合同审核与会签流程操作规范

合同审核与会签流程操作规范一、总则（一）目的与依据为规范公司合同管理，确保合同的合法性、严谨性与可行性，有效防范合同风险，提高合同审批效率，保障公司合法权益，依据国家相关法律法规及公司内部管理制度，特制定本规范。（二）适用范围本规范适用于公司及所属各单位对外签订的各类合同、协议、意向书等具有法律约束力的文件（以下统称“合同”）的审核与会签管理。特殊类型合同或有另行规定的，从其规定，但核心审核与会签原则应符合本规范精神。（三）基本原则1.合法性原则：合同内容及签订程序必须符合国家法律法规、行业规范及公司内部规定。2.审慎性原则：审核与会签过程中应充分考虑合同潜在风险，对关键条款进行严格把关。3.效率性原则：各审核与会签环节应在规定时限内完成，确保合同及时流转与生效。4.权责对等原则：明确各部门及相关人员在合同审核与会签流程中的职责与权限。5.保密原则：参与合同审核与会签的人员应对合同内容及相关信息予以保密。二、合同审核与会签流程（一）合同起草与发起1.业务部门负责：合同通常由承办的业务部门根据实际需求负责起草。如涉及重大、复杂或专业性较强的合同，业务部门可提请法务部门或相关专业部门协助。2.采用标准文本：公司已制定标准合同文本的，应优先采用标准文本。对标准文本的修改，需有充分理由并注明。3.内容完整规范：合同内容应包括当事人基本信息、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等基本要素，并确保文字表述准确、无歧义。4.发起审核流程：业务部门起草完成后，由部门负责人对合同的业务真实性、必要性、基本条款的完整性及与对方初步沟通情况进行审核。审核通过后，将合同草案及相关背景资料（如对方资质证明、项目批准文件等）通过公司指定的合同管理系统或书面形式发起审核与会签流程。（二）法务部门审核1.审核重点：法务部门主要从法律角度对合同进行审核，包括但不限于：*合同主体的合法性、资质及履约能力；*合同内容的合法性、合规性，是否违反国家法律法规及公司内部规定；*合同条款的完整性、严谨性、逻辑性，权利义务是否明确、对等；*违约责任条款的合理性、可操作性；*争议解决方式的选择（诉讼或仲裁，管辖地等）；*知识产权、保密、不可抗力等特殊条款的合规性。2.审核意见：法务部门应在规定时限内完成审核，并出具明确的审核意见。审核意见分为：通过、修改后通过、不通过。对需要修改的，应具体指出修改意见和理由；对审核不通过的，应说明原因并退回业务部门。3.沟通与修改：业务部门应根据法务部门的审核意见进行修改。如有异议，应及时与法务部门沟通协商。修改完成后，需再次提交法务部门复核。（三）相关职能部门审核根据合同性质和内容，合同可能需要经过财务、技术、质量、风控、采购等相关职能部门的审核。各部门审核重点如下：1.财务部门：审核合同中的价款、支付方式、税务处理、发票开具、资金预算等财务相关条款的合规性、合理性及对公司财务状况的影响。2.技术/质量部门：对合同中涉及的技术标准、质量要求、验收标准、技术服务等条款进行审核。3.其他部门：根据合同具体内容，由相应的专业部门进行审核，如采购合同由采购部门审核供应商选择、采购价格等。4.审核流转：合同应按照预设的流转顺序或根据合同性质确定的必要审核部门依次流转审核。各职能部门应在收到合同后，在规定时限内完成审核并出具明确意见。对有修改意见的，业务部门应协调修改并反馈。（四）合同谈判与修改1.对外谈判：业务部门根据内部审核意见，与合同相对方就合同条款进行谈判。重要合同的谈判，业务部门可邀请法务部门或相关部门人员参与。2.条款修改：对于谈判中达成一致的修改内容，应及时更新到合同文本中。