会议管理实务教学教案

项目一会议认知教案一、教学目的通过本项目学习，了解会务工作的基本内容及工作程序，掌握会议效果的因素，树立会议成本意识。二、教学重点了解会议的概念、要素与工作流程；掌握影响会议效果的因素。三、教学难点预算会议成本。四、教学时数理论教学2课时五、教学内容案例导入：某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发了请柬邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时间、地点写得一清二楚。接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。一看会场布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人才知道，今天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改换地点了。几位领导同志感到莫名其妙，个个都很生气，改地点了为什么不重新通知?

一气之下，都回家去了。事后，会议主办机关的领导才解释说，因秘书人员工作粗心，在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系，一厢情愿地认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上，等开会的前一天下午去联系，才知得礼堂早已租给别的单位用了，只好临时改换会议地点。但由于邀请单位和人员较多，来不及一一通知，结果造成了上述失误。尽管领导登门道歉，但造成的不良影响也难以消除。这个案例告诉秘书在会议准备时应注意什么问题呢？一、会议的含义商业会议由若干人参加，他们聚到一起是为了解决问题或做出决定。几个同事在走廊里偶然相遇，也可以说是一个会议。然而，大多数工作会议比较正式，有预先确定的时间和地点。这些会议可以是与高级经理、同事或客户一对一的会议，但通常有两人以上参加。典型的会议有一个明确的目标，并概括于方程（一张议事清单）上，议程预先在与会者中传阅。（一）是指有组织有领导地商议事情的集会。（二）是指人类群体有组织地会晤、议事的行为或过程，是一种经常商议事情并处理重大事务的常设机构或组织。它需要三人以上共同参与，以一定的方式聚合在一起，目的是为了议事，解决各种问题，而且这种行为和过程是有组织、有目标、有规则、有秩序、有领导的。如全国人民代表大会、中国人民政治协商会议等。二、会议的要素

1．形式要素：会议名称、会议时间、会议地点、与会人员、会议方式。

2．内容要素：会议指导思想、会议议题、会议目的、会议任务、会议作用、会议结果。3．程序要素：会议准备、会议开始、会议进行、会议结束、会议决定的贯彻落实。4．财务要素：会议经费、会议设备、会议服务设施。最基本的会议要素：会议时间、会议地点、与会人员、会议议题、会议程序。三、会务工作的内容所谓会务工作：是指从会议筹备善后的一系列工作。会务工作的总要求：充分准备、严密组织、服务周到，确保安全。会务工作按时间顺序划分，可分为会前筹备工作阶段、会中服务工作阶段以及会后落实工作阶段等。具体工作分别见会务工作流程图：会前筹备：确定会议主题与议题→确定会议名称→确定会议规模与规格→明确会议组织机构→明确会议所需设备和工具→确定会议时间与会期→确定与会者名单→选择会议地点→安排会议议程和日程→制发会议通知→安排食住行→准备会议文件材料→制作会议证件→制定会议经费预算方案→布置会场→会场检查会中服务：报到及接待工作→组织签到→做好会议记录→做好会议值班保卫工作→会议信息工作→编写会议简报或快报→做好会议值班保卫工作→做好会议保密工作→做好后勤保障工作会后落实：安排与会人员离会→撰写会议纪要→会议的宣传报道→会议文书的立卷归档→催办与反馈工作→会议总结四、会议的种类根据不同的标准，常见的会议种类有：按组织类型分：内部会议和外部会议，正式会议和非正式会议；按会期分：定期会议和不定期会议；按出席对象分：联席会(由若干单位共同召集并参加)、内部会、代表会、群众会等；按功能性质分：决策性、讨论性、执行性、告知性、学术性、协调性、报告性、谈判性、动员性、纪念性等；按议题性质分：专业性、专题性、综合性等；按规模大小分：特大型(万人以上)、大型(数千人)、中型(数百人)、小型(数十人)、微型(数人)等；按召开方式分：常规会、广播会、电话会、电视会、网络会等；按与会者的国籍及议题的范围分：国内会议和国际会议等。按会议的性质分：（1）立法会议：是权力机构的会议，如各级人民代表大会。（2）党务性会议：政党内部召集的会议。（3）行政性会议：单位召开的执行性，工作性会议。（4）业务性会议：又叫专业性会议。（5）群众性会议，这是非专业性的表达群众的意愿的会议。（6）交际性会议：旨在增进了解，发展友谊的会议，如会议茶话会、联欢会、交谊舞会。随着社会的发展，管理活动日益追求高效，会议方式面临一切严重的挑战，电子会议应运而生。所谓电子会议，指采用某种通信手段，在各种电子设备的支持下举行。电子会议不足之处：（1）无法目睹别人的反应表情，而这些无声的反应常常是决定生意成功与否的重要因素。（2）若主持人掌握不当，则会使会议变成一连串无聊的独白。（3）成本比传统会议高。会议的分类资料：1．按会议内容分类

（l）专业会议。专业会议，是指研究商洽某项业务或进行技术、学术交流而专门召开的会议。有时也叫业务会议。如贸易洽谈会、订货会、技术鉴定会等。参加人员一般是本系统、本行业的领导人员、业务人员和专家、学者等。（2）工作会议。工作会议，即指为讨论研究一个时期或一个方面的工作而召开的会议。如党中央工作会议，省委、市委、县委工作会议，各级政府及直属部门的常务会、办公会，等等。这类会议的参加人员大都是各级党政机关、社会团体和企事业单位的领导人员。（3）动员会、誓师会。动员会、誓师会，是为完成某项工作或开展某项重要活动而召开的会议。这种会议时间较短，但与会人员多、规模较大。（4）庆祝会、纪念会。庆祝会、纪念会是为庆祝、纪念某一重大事件或重要人物而召开的会议，如纪念×××百年诞辰大会等。这种会议时间较短，规模有大有小，视情况而定。（5）追悼会。追悼会是为悼念死者而举行的会议。会场布置要庄严、肃穆，出席会议的人员除死者的家属和亲朋友外，还有本机关、本单位的领导人员和群众代表。2．按会议性质分类（l）联席会议。这种会议一般是为了开展某种大规模的活动，或讨论涉及几个部门、单位的事项，需要几个不相隶属的部门、单位共同协商而召开的。一般由一个部门或单位牵央主办，其他有关部门、单位配合共同召开。这种会议一般要形成纪要，以便共同遵照执行。（2）总结、布置工作性会议。总结、布置工作性会议是各机关、各单位为总结、布置工作而召开的，会议一般是在年初年末、月初月末，或某项工作的开始和结束时召开。这种会议规模有大有小，时间一般也不太长。（3）宣讲、报告性会议。宣讲、报告性会议是为了宣传教育干部群众，提高认识-统一思想而召开的。这种会议规模较大，但时间较短，参加人员可根据内容确定。（4）规定性会议。规定性会议，是指各级党政机关、人民团体和企事业单位按国家法律和有关规定召开的会议。这类会议规格高、规模大，且有法律规定，一般都是定期召开的口如各级党的代表大会、人民代表大会、妇女代表大会、共青团代表大会，以及职工代表大会等。这些会议的任务是听取和审查有关工作报告，讨论和确定本地区、本系统、本机关、本单位的具体工作方针和任务，研究制定法令、法规。由于参加这些会议的代表，都是在充分发扬民主的基础上选举产生的，所以，这样的代表大会是体现社会主义民主的组织形式之一。（5）预备性会议。预备性会议，是为研究如何开好某一重大会议，并检查某一重大会议的准备情况而召开的会议，实际上是某一重大会议的一个组成部分。参加会议人员一般为各地区、各系统负责人或各代表团负责人。（6）表彰、奖励性会议。表彰、奖励性会议，是为表彰、奖励先进集体和英雄模范人物而召开的。这类会议有时也可利用广播、电视的形式进行。（7）决策性会议。决策性会议，是指各机关、各单位领导集团贯彻民主集中制原则，对工作中的重大问题讨论并作出决策的会议。这种会议，一般也是定期召开的，有制度规定。有的叫常务会，有的叫办公会，如国务院常务会议，省政府常务会议，省长、市长、县长办公会，厅务会，局务会等。这类会议的主要任务是：讨论上级指示；研究制订本地区、本机关、本单位的具体工作方计、政策、计划、措施；对一些重大问题进行决策。这类会议的参加人员一般是本机关、本单位的领导成员，有时根据会议内容也适当吸收有关部门的负责人列席。这类会议规模较小，时间也比较短，会议后多数要形成纪要。3．按会议规模分类（1）小摄会议。办公会、座谈会、检查汇报会、协调会等都属于小型会议。这种会议一般在本机关、本单位的会议室召开。（2）中型会议。中型会议包括专业会议、经验交流会，表彰会、各种代表大会等。这种会议参加人员一般在百人至一两千人，一般安捧在礼堂、剧场举行。（3）大型、特大型会议。大型或特大型会议，即指成千上万人参加的会议。如国庆大会、游园联欢、公审宣判等。这类会议参加人数众多，一般在露天场地举行。4．按会议形式分类（l）普通会议。普通会议，即通常召开的工作会、专业会等一般形式的会议。（2）现场会。现场会，即在现场召开的会议，如现场工作会、现场经验交流会、现场办公会等。前两项是上级领导机关为了总结推广某一地区、某一单位的工作经验而召开的，后一项是上级领导机关领导人员为解决某一单位的问题而在现场召开的。（3）座谈会。座谈会形式比较灵活．^C氛比较活跃，有属于纪念某项活动的、有属于征求意见的、有属于讨论某一项专门问题的。此类会议一般不作什么决议。（4）博览会、展览会、商品展销会。博览会、展览会、商品展销会，是为交流商品信息、洽谈贸易、推销商品以及展示工作成绩而举行的。会议形式灵活多样，除组织有关人员参加外，还要选送商晶和展品参加展销。（5）电话会。电话会具有迅速、及时的特点，适合于一些比较紧急的专项工作，如防汛、森林防火等。（6）广播电视大会。广播电视大会与电话会议一样具有迅速、及时的特点。5．按会议时间分类按会议时间，会议一般可分为定期性会议和不定期性会议。各级各类代表大会、各级党政机关的办公会，各学会、协会的年会都属于定期性会议。其他如检查汇报会，表彰、奖励会，报告会，座谈会，动员会等都属于不定期性会议。中、小型会议的公务工作一般都是由文秘办公室承担的，有的中型会议要由文秘办公室牵头．吸收有关部门共同组织。大型、特大型会议牵扯面广，会务工作难度较大，单靠文秘办公室一个部门难以承担，往往要由专门的会议领导机构来负责组织，这种机构一般称为大会领导组、大会指挥部或大会秘书处。（资料来源：/article.php?id=119）五、会议的作用（一）会议的积极作用1．交流信息，互通情报。通过会议的报告、发言、讨论，可以交流工作情况，相互通气，彼此较快地了解全局，克服认识上的主观局限性。2．发扬民主，科学决策。通过会议可能听取各种不同意见，集思广益。3．增强友谊，促进团结。会议是人与人的直接接触，通过

