汽车制造厂供应商管理制度

汽车制造厂供应商管理制度一、总则

(一)目的：依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国产品质量法》及汽车制造行业基础标准，结合公司“精益生产、质量为先、合作共赢”的经营战略，针对当前供应商管理中存在的资质审核不严、物料质量波动、交付延迟频发、沟通效率低下等核心问题，制定本制度。旨在规范供应商准入、评估、合作、退出全流程管理，防控质量、交付、合规风险，提升供应链协同效能，降低运营成本，确保生产稳定运行。

1、建立系统化供应商评价体系，提升合作质量；

2、明确各方权责，优化沟通协作机制；

3、完善风险防控措施，保障供应链安全稳定。

(二)适用范围：覆盖公司采购部、质量部、生产部、仓储部、财务部等相关部门及对应岗位，适用于所有向本公司提供原材料、零部件、工具、辅料等产品的内外部供应商（含一级、二级供应商），以及涉及采购申请、资质审核、合同签订、履约监控、绩效评估等所有人员。例外适用场景为单一价值低于人民币伍仟元的紧急采购，由采购部负责人审批豁免。

1、适用于所有涉及供应商选择与管理的业务活动；

2、涵盖供应商全生命周期管理各环节。

(三)核心原则：坚持合规经营、择优合作、动态管理、互利共赢原则，结合本制度补充“质量导向、风险前置、协同高效”专项原则。强调供应商资质必须符合国家法律法规及行业标准，质量表现必须满足公司内控标准，合作过程必须保持信息透明。

1、所有供应商行为必须符合国家法律法规及行业标准；

2、优先选择质量稳定、交付可靠、价格合理的供应商。

(四)层级与关联：本制度为公司专项管理制度，在《公司采购管理办法》基础上补充细化供应商管理要求。与《公司合同管理办法》《公司质量管理体系文件》《公司绩效考核办法》等制度存在交叉时，以本制度为准，特殊情况需报总经理审批。涉及人事、财务事项按相关制度执行。

1、与《公司采购管理办法》存在衔接关系；

2、供应商绩效评估结果纳入《公司绩效考核办法》。

(五)相关概念说明：1、核心供应商指年采购金额超过人民币壹佰万元的战略合作伙伴；2、合格供应商指通过资质审核并录入公司供应商管理系统的供应商；3、供应商评估指对供应商质量、交付、价格、服务等方面的综合评价。

二、组织架构与职责分工

(一)组织架构：公司设立供应商管理领导小组，由总经理担任组长，采购部、质量部、生产部、财务部负责人为成员，负责重大供应商事项决策。采购部为主管部门，负责供应商全流程管理；质量部负责供应商质量审核与监控；生产部负责供应商物料使用反馈；财务部负责供应商账款结算。各车间设兼职供应商联络员，负责信息传递。

1、领导小组下设办公室于采购部，负责日常协调；

2、各部门职责边界清晰，确保管理闭环。

(二)决策与职责：总经理负责供应商管理政策的最终审批，采购部负责制定具体实施细则。领导小组每季度召开一次会议，审议供应商准入标准、重大合作项目及绩效评估结果。涉及金额超过人民币伍拾万元的采购项目需经领导小组审议。

1、总经理决策范围包括供应商准入政策、重大合作项目；

2、领导小组审议事项需形成会议纪要存档。

(三)执行与职责：采购部职责包括：1、建立供应商信息库；2、执行资质审核与评估；3、组织合同谈判与签订；4、监控履约过程；5、定期绩效评估。质量部职责包括：1、制定供应商质量审核标准；2、执行来料检验；3、跟踪质量问题整改。生产部职责包括：1、提供物料使用反馈；2、参与供应商现场审核。各岗位职责需在岗位职责说明书中明确。

1、采购部需建立供应商档案，包含资质证明、评估报告等；

2、质量部来料检验不合格的，需48小时内通知供应商并退回不合格品。

(四)监督与职责：质量部负责对供应商质量管理体系运行情况进行抽查，每年至少一次。采购部负责对供应商交付准时率、价格波动情况进行监控，每月通报一次。监督结果与供应商绩效评估直接挂钩，问题严重的可启动淘汰程序。

