形象策划公司合同台账管理制度

形象策划公司合同台账管理制度一、总则1.1制定目的为规范公司各类合同台账的建立、登记、更新、归档、复盘全流程管理，适配形象策划行业项目制合作、定制化服务、合同品类多、签约频次高、履约周期不统一的经营特点，解决合同信息登记零散、履约进度不可视、到期合同遗漏、台账更新滞后、合同资料对应混乱等管理问题，实现公司所有合作合同、服务协议、合作补充文件的系统化、动态化、可溯源管理，保障合同履约合规、账款结算及时、合作风险可控，夯实公司经营风控基础，结合公司日常运营与项目管理实际，特制定本制度。1.2适用范围本制度适用于公司全体部门及所有员工参与的合同台账管理工作，覆盖公司所有对外签署的有效合同及协议资料。管控品类包含品牌全案策划合同、视觉设计服务合同、活动策划执行合同、客户服务协议、供应商物料采购合同、外部执行合作协议、资源置换协议、补充协议、续约协议等全部商事合同文件。所有合同从发起对接、正式签约、履约执行、变更终止至归档作废的全周期台账登记工作，均严格执行本制度标准。1.3管理基本原则一是真实完整原则。合同台账所有登记信息必须与正式合同文本、履约实际情况完全一致，杜绝虚假登记、遗漏登记、随意涂改台账信息，确保每一份合同的基础信息、履约节点、款项情况、状态变更均可完整追溯。二是动态更新原则。摒弃静态存档管理模式，根据合同签约、进度变更、款项支付、延期履约、合同终止、续约办结等动态情况，实时更新台账内容，保证台账数据始终与业务实际同步。三是分类精细原则。按照客户服务类、供应商合作类、项目执行类、资源合作类对合同台账进行分类管理，区分在履约、已完结、已终止、待续约等不同状态，实现精细化分类管控。四是权责闭环原则。明确台账登记、审核、更新、归档、核查各环节责任岗位，落实专人专管、定期核查、问题追责机制，杜绝台账管理无人跟进、责任悬空问题。五是安全保密原则。合同台账包含合作价格、服务条款、履约约定、商业合作信息等涉密内容，严格管控台账查阅、导出、转发权限，严防商业信息泄露。1.4管理依据本制度依据《中华人民共和国民法典》合同编相关规定、企业商事档案管理规范、企业财务管控准则制定，贴合形象策划行业轻资产、定制化服务、项目周期灵活、合作形式多样的行业运营特征。本制度为公司合同台账专项管理标准，与公司合同管理制度、档案管理制度、财务报销管控制度配套执行，条款存在冲突时以本制度为准。二、管理职责与流程2.1各岗位管理职责2.1.1管理层职责总经理负责审批台账管理制度的发布与修订，审核年度合同台账整体管理情况，针对台账遗漏、履约失控、重大合同风险问题下达整改指令。分管运营及财务副总统筹合同台账整体管控工作，监督台账登记规范性、数据准确性、更新及时性，协调解决跨部门台账对接问题，审核月度、季度台账复盘报告。2.1.2行政综合部职责行政综合部为合同台账归口管理部门，设置台账专职管理员，负责本制度落地执行与日常管控。负责搭建公司统一标准化合同台账模板，明确台账登记字段与录入标准；接收各部门报送的合同资料，完成台账初审、录入、汇总与分类整理；每日核查台账更新进度，每月开展台账全面核对，同步对接财务、项目部门核验履约及款项数据；建立台账存档体系，留存电子台账及配套合同资料，保障台账可追溯；统计台账管理问题，形成月度报表上报管理层。2.1.3财务部职责财务部负责对接台账款项相关数据审核工作，核对合同金额、付款节点、回款进度、票据开具、尾款结算等财务信息的台账登记准确性；及时将合同款项变动、逾期回款、费用结算等信息同步台账管理员，协助更新台账财务字段；通过台账数据开展应收应付账款管控，提前预警逾期款项，配合完成台账月度对账工作。