教学材料《公共关系》-第八章

第一节新闻发布会新闻发布会又称记者招待会，是政府、企业、社会团体或个人把各新闻机构的记者召集在一起，宣布某一消息，并就这一消息让记者提问，由专人回答问题的一种活动，新闻发布会是组织与公众沟通的例行方式，以求新闻界客观报道的行之有效的手段。举办新闻发布是组织形象的一次“亮相”，因此，必须精心组织和策划。新闻发布会的组织策划工作主要包括:准备工作、会议进程的控制、会后工作三个环节。一、新闻发布会的准备工作(一)确定新闻发布会的主题选择主题要合适，主要的注意事项有:下一页返回第一节新闻发布会第一，主题应有较大的新闻价值第二，新闻主题要单一，内容要简明扼要，不能浪费时间。(二)新闻发布会时机的选择新闻发布会时机的选择是一种艺术，发布时机选择不同，效果迥异。最佳时机的选择，一方面是要考虑企业自身的需要;另一方面，要考虑社会上的形势，使自己的新闻发布会尽可能与社会大环境合拍，利用社会的声势扩大影响。(三)新闻发布会标题的选择每个新闻发布会都会有一个名字，这个名字会印在关上一页下一页返回第一节新闻发布会于新闻发布会的一切表现形式上，包括请柬、会议资料、会场布置、纪念品等。在选择新闻发布会的标题时，一般需要注意以下几点。(1)避免使用新闻发布会的字样(2)最好在发布会的标题中说明发布会的主旨内容(3)通常情况下，需要明确会议举办的时间、地点和主办单位(4)有时，可为发布会选择一个具有象征意义的标题(四)新闻发布会时间的确定时间安排上应尽量避开节假日和重大社会活动。报社一般在周一或周五举行例会，因此，周二至周四通常较上一页下一页返回第一节新闻发布会合适。最好将时间安排在上午10时或下午3时，总时间1小时左右为佳，尽量不超过2小时(五)地点的选择与场地的布置发布会可考虑在本单位所在地、事件发生地、当地著名的宾馆与会议厅召开。现场布置需要营造出一个与行业相匹配，要让到场记者感觉舒适的环境。如果是传统行业，布置得太娱乐就不太妥。空调温度太高或者太低、桌椅摆放太密或太松等也不太合适。(六)记者的邀请新闻发布会的主题大小、轻重决定了所邀请的记者范围。首先，专业性较强的新闻发布会应当邀请专业媒体上一页下一页返回第一节新闻发布会参加;其次要考虑媒体的知名度和影响力;最后，邀请的记者“类别”要齐全，报刊、电台、电视台的新闻媒体皆覆盖，文字、摄影、摄像皆俱全发布会应向记者发出正式的邀请，这是礼节上的要求。请柬应提前3一5大送出，请柬上应说明举行记者招待会的目的、日期、地点、单位名称及联系电话。会前一两大电话落实。

(七)发言人和主持人的挑选发言人和主持人某种程度上是组织的“形象代表”，所以要格外讲究，认真挑选。主持人一般由主办单位公关部门负责人、办公室主任、单位副职领导担任。发言人一般应由单位正职领导担任。如果是公布某项新产品或新上一页下一页返回第一节新闻发布会技术，相关方面的负责人和技术人员也应出席。发言人旁边可配设助理人员。一名优秀的发言人，对本组织的情况应了如指掌，面对记者的提问时能够应对自如、游刃有余(八)发布会材料的准备组织专门小组负责准备新闻发布会的各种材料。一是准备主要发言人的发言提纲和报道提纲;二是制定会议的程序;三是准备一些辅助材料，如新闻事件的背景资料、政策法规的说明材料、证人证词等。(九)经费预算应根据新闻发布会的规格和规模制订费用预算，并留上一页下一页返回第一节新闻发布会有余地，以备急用。费用项目一般有:场地租用费、会议布置费、交通费、住宿费、音像器材、印刷品、邮电费、文具用品、礼品、茶点或餐费等(十)组织记者参观的准备必要时给记者创造实地采访、摄影、录像等机会，增强记者对会议的感性认识，同时应安排好接待、介绍工作(十一)模拟预演组织新闻发布会，最好会前组织“模拟训练”，有备无患。在新闻发布会举行前一大，从组织者到发言人，从接待人员到服务人员都要接受“模拟训练”。围绕主题，设想上一页下一页返回第一节新闻发布会记者可能提出的各种问题，尤其是那些刁难的问题。这样有利于发言人有允足的临场准备，有利于更好地树立组织形象(十二)其他准备工作如设音响设备的调试、座次的安排、工作人员的培训、胸卡的制作等。二、新闻发布会进程的控制

1.签到与分发资料负责签到的工作人员准备好签到簿提前到岗。签到簿可包括来宾编号、姓名、单位、职务、联系电话、地址等项目。上一页下一页返回第一节新闻发布会工作人员应将事先准备好的资料袋有礼貌地发给每一位来宾。

