形象策划公司合同合规审查管理制度

形象策划公司合同合规审查管理制度1总则1.1制定目的为规范公司各类业务合同、合作协议的合规审查工作，建立全流程、标准化的合同审查管控体系，从源头规避合同履约风险、法律纠纷、经济损失及品牌合规问题。形象策划公司主营业务包含品牌全案策划、视觉设计、美陈道具制作、线下场景搭建、商业活动执行、场地合作、物料外协加工等业务，合作模式定制化程度高、项目周期长短不一、外协合作主体繁杂、口头约定及简易协议较多，极易出现条款模糊、权责不清、违约界定不明、合规条款缺失等问题。为彻底解决公司以往合同审查标准不统一、审查流程不规范、重点风险漏审、事后补签、审查流于形式等管理短板，明确合同审查责任主体、审查范围、核心要点、时限要求及闭环流程，全面提升公司合同合规性与严谨性，保障公司经营权益，规避各类合同纠纷，特制定本制度。1.2适用范围本制度适用于公司所有经营性、合作性、劳务性、服务性合同及补充协议、合作备忘录、意向协议等各类书面约定文件的合规审查工作，全面覆盖公司策划服务、设计制作、项目执行、场地租赁、物料采购、外协施工、劳务合作、设备租赁等所有业务板块。管控流程包含合同草拟、初审、合规复审、修改完善、终审定稿、盖章备案、归档留存全环节，涵盖合同事前审查、事中复核、事后归档追溯的全周期管控。本制度约束对象包含业务洽谈人员、合同草拟人员、部门负责人、合规审查人员、行政归档人员及所有参与合同对接、拟定、审批、签署的相关岗位人员，是公司所有合同合规审查工作的唯一执行标准。1.3管理基本原则一是合法合规、底线优先原则。所有合同审查工作严格对标《中华人民共和国民法典》合同编及市场经营相关法律法规，杜绝违法违规、无效、可撤销条款，坚守合同合规底线，严禁出现违背行业规范及法律规定的合作约定。二是全面审查、重点把控原则。对合同主体、合作内容、权责划分、价款结算、履约周期、违约条款、争议解决、保密约定等内容进行全覆盖审查，重点针对策划行业定制化服务、临时施工、外协作业等高频风险点专项核查。三是权责对等、风险可控原则。审查过程中确保甲乙双方权利义务对等，杜绝出现权责失衡、单方免责、无限追责等不合理条款，精准识别并规避履约风险、资金风险、舆情风险及施工安全风险。四是流程闭环、全程留痕原则。所有合同审查、修改、复核、定稿流程全程记录，每一次修改、审核均留存痕迹，实现合同审查可追溯、风险可把控、责任可界定。1.4制度效力本制度依据《中华人民共和国民法典》《市场交易合同管理规范》等相关法律法规制定，精准适配形象策划、线下活动执行、文创美陈类企业的合同合作特点，条款贴合行业实操、合规性强、落地性高。本制度生效后，公司以往关于合同审核、协议把关、条款校验的零散口头规定、临时管理细则全部废止。公司所有对外合作合同、内部协作协议、补充约定必须严格按照本制度流程完成合规审查，未经审查或审查不合格的合同严禁盖章、签署及落地执行。若本制度条款与国家最新合同管理法律法规存在冲突，以国家法定标准为准，公司可根据业务模式迭代、合作类型新增适时修订本制度。2管理职责与流程2.1各岗位部门管理职责2.1.1行政部行政部为公司合同合规审查归口管理部门，全权负责合同审查标准制定、流程管控、合规复审、风险研判、条款优化、台账管理、归档留存、培训宣导及考核追责工作。负责梳理适配公司业务的合同审查要点清单，明确不同类型合同的审查标准；承接各部门合同复审工作，排查合同合规漏洞、法律风险、权责漏洞；针对不合规、不合理条款提出书面修改意见，督促业务部门优化完善；建立合同审查专项台账，记录合同名称、合作类型、审查时间、风险点、修改内容、定稿状态；负责合同最终合规把关与归档管理，组织全员开展合同审查规范培训，落实全流程监督考核工作。2.1.2业务经办部门各业务部门及项目团队为合同草拟、初审第一责任主体，部门负责人为合同初审第一责任人。负责根据实际合作场景、洽谈内容、项目需求真实、完整草拟合同内容，杜绝虚假条款、模糊表述、遗漏约定；完成合同初稿内部初审，重点核查合作内容、服务范围、项目工期、物料标准、对接事项等业务真实性条款，确保合同内容与实际洽谈结果、项目执行标准完全一致；根据行政部合规审查意见，限时完成合同条款修改、补充、完善；对合同业务内容的真实性、准确性、完整性承担直接责任，严禁私自篡改审查通过的合同条款、私自签署未经审核的协议文件。