如修改内容涉及已审核部门的审核意见，应将修改后的合同再次提交该部门复核。3.版本控制：合同修改过程中，应做好版本记录和控制，明确各版本的修改内容和时间，确保使用的是最新版本。（五）合同会签1.会签范围：合同经各相关部门审核通过后，进入会签环节。会签人员通常包括业务部门负责人、法务部门负责人、财务部门负责人（如需）、其他相关职能部门负责人（如需）以及分管领导、总经理（或其授权人）等，具体根据合同金额、重要性及公司授权体系确定。2.会签顺序：会签一般按照从业务部门到职能部门，再到分管领导、总经理（或其授权人）的顺序进行。3.会签意见：会签人员应对合同的整体合规性、可行性及前期审核意见的落实情况进行最终确认，签署明确意见（同意或不同意，并说明理由）。如不同意，合同退回业务部门重新处理。4.会签时限：会签人员应在收到合同后，在规定时限内完成会签。（六）合同审批与签署1.最终审批：合同完成所有必要人员会签后，报请公司法定代表人或其授权的高级管理人员进行最终审批。审批人对合同的签署具有最终决定权。2.签署要求：经最终审批同意的合同，由公司法定代表人或其授权委托人按照公司印章管理规定签署，并加盖公司合同专用章。对外签署的合同文本应为经各方确认的最终版本。3.签署规范：签署时应确保签字清晰、印章规范、日期准确。多页合同应加盖骑缝章（如有规定）。（七）合同编号、登记与归档1.合同编号：签署后的合同，由合同管理部门（通常为法务部或行政部）统一进行编号，编号规则应便于识别和检索。2.合同登记：将合同基本信息（合同编号、名称、对方当事人、标的、金额、履行期限、签署日期等）录入合同管理系统进行登记。3.合同归档：合同原件及相关审核、会签、谈判资料应按照公司档案管理规定及时整理、装订后移交档案管理部门归档保存。业务部门可留存合同复印件或扫描件。三、职责分工（一）业务部门1.负责合同的初步起草、发起；2.对合同的业务背景、真实性、必要性负责；3.提供合同相关的基础资料，确保其真实、准确、完整；4.负责与合同相对方的沟通、谈判；5.根据审核意见修改合同，并跟踪合同审核与会签进度；6.合同签署后，负责合同的履行、跟踪及履约过程中的问题处理。（二）法务部门1.负责公司合同管理制度的制定、修订和解释；2.负责或协助起草、审查重大、复杂合同；3.提供标准合同文本，并指导标准文本的使用；4.对合同进行法律审核，提出法律意见和风险提示；5.参与重要合同的谈判和评审；6.协助处理合同履行过程中发生的争议；7.负责合同管理系统的维护（如由法务部门负责）及合同编号、归档的监督。（三）财务部门1.对合同中的财务条款（如价款、支付方式、税务、发票等）进行审核；2.评估合同对公司财务状况和现金流的影响；3.负责合同款项的支付审核与安排。（四）其他相关职能部门根据各自职责范围，对合同中涉及本部门专业领域的条款进行审核，提供专业意见和支持。（五）管理层（会签及审批人员）1.对其职责范围内的合同审核与会签承担领导责任；2.对合同的整体风险、战略符合性及资源保障等进行把控；3.按照授权权限签署或审批合同。（六）档案管理部门负责合同及相关文件的最终归档、保管和查阅服务。四、监督与责任（一）流程监督公司合同管理部门（通常为法务部门或指定的内控部门）负责对合同审核与会签流程的执行情况进行监督检查，确保流程得到有效遵守。（二）责任追究对于在合同审核与会签过程中因玩忽职守、滥用职权、徇私舞弊或违反本规范规定，导致公司遭受损失的，公司将根据相关规定追究相关责任人的责任。（三）例外情况处理对于紧急情况下确需简化审核与会签流程的合同，业务部门应书面说明理由，经公司分管领导及总经理（或其授权人）特批后，可启动应急处理机制，但事后应按规定补办相关手续。五