中国人民银行档案管理规定

中国人民银行档案管理规定核心条款解读与实务指南银办发〔2004〕259号原文整理by小挎包目录CONTENTS01总则立法目的、适用范围与基本原则02档案机构与职责主管部门、档案部门及业务部门职责03档案收集与归档归档范围、时限与质量要求04档案整理与保管整理规则、库房标准与安全管理05档案借阅与利用查阅流程、使用规范与保密要求06档案鉴定、销毁与移交鉴定机制、销毁流程与移交规定07奖励与责任表彰机制与违规处分08附则实施细则与生效日期01总则GENERALPROVISIONS第一章总则：立法目的与适用范围第一条·立法目的为规范中国人民银行系统档案管理，完整保存履职过程中形成的档案，有效利用档案信息资源，更好地为中央银行履职服务，根据《中华人民共和国档案法》及国家有关规定，制定本规定。第二条·档案定义央行档案，是指各级中国人民银行在履行中央银行职责活动中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像、电子、实物等不同形式的历史记录。第三条·适用范围本规定适用于中国人民银行总行、各分行、营业管理部、省会（首府）城市中心支行、副省级城市中心支行、地（市）中心支行、县（市）支行及直属企事业单位。档案工作核心原则统一领导·分级管理

集中归档构建“统一制度、分级负责、

规范标准、集中保管”的档案管理体系第一章总则：工作要求与监督指导第四条：工作纳入与保障各单位必须加强对档案工作的领导，把档案工作纳入本单位整体发展规划和年度考核体系，保障档案工作所需的库房、人员、经费和设备，确保档案工作的正常开展。第五条：监督与指导中国人民银行档案工作实行统一领导、分级管理的原则。●内部领导：各级行办公室主管本单位的档案工作。●外部监督：接受国家档案行政管理部门和地方档案行政管理部门的监督和指导。02档案机构与职责ARCHIVESINSTITUTIONSANDRESPONSIBILITIES第二章档案机构与职责：各司其职办公室|主管部门●主管本单位档案工作，统筹全局档案管理规划与制度建设●明确单位分管档案工作的领导，确保组织保障到位●配备与档案工作相适应的专职档案管理人员，保障人员力量档案部门|执行部门✓落实国家档案法规，健全单位内部档案管理制度体系✓统一收集、整理、分类、保管和统计各类档案资源✓指导各业务部门的文件归档工作，开展档案业务培训与检查✓严格执行档案鉴定、销毁、移交等规范流程✓面向单位内外提供档案查阅、借阅等利用服务✓负责档案库房的“八防”及安全保密管理，确保档案实体安全✓推进档案信息化、数字化建设，提升档案管理现代化水平业务部门|形成部门●指定责任心强的人员担任兼职档案员，具体负责本部门档案工作的落实●负责本部门在各项业务活动中形成的文件材料的日常收集、初步整理和年度归档工作，确保应归尽归03档案收集与归档ARCHIVALCOLLECTIONANDFILING第三章档案收集与归档：应归尽归01归档范围|第八条所有公务活动中形成的具有保存价值的文件材料均须归档，包括但不限于：•文件、报表、合同、批复