2.礼貌接待，引导入座媒体接待很重要，一定要有熟悉记者的人在场，每个记者都要兼顾到，收集好名片并做好沟通。要有专人按照礼仪规范引导来宾人场就座。

3.主持人宣布发布会开始开会时，应先由主持人介绍新闻发布会的基本情况，并向记者介绍出席新闻发布会的有关人士。

4.发言人讲话并接受记者提问发言人发布有关新闻;发布完毕后，由记者开始提问，上一页下一页返回第一节新闻发布会发言人及有关人士答问;回答记者提问时，应允分地、准确地向记者提供有关信息，但对涉及保密和不宜发表透露的问题，应婉转地向记者解释;同时，对记者提出的一些敏感又回答不了的提问时，通常可采取删繁就简的方式回答。

5.发布会结束由主持人宣布会议结束。

6.会后专访安排记者专访也是新闻发布会的重要环节，会后专访应留给那些主流的媒体，尤其是非常注重新闻时效性的电视记者或者日报记者。专访通常会被记者认为挖掘独上一页下一页返回第一节新闻发布会家信息和深度素材的好机会，因此，要把这样的时间留给最有价值的媒体

7.其他活动会议结束后可组织来宾合影留念。还应由专人陪同记者参观考察，给记者创造实地采访、摄影、录像等机会，增加记者对会议主题的感性认识。还可举行茶会和酒会，以便个别记者能够单独提问，并能融洽和新闻界的关系。三、新闻发布会的善后工作

1.收拾整理会场主要包括收拾好设备、道具与用品，收集会议资料以上一页下一页返回第一节新闻发布会及物品的入库

2.会后总结对照来宾签到簿，了解来宾对发布会的意见与建议，尽快找出自己的缺陷与不足。组织全部工作人员对发布会的组织、布置、主持和回答问题等方面的工作进行总结，并将总结材料归档备查。

3.整理保存发布会资料整理发布会音像资料，制作发布会成果资料集(包括来宾名单、联系方式，发布会各媒体报道资料集，发布会总结报告等)，作为企业市场部资料保存，并可在此基础上制作相应的宣传资料

上一页下一页返回第一节新闻发布会4.查对新闻单位报道情况会议结束后，根据记者到会的情况，查对新闻单位报道情况，如果发现所发的消息有误，应及时通知该新闻单位予以及时更正;对正确地报道了公司有关信息的记者和新闻单位，应通过电话或书信表示谢意。对记者所发稿件的内容及倾向做分析，以此作为以后举办新闻发布会邀请记者范围的参考依据四、新闻发布会的注意事项(1)事前做好排练，发现问题及时纠正(2)不随意打断记者的发言与提问，也不能以各种表情、动作表示不满。对待各媒体记者一视同仁，不能厚此薄彼。上一页下一页返回第一节新闻发布会(3)与组织的宣传口径保持一致。各位发言人在重大问题上要统一口径，切忌说法不一。(4)做好会议的接待和记录工作。(5)主持人和发言人要注意言谈举止和会场的气氛引导。在发言冷场时，适时引导记者提问，而在记者争相提问时，又要维持好会场次序(6)事先准备好回避问题的方式和技巧(7)避免造成对立情绪，在发现对立苗头时，要善于控制和化解上一页返回第二节展览会展览会，主要是特指有关方面为了介绍本单位的业绩，展示本单位的成果，推销本单位的产品、技术或专利，而以集中陈列实物、模型、文字、图表、影像资料供人参观了解的形式，所组织的宣传性聚会。它把实物、文字、图表直接展现在公众面前，并有现场操作表演或者有专人讲解操作，给公众以“眼见为实”的直观感受，增强了公众对社会组织及其产品的信赖。一、展览会的分类

(1)按展览的目的分，可分为宣传型展览会和销售型展览会这是划分展览会类型的最基本的标准。

下一页返回第二节展览会宣传型展览会显然意在向外界宣传、介绍参展单位的成就、实力、历史与理念，所以它又叫做陈列会销售型展览会则主要是为了展示参展单位的产品、技术和专利，来招徕顾客、促进其生产与销售。通常，人们又将销售型展览会直截了当地称为展销会或交易会。

(2)按展览内容分，可分为综合展览和专业展览综合展览，指包括全行业或数个行业的展览会，也被称作横向型展览会，如“世界博览会”、“中国进出口商品交易会(又称广交会)”。专业展览，指展示某一行业甚至某一项产品的展览会，如钟表展览会、房交会。专业展览会的突出特征之上一页下一页返回第二节展览会一是常常同时举办讨论会、报告会，用以介绍新产品、新技术

(3)按参展者所在的地理区域分，可分为国际性展览会、洲际性展览会、全国性展览会、全省性展览会和全市性展览会。应当指出的是，组织展览会不一定非要贪大求全，特别是忌讳虚张声势、名不副实，动辄以“世界”、“全球”、“全国”名之。若是根据参展单位所属行业的不同，则展览会亦可分为行业性展览会和跨行业展览会。

(4)按展览规模分，可分为名城街、博览会、陈列室、样品室、橱窗等上一页下一页返回第二节展览会名城街是指具有重要文物价值的历史城街。例如，北京市的文化街“琉璃厂”，安徽屯溪市的“宋城”老街，大津市的“食品街”等。它们不仅是我国历史发展的见证，而且更是大型的城街博览。博览会就是大型的展览会。陈列室是小型的展览，是由某个组织为展示自己的发展历史或产品的更新换代状况而设立的。样品室也是小型展览，主要展示企业准备销售的产品样品，以供选择橱窗分为宣传橱窗和商店橱窗两种。宣传橱窗是某组织为了进行某种宣传而设立的。商店橱窗是商店为配合上一页下一页返回第二节展览会销售而设置的展览橱窗，被称为商店的“门面”或“广告”，有引导消费的作用。