交流思想，总结工作，开展批评与自我批评沦，有助于加强上下

级之间、同级之间的了解，增进团结。4．统一认识，协调行动。通过会议作出决议、决定，共同

贯彻，以推动工作的开展，防上各行其是，减少相互矛盾。5．带动消费，促进经济。成千上万的会议，已经形成“会议产业”。(二)会议的负面作用。

1．造成时间、精力的浪费。美国一位管理学家说过“领导人相当的一部分生命要在会议中度过”。前苏联的一位文秘专家叫作卡婕琳娜的曾引一份研究资料：“会议比重占指挥员和专家工作时间的30％～33％。”日本效率协会统计发现“全日本科长以上管理班人员工作时间的40％是在开会。”在我国，领导人员开会的比重究竟占多少，目前尚无人去研究，大约不会低于上述所列百分点。如果众多的领导者都陷入会海，哪里会有时间和精力去做他们该做的事呢?

2．金钱的浪费。开会就要用钱，越高级、越长、越大型的会议，一般说来用钱越多。会议费用有些是正当而必须的，有些则是可用可不用的，有些则纯属铺张浪费。3．信息的重复、浪费。有些会只是层层传达，复述上级意见，或者为会而会，走过场、搞形式，本身并不结合实际，其结果是制造重复信息，滋长文牍主义。4．滋长不正之风。长期以来，有少数干部成了专门开会的“职业开会者”，还有些人极力争取参加各种会议，无非是借机在旅游胜地公费游览。还有些人除了“开会”外，别无他事，开完会并不去认真传达贯彻，成为典型的会议型官僚主义者。近年来还出现利用会议敛财，收取各种名目的赞助。课堂讨论：

你参加过一些什么样的会议？你是否喜欢这些会议？为什么？

会议申报与审批的形式有哪些？

口头申报、书面申报、会议申报。会议申报应遵循什么原则？（精简从严原则、“一枝笔”原则）六、会议的成本成功的会议通过将合适的人聚集在一起，使其共同为某个目标贡献他们的才智，因此能够节约大量的时间和金钱。然而，有许多会议没有必要召开，例如小组会议。开始时小组会议曾有一个明确的目标，然而后来成为一个惯例，或者被看成从各自的工作中解脱出来休息一下的机会。殊不知这是一种代价昂贵的奢侈。任何会议最大的成本通常是与会者的时间——从阅读议程，准备材料，到出席会议。如果与会者还需长途施行，这个时间也必须计算在内。最后还有“机会成本”，即这些与会者若不出席会议，他们能做些什么，为他们的公司创造多少价值？召集会议之前，必须考虑所有这些成本。要计算出一个会议的总成本，首先计算全部出席人员的总薪金，加上他们每年在各自单位的日常开支，然后将其和除以一年中的工作小数（每周工作时数乘以每年工作周数）。另外还需计算召开会议每小时所需的杂项支出，如房租。两项之和是会议每小时的成本。会议达成的最终结果是否真正值这么多钱？可能值得的，但你经常要考虑的是如何用尽量少的成本，而事半功倍地达到同样的效果。开会时要耗费经费的，一般来说，会议人工成本是这样计算的：会议成本=2ABT公式中A—与会者平均工资的3倍（以小时计）B—参加会议的人数T—会议的时间（以小时为单位）A为与会者平均工资的3倍是因为劳动产值远比工资高，乘以2是因为开会时经常性的工作中断而造成了损失等间接成本都计入其中，成本就将更高昂。会议的总成本还需要加上开会所需的经费。会议的通病——效率不高公司的主管都不知道何时是开会的最好时机。许多重要的会都安排在周五下午开，或非要安排在事务繁忙的周一开。许多主管对于何时开会几乎都不征询员工的意见。这使得员工疲于奔命，甚至得延后或放弃参加其他会议。有些“必须到会”的员工，因为已经与重要客户或政府官员有约在先，根本不能出席，这使得会议讨论很难进行。而到场的人往往并非与议题关系最密切的人，所以准备不充分或者根本来不及准备。需要讨论的会议，参会者会前不清楚会议内容。1.是否要开会（1）无需开会的“五个如果”（2）必须开会的“五个如果”特殊提醒1.根据统计调查显示，会议人数最多不应超过9个，最为合适的人数是5至7人。2.这个人数既能够防止人数太少，不能集中反映群体思想，又能避免因为人数过多，从而造成一部分人的消极参与。3.当然，会议的合适人数应该根据会议的议题、重要性具体决定。

项目二会前筹备教案一、教学目的通过本项目学习，熟悉会务的策划与前期准备工作，能策划较大型会议，能做好会前的准备工作，培养会务管理人员的基本职业道德素养。二、教学重点会议筹备工作；会议方案的制作；案例分析。三、教学难点会议方案的制作；会场的布置；技能训练。四、教学时数10课时五、教学内容案例导入：“时装秀”方案××服装集团为了开拓夏季服装市场，拟召开一个服装展示会，推出一批夏季新款时装。秘书小李拟了一个方案，内容如下：1．会议名称：“2012××服装集团夏季时装秀”。2．参加会议人员：上级主管部门领导2人，行业协会代表3人，全国大中型商场总经理或业务经理以及其他客户约150人，主办方领导及工作人员20名。另请模特公司服装表演队若干人。3．会议主持人：××集团公司负责销售工作的副总经理。4．会议时间：2012年5月18日上午9点30至11点。5．会议程序：来宾签到，发调查表。展示会开幕、上级领导讲话。时装表演。展示活动闭幕、收调查表，发纪念品。6．会议文件：会议通知、邀请函、请柬，签到表、产品意见调查表，服装集团产品介绍资料，订货意向书、购销合同。7．会址：服装集团小礼堂。8．会场布置：蓝色背景帷幕，中心挂服装品牌标识，上方挂展示会标题横幅。搭设T型服装表演台，安排来宾围绕就座。会场外悬挂大型彩色气球及广告条幅。9．会议用品：纸、笔等文具，饮料，照明灯、音响设备、背景音乐资料，足够的椅子，纪念品(每人发××服装集团生产的T恤衫1件)