2.1.4市场与商务部职责市场商务部作为合同发起核心部门，负责新签合同、续约合同、补充协议的第一时间资料归集；准确填报合同基础信息、合作内容、服务周期、履约要求、对接人信息等台账基础内容，确保初始录入信息零误差；实时跟进合作履约变更、客户需求调整、合同延期等情况，第一时间同步台账更新；配合行政、财务完成台账核对与问题整改。2.1.5项目执行部职责项目执行部负责反馈合同履约动态信息，根据项目策划、落地执行、验收交付、售后跟进等进度，及时向台账管理员同步履约完成情况、交付节点变更、验收状态等关键信息；针对履约异常、项目延期、交付争议等问题，及时报备更新台账备注内容，保障台账真实反映合同履约现状。2.1.6部门负责人职责各部门负责人为本部门合同台账信息报送第一责任人，审核本部门所有合同台账填报内容的真实性、完整性、及时性；督促员工按时报送合同资料、同步履约动态；排查本部门台账漏报、错报、迟报问题，牵头完成部门台账整改工作，保障部门合同台账管理零漏洞。2.2合同台账分类与登记标准2.2.1客户服务类合同台账针对对外客户的策划、设计、活动执行、品牌服务等合作合同，台账需完整登记合同编号、合作类别、签约时间、服务周期、合作内容、合同总金额、付款方式、各节点回款时间、交付标准、验收状态、对接负责人、履约备注等核心信息，全程跟踪项目履约、回款、验收闭环情况，项目完结后及时更新台账状态为已完结。2.2.2供应商合作类合同台账针对物料采购、场地合作、执行团队外包、设备租赁等供应商合作合同，台账重点登记合作品类、签约时间、履约周期、采购内容、合同金额、付款节点、交付要求、质保条款、违约条款、结算状态等信息，实时跟进付款进度、物料交付、售后履约情况，杜绝逾期付款、供应商履约遗漏问题。2.2.3补充及变更类合同台账针对原有合同产生的补充协议、变更协议、延期协议、解约协议，单独关联原合同台账进行登记，明确变更内容、变更时间、权责调整、款项变动、履约周期调整信息，备注原合同编号，做到一主多辅、关联可查，杜绝合同变更无记录、新旧条款混淆问题。2.3台账全流程管理规范2.3.1台账初始登记流程所有正式盖章生效的合同、协议，签约完成后2个工作日内，由对应业务负责人整理完整合同原件及扫描件，报送至行政台账管理员。业务人员同步按照公司标准台账字段，完整填报合同基础信息，不得空项、漏项、错填。台账管理员接收资料后1个工作日内完成信息审核，核对合同文本与填报信息是否一致，审核无误后完成系统台账录入归档；信息有误的当场退回业务人员修正，确保初始登记精准无误。2.3.2台账动态更新流程合同履约全过程实行实时更新机制，发生回款到账、款项支付、项目交付、验收完成、履约延期、内容变更、合同终止、续约签约等任意变动情况，对应负责员工需在24小时内同步台账管理员更新台账内容。针对长期履约项目，项目负责人每周同步一次履约进度，台账管理员定期更新进度状态，杜绝台账数据滞后失效。所有更新内容需留存对应佐证资料，确保更新有据可依。2.3.3台账定期核对流程每月最后一个工作日开展月度台账全面核对工作，由行政部牵头，联合财务部、市场部、项目部开展三方对账。逐一核对台账合同数量、信息字段、款项数据、履约状态，排查漏登、错登、更新滞后、状态不符等问题，形成月度台账核对记录表，对发现的问题明确整改责任人与整改时限，当月问题当月闭环。每季度开展一次台账全面复盘，梳理即将到期、逾期履约、未回款、未结算的合同，形成风险清单推送各部门跟进处置。2.3.4台账归档与作废流程合同履约全部完结、款项结算完毕、验收流程闭环后，台账管理员及时更新合同状态为已完结，将台账记录与合同原件、扫描件、验收资料、结算凭证配套归档，纳入公司合同档案长期留存。