(5)按展览场地分，可分为室内展览会与露大展览会室内展览会大都被安排在专门的展览馆或是宾馆和本单位的展览厅、展览室之内。它大都设计考究、布置精美、陈列有序、安全防盗、不易受损，并且可以不受时间与大气的制约，显得隆重而有档次。但是，其所需费用往往偏高。在展示价值高昂、制作精美、忌晒忌雨、易于失盗的展品时，室内展览会自然是其首选露大展览会则安排在室外露大之处。它可以提供较大的场地、花费较少，而且不必为设计、布置花费过多，上一页下一页返回第二节展览会展示大型展品或需要以自然界为其背景的展品时，此种选择最佳。通常，展示花卉、农产品、工程机械、大型设备时，大都这么做不过，它受大气等自然条件影响较大，并且极易使展览物品丢失或受损。二、参与展览活动组织的展览活动可以分为主办展览活动与参与展览活动。而大多数组织主要选择后者，因此，这里仅介绍组织参与展览活动。为使参展活动成功，企业应把握住以下环节:(一)明确参展目的企业的参展目标通常有以下几种:树立、维护公司形象;上一页下一页返回第二节展览会开发市场和寻找新客户;介绍新产品或服务;物色代理商、批发商或合资伙伴;扩展或保持销售成效;研究当地市场、开发新产品等。展览协会根据市场营销理论将参展目标归纳为:基本目标、产品目标、价格目标、宣传目标和销售目标五类。企业参展可能会同时有几种目的，但在参展之前务必确定主要目标，以便有针对性地制定具体方案，区分工作重点。(二)获取展览会信息获得展览会信息的渠道是多种多样的，通常有以下几种形式。

1.通过使用互联网查询获得展览信息上一页下一页返回第二节展览会互联网是一种经济、方便、快捷的有效工具，通过它可以跨地区、跨时间进行查询，可大大节省通信成本、时间成本和人员成本，及时了解展会信息与动态，了解展会组织结构、展品大类、展览规模、展览时间地点、联系方式。这种高效、快捷的方式，现已被大多数企业所应用

2.通过传统媒体获得展览信息选择订阅行业杂志、期刊、报纸，收集相关展览会的信息与广告，进行分类整理筛选，从中保留适合本企业的展览会信息。这种方式在传统行业中应用广泛。

3.通过户外广告和公告栏获得展览信息上一页下一页返回第二节展览会留意在公共场所发布的展览会信息，也是一种比较好的信息收集方式。

4.同行业间交流查询在行业交流会或行业聚会上，彼此交流的同时就可以相互询问展会信息，达到信息共享的目的(三)选择合适的展览会对于企业来说，参加展览会的目的是能够取得满意的效果，最担心的是耗费大量精力却劳而无功。如何选择适合自己的展览会，企业不妨从以下几个方面考虑。

1.选择合适的展览时机和地点如果同时或前不久有几个同类型的展览会举办，参观上一页下一页返回第二节展览会者就会大量减少。另外，对一些销售季节性强的商品，或对一些流行时尚性产品来说，展出的时间应与商品的销售季节或流行时间相一致，或稍稍提前展览会地点选择的好坏，对观众数量的多少有直接影响。一般来说，展览会举办的地点多选在信息辐射能力强的大城市，某种商品的产地，交通方便、四通八达的商品集散地城市，商品进出口口岸城市或旅游风景区

2.判断展会性质会展业竞争到一定程度时难免出现良芬不齐的情况，因此，正确判断展会性质是否适合企业参加，是参展前必做的功课上一页下一页返回第二节展览会3.考察主办商和承办商的资质与水平由于展会能否成功举办并取得良好成果，取决于主办商和承办商在各个环节上的工作细节、酉己合和绩效，参展企业可以通过与展会主办商的反复接触，观察和了解主办人员在操作中的表现，以判断主办商和承办商的资质和水平是否有能力举办高成效的展会

4.了解展会的推广和历史一个展会最终能取得多大的效益，往往取决于展会宣传与广告的进行程度和成效。参展企业在决定是否参展前，应全面了解展会的宣传力度计划，并由此判断展会主办商的计划可能带来怎样的效果，这是企业参展前应上一页下一页返回第二节展览会了解的事项。如果是举办多年的、影响力强的知名展会，这一点就仅供参考了。

5.了解同行态度行业名牌产品参加展会，既可提高该展会的档次和吸引力，也能带动业内其他产品的参展效益。企业在计划参展时，应多向业内企业和人士了解参与兴趣、参展态度和评价，从而确认该展会可能达到的规模与影响。(四)精心准备一旦决定了参加某一个展览会，则要即刻开始积极筹备。展览会是一项系统工程，需要考虑的问题很多。怎样才能合理使用现有的人力、财力和物力呢?有人对展览上一页下一页返回第二节展览会会上的参观者作了调查，发现影响他们记忆的因素主要有以下六条，建议参展者掌握