1、质量部抽查需提前3天通知供应商，并形成检查报告；

2、供应商绩效评估结果需与年度合作方案调整挂钩。

(五)协调联动：建立跨部门供应商信息共享机制，采购部每月向相关部门通报合格供应商名录。生产部发现物料质量问题，需立即通知质量部与采购部，由采购部协调供应商整改。涉及财务结算争议的，由采购部牵头，财务部配合解决。

1、各车间需指定供应商联络员，负责信息传递；

2、重大供应商问题需3日内召开协调会。

三、供应商准入管理

(一)准入条件：供应商必须同时满足以下条件：1、持有有效的营业执照、生产许可证等资质文件；2、产品符合国家标准、行业标准及公司内控标准；3、具备完善的质量管理体系认证（ISO9001等）；4、近三年无重大违法违规记录；5、通过公司组织的现场审核。特定物料（如关键安全件）的供应商需额外满足行业特殊要求。

1、资质文件需在供应商档案中完整存档；

2、内控标准由质量部制定并定期更新。

(二)审核流程：供应商提交申请资料后，采购部在5个工作日内完成初步审核，转交质量部、生产部进行专业评估，最终由领导小组审批。审核过程需保持信息透明，重大问题需与供应商沟通确认。

1、供应商需在申请时提供完整资料清单；

2、审核不通过的，需书面说明原因。

(三)现场审核：由质量部牵头，采购部、生产部配合，组成审核小组对供应商进行现场审核，重点检查生产环境、质量管理体系运行、关键工序控制等情况。审核结果分为合格、基本合格、不合格三个等级，合格者方可合作。

1、现场审核需提前一周通知供应商，并制定审核计划；

2、审核报告需包含改进要求及整改期限。

(四)合同签订：供应商准入后，采购部需在15个工作日内完成合同签订。合同内容必须包含质量标准、交付要求、价格条款、违约责任等关键要素。涉及保密信息的，需签订保密协议。

1、合同模板由采购部统一制定；

2、重大合同需经法律顾问审核。

(五)过渡期安排：新供应商首期合作额度不超过年度采购总额的百分之十，期满后根据绩效评估结果调整合作规模。对基本合格的供应商，需签订带有改进条件的试合作协议。

四、供应商绩效管理

(一)管理目标与核心指标：设定供应商年度综合评分目标不低于85分，关键物料合格率目标不低于98%。核心KPI包括交付准时率（≥95%）、价格波动率（≤5%）、质量投诉次数（≤3次/年）。统计口径以采购系统数据为准，每月由采购部汇总。

1、综合评分包含质量、交付、价格、服务四项，各占25分；

2、价格波动率按年度采购金额变动率统计。

(二)专业标准与规范：制定《供应商质量表现评分标准》，明确来料检验合格率、批次不合格率、重大质量问题发生率的评分细则。交付表现评分标准包括准时交付率、延期天数、紧急订单处理能力等。价格表现评分标准包括价格竞争力、年度价格变动幅度等。高风险控制点包括：1、关键物料供应商质量失控；2、核心供应商交付严重延迟。防控措施为：1、质量部加强来料抽检；2、采购部建立备用供应商机制。

1、质量评分标准需包含外观、尺寸、性能等关键指标；

2、价格评分需参考市场平均水平。

(三)管理方法与工具：采用KPI监控法与平衡计分卡（简化版）进行绩效评估。KPI数据通过ERP系统自动采集，平衡计分卡由采购部每季度组织相关部门进行简易评分。评估结果用于年度合作方案调整、供应商分级分类管理及淘汰决策。

1、KPI监控每月生成报表，平衡计分卡评分需有评分依据；

2、评估过程需与供应商沟通确认。

五、供应商日常协作管理

(一)主流程设计：供应商信息管理流程：采购部每月更新供应商档案，质量部每月审核来料质量，采购部每季度评估绩效。供应商沟通流程：采购部每月召开供应商例会（线上或线下），生产部每月反馈物料使用情况，质量部及时通报质量问题。流程执行时限：信息更新5个工作日，例会召开10个工作日前通知，问题反馈2个工作日内传递。

