Off办公基础应用及教程 8

项目五 Excel数据计算与管理新形态立体化精品系列教材Office办公应用立体化教程（Office2016）（微课版）（AI助学）（第2版）任务一

制作“员工工资表”工作簿任务二

登记并管理“生产记录表”工作簿内容导航（一）使用公式计算数据（二）使用函数计算数据（三）生成工资条任务三

管理“日常费用统计表”工作簿AIGC高效办公项目实训课后练习一、任务描述每月月末，公司会制作全体员工的工资表，并将其制作成工资条发放给员工进行核对。待员工确认无误后，工资才会正式发放。临近月末，老洪安排米拉制作“员工工资表”，并要求米拉尽量用公式或函数计算工资表中的数据，以便于后续修改可能出现的错误。经过不懈努力，米拉使用Excel2016自带的公式和函数功能完成了各类数据的计算，成功掌握了更高级的计算方法。本任务完成后的参考效果如下图所示。二、任务实施公式是以等号“=”开头，运用各种运算符号将常量或单元格引用组合形成的表达式，一般用于数据的简单运算。下面在“员工工资表”工作簿中输入相应的公式来计算扣款总额，具体操作如下。（一）使用公式计算数据（一）使用公式计算数据打开“员工工资表”工作簿，单击“5月考勤统计”工作表标签，切换到该工作表。选择I4单元格，输入等号“=”，然后选择E4单元格，引用其中的数据，输入运算符“+”，最后在运算符后面继续输入公式“F4+G4+H4”。按【Ctrl+Enter】组合键，I4单元格中将显示公式的计算结果，编辑栏中将显示公式的表达式，单击“文件”选项卡，在打开的窗口中选择“选项”选项，打开“Excel选项”对话框，单击“高级”选项卡进行设置。（二）使用函数计算数据函数是Excel2016预置的特殊公式，当用户需要计算一些较为复杂的数据时，就可以直接调用。单击“员工基本信息表”工作表标签，切换到该工作表，选择G4单元格，输入公式“=DATEDIF(F4,$J$2,"Y")”。单击“5月工资表”工作表标签，切换到该工作表，然后选择E4单元格，单击“公式”选项卡，根据提示进行参数设置。（三）生成工资条制作完工资表后，可以通过函数自动生成工资条，以方便将工资条发放给每位员工。在工作表标签区域单击“新工作表”按钮，在“5月工资表”工作表后面插入一张新工作表，并将其重命名为“5月工资条”。单击“开始”选项卡，在“剪贴板”组中单击“粘贴”按钮下方的按钮，在弹出的下拉列表中选择“保留源列宽”选项，进行参数设置。任务一制作“员工工资表”工作簿任务二 登记并管理“生产记录表”工作簿内容导航（一）使用记录单输入数据（二）数据筛选任务三

管理“日常费用统计表”工作簿AIGC高效办公项目实训课后练习一、任务描述公司在产品生产数据管理方面的效率一直不太高，为了有效整理并查找所需的产品生产数据，公司希望米拉找到快速登记并管理“生产记录表”中的数据的方法，要求能快速并准确输入数据，并根据指定的条件筛选数据。在米拉一筹莫展之际，老洪建议她使用Excel2016的记录单和数据筛选功能。米拉在Excel2016中不断尝试，最终高效完成了登记和管理“生产记录表”中的数据的任务，效果如下图所示。二、任务实施如果数据表比较庞大、数据记录较多，那么使用记录单输入数据就特别方便。下面在“生产记录表”工作簿中将“记录单”按钮添加到快速访问工具栏中，然后使用记录单输入数据，具体操作如下。（一）使用记录单输入数据（一）使用记录单输入数据打开“生产记录表”工作簿，单击“文件”选项卡，在打开的窗口中选择“选项”选项。打开“Excel选项”对话框，单击“快速访问工具栏”选项卡，在“从下列位置选择命令”下拉列表中选择“不在功能区中的命令”选项，在打开的提示对话框中单击“确定”按钮，确认将所选单元格区域的首行作为标签。（二）数据筛选自动筛选是指系统根据用户设定的筛选条件，自动将表格中符合条件的数据显示出来，并将表格中的其他数据隐藏。在工作表中选择任意一个有数据的单元格，这里选择B5单元格，然后单击“数据”选项卡，在“排序和筛选”组中单击“筛选”按钮。1.自动筛选（二）数据筛选自定义筛选即在自动筛选后的字段名右侧单击按钮，在打开的下拉列表中选择相应的选项，确定筛选条件后，在打开的“自定义自动筛选方式”对话框中进行相应的设置。打开“自定义自动筛选方式”对话框，在“生产时间”左侧的下拉列表中选择“在以下日期之后或与之相同”选项。2．自定义筛选（二）数据筛选自动筛选根据Excel2016提供的筛选条件筛选数据，若想要根据自己设置的筛选条件筛选数据，则需使用高级筛选。高级筛选可以筛选出同时满足两个或两个以上筛选条件的数据。打开“高级筛选”对话框，“列表区域”文本框中将自动显示要参与筛选的单元格区域，将文本插入点定位到“条件区域”文本框中。3．高级筛选任务一