。10．会务工作：安排提前来的外地来宾在市中心花园大酒店报到、住宿，安排交通车接送来宾，展示会后安排工作午餐。分析：从秘书小李拟制的这份方案，可以看出制定会议方案是一项综合性很强的工作。一个好的会议方案，应该是科学、详尽、可行的。会议方案的制定要求高，需要秘书人员不断积累经验，认真细致地做好。小李的方案还有一些需要改进的地方：1．会议名称不能使用口语，应该用正规的书面语。

“时装秀”应改为“时装展示会”。2．展示会的目的是打响品牌、开拓市场，应请新闻媒体记者到会报道，以扩大影响。3．会议地点不应设在××服装集团内部，这既不方便来宾，也起不到扩大影响的效果。应该改设在来宾住宿的花园酒店大会议厅。4．会议用品中没提及应该准备的用于展示的新款时装样品。（一）安排议题，确定步骤议题是会议需要讨论的问题，它反映了会议的目的和任务，安排议题，要收集和筛选。确定主题的主要方法：一是要有切实的依据；二是必须要结合本单位的实际；三是要有明确的目的。议题是对会议主题的细化。安排议题须注意三点：一是要将讨论同类性质的问题放在一起，二是按轻重缓急程度，三是保密性较强的议题放在会议后面。（二）确定会议筹备方案（大中型会议）议题确定后，秘书人员应根据领导的意图、工作的需要，制定会议筹备方案。会议筹备方案就是会议计划，它包括会议主题、议题名称、会议时间、地点、与会人员、议程、日程及经费预算等项目。具体如下：（一）确定会议主题和议题。（二）确定会议名称。（三）确定会议议程。（四）确定会议的时间和日期。（五）确定会议所需设备和工具，要满足会议的需要。（六）确定会议文件的范围，并做好文件的印制或复制工作。

(七)确定会议住宿和餐饮安排。（八）确定会议经费预算。（九）大型会议还需确定筹备机构与人员分工。会议筹备方案示例如下：可信公司技术训练专题研讨会筹备方案一、会议主题为了增强本公司综合竞争力，提高产品质量和管理水平，特召开此次技术训练专题研讨会。会议的重点是讨论研究如何在全公司展开技术发明和创造的竞赛，并提出提高训练质量的对策，探讨新的技术训练方法。二、会议的时间与地点拟定于3月5日上午9：00至下午4：00，在公司1号会议厅召开。3月5日上午8：30报到。三、与会人员公司总经理、副总经理、公司人力资源部总监、生产部总监、培训部总监，以及公司下属各部门的技术骨干30人。总计50人。四、会议议题：

(一)技术训练与提高企业综合竞争力。

(二)技术训练与技术创新。

(三)如何提高技术训练的质量。

(四)技术训练方法的再讨论。五、会议议程会议由主管副总经理主持。上午：

(1)总经理做关于技术训练问题的工作报告。(2)培训部总监专题发言。(3)生产部总监专题发言。下午：(1)分组讨论。(2)人力资源部总监宣读公司开展技术竞赛评比的计划草案。(3)主管副总经理做总结报告。六、会场设备和用品的准备准备会议所需的投影仪、白板和音像设备，由公司前台秘书负责。七、会议材料准备：由总经理办公室牵头准备

(1)总经理的工作报告。

(2)培训部、生产部总监的专题发言稿。(3)公司开展技术竞赛评比的计划(草案)。(4)副总经理的总结报告。八、会议服务工作：由行政部综合协调

(1)会议通知。

(2)会议日程表。●确定会议名称会议名称要拟得妥当，名实相符。会名不宜太长，但也不能乱简化。会议名称一般由“单位+内容”两个要素构成，如“中国共产党第十五次全国代表大会”，其中“中国共产党”即组织名称，也可称单位；“第十五次全国代表大会”即会议内容。有的会议名称由单位、年度、内容构成，如广东省人民政府办公厅(单位)1997年(年度)总结表彰(内容)大会”。有的会议名称有时间、会议内容和会议类型构成。如“2002年浙江省公路春运票价听证会”。会议名称要用确切、规范的文字表达。有些会议的名称是固定的，如董事会等；有些会议名称是不固定的，应根据会议的议题或主题来确定，有的名称中还可以包括时间、范围等因素。如：“天地公司1998年全体员工总结大会”。●筹备小组分工会议组织机构主要包括会务组、宣传组、秘书组、文件组、接待组、保卫组等，主要承担会议组织、文书、生活管理和安全保卫等工作。（一）组织的工作。主要包括：

1.协助领导确定会议议题；

2.根据议题安排议程、日程；

3.发会议通知，负责会议报到；

4.对与会人员进行编组；

5.布置会场，安排座次；

6.印发会议证件(出席证、列席证、工作证等)；

7.负责会议签到；

8.会中组织和协调；

9.会场其他组织和管理；

10.会外的联络和协调(负责与会议有关的邀请、报道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的联系和组织)。

11.会议的结束收尾工作。（二）文书工作。主要包括：

1.会议文书的起草；

2.会议文书编写；

3.会议文书印发及管理。（三）生活管理工作。主要包括：

1.与会人员的食宿管理；

2.会议的财务管理；

3.会议的交通保障；

4.会议的文化活动；

5.与会人员的医疗保健。

（四）安全保卫工作。主要包括：

1.会议的保密工作；

2.会议的警卫工作；

3.会场内外的安全保卫工作。从以上秘书工作的基本内容中，我们可以看出，会议工作对秘书的组织能力、写作能力、管理能力、交际能力等都有很高的要求。秘书办会，离不开办文、办事能力。会议工作最能集中反映出秘书的综合素质。指导会务工作的原则：1．准备充分；2．组织严密；3．服务周到；4．确保安全。从以上秘书工作的基本内容中，我们可以看出，会议工作对秘书的组织能力、写作能力、管理能力、交际能力等都有很高的要求。秘书办会，离不开办文、办事能力。会议工作最能集中反映出秘书的综合素质。会务工作的意识：1．全局意识：不能只求会务操作方便，不顾其它；2．客户意识：要时时事事考虑参会者的感受；3．补台意识：为保证会议顺利进行，会务必须不分份内份外，随时“拾遗补缺”；4．奉献意识：会务永远是默默无闻、早来晚走、“全天后”工作。●确定会议步骤会议步骤，即会议“三程：议程、程序、日程。议程是对已确定的议题列出的先后顺序，是程序的基础。程序是对会议各项活动（如各种议式、报告、发言、活动等）按先后次序做出安排（由领导审定）。日程是对会议活动逐日做按排，是程序的具体化。会议议程，是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。它是为完成议题而作出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排，会议主持人要根据议程主持会议。拟定会议议程是秘书人员的任务，通常由秘书拟写议程草稿，交上司批准后，在会前复印分发给所有与会者。会议议程是会议内容的概略安排，它通过会议日程具体地显示出来。大中型会议的议程一般安排如下：

开幕式，上司和来宾致辞；

上司做报告；

分组讨论；

大会发言；

参观或其他活动；

会议总结，宣读决议；

闭幕式。在为类似会议编写议程时，尽量将议程列在一页纸上。给每一项标出号码，并给每一项分配一个开始时间，以有利于那些不需参加整个会议的与会者。会议议程是需要提出度讨论的问题或项目的清单。它应当简洁、一目了然。首先汇集所有的有关信息，然后搜寻出哪些项目需要确定细致程度。你会发现与其他会者商计是有用的。若有许多的问题要讨论，就给每一项目分配一个时间限度，以保证你不会超过规定的时间。在会前多久开始准备议程决定于需要多少准备时间。会议议程示例1：××委员会会议议程7月6日上午11点格林·德雷饭店（议程开头为会议日期、时间与地点）⒈（11：00）任命一位会议主席⒉（11：10）为缺席致⒊（11：15）批准上次会议备忘录⒋（11：30）上次会议提出的事项⒌（11：45）讨论联络司宜(每项编号、每项均有一个起绐时间)（12：00）会间休息⒍（12：15）财务事项⒎（12：45）特别事项⒏（13：00）其他动议⒐（13：15）其他事宜⒑（13：35）下次会议细节（下次会议细节写在议程的未尾）会议议程示例2：瑞祥公司销售团队会议议程公司销售团队会议将在5月25日星期一上午9：00在公司总部的三号会议室举行。一、宣布议程。二、说明有关人员缺席情况。三、宣读并通过上次会议记录。四、东部地区销售活动的总结。五、销售一部关于内部沟通问题的发言。六、公司销售人员的招聘和重组。七、销售二部经理的人选。八、下季度销售目标。会议议程示例3：英豪公司销售团队会议议程