1、供应商档案需包含资质证明、评估报告、合作记录；

2、例会需形成会议纪要存档。

(二)子流程说明：来料异常处理流程：质量部检验不合格的，立即通知采购部与供应商，采购部48小时内确认处理方案。紧急物料采购流程：采购部需在2小时内启动备用供应商响应机制，3小时内确认供应能力。流程衔接节点：来料异常处理需同步生产部，紧急采购需同步财务部。操作细则：异常处理需填写《来料异常报告》，紧急采购需签订临时补充协议。

1、《来料异常报告》需包含样品照片、问题描述、处理方案；

2、临时补充协议金额不超过人民币伍仟元。

(三)流程关键控制点：供应商资质变更通知（供应商主动通知，采购部10日内核实）、来料质量关键指标监控（质量部每日抽检记录）、重大交付问题升级（采购部负责人直接介入）。高风险点为：1、核心供应商资质过期；2、连续两次来料不合格。防控措施为：1、建立供应商变更预警机制；2、不合格品需100%返工或报废。

1、资质变更核实需形成书面记录；

2、重大交付问题需48小时内上报总经理。

(四)流程优化机制：每年4月由采购部牵头，组织相关部门对供应商管理流程进行复盘。优化方向包括简化审批环节、提高信息透明度、优化沟通频率。审批权限为：采购部负责人审批金额低于人民币壹万元优化方案，金额超过需总经理审批。每年6月完成优化方案实施。

1、复盘需包含流程图对比、问题清单、改进建议；

2、优化方案需有实施时间表。

六、供应商准入与退出管理权限

(一)权限设计：采购部拥有常规金额（不超过人民币壹万元）的供应商准入建议权；质量部拥有来料质量否决权；总经理拥有金额超过人民币伍万元的供应商准入审批权。操作权限包括：采购部负责合同拟定，质量部负责审核，财务部负责结算。审批权限包括：采购部负责人审批金额低于人民币壹万元，部门负责人审批金额超过需总经理审批。常规权限指年度采购金额低于人民币伍万元的业务，特殊权限指紧急采购或战略合作项目。

1、采购部需建立权限清单，明确各岗位权限范围；

2、特殊权限需有书面理由。

(二)审批权限标准：常规采购审批路径为采购部负责人审核→部门负责人审批；特殊采购审批路径为采购部拟定方案→总经理审批。审批时限：常规采购3个工作日，特殊采购5个工作日。越权审批视为无效，责任由审批人承担。责任追溯机制为：通过审批记录查询，重大越权需上报总经理。

1、审批记录需在ERP系统中留痕；

2、审批超时需自动触发催办流程。

(三)授权与代理：授权需通过《授权书》明确授权人、被授权人、授权范围、期限。授权书由采购部统一制作，需经授权人签字并报总经理备案。临时代理需在1个工作日内完成交接报备，最长代理时限为3个工作日，交接内容需双方签字确认。

1、《授权书》需包含授权事项、有效期等要素；

2、代理权限不得超出授权范围。

(四)异常审批流程：紧急采购需经采购部负责人、总经理双重审批，加急事项可开通绿色通道，审批时限减半。权限外采购需通过书面申请→部门负责人审核→总经理审批路径处理。异常审批需附《异常审批说明》，说明需包含事由、理由、风险提示。

1、《异常审批说明》需由申请部门负责人签字；

2、异常审批结果需同步财务部。

七、供应商管理监督与执行

(一)执行要求与标准：供应商资质文件需在首次合作前提交并备案，变更时需立即更新。来料信息需在到货后4小时内录入ERP系统，质量部检验结果需在2小时内同步。操作标准包括：1、采购申请需完整填写；2、来料验收需核对数量、标识；3、异常处理需及时上报。执行不到位判定标准为：1、资质文件缺失导致合作延误；2、来料信息错误导致生产中断；3、异常处理超时导致损失扩大。

