医院正式在编职工，且具备3年以上相关岗位工作经验，无不良执业记录。（五）部门印章、临时工作印章由部门负责人作为第一责任人，指定正式职工保管，严禁聘用人员、外包人员单独保管任何类型的印章。（六）电子印章的保管遵循“谁使用、谁保管、谁负责”原则，实体印章保管人即为对应电子印章的持有人，需设置不少于8位的数字密码，且每90天更换一次，严禁将电子印章账号、密码转借他人使用。第八条印章保管要求（一）所有实体印章必须存放于带锁的保险柜或专用铁皮柜中，使用后立即锁存，不得随意放置于桌面、开放式抽屉等公共区域。（二）印章保管人因休假、离岗等原因无法履行保管职责的，需由部门负责人指定临时保管人，办理书面交接手续，登记交接日期、交接人、监交人、印章状态等信息，交接记录存入部门印章管理档案。（三）印章保管人岗位变动的，必须在党政办公室监督下办理印章交接手续，签字确认后方可办理离职或岗位调整手续，严禁印章保管人擅自移交印章。（四）如发生印章丢失、被盗、被冒用等情况，保管人需第一时间向部门负责人及党政办公室报告，医院需在24小时内发布印章作废公告，同时向公安机关报案，并通知所有合作单位，避免造成经济损失或法律风险。因保管人失职导致印章风险的，按医院奖惩制度追究相关人员责任。第九条印章保管禁止性规定（一）严禁印章保管人在空白纸张、空白介绍信、空白合同、空白证明文件上预先加盖任何印章。（二）严禁未经审批将印章携带出医院办公区域使用，确因工作需要携带外出的，需提交《印章外出使用申请单》，说明外出事由、使用时段、陪同人员，经分管院领导审核、院长审批后，由2名工作人员共同携带，使用全程留痕，返回后立即归还保管人。（三）严禁个人私自委托他人代为保管印章，严禁将印章带回家中或非办公场所存放。（四）严禁部门擅自刻制任何类型的印章，一经发现，除立即收缴印章外，追究部门负责人及相关人员责任，造成不良后果的，依法承担相应法律责任。第四章印章的使用审批流程第十条印章使用申请基本要求所有印章使用必须履行事前审批程序，申请人需填写《印章使用审批单》，详细说明用印事由、用印文件名称及份数、用印类型，连同需盖章的文件材料一并提交审批。第十一条分类使用审批权限（一）医院公章使用审批1.用于向上级主管部门报送的行政公文、请示、报告、报表，由拟稿部门负责人审核、分管院领导签字后，经党政办公室主任复核，报院长或授权的常务副院长审批。2.用于对外签订的战略合作协议、项目合作合同、投融资文件、法律文书、承诺函、担保函等重要文件，由业务归口部门审核、法务部门合规审查、分管院领导签字后，报院长办公会审议通过，由院长审批。3.用于日常业务办理的资质证明、介绍信、职工在职/收入证明、学生实习证明等常规材料，由申请人所在部门负责人审核，经党政办公室主任审批后用印，其中涉及职工个人重大权益的证明材料（如购房贷款收入证明、出国签证证明等）需额外经人力资源部审核、分管人事院领导签字。4.用于医学相关证明材料的公章用印，需经医务部审核盖章后，报分管医疗副院长审批，严禁仅凭个人申请直接在诊断证明、伤残鉴定材料、医学证明文件上加盖医院公章。（二）法定代表人印章使用审批1.用于法定代表人授权委托书、法定代表人身份证明、对外报送的法定代表人签字文件，需经法定代表人本人签字或书面授权后，方可使用。2.用于财务支付、税务申报等财务类业务的法定代表人名章，按财务管理制度规定，由计划财务部负责人审批后使用。（三）财务类专用章使用审批严格执行医院财务管理制度，财务支付、票据开具、报表报送等业务用印，由计划财务部按内部审批流程办理，超出常规财务业务范围的用印需报分管财务副院长审批。（四）合同专用章使用审批所有需加盖合同专用章的文件，必须已完成业务部门审核、法务部门合规审查、分管院领导签字、院长审批的合同审批流程，凭《合同审批单》办理用印，未完成审批的合同一律不予盖章。（五）临床业务专用章使用审批1.诊断证明章、出院证明章：仅用于经执业医师签字、科室主任审核的正式诊断、出院证明材料，由门诊部或医务部定期抽查用印记录，严禁为未就诊人员、虚假病情证明盖章。2.检验、影像报告专用章：仅用于经审核医师签字的正式检验、影像报告，自助打印的报告需加载电子专用章，与实体印章具有同等效力。3.医学出生证明专用章：严格按照《出生医学证明管理办法》要求，仅用于打印完成、信息准确的出生医学证明，由产科指定专人保管，用印记录与出生证明发放台账一一对应。4.处方专用章：用于经医师签字、药师审核的处方，按《处方管理办法》要求管理，专章专用，不得挪作他用。（六）部门印章使用审批仅用于医院内部工作通知、部门间业务函件、内部考核材料等非对外文件，由部门负责人审批后使用，严禁使用部门印章对外签订合同、出具承诺、证明材料等。（七）电子印章使用审批电子印章使用流程与实体印章完全一致，申请人通过医院OA系统提交用印申请，完成审批流程后，由印章保管人在系统中加盖电子印章，系统自动生成用印记录，包括申请人、审批人、用印时间、文件内容、IP地址等信息，记录永久留存。第十二条用印登记与留存所有用印申请完成审批后，印章保管人需核对审批手续与用印文件内容一致，在《用印登记台账》上登记用印日期、申请人、用印事由、文件名称、份数、审批人等信息，同时留存用印文件复印件或电子扫描件，归档留存期限不少于15年，合同类、法律文书类材料永久留存。第五章监督与责任追究第十三条党政办公室作为医院印章管理的牵头部门，每季度对全院所有印章的保管、使用、登记情况开展一次专项检查，重点核查用印审批手续是否完备、登记台账是否规范、保管措施是否符合要求，检查结果纳入部门年度绩效考核。第十四条审计、法务部门每年对印章管理情况开展一次专项审计，重点核查大额合同、重要法律文件、对外承诺类材料的用印合规性，及时发现并堵塞管理漏洞。第十五条违反本制度规定，存在下列情形之一的，视情节轻重给予通报批评、扣发绩效、岗位调整、解除聘用合同等处理；造成医院经济损失或名誉损失的，由责任人承担相应赔偿责任；涉嫌违法犯罪的，移交司法机关处理：（一）未经审批擅自刻制印章的；（二）印章保管人未按规定存放印章，导致印章丢失