2.1.3经办人员合同经办人员为合同拟定、对接、修改、落地的直接责任人，负责如实梳理合作细节、项目需求、服务标准、结算方式、履约要求，精准录入合同文本；全程对接合同审查工作，及时接收审查意见并反馈部门，按时完成条款调整；全程跟进合同签署、履约对接工作，发现合同约定与实际执行不符的情况及时上报，杜绝违规履约、私自变更合作内容、口头变更合同条款等行为，保障合同落地与审查标准一致。2.1.4公司管理层公司管理层负责重大合作合同、高金额项目合同、长期战略合作协议的最终终审审批工作，对合同整体风险、合作可行性、权益保障情况进行最终裁定，审批通过后方可完成合同定稿签署，把控公司重大合同合作风险。2.2合同审查分类标准根据公司业务属性，将合同分为四大类别并实行差异化审查标准，适配不同合作场景风险管控需求。一是策划服务类合同，包含品牌策划、视觉设计、文案创作、全案服务等合作协议，重点审查服务范围、交付标准、交付周期、修改次数、验收标准、知识产权归属、违约界定条款；二是项目执行类合同，包含美陈搭建、场景布置、商业活动执行、现场施工服务等协议，重点审查施工安全责任、场地权责、工期延误、物料标准、现场风险承担、事故追责条款；三是物资外协类合同，包含物料采购、道具制作、设备租赁、外协施工等合作协议，重点审查物资品质、交付时效、售后保障、安全标准、责任划分、退换货约定；四是通用合作类合同，包含场地租赁、劳务合作、短期服务协议，重点审查合作权责、费用结算、终止条件、争议解决方式等核心条款。2.3全流程合规审查操作规范2.3.1合同草拟与部门初审业务洽谈达成初步意向后，经办人员必须根据真实合作内容草拟合同文本，禁止套用通用模板随意填充、遗漏核心合作细节，禁止使用无条款约束的简易空白协议。草拟完成后，一个工作日内提交部门负责人初审，部门负责人重点核查业务内容真实性、服务范围匹配度、工期及交付标准准确性、结算金额与方式合理性，排查业务层面漏洞，初审无误后签字确认，提交行政部开展合规复审，初审不合格的由经办人员即时修改完善，严禁带问题上报。2.3.2行政合规复审行政部接收初审合同后，两个工作日内完成全面合规审查，从法律合规、风险防控、权责对等、条款严谨四个维度逐项核查。重点审查合作主体资质有效性、合同条款合法性、权责划分清晰度、违约条款完整性、结算规则严谨性、争议解决合规性，同时结合策划行业特性，核查知识产权归属、作品使用权限、施工安全责任、现场风险界定、项目变更处置等特色条款。审查完成后出具书面审查结果，合规无误的予以通过，存在漏洞、违规条款、表述模糊的列明修改明细，退回业务部门限时整改。2.3.3重大合同终审针对高金额、长期合作、重大项目类合同，行政部合规复审通过后，报送公司管理层开展最终终审。管理层重点核查合作整体风险、权益保障、合作稳定性，确认无重大经营风险后签字审批，审批通过后方可定稿，严禁重大合同未经管理层终审直接签署落地。2.3.4定稿盖章与归档合同审查全部通过、条款定稿后，方可启动盖章签署流程，印章管理人员必须核对合同审查审批记录，无完整审查流程、无审核签字的合同一律不予盖章。合同甲乙双方签署完成后三个工作日内，经办人员将完整合同原件及电子版提交行政部归档，行政部同步更新合同审查台账，留存审查记录、修改轨迹、审批资料，实现一份合同一套完整档案，方便后续履约追溯、风险核查、复盘管理。2.4专项风险审查重点要求结合形象策划行业高频合同风险，明确专项审查硬性要求，杜绝行业共性漏洞。所有涉及设计、创作类合同，必须明确知识产权归属、作品使用范围、商用权限、二次修改权限，杜绝版权纠纷；所有涉及现场施工、搭建执行类合同，必须明确甲乙双方安全责任、现场管理责任、事故追责标准、人员安全保障条款，杜绝安全风险权责模糊；所有定制化项目合同，必须明确项目变更、增减项、工期调整的处置规则与结算标准，杜绝项目变更引发的纠纷；所有外协合作合同，必须明确物料品质标准、施工资质、售后责任、违规处置方式，杜绝外协履约不达标造成公司损失。