制作“员工工资表”工作簿任务二

登记并管理“生产记录表”工作簿内容导航（一）数据排序（二）分类汇总（三）定位选择与分列显示数据任务三

管理“日常费用统计表”工作簿AIGC高效办公项目实训课后练习一、任务描述随着公司的不断发展，日常办公中的支出项目和费用不断增加，公司决定制作日常费用统计表，以记录日常办公中的支出项目和具体金额。为进一步分析财务状况，老洪指派米拉负责“日常费用统计表”工作簿的管理工作。他要求米拉首先对数据进行排序，随后根据排序结果对数据进行分类汇总，再定位并分列显示数据。本任务完成后的参考效果如下图所示。二、任务实施数据排序常用于统计工作中。在Excel2016中，数据排序是指根据存储在表格中的数据的类型，将数据按照一定的方式进行重新排列。对数据进行排序有助于用户快速、直观地查看数据，更好地理解数据，以及更方便地组织并查找所需数据。数据排序的常用方式有自动排序和按关键字排序两种。（一）数据排序（一）数据排序（1）打开“日常费用统计表”工作簿，在“日常费用记录表”工作表中选择需要排序的“费用项目”列中的任意一个单元格，这里选择B4单元格，然后单击“数据”选项卡，在“排序和筛选”组中单击“升序”按钮。（2）B3:B17单元格区域中的数据将按费用项目名称首字母的先后顺序进行排列，且其他与之对应的数据将自动实现排序。1.自动排序（一）数据排序按关键字排序可根据指定的关键字对某个字段（列单元格）或多个字段中的数据进行排序，通常可将该方式分为按单个关键字排序与按多个关键字排序。按单个关键字排序可以理解为按某个字段（单列数据）排序，与自动排序方式较为相似。单击“数据”选项卡，在“排序和筛选”组中单击“排序”按钮。2．按关键字排序（二）分类汇总Excel2016的分类汇总功能可将性质相同的数据汇总到一起，使表格的结构更加清晰，方便用户更好地掌握表格中的重要信息。在“日常费用记录表”工作表中选择除第1行单元格外的单元格区域，单击“数据”选项卡，在“分级显示”组中单击“分类汇总”按钮，打开“分类汇总”对话框，在“分类字段”下拉列表中选择“费用项目”选项，在“汇总方式”下拉列表中选择“求和”选项，在“选定汇总项”列表框中选中“金额”复选框，单击“确定”按钮。（三）定位选择与分列显示数据（1）在“日常费用记录表”工作表中选择B5:D23单元格区域，单击“开始”选项卡，在“编辑”组中单击“查找和选择”按钮，在弹出的下拉列表中选择“定位条件”选项。（2）打开“定位条件”对话框，选中“可见单元格”单选按钮，单击“确定”按钮，返回工作表，将只选择所选单元格区域内的可见单元格。（3）保持可见单元格的选中状态，按【Ctrl+C】组合键复制数据。1.定位选择数据（三）定位选择与分列显示数据（1）在“日常费用统计表”工作表中选择A3:A7单元格区域，单击“数据”选项卡，在“数据工具”组中单击“分列”按钮。（2）在打开的“文本分列向导-第1步，共3步”对话框中保持默认设置，单击“下一步”按钮。（3）在打开的“文本分列向导-第2步，共3步”对话框的“分隔符号”选项组中选中“空格”复选框，然后单击“下一步”按钮。（4）在打开的提示对话框中单击“确定”按钮。2．分列显示数据任务一

