形象策划公司业务合同履行管理制度

形象策划公司业务合同履行管理制度1总则1.1制定目的为规范公司各类业务合同的履约全流程管理，适配形象策划行业定制化服务、阶段性交付、多环节落地、分期结算的业务特点，解决行业普遍存在的合同履约标准模糊、交付进度失控、权责落实不清、变更流程混乱、售后履约缺位、结算滞后等实操问题，建立标准化、闭环式的合同履约管控体系，明确各部门履约职责、执行节点、变更规范、验收标准及追责机制，保障品牌策划、视觉设计、活动落地、形象升级等各类业务合同依法合规、保质按期履行，减少合同纠纷、违约损失与客户投诉，维护公司商业信誉与合法权益，特制定本制度。1.2适用范围本制度适用于公司所有对外签订的业务合作合同，涵盖品牌VI全案策划、门店整体形象升级、商业节庆活动策划执行、企业视觉包装设计、新媒体视觉打造、线下场景布置等全部主营业务合同。管控范围覆盖合同生效后的履约启动、任务拆解、进度推进、变更管控、落地执行、成果交付、客户验收、尾款结算、售后履约、合同归档全流程工作，适用于市场对接、策划设计、现场执行、财务结算、行政监管及各级管理人员。公司临时小额口头协议、非业务类合作合同不纳入本制度常态化履约管控范畴。1.3管理基本原则一是全面履约原则。所有生效业务合同必须严格按照条款约定的服务内容、交付标准、工期时限、权责划分、售后要求全面执行，严禁随意缩减服务内容、降低交付标准、拖延履约工期，杜绝选择性履约、被动履约行为。二是权责明晰原则。根据合同条款与岗位分工，精准拆解履约任务，明确各部门、各岗位履约责任，做到每项履约工作有专人负责、有时间节点、有验收标准，杜绝权责交叉、推诿扯皮、履职空缺。三是合规变更原则。合同履约过程中出现的需求调整、内容变更、工期顺延、标准改动等情况，必须履行正规变更流程，严禁私自口头变更、擅自调整履约内容，保障合同变更合法合规、有据可依。四是闭环管控原则。建立合同履约跟踪、进度上报、问题处置、验收确认、结算闭环、售后维护、复盘优化的全链条管理模式，确保每一份合同全程可控、完整落地。1.4制度效力本制度为公司业务合同履约管理的唯一标准化执行文件，公司以往关于合同执行、履约跟进、交付管控的零散规定、临时通知、口头工作要求全部废止。本制度严格遵循《中华人民共和国民法典》合同编相关法律法规，所有履约管理行为均符合商事经营规范，若制度条款与现行国家法律法规、行业监管要求存在冲突，以国家官方规定为准。公司可根据业务模式迭代、合同类型更新、市场履约场景变化适时修订本制度，新版制度生效前，所有合同履约工作均按本制度执行。2管理职责与流程2.1各部门岗位管理职责2.1.1市场部市场部为业务合同履约的总对接部门，承担合同履约统筹、客户对接、需求同步、变更沟通、回款跟进的核心职责。合同生效后，市场对接人作为项目履约总负责人，第一时间梳理合同全部条款，明确服务范围、交付节点、验收标准、付款节奏、售后义务，同步至各执行部门。全程对接客户诉求，及时传递客户合理调整需求，做好沟通记录存档；严格把控合同变更流程，杜绝私自承诺客户超出合同范围的服务内容；全程跟进履约进度，协调解决履约过程中的客户沟通问题，按合同节点督促客户完成阶段性验收与回款，保障合同商务条款全面落地。2.1.2策划设计部策划设计部承担合同内方案策划、视觉设计、内容输出等专业履约职责。严格依据合同约定的服务标准、风格要求、交付数量、时间节点完成方案创作、设计输出、修改优化等工作，杜绝拖延交付、降低设计标准、缺失合同约定服务项等履约问题。针对客户合规需求变更，按照公司变更流程完成内容调整，留存变更凭证；配合市场部、执行部完成方案落地衔接工作，确保设计成果贴合现场落地条件与合同约定标准，对合同内专业设计履约质量与交付时效负责。2.1.3执行部执行部负责合同内现场落地、物料制作、场景搭建、活动执行、落地调试等实操履约工作。严格按照合同约定的落地标准、工期时限、物料规格、服务流程开展现场执行工作，精准落实策划方案内容，保障落地效果与合同约定、最终方案保持一致。全程把控落地施工质量、现场安全、工期进度，及时排查落地履约隐患，对现场出现的履约偏差第一时间整改优化，严格按照节点完成落地交付，配合客户完成现场验收工作，保障合同落地类条款完整履约。