1.展品选择展品是参展者能给参观者留下印象的最重要因素。在参观者的记忆因素中，“展品有吸引力”占记忆的39%，所以应予重点考虑。选择展品有三条原则，即针对性、代表性和独特性。针对性是指展品要符合展出的目的、方针、性质和内容;代表性是指展品要能体现展出者的技术水平、生产能力及行业特点;独特性则是指展品要有自身的独特之处，以便和其他同类产品区分开来。

2.展示方式上一页下一页返回第二节展览会展品本身大部分情况下并不能说明全部情况、显示全部特征，因此，需要配以图表、资料、照片、模型、道具、模特或讲解员等真人实物，借助装饰、布景、照明、视听设备等手段，加以说明强调和渲染。展品如果是机械或仪器要考虑安排现场示范，甚至让参观者亲自动手;如果是食品饮料，要考虑让参观者现场品尝，并准备小包装免费派发;如果是服装或背包，则要使用模特展示，或安排专场表演。这些都是为了引起参观者的兴趣，增强他们的购买欲望

3.宣传资料的准备在资料的准备上，应求全求细，特别是对产品的介上一页下一页返回第二节展览会绍，性能、参数等务求细致周全，以备万一。经常在展会上看到一些挑剔和内行的买家对产品的参数进行提问，使得接待人员措手不及，另外，如果展览会外商较多，翻译上就要力求专业准确。资料的编排不求多花哨，简洁大气，具有国际性即可，但纸张建议使用质量好的纸张。如果在样本的设计上，能突出一两个设计的亮点，那就更好了。这些可与设计师多沟通，宣传材料的纸张、印刷应该力求精美，版式设计方便阅读，图片尽量完善、清晰。这些资料是给客户的第一印象。参加一个大型的国际专业展览会，展览的资料、宣传策划反映出一个企业的综合素质。另外，一定要准备允足的名片。参展人员名片应以中英文上一页下一页返回第二节展览会印制，数量以每日50—100张准备

4.展台设计展台设计的表面任务是要好看，根本任务则要帮助参展者达到展览目的。展台要能反映参展者的形象，能吸引参观者的注意力，能提供工作的功能环境。因此，展台设计在注重视觉冲击力的同时，还要注意以下几点:展览会不是设计大赛，展台设计要与整体的贸易气氛相协调;展台设计是为了衬托展品，不可喧宾夺主;展台设计要考虑参展者的公众形象，不可过于标新立异;展台设计时不要忽略展示、会谈、咨询、休息等展台的基本功能

5.人员配备与培训上一页下一页返回第二节展览会人是展览工作的第一要素，也是展览成功与否的关键。展台的人员配备可以从三个方面加以考虑:第一，根据展览性质选派合适或相关部门的人员;第二，根据工作量的大小决定人员数量;第三，注重人员的基本素质，如相貌、声音、性格、自觉性、能动性等加强对展台人员的培训，培训内容主要有三个方面:一是各项目、内容的专业基础知识;二是公关接待和公关礼仪方面的基本知识;三是各自的职责、各种可能发生的突发性事件的处理原则和基本程序。

6.提前约定目标客户同重要的客户约定见面时间，以加强业务联系，这也上一页下一页返回第二节展览会是展览会的重要工作之一，可由专人负责重要客户的约会、接待以及洽谈的安排，不能因为展会现场工作比较忙乱而冷落了这些重要客户。因此，需要一个公关能力比较强的人主抓这项工作，提前拟定约会客户的名单，向他们发出邀请，确保他们在会，保证约会成功，达到商业目的。在实际操作中，很多参展商过分寄希望于主办方来邀请买家，其实这是错误的，企业在广泛地宣传和邀请买家赴展会与其见面的过程中，本身对自己就是一种宣传，毕竟能赴会参展，也是企业实力的一种象征(五)展期工作上一页下一页返回第二节展览会展期工作是指展览会开幕到闭幕这一段时间的工作，是展览工作的重要阶段，也是正式的展台工作阶段。如果展览筹备工作做得允分，展台人员经过正常培训和工作交代，并努力工作，展台管理得当，那么展出目标应当能够达到。展期工作的主要内容包括接待客户、推广与洽谈、记录和市场调研

1.接待客户接待客户是展台关键性工作之一。接待工作的主要内容是发现新客户并与之建立联系，以及保持、巩固与老客户的联系。接待安排可以是随意的，也可以是预约的。最好将预约接待安排在观众人少的时间。以减少会谈时的打扰，同时也避免失去接待其他客户的机会。上一页下一页返回第二节展览会2.推广与洽谈工作洽谈工作也是展期关键性工作之一，与接待工作紧密相连。洽谈工作的重要内容之一是推销，推销公司产品和服务，推销公司形象有效地推销会使潜在客户对展出公司产生信任，对展出的产品、服务产生兴趣，会使现有客户对新产品产生兴趣和购买意向。达到这一步，就要积极地争取与现有客户签订新的贸易合同。但是对新客户的大宗买卖以及投资项目要慎重，不宜当场签约。任何决定必须在彻底调查之后才能做出。报价、条件再好，也要保持慎重的态度，尤其是对展览会临近结束时提出的大宗买卖和投上一页下一页返回第二节展览会资项目要警惕。“趁热打铁”的观念不可使用在展览会上。展览会的关键功能是建立新的关系，展览会之后还需要做调查工作，了解清楚后再签大笔买卖和大项目投资。