制作“员工工资表”工作簿任务二

登记并管理“生产记录表”工作簿内容导航一、计算“员工销售业绩奖金”表格中的数据二、管理“图书借阅登记表”工作簿任务三

管理“日常费用统计表”工作簿AIGC高效办公项目实训课后练习一、计算“员工销售业绩奖金”表格中的数据本实训的目标是计算“员工销售业绩奖金”表格中的数据。读者需要使用公式和函数分别计算“销售数据统计”工作表和“员工销售业绩奖金”工作表中的数据。本实训的最终效果如下图所示。1.实训目标一、计算“员工销售业绩奖金”表格中的数据设置销售业绩奖金旨在鼓励员工提高销售业绩。销售业绩奖金通常与员工的销售目标、销售额或利润挂钩，是公司根据员工达成的销售业绩给予员工的相应奖励。销售业绩奖金不仅是对员工的物质回报，还是激发员工积极性、提升销售业绩和增强团队凝聚力的重要手段。合理设计并有效实施销售业绩奖金方案，能够使企业在激烈的市场竞争中脱颖而出，实现可持续发展。2.专业背景一、计算“员工销售业绩奖金”表格中的数据先在“销售数据统计”工作表中使用公式计算员工对应的销售额，再用SUM函数计算产品销售总数量和总销售额，然后切换到“员工销售业绩奖金”工作表，使用公式计算员工对应的销售额和业绩奖金，再使用SUM函数、HLOOKUP函数、IF函数、MAX函数、MIN函数、AVERAGE函数、COUNTIF函数计算产品总销售数量、总销售额、提成率、最高销售额、最低销售额、平均销售额，以及销售额大于35000元的人数。3．操作思路二、管理“图书借阅登记表”工作簿本实训的目标是管理“图书借阅登记表”工作簿。读者将对图书借阅记录进行排序，筛选归还损坏书籍的记录，以及分类汇总各部门押金扣除总额的记录。本实训的最终效果如下图所示。1.实训目标二、管理“图书借阅登记表”工作簿图书借阅登记表用于记录图书的借阅情况，通常包括图书名称、借阅人姓名、借阅人联系方式、借阅日期、拟归还日期和实际归还日期等信息。这个表格可以帮助图书馆或学校管理图书的借阅情况，确保图书按时归还，避免丢失。同时，这个表格也可以作为借阅者的借阅记录，方便查询自己借阅过的图书。2.专业背景二、管理“图书借阅登记表”工作簿先对“所属部门”数据进行降序排列，然后筛选出归还的书籍中存在损坏的记录，最后将筛选出的记录按“所属部门”分类，并汇总各部门的总扣除押金金额，其操作思路如下图所示。3.操作思路任务一

制作“员工工资表”工作簿任务二

登记并管理“生产记录表”工作簿内容导航1.制作“学生成绩汇总表”工作簿2.管理“出差统计表”工作簿任务三

管理“日常费用统计表”工作簿AIGC高效办公项目实训课后练习1．制作“学生成绩汇总表”工作簿打开素材文件“学生成绩汇总表”工作簿，使用公式和函数计算相关成绩，完成后的效果如下图所示。2．管理“出差统计表”工作簿下面打开“出差统计表”工作簿，使用记录单输入数据，然后对数据进行排序和汇总处理，完成后的效果如下图所示。任务一

制作“员工工资表”工作簿任务二

登记并管理“生产记录表”工作簿内容导航使用酷表ChatExcel处理表格数据任务三

管理“日常费用统计表”工作簿AIGC高效办公项目实训课后练习AIGC高效办公——使用酷表ChatExcel处理表格数据在处理大量表格数据时，精确度和效率至关重要。由于数据庞大且复杂，很容易发生引用错误或数据管理错误的情况，这些错误可能会导致重大的误解或决策失误。为了提高数据处理的准确性和效率，我们可以借助AIGC工具。酷表ChatExcel是一款具有智能处理Excel表格功能的AIGC工具，它可以通过输入文字的方式来操作电子表格。用户只需像和好友聊天一样，输入自己希望对表格执行的分析要求，酷表ChatExcel就会自动完成全部工作，用户无须编写复杂的公式和代码。这将用户从烦琐的公式与运算中解放出来，从而更加专注于数据本身和分析目的。下面以使用酷表ChatExcel处理“销售业绩表”表格数据为例，介绍酷表ChatExcel的使用方法。AIGC高效办公——使用酷表ChatExcel处理表格数据（2）进入酷表ChatExcel主界面，可以新建表格，也可以单击“上传文件”按钮，打开“打开”对话框，在其中选择需要编辑的表格，如下图所示。（1）启动浏览器，搜索“酷表ChatExcel”，进入酷表ChatExcel首页，单击“免费试用”按钮，如下图所示。AIGC高效办公——使用酷表ChatExcel处理表格数据（3）上传文件后，在聊天框中输入相应的指令，如“在J列计算1～6月的合计值”，然后单击“完成”按钮，