作废合同、终止合同需在台账中明确标注作废原因、终止时间、处置结果，单独分类存档，不得直接删除台账记录，保证合同全周期轨迹可追溯。2.3.5台账查阅权限管理公司合同台账为涉密经营资料，实行分级查阅权限。行政部、财务部、管理层拥有全部台账查阅权限；各业务部门仅可查阅本部门负责的合同台账信息，禁止查阅其他部门合作合同及涉密商务数据。台账严禁私自截图、复制、外传、转发，因公需要导出台账的，需提交行政部及分管领导审批，登记查阅用途、使用时间，全程留痕管控。三、监督考核3.1监督主体与监督方式行政综合部为合同台账专项监督部门，负责日常台账登记、更新、归档、合规性巡查，每日抽查新增合同登记情况，每周排查存量合同更新滞后问题，每月组织跨部门对账核查，建立台账管理考核台账。财务部负责监督台账财务数据的真实性与及时性，及时反馈数据偏差问题。各部门负责人常态化自查本部门合同台账报送质量、更新效率。分管副总不定期抽查台账整体管理情况，对管理漏洞、违规问题督促整改闭环。3.2违规行为考核标准新签合同、补充协议签约后逾期未报送、未登记台账，逾期1至3个工作日的，对责任员工扣除绩效50元；逾期超过3个工作日的，单次扣除绩效100元。台账登记出现虚假填报、关键信息错填、故意漏填的，单次扣除绩效120元，造成合同管理混乱、款项核对失误的，追加责任处罚。合同履约发生变更、延期、回款、终止等情况未及时同步更新台账，导致台账数据失效、风险预警滞后的，单次扣除绩效80元。私自查阅、导出、外传非权限内合同台账信息，未造成信息泄露的，单次扣除绩效150元，造成商业信息泄露、公司损失的，依法追究相关责任。部门负责人管控不力，本部门多次出现台账漏报、错报、迟报问题的，承担管理连带责任，单次扣除绩效60元。台账管理员审核不严、归档混乱、月度对账流于形式，未及时发现台账问题的，单次扣除绩效70元。3.3正向激励标准员工月度负责的合同台账零漏登、零错登、更新及时、数据完全精准的，给予个人专项绩效奖励80元。部门月度台账报送、更新、对账全部合规，无任何违规记录，台账管理闭环完整的，给予部门集体绩效奖励150元。全年台账管理零差错、主动排查合同风险、优化台账管理流程，有效规避合同纠纷、回款逾期问题的员工，年度评优优先推荐，给予专项表彰奖励。3.4问题整改闭环要求针对台账核查发现的各类问题，行政部当日完成问题登记，明确整改责任人、整改内容与完成时限。轻微填报错误、资料漏报等常规问题，1个工作日内完成修正补全；台账长期未更新、数据严重偏差、风险遗漏等重点问题，3个工作日内完成全面整改、数据校准、风险处置。针对反复出现台账管理问题的部门，组织专项培训与案例复盘，建立部门台账自查机制，杜绝同类问题重复发生。四、附则4.1制度修订与更新本制度由行政综合部牵头起草、维护与动态修订，财务部、市场部、项目部可结合业务实操向行政部提交书面优化建议。行政部结合公司合同签约模式、项目运营变化、商事法规更新，适时修订台账登记标准、更新流程、考核条款，修订草案经总经理审批通过后正式发布执行，并组织全员宣导学习。4.2制度冲突适配规则本制度条款严格遵循国家《民法典》及商事档案管理相关法律法规，若与国家现行法律、行业新规存在冲突，以国家法定标准为准，行政部及时启动制度修订流程。公司原有关于合同登记、台账管理的零散规定、临时通知与本制度不一致的，一律以本制度为唯一执行标准。4.3特殊场景补充说明公司紧急临时合作、短期小额项目合作，虽无正式盖章合同但存在合作协议、线上确认单据的，同样纳入台账登记范围，按照标准完成信息填报与动态更新。员工岗位变动、离职交接时，必须完整交接本人负责的全部合同台账资料、履约进度信