公司销售团队会议将在5月25日星期一上午9：00在公司总部的三号会议室举行。

1.宣布议程。

2.说明有关人员缺席情况。3.宣读并通过上次会议的记录4.通信联系情况。5.东部地区销售活动的总结。6.销售一部关于团队沟通问题的发言。7.公司销售人员的招聘和重组。8.销售二部经理的人选。9.下季度销售目标。会议议程示例4：××会议议程表（×年×月×日）序号程序主持人时间分配备注1签到会务主管10:00-10:1010分钟2主席致辞董事长10:10-10:155分钟3宣布上次会议记录会务主管10:15-10:205分钟4报告事项各部门主管10:20-10:4020分钟5讨论事项董事长10:40-11:4060分钟6临时动议董事长11:40-11:5010分钟参阅会议资料7散会10:00-10:1010分钟会议议程示例5：××会议议程安排表会议议程讲话人主持人地点1.领导致开幕词2.领导作工作报告3.分组讨论4.大会发言或介绍经验5.会议总结（或致闭幕词）编写议程要点：●议程包括会议日期、时间、地点和目的等细节。●议程中关于会议的主要目的应尽量明确。●全体与会者需要确切知道会议对他们的要求。●分配给每一项的时间应体现出它们的优先次序。●时间观念。无人会介意提早结束会议，但是会议超过预定时间是令人不快的。会议日程，是指会议在一定时间内的具体安排。一般采用简短文字或表格形式，将会议时间分别固定在每天上午、下午、晚上三个单元里，使人一目了然，如有说明可附于表后。会议日程需在会前发给与会者。会议日程是根据议程逐日作出的具体安排，它以天为单位，包括会议全程的各项活动，它是与会者安排个人时间的依据。会议日程表的制定

要明确具体，准确无误。会议日程示例：瑞祥公司新产品销售展示会日程安排日期时间内容安排地点参加人负责人备注11月12日8：30报到餐厅全体员工××9：00销售主管做介绍会议厅全体员工

9：50休息10：00新产品展示会议厅全体员工11：00销售活动录象餐厅三楼自由参加12：00自助午餐餐厅二楼13：00自由观看和动手操作餐厅三楼自由参加14：30销售部人员讲解广告宣传单公司会议室全体员工15：30分组讨论与咨询餐厅三楼16：30散会安排会议议程和日程要注意的问题：

1.要把握会议目的，即了解会议召开的原因。先安排关键人物的时间，要保证重要人物能够出席会议。根据多数人意见安排日程，保证尽可能多的人员都有时间参与会议。

2.例会原则上要定时召开，且时间不宜过长。时间应控制在一个半小时左右，避免出现会议给人们带来的疲劳。

3.如遇几个议题，应按其重要程度排列，最重要的排列在最前面。尽量保证在最佳时间开会，要考虑人们的生理规律，上午8：00～1l：30，下午3：00—5：30是人们精力最旺盛、思维能力及记忆力最佳的时机。所以，安排会议议程和日程要注意将全体会议应安排在上午，分组讨论可安排在下午，晚上则安排一些文娱活动。●确定会议时间和地点

1.会议时间有三种含义：一是指会议召开的时间；二是指整个会议所需要的时间、天数；三是指每次会议的时间限度。

2.确定会议时间应考虑：首先是需要，如每周一次的工作例会，通常放在周末的下午，一周即将结束，下一周就要开始，利于承上启下。一年一度的职工代表会议，宜于年初召开，既利于总结上年的工作、生产成果，又利于讨论、部署新一年的工作、生产计划，通过各种预算等。有些会议如农业生产、学校教育等本身就有很强的季节性或季度性。其次是可能，即最好是每位与会者都能参加的时间。如日本的有些企业召开各部门干部汇报会，常定在下班前半小时，而不是安排在刚上班时。再次是适宜，先要考虑主要领导、主管领导和主持人时间的适宜。在领导出差返回的当天尽量不安排重要会议。有外部人员参加的会议，要考虑邀请的有关上级领导和嘉宾能否到会。还要考虑本单位或本公司工作或生产经营的规律，尽量避免在工作或生产销售的旺季和忙时召开牵涉人员多、时间长的会议。此外要考虑气候、环境等自然因素和社会因素。最后是会议时间限度。据心理学家测定，成年人能集中精力的平均时间为45至60分钟，超过45分钟，人就容易精神分散，超过90分钟，普遍感到疲倦。因此，每次会议时间最好不超过一小时。如果需要更长时间，应该安排中间休息。（会议议题应集中，日程安排应高度紧凑，尽量缩短时间。会议连续进行的最佳时间是3小时之内，超过这一限度，会议效果呈下降趋势。）确定会期的长短应与会议内容紧密联系。要注意提高效率，尽量开短会。组织会议最困难的部分之一是确定一个时间，以适合你的全体与会者。有时，确定会议时间的最简单的方法是把会议安排在由同一批与会者参加的另一个会议之后，否则电子邮件或电话要来来往往直到至确定会议日期。如果有人不能按所提出的时间出席会议，在重新安排会议时间之前，考虑下下如果没有他参加，会议是否仍可举行。通常需要就会议的时间和地点作书面的确认。会议时间安排的规范：上午8-9点之间，正是员工从家到公司，准备开始一天工作的时候。这个时候的员工，心绪尚且混乱，还需一段时间才能进入工作状态。因此，试图在这一时间段举行会议、试图让员工回应会议提议或进行业务分析，从人的生理和心理角度来看，是不现实的。上午9-10点之间，员工已经开始进入工作状态。在这个时间段最适合进行一对一的会谈，同样也是进行业务会谈的最佳时机。上午10-12点或下午1-3点之间，最适合调动员工集思广益。大家利用头脑风暴，不断想出新点子、新方法。下午3-5点之间，最好不要安排会议。这个时段的员工开始进入一天当中的倦怠期，人人希望马上回家，在这个时段举行会议往往会事倍功半。3.会议地点问题：会议地点，又称“会址”。既是指会议召开的地区、城乡，又是指会议召开的具体会场。为了使会议取得预期效果，选择会议的最佳会址也得考虑多种因素：第一、应根据不同的会议类型来选地点。如：国际性或全国性会议，要考虑政治、经济、文化等大因素，一般应在首都北京或其他中心城市如上海、武汉、广州、西安等地召开。