3.记录工作记录对展览评估和展览后续工作都很重要。展台记录的范围可以很广，但是主要记录是接待和洽谈工作。记录方式有多种，常见的有收名片，使用登记簿、记录表格、电子记录设备等。记录内容、格式应在展览会前就准备好。记录内容根据工作需要选定，不要忽略任何重要信息，也不要记录没有价值的内容。记录格式设计主要考虑使用方便和效上一页下一页返回第二节展览会率。展览会开幕前，必须让展台人员熟悉记录表格。记录表格可以是复写式，一式多份:一份留给当地机构或代理，一份尽快发回总部，一份留在展台，用于存档和后续工作。复写式表格的每份都要注明去向和用途。可以在一大结束时或指定时间将表格内有关情况摘出发回总部以便迅速处理。(六)展后跟进工作参加完各种展会后，外贸人员应根据参展获得的相关资料，及时与客户沟通联系，只有这样才能保证订单到手。对于展会的客人，跟进工作也有别。

1.已签合同的客户上一页下一页返回第二节展览会对于这类客户，通常都是按照他们的要求寄给详细的资料，接着要求他开证或汇订金过来。这些跟你签过合同的客户也并不表示就一定会给你下单，有些客户虽然跟你签过合同了，但之后在其他的供应商那里有了更好的价格或更好的条款，便会与其他供应商签约。或者市场发生变化，决定发生改变而取消订单等。对他们来说，合同没有束缚作用，合同只是一种形式。所以对于此种客户，也要小心沟通，一旦出现他迟不开证或不汇订金的情况，就要提高警戒，及时跟他沟通，看是否出现什么问题，采取相应的措施，可能你就会挽回一个订单，一个客户。上一页下一页返回第二节展览会2.有意向要下单的客户对于这些客户，回来后便及时联系，把所有的资料所涉及的问题标明清楚给他发过去，也可寄送样品。对于这些客户，也常存在寄了样品就没了消息的情况，最常见的原因便是他们在收到所有样品(包括别人的样品)后没有择取你们的产品下单，或者市场发生了变化等。即使这样也不要放弃，应继续保持联系，有新的产品及时向他推荐，以后还有合作的机会。

3.对某个条款或价格谈不来的客户即使决定能按他的要求来做，也不要马上妥协，先发个邮件或打个电话(还是坚持之前的决定)看看情况再做决上一页下一页返回第二节展览会定，如果客户已有一定的动摇，那你们就成功了，如果他坚持自己的决定，那你们可以妥协的话再向他妥协也不晚。

4.对要求发资料的客户按他所说的要求尽可能把详细的资料发给他

5.对随便看看，随便问问的客户在展会进行的时候，他只是去你们那随便看看、问问，对这些客户没有把握，可能他们是在打探行情。那么这些客户可就得凭他的名片来联系了，如果名片有他们的网址最好，先浏览他们的网站，查清他们的底细，看他们主要经营什么样的产品，再按照不同的情况向他上一页下一页返回第二节展览会们发放不同的资料。可能你们此次没带去参展的产品正是他们的主营产品。我们都知道，沟通中最常见的难题就是发E-mail给客户后没了消息。对于这种情况，打电话应该是最好的沟通方法。打电话弄清情况再作决定。当然对情况不紧急的客户，请耐心等待些时间，隔几大再发邮件，因为有些客户回去后会休个假，有些客户可能在展会结束后并没有马上回去。上一页返回第三节赞助活动赞助活动是指社会组织通过提供资金、产品、设备、设施和免费服务的形式资助社会事业，以提高社会声誉，树立良好社会形象的公关专题活动。赞助活动是举办专题公关活动最常见、最重要的形式之一一、赞助活动的类型赞助活动的形式很多。从赞助对象上说，赞助主要有以下几种:1.赞助教育事业2.赞助体育运动3.赞助文化活动4.赞助慈善福利事业下一页返回第三节赞助活动5.赞助灾区活动6.赞助学术活动7.赞助各种展览、竟赛、奖励活动二、赞助的方式(1)现金(2)实物(3)义卖(4)义工三、赞助活动的步骤1.调查研究，项目选择上一页下一页返回第三节赞助活动选择赞助项目有两种情形，一种是应邀赞助，有关方面提出赞助邀请，赞助单位做出反应;另一种是对信誉投资市场进行调研，主动提出赞助项目。

2.计划制订项目一经确定，就要制订一个详尽的赞助计划。赞助的计划实际上是前期研究、论证成果的具体化，包括赞助的目标与对象、赞助形式、经费预算、赞助主题、传播方式、实施方案等。一般来说，它应当是由专司其职的工作部门，在进行前期研究、论证的基础上，根据本单位既定的赞助政策和赞助方向，认真制定而成。一般来讲，商界单位之中负责赞助计划的主要是其公关部。在某些情况下，办公室、财务部亦应介入此事。上一页下一页返回第三节赞助活动3.项目审核赞助项目在实施之前，要组织有关领导、专家或由专门的赞助审议委员会进行审核评定，审核重点是赞助的可行性及有效性。审批赞助计划，确定赞助数额、时机、方式