•会议纪要、审计材料•信访、人事、项目资料

•其他各类载体的记录材料02归档时限|第九条常规归档：次年6月底前完成上年度全部文件材料的归档工作。特殊归档：重大专项工作、突发事件等形成的文件材料，应随时归档。03归档质量要求|第十条原件完整确保归档材料为原件，内容要素齐全、完整无缺。字迹耐久严禁使用铅笔、圆珠笔等不耐久工具，确保字迹清晰且长久保存。签章齐全文件签署、审批、盖章等手续完备，具备法律凭证效力。同步归档电子文件与纸质文件需同步归档，确保二者内容完全一致。第三章档案收集与归档：档案分类第十一条：档案分类央行档案主要分为以下九大类：01.文书档案02.会计档案03.货币发行档案04.国库档案05.信贷档案06.人事档案07.声像档案08.电子档案09.实物档案04档案整理与保管ARCHIVESORGANIZATIONANDPRESERVATION第四章档案整理与保管：安全第一整理规则(第十二条)档案应按照年度—机构—保管期限的方法进行分类立卷，并完成编号、编目、装订后入库，确保归档材料齐全完整、整理规范有序。库房标准(第十三、十四条)•“三分开”原则：档案库房、档案工作人员办公区、阅览区必须实行物理空间上的分离设置。•涉密档案管理：涉密档案应严格与非涉密档案分开，并实行单独专柜、双人双锁存放。•环境管控：库房内的温度和相对湿度需严格控制在国家规定的标准范围内。档案库房核心要求：“九防”标准01防火02防盗03防潮04防光05防尘06防鼠07防虫08防高温09防污染第四章档案整理与保管：动态管理与电子档案档案统计(第十五条)■建立健全档案台账，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行详细记录，确保档案管理过程清晰可追溯。■定期组织开展档案盘点工作，核对实物与台账信息，及时发现并纠正问题，切实保障档案账物相符、数据准确。■严格执行年度统计报表制度，按照上级主管部门规定的时间、内容和格式，如实报送档案工作相关统计数据。电子档案保管(第十六条)双重备份机制：针对重要的电子档案，必须严格实施“双备份”策略，防止因单一存储载体故障或损坏造成数据丢失。异地分散存储：备份载体应存放在不同的物理地点，有效规避火灾、水灾、地震等区域性灾害带来的风险，确保档案绝对安全。全程安全防护：运用访问控制、数据加密、防病毒入侵等技术手段，全方位保障电子档案，严防篡改、丢失或发生信息泄密事件。05档案借阅与利用ARCHIVESBORROWINGANDUTILIZATION第五章档案借阅与利用：规范利用▌查阅流程(第十七条)内部查阅凭部门审批手续，完成档案查阅登记后，方可借阅相关档案材料。外部查阅外单位需持单位正式公函，经本行分管档案工作的领导批准后，方可查阅。使用规范(第十八条)档案原则上仅限在查阅室内查阅和复制，严禁任何形式的损坏和违规操作，确保档案完整、安全。档案管理“六严禁”严禁涂改严禁勾画严禁拆卷严禁抽页严禁私自带出严禁转借第五章档案借阅与利用：保密与责任01.涉密档案管理（第十九条）●涉密档案的查阅、复制，必须严格履行单位内部的保密审批程序，严禁个人擅自处理。●对于绝密级档案，必须实行“双人管理”制度，严格限制接触范围，落实全程监督机制，确保档案实体与信息绝对安全。02.借阅期限与责任（第二十条）▌借阅期限规范档案借阅期限一般为7至15日，到期需及时归还档案管理部门。因工作需要确需续借的，必须提前办理书面续借手续。▌违规责任追究借阅人需妥善保管所借档案。若发生档案破损、涂改、丢失或违规转借等情况，将严格依据相关规定，追究借阅人及相关责任人的责任。06档案鉴定、销毁与移交ARCHIVALAPPRAISAL,DESTRUCTIONANDTRANSFER档案全生命周期管理·终结阶段第六章档案鉴定、销毁与移交：审慎处理档案鉴定(第二十一条)●组建专业鉴定小组

成立由办公室、档案管理部门及相关业务部门人员共同组成的档案鉴定小组，确保鉴定工作的专业性与客观性。●定期开展价值评估

严格按照规定周期，对已到保管期限的档案逐卷、逐件进行鉴定，区分其现实与历史价值，明确是继续保存还是予以销毁。●明确档案保管期限

根据国家相关标准，将档案保管期限科学划分为永久、长期、短期三种，为鉴定工作提供明确依据。销毁流程(第二十二条)1.编制销毁清册详细列明待销毁档案的题名、数量、保管期限、形成时间等关键信息。2.严格领导审批销毁清册需按程序逐级上报，经本单位分管档案工作的主管领导批准后，方可执行。3.部门现场监销销毁过程必须有保密、保卫部门派员进行全程现场监督，防止档案遗失或泄密。4.签字确认归档销毁完毕后，至少两名监销人需在销毁清册上签字确认，并将清册归档永久保存。第六章&第七章：移交、奖励与责任第二十三条·档案移交对于永久保管的档案，应按照国家有关规定，定期向国家综合档案馆或地方综合档案馆移交。这一规定旨在确保具有长远历史价值的档案能够被集中、规范地保存和管理，成为国家历史记忆的重要组成部分。第二十四条·奖励机制对于在档案收集、整理、保管、利用和理论研究等方面做出突出成绩的单位和个人，应当给予表彰和奖励。通过正向激励机制，鼓励从业者不断提升专业水平，激发档案工作活力，促进档案事业持续发展。第七章奖励与责任：严肃追责第二十五条：违规责任对于有下列行为之一的，将依规给予处分；涉嫌犯罪的，移交司法机关处理：拒不归档或者违反档案管理规定，造成档案材料缺失的；涂改、伪造、损毁、丢失或者擅自销毁档案的；擅自提供、抄录、公布、销毁档案的；档案管理失职