专业性会议，应选择富有专业特征的城乡地区召开，以便结合现场考察。假如，棉花种植会议到深圳去开，钢铁生产会议到青岛去开，就不可理喻了。

小型的、经常性的会议就安排在单位的会议室。会议室尽可能不要紧靠生产车间、营业部、教室等人声嘈杂的地方，以免受到干扰。第二、应考虑交通便利。会场位置必须让领导和与会者方便前往。一般应选择在距领导和与会者的工作地点均较近的地方。第三、会场的大小应与会议规模相符。一般来说，每人平均应有2～3平方米的活动空间比较适宜。同时应考虑会议时间的长短，时间长的会议，场地不妨大些。第四、场地要有良好的设备配置。桌椅家具、通风设备、照明设备、空调设备、音像设备要尽量齐全。同时应该根据会议的需要检查有无需要租用的特殊设备，如演示板、电子白板、放映设备、音像设备、录音机、投影仪、计算机、麦克风等。第五、场地应不受外界干扰。应尽量避开闹市区。同时，“外界干扰”还包括室外的各种噪音，打进会场的电话，以及来访和参观等。因此在场外应挂起“会议正在进行中，谢绝参观”的牌子，并要求关闭所有的手机。会场内部也应具有良好的隔音设备，以保证会议能在安静的环境中顺利进行。第六、应考虑有无停车场所和安全设施问题。第七、场地租借的费用必须合理。如果你在安排一个会议，要租用会场及其他设备，你应比较一下价格，尤其在预算紧张的情况下更应该这种做。你可能发现你能谈成一个折扣。大城市中心地段可能适合于大多数与会者，并且公共交通服务良好，但是市中心地段肯定比稍不位于中心的地段要昂贵一些。城外会议场所对与会者吸引力较小，但如果会议持续一天以上那是值得的。另一方面，一个城市的愉快舒适可能有助于吸引人来参加持续几天的会议。衡量你的优先顺序，挑选合适的会议地点。考虑各种类型的会议场所，各有优缺点：1.你的办公室——你的工作位置或一张会议桌，外加几把椅子。（1）你的全部参考资料在手边。（2）你的权威性可能得到加强。（3）可能会有电话干扰，或者有人打扰。2.下级的办公室——一位下级的工作处。（1）可能提高一位下级的地位和士气。（2）如果工作处狭小，可能会使双方都感不适。3.单位会议室——供员工使用的公司会议室。（1）避免由于使用个人办公室而引起的公司等级问题。（2）处人可能同与会者接触而打扰会议。4.外面的会议室——在你公司之外的一个中立的会议室。（1）保证设有任何一方占地主优势。（2）如果保密是重要的，这类会议室很有用。（3）可能昂贵，并且每人个人都不熟悉。5.会议中心——一个大的聚会场所，例如在一所大学里。（1）具有开大会的设备。（2）需要时能够提供技术支持和安全保卫。（3）可能缺少非正式的小规模聚会的机会。6.城外的会议场所——异地的一间办公室、会议室或饭店。（1）如果与会者来自全世界，那是合适的。（2）在某种场合增加几分的精力。（3）旅途、时间和食宿花费很多。●确定会议规模与规格确定会议规模与规格，就是要拟定与会人员范围或名单。有固定成员的例会，有担任一定职务的人参加会议，有与会代表须通过选举或推举产生的会议，有由单位指派出席人的会议，有各种协商会、座谈会、茶话会、宴会等。会议由哪一级人员参加，由哪些单位派人出席，哪些单位派人列席，事先都应全面考虑好。秘书部门平时应掌握本地区或奉系统的机关和干部人数的基本资料。在确定会议规模和人数之后，应进一步分配会议人数及名单。大型会议设有“组织组”负责考虑这些工作。确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题，同时，本着精简效能的原则。会议的规模有大型、中型、小型。会议的规格有高档次、中档次和低档次。●选择和布置会场开会要借助于一定的场所，会场诸方面条件的好坏，舒适程度的高低，对与会人员的心理起到不可忽视的作用，而与会者的心理状，直接影响到会议效果，因此要重视会场的选择和布置。1.选择会场，要结合开会人数和会议内容来综合考虑：大小适中——太大显得松散，太小显得小气。地点适中——尽量离与会者的住所近一点，免受奔波之苦。2.附属设施齐全——准备如照片、通风、卫生、服务、电脑、扩音设备等。3.布置会场。不同的会议，要求不同的会场气氛。人民代表大会——隆重庄严；庆祝大会——喜庆热烈；纪念性会议——肃穆典雅；座谈会会场——和谐亲切布置会场包括主席台、会场形式、附属性设施、装饰性设施（包括会标、标语口号、会徽、旗帜、花卉、字画）会场形式依会场的大小、形状、会议的需要，与会人数多少而定，还要符合美学原理与会者的审美观，有长方形、圆形、方形。圆桌式（椭圆、方桌）——可以无拘束地自由交谈，适合于召开15至20人左右的小型会议；“口”字型。如果出席会议的人较多，可将桌子摆成口字形，内侧也可以安排座位。“U”字型、“V”字型，这种形式要注意主席位置，要有黑板或银幕。（研讨会）教室型。召开发布会或以说明情况，传达情况为目的的会议。4.排列座次：主席占座次，以正中间座位为点，面向会场，依左为上，右为下的原则。会场：⑴按汉字笔划排列；⑵按地理位置排列；⑶按行业系统排列以上座次排列方案要报领导审定。●印发会议通知

发会议通知可用书面或电话、电报两种形式。通知的内容包括会议名称、会议目的和主要内容、会期、地点、与会人员、报到日期和地点、携带的材料和个人支付的费用、主办单位、联系人姓名和电话等。重要的、大型的会议通知要编文号，一般的会议通知不编文号。

发会议通知一要及时，使与会人员能按时参加；二要准确，防止重发、错发、漏发。用于涉外业务会议的通知，宜用印制精美、设计独特的请柬。这样，既可表示对被邀者的尊重，又可引起他们的注意并对会议产生兴趣。要拟写带回执的会议通知，一般有以下几个步骤：1.必须弄清楚会议通知的格式，通知的基本内容；回执的基本格式，回执的基本内容等。2.要弄清楚，会议通知主送对象是个人，还是单位或者集体。3.明确会议通知的内容，必须包括会议召开的时间、地点，会议的主要内容，报到时间、联系人等情况。4.回执中一定要注明回执邮寄的地址、联系方式等信息。5.如果会议通知有附件，一定要进行说明，在邮寄会议通知时不要将附件遗忘。带回执的会议通知示例：会议通知尊敬的客户/**单位：为了进一步加强与贵公司的合作关系,听取客户对我公司产品和售后服务的意见和建议,我公司定于2008年6月13日—15日，在和家宾馆召开客户联谊会,请您/贵单位派员参加。会议报到时间6月12日全天。敬请回复及光临。会议联系人小钟，电话12345678.附件:1.会议日程及路线图2.参加会议注意事项××公司××年×月×日回执请于×月×日前将此回执寄至,××公司×部小钟收,邮编:100100电话:12345678。□我公司参加此次会议,参加人数:。□我公司不参加此次会议。××公司××年×月×日●会议经费预算

1.会议经费的主要内容文件资料费：包括文件资料的制作、印刷费，文件袋，证件票卡的制作、印刷费用等开支。

邮电通讯费用：如发会议通知，则有会议事项发电报、传真、电传或打电话进行联络等费用；若召开电视、电话等远程会议，则使用有关会议设备系统的费用也应计算在内。

会议设备和用品费：如各种会议设备的购置和租用费。

会议场所租用费：如会议室、大会会场的租金，以及其他会议活动场所的租金。

会议办公费：如会议所需办公用品的支出费用，会场布置等所需要的费用。

会议宣传交际费：如现场录像的费用，与有关协作各方交际的费用。

会议住宿补贴费：一般情况下住宿费是由与会人员自理一部分，由会议主办者补贴一部分。也有主办单位全部承担的情况。如果无住宿要求，应明确与会人员完全自理这一部分，则预算中可不列此项。

会议伙食补贴：通常由主办单位对会议伙食补贴一部分，由与会者承担一部分。

会议交通费：即参会人员交通往返的费用，如果由会议主办单位承担，则应列入预算；会议期间的各项活动如需使用车辆等交通工具，其费用也应列入预算。

其他开支：包括各种不可预见的临时性开支。

2．审核时要逐项细审要让起草人员将部分费用的细目表一并承上。如计算设备租用费时，应了解：都租用了哪些设备?设备租用的行情是怎样的?不同型号、功能的费用差距有多大?主审秘书对这些都需了然于胸。对经费的把关，不可太松，否则会造成浪费；也不可太紧，否则会影响到会议质量。会议经费预算示例：天地公司新产品发布会经费预算