1、ERP系统需设置关键信息必填项；

2、异常处理需形成闭环管理。

(二)监督机制设计：建立“月度+季度”双重监督机制。月度监督由采购部牵头，检查供应商信息更新、合同履行情况；季度监督由质量部牵头，检查来料质量稳定性。监督范围包括：1、供应商资质有效性；2、合同关键条款执行情况；3、来料质量达标率。落地要求为：监督过程需有记录，问题需形成清单并跟踪整改。

1、月度监督需形成《供应商管理月报》；

2、季度监督需包含现场检查记录。

(三)检查与审计：检查方法包括查阅资料、现场核查、人员访谈。检查内容为：1、供应商资质符合性；2、合同履行情况；3、来料质量记录。频次为：常规检查每季度一次，专项检查根据需要开展。检查结果形成《供应商管理检查报告》，明确整改项、责任人与期限。审计每年至少一次，由内审部或委托第三方执行。

1、《供应商管理检查报告》需包含检查发现、整改要求；

2、审计报告需由总经理审阅。

(四)执行情况报告：采购部每月10日前提交《供应商管理执行报告》，内容包含：1、本月核心数据（如来料批次、合格率、投诉次数）；2、主要风险（如供应商资质变更、交付延迟）；3、改进建议（如优化供应商结构、完善沟通机制）。报告形式为Word文档，需包含关键指标图表。报告作为绩效考核及决策依据。

1、报告需包含至少三个关键指标图表；

2、改进建议需具有可操作性。

八、考核与改进管理

(一)绩效考核指标：设定年度考核指标包括供应商合格率（≥98%）、交付准时率（≥95%）、价格竞争力（排名前30%）、合作稳定性（合作年限≥2年）。权重分配为：质量40%、交付30%、价格20%、稳定10%。评分标准为：优秀（90-100分）、良好（80-89分）、合格（60-79分）、不合格（低于60分）。考核对象为所有合作供应商及相关部门。定量指标通过ERP系统统计，定性指标通过现场审核、访谈评估。

1、合格率指标包含来料抽检合格率、批次不合格率；

2、价格竞争力指标参考行业平均价格及公司内部评估。

(二)评估周期与方法：考核周期为年度，每年11月组织。重点评估上一年度绩效表现及重大事件。方法包括数据统计、资料审核、现场访谈。各部门按职责提供评估意见，采购部汇总形成考核结果。

1、评估过程需形成《供应商年度绩效评估表》；

2、考核结果需与供应商沟通确认。

(三)问题整改机制：建立“发现-整改-复核-销号”闭环。一般问题整改时限15个工作日，重大问题30个工作日。责任人为采购部牵头，相关部门配合。整改不到位者，视情节轻重进行约谈、降级或淘汰。重大问题需上报总经理。

1、《问题整改通知单》需明确整改内容、时限、责任人；

2、复核结果需存档备查。

(四)持续改进流程：每年12月由采购部收集制度执行反馈，结合业务变化提出优化建议。建议需经质量部、生产部审核，采购部负责人审批。次年1月完成修订，并组织全员培训。简化流程，确保建议可落地。

1、改进建议需包含问题分析、改进措施、预期效果；

2、修订后的制度需同步相关部门存档。

九、奖惩机制

(一)奖励标准与程序：奖励情形包括：1、连续两年绩效优秀；2、重大质量问题解决突出贡献；3、成本节约显著。奖励类型为：现金奖励（金额不超过年度绩效奖金总额10%）、荣誉表彰。标准为：优秀奖励金额不超过采购金额0.5%，荣誉表彰由总经理授予。程序为：采购部提名→部门负责人审核→总经理审批→财务部发放。违规行为界定为：一般违规（如信息更新不及时）、较重违规（如交付延迟）、严重违规（如提供假冒伪劣产品）。判定标准参考《公司违规行为处理办法》。

1、现金奖励需在发放前30日通知获奖方