2.1.4财务部财务部负责合同资金条款的履约管控工作，严格按照合同约定的付款节点、金额比例、结算方式，跟进客户回款、办理费用结算、核对票据往来。建立合同履约资金台账，登记每份合同的预付款、进度款、尾款到账情况，对逾期未回款的合同及时预警，同步市场部跟进催收；严格按照合同条款办理项目赔付、退款、费用抵扣等资金业务，确保合同资金履约合规、精准落地，规避资金履约风险。2.1.5行政部行政部为合同履约的监督、台账管理、复盘归档归口部门。负责建立公司统一的合同履约台账，登记每份合同的履约进度、执行节点、变更记录、验收情况、结算进度、售后履约情况；全程监督各部门履约履职情况，排查拖延履约、缺项履约、违规变更等问题；组织月度合同履约复盘工作，梳理履约漏洞与高频问题，优化履约管控标准；负责合同履约全套资料的汇总归档与制度培训落地工作。2.1.6总经理负责审批重大合同履约变更、工期大幅调整、大额违约赔付、特殊结算方式等重要事项；裁决合同履约过程中的跨部门履职争议、责任划分分歧；审定重大履约失误的追责结果，对公司整体合同履约管控工作负总责。2.2合同履约分类管控标准根据形象策划行业业务属性，公司将业务合同分为设计策划类、落地执行类、综合全案类三类，实行差异化履约管控。设计策划类合同以方案输出、设计交付、修改优化、成果交付为核心管控重点，严格把控设计质量、交付时效、修改次数、成果合规性；落地执行类合同以物料品质、现场落地、工期节点、现场服务、验收交付为核心管控重点，重点杜绝工期延误、落地瑕疵、服务缺位等问题；综合全案类合同涵盖策划、设计、落地、售后全流程，实行全节点、全环节闭环管控，统筹各部门履约节奏，保障全链条服务完整落地。2.3全流程合同履约执行规范2.3.1履约启动与任务拆解业务合同正式签订生效后1个工作日内，市场部牵头组织策划、执行、财务部门召开履约启动对接会，完整拆解合同全部履约条款，梳理服务内容、交付节点、验收标准、付款节点、售后责任、禁止条款，明确各部门分工、完成时限与履职标准。各部门根据拆解任务制定本部门专项履约计划，细化每日、每周工作节点，杜绝笼统化、模糊化履约安排。市场部同步建立单项目履约进度台账，初始化合同基础信息与履约节点，正式启动履约管控工作。2.3.2阶段性履约进度推进各部门严格按照既定节点推进履约工作，策划设计环节按期完成初稿输出、修改优化、终稿定稿；物料与落地环节提前筹备物料、锁定合作资源、按期进场施工、稳步推进落地工作；商务环节定期对接客户，同步履约进度，确认阶段性成果。各部门每日上报履约工作进度，市场部每周汇总整体履约情况，对临近节点、进度滞后的工作提前预警，督促责任部门加急推进，确保整体履约工期可控，杜绝前期拖延、后期赶工导致的质量问题。2.3.3合同变更管控流程合同履约过程中，客户提出需求变更、内容调整、工期顺延、标准改动等诉求时，对接人员严禁私自应允、口头承诺。需第一时间梳理变更内容、工期影响、成本变动、权责变化，形成书面变更说明，经各相关部门复核、总经理审批后，与客户签订正式合同补充协议或变更确认单。所有变更内容、新的交付节点、费用调整、权责变更必须以书面形式留存归档，变更完成后同步更新履约台账，重新调整后续履约计划，无书面变更手续的，一律按照原合同条款履约。2.3.4成果交付与客户验收各环节履约工作完成后，责任部门先行内部自检，确认服务内容、交付成果、落地效果完全匹配合同约定标准，无缺项、无瑕疵、无违规问题后，由市场部统一对接客户开展验收工作。设计类成果提交完整的设计文件、方案资料；落地类成果提交现场实景、完工资料，引导客户对照合同条款逐项验收。验收合格的，获取客户书面验收确认；验收存在问题的，明确整改清单与整改时限，无偿完成整改优化，直至验收合格，全程留存验收记录、整改凭证。2.3.5资金与售后履约闭环项目整体验收完成后，市场部联合财务部对照合同结算条款，跟进客户尾款支付，核对结算金额与票据信息，完成资金履约闭环。针对合同约定的售后质保、维护调整、咨询服务等售后履约内容，建立售后履约台账，在合同质保期、服务期内主动跟进客户需求，按期完成售后履约工作，杜绝合同售后条款悬空、履约不完整的问题。