4.具体实施应有专门人员组织赞助的实施。按照预定方案，逐项进行落实。除了直接参与组织活动外，还要允分利用现代传媒，对赞助活动的目的、意义、具体项目进行宣传，扩大赞助活动的影响。在赞助活动正式实施之际，往往需要举行一次正式聚上一页下一页返回第三节赞助活动会，将有关事宜公告于社会。这种以赞助为主题的赞助会，在赞助活动中，尤其是大型的赞助中，大都必不可少。有时，人们亦称之为赞助仪式。它主要是为了向全社会公告赞助活动正式启动，是赞助活动中作用巨大的一项重要环节。

5.效果测评进行赞助活动的评估工作，大致上要抓住如下四个方面的重点问题

(1)要将实施效果与预期计划相比照。重点研究赞助单位是否真正地实现了自己的赞助意图，赞助活动的预定目标是否已达到。上一页下一页返回第三节赞助活动(2)要掌握社会各界对赞助活动的认同程度。可通过各类调查，了解各类公众，包括受赞助单位、地方政府、新闻媒介对此次活动的真实评价与看法。

(3)要及时发现赞助活动的所长与所短。要认真总结赞助活动因何而成功，或者因何而受挫。对于己方与其他各方的问题，都不应当讳疾忌医。

(4)要了解赞助活动在实施过程中所出现的问题不管这些问题是否已在意料之中，原因在于何方，均应被认真看待，并引起重视四、赞助活动的注意事项在赞助活动中应注意以下几个问题上一页下一页返回第三节赞助活动(1)积极寻找机会，为企业创造一个鲜明、突出、慷慨大方的形象，这种机会能发展企业与消费者之间互利互惠的双边关系。

(2)考虑受资助者的声誉和影响。要认真研究和确认被赞助的组织、个人或社会活动本身是否具有良好的社会声誉，是否有积极、广泛的社会影响，保证赞助活动取得良好的社会效益。

(3)估算出每个项目的资金，确定赞助规模以及一致性和连续性;预测公关活动对创造企业形象、提高知名度的影响程度

(4)形式上要新颖上一页下一页返回第三节赞助活动(5)随时跟踪新闻媒介的动态，消费者的反响，及时将有关情况反馈给企业决策者因为公关赞助活动将对企业的基本方针产生积极的影响。

(6)用企业现有的宣传和营销手段支持赞助活动，如利用广告、小册子、企业出版物新闻等进行宣传。上一页返回第四节开放参观活动开放参观活动，就是社会组织为了让公众更好地了解自己，将组织内部有关场所和工作流程对外开放，邀请组织的员工家属、社会公众、新闻工作者及其他对组织感兴趣的人到组织进行现场参观和考察，以事实说服公众，赢得公众理解和支持的公共关系活动。如前苏联切尔诺贝利核电站发生事故后，香港各界曾纷纷表示忧虑，担心我国广东大亚湾核电站不安全，一时满城风雨。为此，大亚湾公关宣传中心让香港民选代表参观大亚湾核电站，现场介绍安全情况，结果风波很快平息。这就是一个开放组织所带来的实际公关效应。下一页返回第四节开放参观活动一、开放参观活动的目的开放组织的作用主要有以下三个方面。(1)扩大组织的知名度，维护和扩展良好的声誉(2)澄清某些事实真相，求得公众的理解(3)密切组织与公众的关系，广结良缘二、开放参观活动的前期筹备

1.明确目的任何开放组织的活动都必须有一个明确的目的，以此作为制定宣传形式、宣传内容和确定开放时间、开放范围等依据。上一页下一页返回第四节开放参观活动2.成立专门机构配备专门人员来负责此事，该机构中应至少有一名决策层的人员来总体协调，应有相关部门的负责人和具体的工作人员参加。

3.确定开放参观的项目开放参观活动的项目可以是组织的设备和工艺流程、环境、管理措施、员工素质、产品质量、组织提供的服务项目与质量、娱乐、福利、卫生等设施、成果展示和决策层的开拓能力等

4.确定开放参观的时间开放参观既可以常年进行，也可以定期进行。一般来上一页下一页返回第四节开放参观活动说，开放参观宜安排在一些特殊的日子，如周年纪念日、逢年过节，或者大型的机器开工等。还要注意季节、气候，如暮春、初秋气温较好，是理想的参观时间，太热、太冷时都不宜安排参观，同时还应避免一些对有关公众更有吸引力的社会活动日期等。

5.确定邀请对象参观活动的邀请对象主要有三类:一是员工家属。社会组织邀请员工家属前来参观，让他们了解自己亲人所从事工作的重要性，以便在以后的工作中给予大力支持。二是逆意公众。邀请对社会组织持怀疑态度和抵触情绪的公众参加参观活动，改变他们对社会组织的态度，从上一页下一页返回第四节开放参观活动而影响更多的公众。三是新闻媒介。邀请新闻记者、编辑、专栏作家、节目主持人等参加参观活动，以便取得他们对本组织的了解和支持，借助新闻媒体及时扩大社会组织的影响。

