档案托管合同书范本

PAGE档案托管合同书范本甲方（托管方）：姓名：身份证号：联系地址：联系电话：乙方（委托方）：姓名：身份证号：联系地址：联系电话：鉴于乙方有档案托管的需求，甲方具备提供档案托管服务的能力，双方经友好协商，依据《中华人民共和国民法典》等相关法律法规，就乙方档案托管事宜达成如下协议：一、托管档案内容及范围1.乙方委托甲方托管的档案包括但不限于：个人身份证明文件、学历证书、工作经历证明、各类资格证书、获奖证书以及其他乙方认为需要托管的重要文件资料〔以下统称“档案”〕。2.上述档案的详细清单见本合同附件一【档案清单】，该清单作为本合同的组成部分，与本合同具有同等法律效力。二、托管期限1.本合同托管期限自年月日起至年月日止。2.托管期限届满前，乙方如需继续托管档案，应在期满前[X]个工作日书面通知甲方；如乙方未按时通知甲方，且未办理续期手续，本合同期满后自动终止，甲方有权按照本合同约定对档案进行相应处理。三、双方权利与义务（一）甲方权利与义务1.权利按照本合同约定收取档案托管费用。有权要求乙方按照本合同约定提供真实、完整的档案资料。在法律法规允许的范围内，根据实际情况对档案进行必要的整理、保管和维护操作。2.义务按照国家法律法规及本合同约定，妥善保管乙方的档案，确保档案的安全与完整，防止档案丢失、损坏、泄露等情况发生。配备专业的档案管理人员，按照档案管理的相关规定和操作流程进行档案管理工作，做到勤勉尽责。未经乙方书面同意，不得擅自将乙方档案提供给任何第三方查阅、使用或复制，但法律法规另有规定或因司法机关依法要求的除外。定期对档案进行检查和盘点，如发现档案存在问题或异常情况，应及时通知乙方，并采取相应措施进行处理。在托管期限届满或本合同提前终止时，按照本合同约定向乙方交还档案。（二）乙方权利与义务1.权利有权要求甲方按照本合同约定妥善保管档案，并在需要时查阅、使用或复制档案。有权了解档案的保管情况和管理状态，如发现甲方存在违反本合同约定的行为，有权要求甲方及时纠正。2.义务向甲方提供真实、完整、准确的档案资料，并确保档案资料的合法性。按照本合同约定按时足额支付档案托管费用。在档案内容发生实质性变更时，应及时书面通知甲方，并提交变更后的档案资料。如需查阅、使用或复制档案，应提前[X]个工作日向甲方提出书面申请，并按照甲方的要求办理相关手续。四、档案的查阅、使用与复制1.查阅乙方因自身需要查阅档案时，应填写【档案查阅申请表】，详细说明查阅目的、内容和时间范围，并提交给甲方。甲方在收到乙方查阅申请后，应在[X]个工作日内进行审核。如申请符合本合同约定及档案管理规定，甲方应安排专人协助乙方查阅档案，并提供必要的查阅场所和设备。乙方查阅档案时，应在甲方指定的地点进行，不得擅自将档案带出指定场所，且查阅过程中应遵守甲方的档案管理制度，不得对档案进行涂改、标记、损坏等行为。2.使用乙方如需使用档案，应提前向甲方提出书面申请，说明使用目的、用途和使用期限等内容。甲方在审核乙方使用申请时，应综合考虑档案的保管安全、使用目的合理性以及对其他档案管理工作的影响等因素。如申请合理且不违反法律法规和本合同约定，甲方可根据实际情况允许乙方使用档案，但乙方应按照甲方的要求办理相关使用手续，并在使用过程中妥善保管档案，不得擅自转借、出租或用于其他非本合同约定的目的。3.复制乙方如需复制档案，应向甲方提交【档案复制申请表】，明确复制内容、用途和份数等信息。甲方对乙方的复制申请进行审核，如申请内容符合法律法规和本合同约定，甲方可根据档案的实际情况为乙方提供复制服务。复制费用按照甲方制定的收费标准另行收取，乙方应在复制前支付复制费用。