公司定于200×年×月×日在金隅大厦一楼会议室召开新产品发布会。与会人员预计200人，现就会议所需各项经费提出预算。

一、场地租用费

金隅大厦一楼会议室租金一天5000元，两天共计10000元。

二、摄像设备租用费

拟租摄像机2台，每台每天租金2000元,，共计4000元。

三、聘请专家咨询费

拟请专家2人，每人每天支付5000元，共计10000元。

四、宴请费用

10人一桌，每桌标准2000元，共计40000元。

五、交通费用

租用旅行车2辆，每辆每天500元，两天共计2000元。

六、会议用品费

资料印制费：每份宣传资料成本为5元，需印制2000份，共计10000元。

七、纪念品到会记者预计50人，每人一份纪念品价值500元，共计25000元。此次会议经费总计10万元。此预算提交总经理办公会审查批准。

会议筹备小组

200×年×月×日3．办理会议报批手续●确定会议所需用品和设备

1.必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。

2.特殊用品是指一些特殊类型的会议，例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备。

检查空调设备，必要时做好开机准备，一般要在会议前两小时开机预热或预冷。检查好灯光、扩音设备。检查黑板、白板，确保已擦干净；准备好粉笔、指示棒、板擦等。安放图架，准备好配套图表和足够的纸张。如有陌生人或外来人参加会议，摆放好姓名牌，注意文字要大小适当，清楚易认。在每人座位前摆放纸笔。多媒体电视需要安放投影机、屏幕、录音设备等。如果有选举、表决、表彰的议程，还需准备好投票箱、计数设备和奖励用品。会期较长的会议，要安排好茶水、饮料，并指定专人服务。如果是电话、广播会议，须提前检查线路，保证音响效果良好。上述工作完成后，须提前半天至一天进行一次全面检查，以便及时发现问题，进行整改。一个构建良好的会议室并不保证能有一个好的会议，但是它可显著增加这种机会。记住你的会议目标。大多数会议的主要目的是与别的与会者口头交谈来分享信息，所以优良的音响效果是必需的。即使在一个小房间里只有少数人进行交流也会有这种问题，而音响效果对于有众多与会者参加的会议尤其重要。如果运用视觉因素，例如使用视觉辅助装置，视听效果都必须良好，所有椅子的安放位置都不能有碍视线。案例分析：一家广告公司安排会见一个潜在的客户，讨论一项宣传活动。这个客户的工作场所相当远，是一个小型的开放式办公室，所以广告公司建议利用一家邻近客户且有会议设备的饭店。会前一周，广告公司的一名成员来饭店检查会议室，看到一套多媒体系统和一张大桌子。他要求把桌子搬走，并要求安置一套标准的视听设备，因为他知道自己公司的展示是使用这种设备来准备的。开会那天，广告公司的执行人员提早到来测试影响强度，并将座位安排成半圆形，调整了窗帘和空调，并定好了点心。会议进行得很顺利，广告公司赢得了这个新的客户。提供完善的会议场所：正如这个事例所表明的，每件事均须预先组织，并有一个试运作过程，这样这个广告公司能预先排除潜在的问题，从而能集中在他的展示工作上。另外，这里广告公司做了一个明智的决定，拒绝了现代化硬件，而使用较老式的但更恰当的设备。3.准备会议文件与材料：装袋、分发、保密。（三）进行全面的会前检查会前检查是落实各项会议准备工作。保证开好会议的重要一步。重要会议在会前要反复检查。会前检查分为领导人听取大会筹备处各组汇报和现场检查两种方式，以后者为主。秘书人员要密切配合领导人的检查工作。检查的重点是会议文件材料的准备、会场布置和安全保卫工作等。大中型重要会议的会前检查还包括警卫部署，票证检验人员的定岗定位，交通指挥及主席台服务人员的就位等。会前检查包括每个细节都不能放过。就拿会议设备来说，要保证在任何意外发生的关头，机器可以及时更换；主持会议者应熟悉所有电源插座和灯光开关位置，秘书可以把这些情况告诉有关人员，如果有一点没安排好，赶紧打电话通知有关人员解决这些带来麻烦的小问题。准备工作核对单：1.了解会议的目的2.是否一定要开会3.确定会议的形式4.安排会议的议程5.决定会议的时间6.确定会议的主持人7.决定会议的地点8.研究会场如何布置9.确定出席人数10.安排出席者座位11.是否准备会议名签12.是否安排交通工具13.是否安排与会者住宿14.是否发出了会议通知15.确定视听教材16.确定辅助教材17.准备会场周边位置图18.是否要求与会者准备资料19.确定自己人的相关资料20.是否安排会后娱乐项目并做好事先通知（四）相关咨讯会务工作三部曲会务工作是秘书人员工作的一项重要内容，也是向领导和干部群众展示秘书人员工作成果的一个最直接的窗口。会务工作繁冗琐碎，细节繁多，稍不注意就会出现难于弥补的错误，造成不良影响。如何保持会务工作万无一失，切实把这项工作做实做好做出特色，笔者认为关键是要把握好会前筹备、会中服务、会后工作“三步曲”。一、会前筹备举轻若重会前筹备工作是会务工作的基础性工作，也是会议取得成功的前提。它包括会前协调、会议通知、会场布置、材料发放等。秘书人员一定要有认真负责的精神，举轻若重，不仅要统筹考虑会议的整体进程，更要缜密考虑会议的某些关键环节，还要设想可能出现的问题。前协调缜密细致。一个综合性的大型会议需要准备的工作很多，涉及到方方面面。接到任务后，秘书人员要根据领导要求迅速拟定会务工作方案，主要包括以下内容：会议名称、时间、议程、参会范围和人数，领导讲话和文件的起草，宣传报道、食宿安排、安全保卫等。方案报送主要领导审阅后，要立即召集相关单位分管负贵人召开协调会，对照方案做到“三个明确”：明确任务、明确责任、明确完成时限。确保各司其职，备尽其责，按时完成各项任务。会议通知认真负责。通知的内容主要包括会议名称、内容、时间、地点以及联系人姓名和电话等。会议通知可采用书面通知或电话通知。通知过程中关键要把握三点：一要及时，使参会人员有充裕时间做好准备；二要准确，防止重发、错发、漏发。在电话通知中要注意语言的使用，避免出现“明天”、“后天”等字眼，要用某月某日，必要时说明星期几，以免产生歧义；三要负责，会前要对通知情况进行反馈统计，并及时将情况向主要领导报告。会场布置和谐规范。会场布置涉及主席台、附属性设施（照明、通风、卫生、录音、录像等）装饰性设施（会标、会徽、旗帜、花卉等）不同的会议，有不同的布置形式，关键是要服从会议内容，即要体现和谐协调，又要体现庄重规范。一是主席台设置合理。主席台要面向代表席，与代表席距离不宜太远，座位视人数而定，座牌排放整齐，前后左右成线。二是附属设施齐全。这类工作平时虽由会场服务人员负责，但秘书人员要勤检细查，特别是要搞好录像、录音、灯光、话筒的调试，确保不出任何纰漏。三是装饰性设施搭配和谐。会标鲜亮醒目，会徽居中端正，旗帜摆放有序，花卉搭配协调。材料发放准确无误。要根据会议安排，及时印发材料。大型会议材料较多时要将材料装袋分发，可以在会前通知各单位派人领取材料，也可以在会场签到处一并发放。不论采取何种办法，一定要做到“三不”：即不错一字，不漏一份，不掉一人。对摆放在主席台上的材料，要从头到尾对顺序、页码进行全面的检查，确保不出差错。二、会中服务优质高效会议期间是会务工作最活跃的阶段，也是严格考验秘书人员工作能力的阶段。会议开始后，秘书人员的中心任务是掌握会议动态，通过精心组织和良好的服务，协助领导便会议按预定方案进行，遇到问题及时补台。（一）要及时清点参会人数。目前，我们基层召开会议一般采用簿式签到法。这种方法虽便于保存，但由于参会人员在某一段时间集中进场时，往往会出现漏签的情况，要对参会人员到会情况了如指掌，就需要秘书人员做到“两个清楚”，即清楚每个地方或单位的参会人员，清楚每个地方或单位的座位序号。站在会场后面一看，就能立即知道何单位何人没到会，便于及时联系。（二）要认真维持会场秩序。会场秩序包括会场外秩序和会场内秩序。会认召开时，要在会议室门口安排专人值班，防止无关人员进入会场，禁止大声喧哗，保持会场安静，必要时可请公安部门协助搞好会场的警卫。同时还要认真负责地维持好会场内的纪律。要做到语言温和有礼，态度严肃认真，行动不愠不火、不卑不亢。（三）要密切关注会议进程。秘书人员心中必须装好两张表，即会议议程表和每一项议程的时间表。会中时时将会议的实际进展情况与这两张表进行对比，掌握会议进程。同时，要注意临时性、突发性事件的发生，遇到问题及时补救。若遇到特殊情况需要向会议主持人汇报时，要采取灵活的方式处理。如把情况写在纸条上、加盖办公室公章，请服务员利用倒水之机悄悄放到主持人面前，尽可能减少对大会的影响。三、会后工作尽善尽美大会落幕，但会务工作仍未结束，还有许多工作需要秘书人员继续完成，确保会务工作善始善终。（一）是做好会议材料的回收、归档。会议结束后，根据保密原则，应当回收的会议材料，秘书人员要逐份清查回收。将会议所有文件包括会议通知、会议名单、会议文件、会议简报、会议发言材料、领导讲话、会议总结等都收集起来，按照先后顺序装订成册，以备查考。同时，还要做好录音、录像资料的收集整理。（二）是搞好会议总结。会议结束后，应当及时总结工作经验，肯定成绩，找出存在的问题，作为今后开好同类会议的借鉴。特别要注意收集领导对会务工作意见和参会人员对会务工作质量的反应，虚心纳谏、整改提高。有的会议还应写出总结，连同会议通知、会议记录、会议简报和其他会议文件，一并归入档案。（资料来源：/Html/2009410155451-1.Html）