6.划定参观路线参观活动不是一种自由、随便的活动，不能任由参观者到处走动，要提前拟定好参观路线，开放区域应以保证能够全面、清楚地了解参观内容并不影响组织的正常工作为准则，处理好公开与保密的关系。同时，开放区域的人员、设施、装饰等应处处体现公关意识，以给公众留下坦诚可信的良好印象。标明办公室、餐厅、休息上一页下一页返回第四节开放参观活动室、医务室等有关方位。如有保密和安全需要，应注意防止参观者越过所限范围，以免影响正常的工作秩序和发生意外的伤亡事故。

7.准备物品和资料包括展品、展牌、展室的设置，标语、图片、图表的制作，解说词的编写，有关印刷品、纪念品的设计与制作等。不仅要精益求精，而且要能够允分体现组织的风格与特色。

8.做好解说和接待的准备参观前，对导游或解说人员要事先进行挑选、培训，使他们熟练掌握参观过程中每一个参观点的解说内容。上一页下一页返回第四节开放参观活动参观点的员工应佩戴印有单位字样的标牌或印有个人名字的标牌，并要礼貌、耐心、认真地回答来宾提出的各种问题接待准备工作主要为安排合适的休息场所和备好茶水饮料;需要招待用餐的，也要事先做好安排;如果邀请的对象有儿童，更要特别小心，要准备点心、休息场所、必要的盟洗设备等，也可送一些印有介绍组织材料的玩具举行欢迎仪式、介绍组织历史与现状、发放参观说明书、说明参观路线与注意事项、由接待人员带队参观、举行联欢或座谈、安排照相、发放纪念品上一页下一页返回第四节开放参观活动四、组织和策划开放参观活动的注意事项

(1)兼顾公众的参观意愿和组织的整体利益

(2)周密安排，谨防意外

(3)搞好食宿交通等后勤保障

(4)虚心征求参观者的意见和建议，积累经验，使开放参观活动产生更加积极的效果上一页返回第五节公关谈判公关谈判也称“双赢”谈判，是指谈判者把谈判看成是满足双方需要的合作过程，在实现“利他”的合作过程中寻求实现“利己”，即坚持在谈判中双方都有所得，而不是一方独得胜利。公关谈判已成为组织与组织、组织与公众之间沟通、谅解及合作的桥梁和纽带，是协调关系的基本手段。一、公关谈判的原则1.平等互利原则2.友好协商原则3.合法性原则4.灵活机动的原则下一页返回第五节公关谈判二、公关谈判的基本程序(一)准备阶段准备工作是否允分将直接决定谈判的成功与否。如何做好公关谈判前的准备工作，可从如下几个方面着手。1.组建谈判班子2.收集谈判信息(1)市场信息(2)产品信息(3)有关法规政策的信息(4)社会习俗的信息上一页下一页返回第五节公关谈判(5)竟争者的信息3.了解谈判对手的情况(1)资信情况(2)对手的合作欲望情况(3)对手的谈判人员情况4.确定谈判目标5.制订谈判计划6.其他准备(二)开局阶段开局阶段又称为导入阶段，主要是指谈判双方见面后，上一页下一页返回第五节公关谈判在讨论具体、实质性问题之前相互介绍、寒暄及就谈判内容以外的话题进行交谈的那段时间。开局的效果如何在很大程度上决定着整个谈判的走向和发展趋势。因此，一个良好的开局将为谈判成功奠定坚实的基础，谈判人员应给予高度重视在开局阶段，谈判人员的主要任务是创造谈判气氛、谈判角色定位和开好预备会议。(三)正式谈判阶段

1.概说阶段这一阶段是谈判各方第一次正式的会谈，谈判双方都应交待清楚自己的基本想法和希望达到的目的，使彼此有所了解，概说的时间一般比较短，但是此阶段是认识上一页下一页返回第五节公关谈判对方与想法的“第一印象”，必须小心谨慎，其间也不会出示关键的资料，而是利用这段时间摸底。

2.明示阶段谈判各方此时会根据前一阶段表述的意见，及早确认双方的分歧，进一步明确各自的利益、立场、观点和意图。在各自陈述时要注意:该说的要说清楚，说准确;不该说的一点也不能说，不要轻易表露自己的内心世界和商业秘密。