甲方提供的档案复制件应与原件内容一致，并加盖甲方档案管理专用章，以证明复制件的真实性和有效性。五、费用及支付方式1.档案托管费用乙方应向甲方支付的档案托管费用为每年人民币[X]元（大写：[X]元整）。上述费用包含甲方为保管乙方档案所发生的场地租赁、设备购置、人员薪酬、档案整理与维护等各项成本及合理利润。2.支付方式乙方应在本合同签订之日起[X]个工作日内，向甲方支付首年的档案托管费用。此后，乙方应在每年托管期限届满前[X]个工作日内，向甲方支付下一年度的档案托管费用。甲方收到乙方支付的费用后，应向乙方开具合法有效的发票。六、违约责任（一）甲方违约责任1.若甲方未按照本合同约定妥善保管乙方档案，导致档案丢失、损坏、泄露等情况发生，甲方应承担由此给乙方造成的全部损失，包括但不限于乙方因档案丢失、损坏而重新补办档案所产生的费用，以及因档案泄露而导致乙方遭受的名誉损失、经济损失等。2.若甲方未经乙方书面同意，擅自将乙方档案提供给第三方查阅、使用或复制，甲方应立即停止该违约行为，并向乙方支付违约金人民币[X]元（大写：[X]元整）；如因甲方该违约行为给乙方造成损失的，甲方还应承担赔偿责任，赔偿范围包括但不限于乙方因此遭受的直接经济损失、间接经济损失以及为挽回损失而支出的合理费用。3.若甲方未按照本合同约定定期对档案进行检查和盘点，或在发现档案问题后未及时通知乙方并采取有效措施处理，导致乙方利益受损的，甲方应承担相应的赔偿责任，赔偿金额根据乙方实际损失情况确定，但最低不低于人民币[X]元（大写：[X]元整）。（二）乙方违约责任1.若乙方未按照本合同约定提供真实、完整、准确的档案资料，或档案资料存在合法性问题，导致甲方在保管档案过程中面临法律风险或遭受损失的，乙方应承担全部赔偿责任，包括但不限于甲方因处理该问题而支付的律师费、诉讼费、差旅费等合理费用，以及甲方因此遭受的其他直接或间接经济损失。2.若乙方未按照本合同约定按时足额支付档案托管费用，每逾期一日，应按照未支付金额的[X%]向甲方支付违约金；逾期超过[X]日的，甲方有权暂停档案保管服务，并要求乙方支付已产生的全部托管费用及违约金；如乙方在甲方暂停服务后[X]日内仍未支付相关费用，甲方有权解除本合同，并要求乙方支付合同解除前的全部托管费用、违约金以及因解除合同给甲方造成的损失。3.若乙方未经甲方书面同意，擅自查阅、使用或复制档案，或在查阅、使用、复制档案过程中违反甲方档案管理制度，给档案造成损坏或丢失的，乙方应承担修复或补办档案的全部费用，并按照档案托管费用总额的[X%]向甲方支付违约金；如因乙方该违约行为给甲方造成其他损失的，乙方还应承担相应的赔偿责任。七、保密条款1.双方应对在履行本合同过程中知悉的对方商业秘密、档案内容及其他相关信息予以保密，未经对方书面同意，不得向任何第三方披露或使用。2.本条款的保密期限为本合同履行期间及合同终止或解除后[X]年。八、合同的变更与解除1.变更本合同的任何变更或补充需经双方书面协商一致，并签订书面协议。变更或补充协议作为本合同的组成部分，与本合同具有同等法律效力。2.解除在本合同履行期间，若一方提出解除合同，需提前[X]个工作日书面通知对方，并经对方书面同意。如因不可抗力或法律法规政策调整等原因导致本合同无法继续履行，双方应协商解决善后事宜，互不承担违约责任。九、争议解决1.本合同在履行过程中如发生争议，双方应首先友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权向有管辖权的人民法院提起诉讼。2.在争议解决期间，除