项目三会中服务教案一、教学目的会议期间，是秘书工作最活跃的阶段，秘书工作能力受到最严格的考验，秘书的中心工作任务是掌握会议动态，协助领导指挥与控制，并通过精心的组织和良好的服务，使会议既定的目标进行。二、教学重点会议接站、签到与接待；会议记录；案例分析。三、教学难点编写会议简报；保障会议安全；技能训练。四、教学时数6课时五、教学内容接站、报到、签到与入场安排案例导入：（在总经理办公室）李总：“小王，与会代表从今天起就会陆续到达，接站、报到、签到与入场安排等相关事项，你去负责一下。有什么困难直接向我汇报”王俐：“好的，我会尽快落实的。”思考：如果你是王俐，你准备如何落实？任务分析：接站、报到、签到与入场安排是会议工作中的一项重要内容。秘书工作人员应提前做好准备，提前了解交通、住宿服务等相关的服务信息。做好接站、报到、签到与入场安排等工作可以作为考评一个秘书人员的工作绩效。知识导航：一、做好接站工作接站：主办方要安排人员在机场、港口、火车站迎接。确定迎接规格，陪同人员。制作引导标识和指示路牌。必要时候对于高级领导要安排献花和欢迎队伍。秘书人员应在与会者报到之前预先了解好其所乘的飞机、车、船的班次、车次。如无法了解，应在规定的报到日期内安排好车辆和接站人员。最好在车站、机场设一接待站，制作一块醒目的牌子或横幅，写明"×××会议接待处"等字样。待与会人员到来，尽快将客人送往会场或会议驻地。这是报到工作的第一步。二、做好报到工作当与会人员来到会场或会址报到时，秘书人员应热情、礼貌地接待：(1)首先对与会者的到来表示欢迎；(2)应将事先准备好的会议文件和用品，包括会议须知等材料以及住宿房间的号码、餐券等发给与会者；(3)尽可能引导客人到其住宿的房间，稍作简单介绍后提醒客人稍事休息，以解除旅途的疲劳，并叮嘱会议的第一项议程的时间、地点。三、做好签到工作按会议签到工作的基本要求，能够完成会议的签到工作。为了随时掌握报到人数，要认真搞好签到工作。秘书人员在会议召开前应准备好签到所需的用品。目前，签到的方式主要有两种。四、做好入场安排工作会议的入场一般是参与者在会议开始前陆续入场，而主席台上的嘉宾可以按顺序入场。任务实施：现在我们一起来解决“任务情境”中的问题：1、安排人员在机场、港口、火车站迎接与会者；设置×××会议接待处。2、设置会议接待大厅，服务人员做好签到、登记、验证。签到方式采用簿式签到。簿式签到是指与会人员到会时，在签到簿上签上自己的姓名、单位、职务等内容，以表示到会。3、给报到者安排住宿，发放文件，预收费用。与会者食宿问题是会议召开期间会场外服务工作中最重要的工作，因此必须非常重视。虽然在会议召开前，食宿工作都已准备就绪，但与会人员到会后，仍然会对食宿问题提出一些具体的要求和意见。秘书人员应当虚心听取这些意见，尽可能满足与会者的要求，做到主动热情服务。例如有的与会者由于种种原因提出调整房间的要求，秘书人员应尽量给以调换，实在做不到的，也应耐心给予解释，并表示歉意。又如有的与会者可能对饮食不习惯，而提出意见，也应尽量改进。总之，合理的意见要求，应尽量采纳给以满足。4、会议开始前一个小时，安排与会人员入场，入场前先签到。其中嘉宾最后入场。5、总结下没有按时到达的与会者名单，做相应的处理。知识拓展：一、拟定会议的后勤保障方案会期比较长的会议，要制定后勤保障方案。所谓后勤保障，就是指与会人员吃、住、行及娱乐活动等有关的各项工作。(1)拟定饮食工作的方案制定伙食费用标准；制定卫生标准和准备卫生用品；做好就餐人员的统计，包括少数民族及不同饮食习惯的情况；预订餐厅或食堂。(2)拟定住宿安排方案统计好住宿人数、性别、年龄；预订客房、档次和房间数量；拟定房间分配的标准或方法。二、会议签到（一）秘书人员在会议召开前应准备好签到所需的用品。目前，签到的方式主要有两种。1.簿式签到。簿式签到是指与会人员到会时，在签到簿上签上自己的姓名、单位、职务等内容，以表示到会。簿式签到方式简便易行，但容易在会场门口形成拥挤现象。因此，比较适合于小型会议或纪典性会议。2.卡片式签到。卡片式签到又可以分为两种。一种是将预先印制好的卡片(相当于入场券)提前发给与会者，入场时，交出一张即可。另一种是磁卡签到，即与会者进入会场时，手持事先领取的磁卡，送进电子签到机里，签到机便即时将其姓名、号码等内容输入电脑，与会者入场完毕，签到情况便立即在电脑屏幕上显示出来。卡片式签到方式适用于较大型会议。（二）签到工作的基本要求会议签到的目的，是为了统计到会人数，同时也能够有效地保证会议的安全。签到工作是准确统计到会人数的重要手段，做好签到工作有利于今后证实与会情况和联系工作。此外，有些会议不一定签到，仅凭会议通知、出席证、列席证或入场券便可进入会场。有的小型内部会议，由于与会者都是秘书所熟悉的人员，也可由秘书在事先准备的名单上采取来一位，划一位的方式。（三）注意事项1.准备签到用品要充分。2.签到人员的组织要落实。三、案例阅读张家界会议接待成功案例中国国务院信息研究中心会议会议主办单位:中国国务院信息研究中心会议协办单位:\o""湖南张家界国际旅行社会议名称:\o""中国国务院信息研究中心会议会议地点:\o""张家界国际大酒店参会人数:150人本次中国国务院信息研究中心会议非常重要,\o""张家界市委对我社接待本次会议也作了重要指示与部署.我社对本次会议更加作了精心策划与安排.为了举办好此次会议，中国国务院信息研究中心领导非常重视，会议前夕还派专员专程前来张家界对我社接待工作进行实地考察，并一再强调此次会议的重要性，要求我社全力确保会议接待成功，同时也对我社接待前期准备工作表示了充分的肯定。会议期间，因考虑到参会人员情况我社把接站、接机、代办返程票等工作放置重点，真正让每位参会者，轻松抵达，快乐返程。为了营造良好的会议气氛，在本社的筹划下,对会议酒店进行全方位的内外布置，如:充气主题拱门、空中彩球、彩旗布置、会议室背景喷绘等等，使会议气氛显得即热烈又庄重。会议用餐，我社也是严格把关，针对会议成员的特点，在菜谱及口味方面，力求每位与会人员都能吃得有特色,吃得满意、吃得舒心。在旅游方面，我社调派了5台最豪华旅游空调大巴及精干导游员，虽然队伍庞大，但在旅游中途确秩序井然，真正做到进入景区一个也不少，回到酒店一个也不漏的地步,让他们游得开心,玩得快乐,使他们对张家界流连忘返。整个会议及旅游接待安排总体来说做到了周密妥善，充分得到了与会代表及张家界市委的高度赞赏。会议安排细节：酒店安排：酒店报到安排：大门上挂横幅一条，门口竖欢迎牌，大堂摆签到处，电梯口及要道设指示牌，我社提供二名工作人员，签到处设返程票登记，机票免费代订，旁边竖会议日程安排表；我司会议前五日制作好会议代表证，二日前制作好所有横幅，内容由对方公司提供；我司在会议半个月前给对方提供酒店位置图，及来酒店指南，打的费用等情况。旅游安排：60人提供2辆33-37座新金龙旅游车，每车安排一名全程导游（持国家导游证，我社优秀导游），我张家界社安排一名随团总负责，做好用餐前准备检查工作及旅游质量保证工作。一天半旅游期间，每人每天二瓶矿泉水用餐服务及茶歇根据要求菜单，提供风味餐菜单。会议安排茶歇（水果拼盘、红茶、咖啡、糕点）其它事项：1、张家界社提供集体合影，会务摄影服务2、我社提供会议纪念品（土特产、湘绣、军声砂石画及土家工艺品）3、代定机票火车票硬坐硬卧（资料来源：/Travel/huiyi/anli/2008/20080419558.shtml）会议记录与会议纪要案例导入：（在莲花风景区主会场）风光旅游有限责任公司2005年业务恳谈会会议即将开始，上百人的会场气氛热烈。按照安排，秘书王俐主要负责这次会议记录。思考：对于这样的一个会议，你将如何做会议记录。任务分析：会议记录是开会时当场将会议基本情况和会议报告、发言、讨论、决议等内容如实记录下来的文书。会议记录忠实地记录了会议的全貌，会议对重大问题作出的安排，如果在会议后期需要形成文件，要以会议记录为依据；会议记录是形成会议简报和会议纪要的基础和重要素材；会议记录可以作用为会议情况和会议内容的原始凭证。知识导航：一、会议记录的组成一般会议记录的应包括以下两个部分：1、会议的组织情况要求写明会议名称、时间、地点、出席人数、缺席人数、列席人数、主持人、记录人等2、会议的内容要求写明发言、决议、问题。这是会议记录的核心部分二、会议记录的基本要求1、准确写明会议名称（要写全称），开会时间、地点，会议性质。2、详细记下会议主持人、出席会议应到和实到人数，缺席、迟到或早退人数及其姓名、职务，记录者姓名。如果是群众性大会，只要记参加的对象和总人数，以及出席会议的较重要的领导成员即可。如果某些重要的会议，出席对象来自不同单位，应设置签名簿，请出席者签署姓名、单位、职务等。3、忠实记录会议上的发言和有关动态。会议发言的内容是记录的重点。记录发言可分摘要与全文两种。多数会议只要记录发言要点，即把发言者讲了哪几个问题，每一个问题的基本观点与主要事实、结论，对别人发言的态度等，作摘要式的记录，不必“有闻必录”。某些特别重要的会议或特别重要人物的发言，需要记下全部内容。有录音机的，可先录音，会后再整理出全文；没有录音条件，应由速记人员担任记录；没有速记人员，可以多配几个记得快的人担任记录，以便会后互相校对补充。4、记录会议的结果，如会议的决定、决议或表决等情况。三、会议记录的特点1、真实性。会议记录要求忠于事实，不能夹杂记录者的任何个人情感，更不允许有意增删发言内容。会议记录一般不宜公开发表，如需发表，应征得发言者的审阅同意。2、资料性。可作为研究、编发、查找会议的重要原始资料长期保存。3．完整性。会议记录对会议的时间、地点、出席人员、主持人、议程等基本情况，对领导讲话、与会者的发言、讨论和争议、形成的决议和决定等内容，都要记录下来，一般没有太多的选择性。四、会议记录的注意事项1、内容真2、速度快3、整理快任务实施：现在我们一起来解决“任务情境”中的问题：（以下是王俐所做的会议记录）风光旅游有限责任公司2005年业务恳谈会会议记录时间：2005年2月15日上午9时地点：莲花风景区一号会议室出席人：省市旅游部门主管领导；风光旅游有限公司主要领导与各部门经理；客户代表。主持人：陈大鹏（公司副总经理）记录人：王俐（总经理办公室秘书）一、主持人讲话：今天，是我公司值得纪念的日子，能够邀请到这么多领导和佳宾，济济一堂，参加我公司2005年业务恳谈会，实在是我公司的莫大荣耀。下面，请让我介绍在主席台就坐的各位领导和来宾，他们是……二、宋董事长致欢迎辞。三、省旅游局张副局长讲话：风光旅游公司是我省旅游业的骨干企业，也是我省旅游方面的纳税大户，在维护旅游业信誉，宣传行业诚信方面都做出了良好的榜样，今后……四、李总经理讲话：我公司自1988年成立以来，一直以诚信为本，十几年来没有发生一次严重的顾客投诉案件，具有良好的社会信誉，因此业务量稳居全省旅游业第一。今天请各位新老客户共聚一堂，主要是表达我公司业务拓展方面的意愿，并希望能听到各位佳宾对我公司发展提出金子般的箴言，我们会洗耳恭听。下面，请允许我代表我公司全体同仁，向各位介绍一下刚刚过去的2004年我公司的业务情况……五、客户代表发言：……六、