3.交车争阶段这是一场谈判各方的实力、智力和技术的具体较量。也是实质性谈判中的核心部分、最紧张、最困难的阶段。上一页下一页返回第五节公关谈判谈判各方的目的都是为了获得自己所需的利益，自然这就会有矛盾，而矛盾的激化就会导致对立状态的出现。在这种时候，谈判各方互相交锋，彼此争论，紧张交涉，讨价还价，逐渐确定妥协的范围。在这一阶段，各方往往由于某种原因相持不下，陷入进退两难的境地。这种使谈判搁浅的状况称为“谈判的僵局”。当僵局形成以后，必须迅速进行处理，否则就会对谈判的顺利进行产生影响。妥善处理僵局，必须对僵局的性质、产生的原因等问题进行透彻的分析，及时采取相应的策略和技巧，从而使谈判顺利进行。处理僵局的方法也可能是让步与妥协。上一页下一页返回第五节公关谈判4.妥协阶段交锋结束后，各方便会相互让步，寻求一致，达成妥协。妥协是谈判不可缺少的组成部分，交锋阶段不可能无休止。只要谈判双方有共同利益，想达成协议，他们就一定会妥协。当然，妥协是有一定范围和限度的，妥协的原则就是既不放弃自己的立场和利益，又兼顾对方的利益。(四)签约阶段经过深入讨论和协商，如果双方表示谈判到此为止，这时就进入了协议阶段，由双方代表在协议书上签字，谈判结束。协定签订前，双方一定要最后核实协定文上一页下一页返回第五节公关谈判本，在一切无误后，交己方领导签字生效。签订后，双方应严格按照协定内容，认真履行自己的承诺，不能因任何原因违背协定。三、公关谈判的策略任何一项成功的谈判都是灵活巧妙运用谈判策略的结果，一个优秀的谈判人员必须谙熟各种谈判策略与技巧，学会在各种情况下，巧妙运用谈判策略达到自己的目标(一)开诚布公这是指谈判人员在谈判过程中，以诚恳、坦率的合作态度向对方吐露己方的真实思想和观点，客观地介绍己上一页下一页返回第五节公关谈判方情况，提出要求，以促使对方进行合作，使双方能够在坦诚、友好的氛围中达成协议。运用这一策略需注意以下几点:(1)开诚布公并不意味着将自己的所有情况都毫无保留地暴露给对方，因为百分之百地“开放”自己是不可能的，也是不现实的

(2)运用这一策略的前提是双方必须都对谈判抱有诚意，都视对方为己方唯一的谈判对象，不能进行多角谈判。

(3)注意在什么时机运用此策略。通常是在谈判的探测阶段结束或者报价阶段开始的时候。因为在此阶段，对上一页下一页返回第五节公关谈判方的立场、观点、态度、风格等各方面情况，我方己有掌握和了解，双方是处于诚恳、坦率而友好的谈判气氛中，这时提出我方要求，袒露己方观点，应是较为合适的。(二)假设条件这是指在谈判的探测阶段，提出某种假设条件，来试探对方的虚实。假设包含着虚拟的假设和真正的假设，例如，在谈判的探测阶段，当双方就交易的内容互相探测对方的底细或打算时，我方可提出“如果扩大订货，你们打算在价格上做出什么让步?”“假如我方推迟交货期，你们将采取什么样的付款方式?”这里提出的假设可能是上一页下一页返回第五节公关谈判一方真正打算采取的措施或做出让步，也可能是一方虚拟的假设条件，以试探对方对此问题的态度、观点。在提出假设条件之前，应对假设成真后可能产生的结果有正确的估计，否则，一旦假设条件变成现实，或对方努力地实现这一假设条件时，而你又有其他的变动和要求，则会处于非常被动的局面了。(三)以退为进以退为进策略从表面上看，谈判的一方是退让或妥协，或委屈求全，但实际上退却是为以后更好地进攻，或实现更大的目标。其具体做法主要有:(1)替乙方留下讨价还价的余地，如果乙方是卖方，报上一页下一页返回第五节公关谈判价要高些;如果乙方是买方、还价应低些，但无论何种情况，报价务必在合理的范围内。

(2)不要急于袒露乙方的要求，应诱导对方先发表其观点和要求，待机而动。

(3)让步有策略、可以先在较小的问题上让步，让对方在重要的问题上让步，但让步不要太快，因为对方等得越久，就会越珍惜

(4)在谈判中遇到棘手问题时，应表示出愿意考虑对方的要求，使对方在感情上有被接受的感觉。

(四)休会这是指在谈判的进行中遇到某种障碍，或在谈判的某上一页下一页返回第五节公关谈判一阶段，谈判一方或双方提出中断谈判。暂时休会的策略，能使谈判人有机会重新思考和调整对策，促进谈判的顺利进行。在哪些情况下比较适合采用休会策略呢?大致有以下五种情况

(1)在会谈某一阶段接近尾声时。此时的休会，可使双方借休息之机，分析讨论这一阶段的情况，预测下一阶段谈判的发展，提出新的对策

(2)当谈判出现低潮时。谈判人员如果出现疲劳，精力难以集中，显然不利于谈判可适当休息，再继续谈判。

(3)在会谈出现僵局时。由于谈判各方的分歧加大，造成僵持不下的局面时，可采用休会的策略，这能使双方上一页下一页返回第五节公关谈判有机会冷静下来，客观分析问题，而不至于一味沉浸于紧张的气氛中，不利于问题有效地解决。

(4)一方不满现状时。如果对方出现不满情绪，为避免对方采取消极态度对待双方应有合意的谈判时，就应进行休会，调整气氛、改变影响情绪之处，有利于顺利谈判。

(5)在谈判出现疑难问题时。如出现难以解决的新情况，休会后各自进行协商，提出处理办法是一种很好的避免谈判障碍的方法

(五)私下接触私下接触是一种非正式会谈的方式。如果谈判者有意上一页下一页返回第五节公关谈判识、有目的地与对方私下接触，不仅可以增加双方友谊，融洽双方关系，还可以得到在谈判桌上难以得到的东西。私下接触的形式有很多，如聚餐、游玩、打球、看戏等，在这些活动中能够创造一种轻松愉快的气氛，利于获得更多的信息，有时甚至直接促成了谈判的达成。双方关系越热，合作