2.5合同变更复审流程已审查定稿、签署生效的合同，若后期出现合作内容调整、服务范围变更、工期调整、费用变动、权责变更等情况，需要修改、补充、签订补充协议的，必须重新启动合规审查流程。由经办人员梳理变更内容，草拟补充协议文本，经部门初审、行政合规复审、管理层终审后，方可签署生效，严禁私自口头变更合同内容、私自签署补充文件、私下修改合同条款，所有变更内容必须全程留痕、合规审查、归档留存。3监督考核3.1监督检查机制行政部建立合同合规审查全流程监督体系，实行日常抽查、周度核查、月度全面复盘的三级监管模式。日常随机抽查在审合同、已签署合同的审查流程完整性、条款合规性、归档规范性；每周核查各部门合同初审履职情况、问题整改落实情况，排查漏审、错审、流程缺失等问题；每月汇总公司所有合同审查数据，梳理高频风险点、常见条款漏洞、履职违规问题，形成月度合同合规审查报告，针对性优化审查标准与管控流程。全程建立监督台账，记录各部门、各岗位履职情况、违规问题、整改结果，实现合同审查工作全程可追溯、可考核、可追责。3.2考核判定标准公司将各部门及岗位合同草拟、初审、对接整改、合规配合情况纳入月度绩效及部门年度合规考核，考核结果分为合格、基本合格、不合格三个等级。合格标准为严格落实合同审查全流程要求，合同草拟真实完整、初审严谨规范，按时配合合规复审、及时整改条款问题，全年无合同漏审、错审、违规签署问题，合同履约无合规纠纷；基本合格标准为履职基本到位，存在合同文本表述不规范、资料提交轻微滞后等轻微问题，无实质性合规漏洞、无风险隐患，经提醒可立即整改；不合格标准为合同草拟虚假遗漏、初审敷衍缺位、拒不配合合规审查、逾期拒不整改、私自签署未经审核合同，造成合同条款漏洞、履约风险、合规纠纷等不良后果。3.3违规处理细则考核基本合格、存在轻微履职疏漏的岗位人员及部门，给予口头警示提醒，限期规范合同草拟与初审工作，扣除当月绩效50元。月度考核不合格、出现文本草拟粗糙、信息遗漏、提交滞后、整改拖延等违规行为的，给予公司内部书面通报批评，扣除责任人员当月10%绩效工资，提交合规履职整改承诺。存在私自拟定违规条款、隐瞒合作真实情况、跳过审查流程私自签合同、拒不执行合规修改意见等严重违规行为的，扣除当月20%绩效工资；因个人履职缺位、审查疏漏、违规签署合同导致公司发生法律纠纷、经济损失、品牌舆情负面影响的，扣除当月全额绩效，取消年度评优晋升资格，并根据实际损失情况追究相关责任。部门合同初审管理混乱、多次出现条款漏洞、违规签署问题频发的，扣除部门负责人当月15%绩效工资，追究管理连带责任。3.4考核结果应用合同合规审查考核结果同步人力资源部，纳入员工月度绩效核算及年度综合考评，作为岗位评优、晋升、岗位调整的重要依据。全年合同审查履职规范、无漏洞、无纠纷、主动规避重大合同风险的经办人员及团队，优先参与年度评优，享受公司专项合规激励。部门全年合同审查流程规范、零违规、零纠纷、管控到位的，给予团队专项表彰奖励。多次履职缺位、草拟漏洞频发、拒不配合审查工作的人员，纳入合规重点监管名单，强制参与合同合规专项培训，屡教不改的予以岗位约谈、业务权限限制。考核数据作为公司优化合同审查标准、完善合规管控体系的核心依据。4附则4.1制度培训要求本制度发布三日内，行政部组织全体业务人员、项目人员、部门负责人开展合同合规专项培训，结合策划行业合同高频漏洞、真实纠纷案例，详细讲解合同草拟规范、初审要点、合规审查标准、变更流程、归档要求及追责细则。培训结束后组织专项测试，测试合格方可开展合同对接、草拟、签署相关工作。新员工入职三日内必须完成本制度学习培训，熟练掌握公司合同合规审查管理要求。公司每季度结合当期合同审查问题，开展针对性复盘培训，持续提升全员合同合规意识与履职能力。4.2制度修订流程各部门、项目团队在日常合同拟定、审查、履约过程中，若发现本制度审查标准、流程规范、风险管控要点无法适配新增业务模式、新型合作场景、最新法律法规的，可梳理书面优化提案提交行政部。行政部结合公司业务迭代、合作类型更新、合规政策变化，修订制度初稿并报送总经理审批，审批通过后正式发文更新，组织全员学习落地。未经公司正式审批发文，任何部门及个人不得私自更改合同审查流程、管控标准与追责条款。4.3争议