李总经理的总结：……七、散会（上午12时）主持人：陈大鹏（签名）记录人：王俐（签名）知识拓展：一、会议记录的重点会议记录应该突出的重点有：（1）会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动；（2）会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解；（3）权威人士或代表人物的言论；（4）会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论；（5）会议已议决的或议而未决的事项；（6）对会议产生较大影响的其他言论或活动。二、会议记录的写作技巧一般说来，有四条：一快、二要、三省、四代。一快，即记得快。字要写得小一些、轻一点，多写连笔字。要顺着肘、手的自然去势，斜一点写。二要，即择要而记。就记录一次会议来说，要围绕会议议题、会议主持人和主要领导同志发言的中心思想，与会者的不同意见或有争议的问题、结论性意见、决定或决议等作记录，就记录一个人的发言来说，要记其发言要点、主要论据和结论，论证过程可以不记。就记一句话来说，要记这句话的中心词，修饰语一般可以不记。要注意上下句子的连贯性、可讯性，一篇好的记录应当独立成篇。三省，即在记录中正确使用省略法。如使用简称、简化词语和统称。省略词语和句子中的附加成分，比如"但是"只记"但"，省略较长的成语、俗语、熟悉的词组，句子的后半部分，画一曲线代替，省略引文，记下起止句或起止词即可，会后查补。四代，即用较为简便的写法代替复杂的写法。一可用姓代替全名，二可用笔画少易写的同音字代替笔画多难写的字；三可用一些数字和国际上通用的符号代替文字；四可用汉语拼音代替生词难字；五可用外语符号代替某些词汇，等等。但在整理和印发会议记录时，均应按规范要求办理。三、会议记录准备纸笔、录音机和磁带、会议相关文件、提前到达、了解座次便于识别发言者、要有手工记录；四、会议记录过程内容完整、详略得当、最后签名并不得再加任何改动；五、记录要求准确、完整、简洁。六、会议记录与会议纪要的区别会议纪要有别于会议记录。二者的主要区别是：第一，性质不同：会议记录是讨论发言的实录，属事务文书。会议纪要只记要点，是法定行政公文。第二，功能不同：会议记录一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档；会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。七、会议记录的十大建议（一）重要的会议应录音下来，从而使整理会议记录时有依据。（二）除非有必要，定期召开的会议通常不用录音。因花费时间记下的详细发言内容，可能毫无用武之地。（三）大多数会议都能指定一个会议记录者。主席最好不要兼任此项工作。此外，会议记录者最好由与会者轮流担任。（四）会议记录者的笔记最好要流畅，易于了解，同时不失真。笔记最好用电脑打出来，方便参阅。（五）会议记录者的责任还包括：要及时指出令人困惑的发言，请该发言人解释清楚；适时做总结，协助讨论进行；向与会者确认各议案的排序是否无误。（六）会议记录内容包含：讨论过程中所达成的各种共识（要不厌其烦地向与会者确认每个结论都无误）。（七）有哪些证据支持次议案的通过，及反对意见如何分派工作的详细情形及完成日期；会议结束后重新整理所记录的内容，尽可能维持在一页的长度。（八）会议记录应有组织地整理如下：标题，会议目标，主席名字，缺席及出席人名单应列在会议记录起头处；使用列点或简短的一段文字，记录与会者重点；工作分派情形及完成日期记录无误；通过此决议的评估标准（如有必要）。（九）会议记录者应与主席共同修正会议记录者错误的部分。（十