所有售后服务、维护调整均留存书面记录，作为合同完整履约的依据。2.3.6履约复盘与资料归档单份合同全部履约工作、结算工作、售后工作完成后3个工作日内，市场部牵头开展项目履约复盘，梳理履约过程中的进度偏差、沟通问题、变更争议、落地瑕疵、回款难点，分析问题成因，制定后续同类合同履约优化措施。行政部统一汇总合同原件、变更资料、交付成果、验收单据、结算凭证、售后记录、复盘报告等全套资料，分类归档留存，电子资料备份存储，纸质资料规范存档，留存期限不少于五年，作为后续履约管控、纠纷溯源、岗位考核的核心依据。3监督考核3.1日常监督机制行政部建立常态化合同履约监督机制，实行周抽查、月巡检、季复盘的管控模式。每周随机抽查在履约合同的进度推进、节点落实、变更合规、台账更新情况，排查拖延履约、缺项履约、私自变更、资料缺失等问题；每月开展全覆盖履约巡检，核查所有在执行、已完结合同的履约完整性、流程规范性、闭环到位率；每季度汇总整体履约数据，梳理高频履约问题、部门履职短板，形成履约监督报告，督促各部门优化履约工作，持续完善合同履约管控体系。3.2岗位考核标准公司将合同履约履职情况纳入各岗位月度绩效与年度评优考核，实行量化打分、有据可依。市场对接岗位重点考核履约统筹到位率、节点跟进及时性、变更流程合规率、回款履约闭环率，出现跟进缺位、私自承诺、回款拖延、台账混乱的按次扣分。策划设计、现场执行岗位重点考核履约交付时效、成果质量达标率、整改闭环率，出现逾期交付、质量不达标、缺项履约、消极整改的扣减绩效。财务岗位重点考核资金履约台账准确率、回款预警及时性、结算合规性，审核失误、结算滞后的按单扣分。部门主管考核部门整体履约完成率、违约问题发生率、问题整改闭环率，部门履约问题频发、管控缺位的扣除管理绩效。3.3违规处理细则轻度违规为履约台账更新轻微滞后、交付资料细节不完善、单次履约跟进不及时，未造成工期延误、客户不满及经济损失的，给予口头警告，责令当日整改完善，扣除当月绩效100至200元。中度违规为未按节点推进履约工作、轻微缺项履约、变更流程不规范、验收资料缺失，造成项目小幅延误、客户轻微投诉、轻微返工成本的，给予公司内部书面通报批评，扣除当月5%至10%绩效工资，要求提交书面整改报告，限期完成履约能力整改。重度违规为私自变更合同履约内容、故意缩减服务项、拖延工期造成严重违约、交付成果严重不达标、消极履约导致客户追责、合同终止、公司经济损失及品牌负面影响的，扣除当月全部绩效，取消年度评优晋升资格，根据实际损失追究岗位责任，情节严重的予以岗位调整。3.4考核结果应用每月行政部汇总合同履约考核结果，同步人力资源部纳入月度绩效核算。月度合同履约零违规、全节点闭环、客户反馈良好的员工，给予专项绩效奖励；年度履约工作规范、无违约事故、履约闭环率100%的岗位，优先参与年度评优。对于多次出现履约拖延、履职疏漏、违规操作的员工，由部门主管组织专项履约流程培训，强化合同条款解读、节点管控、流程规范能力，培训后仍无法达标、反复出现履约问题的，开展岗位适配评估。全年部门合同履约违约率持续下降、闭环效率显著提升的，给予部门团队专项奖励。4附则4.1制度培训要求本制度正式发布三日内，行政部组织全体业务、执行、财务及管理人员开展专项培训，结合形象策划行业合同履约常见的工期纠纷、变更争议、交付偏差、回款滞后、售后缺位等实操案例，详细讲解履约拆解、节点管控、变更流程、验收闭环、考核追责等核心内容。培训结束后组织专项测试，测试合格方可独立承接项目履约工作。新员工入职一周内必须完成本制度学习与测试，熟练掌握合同履约全流程规范。公司每半年组织一次履约复盘培训，更新履约管控标准，提升全员合同履约专业能力。4.2制度修订流程各部门在日常合同履约工作中，若发现本制度条款存在实操漏洞、适配性不足、无法适配新型合同履约场景等问题，可由部门主管梳理具体问题及优化方案，形成书面修订提案提交行政部。行政部汇总各部门提案后，结合公司业务发展、合同类型迭代、履约实操痛点，梳理制度修订初稿，报送总经理审批，审批通过后发布修订版制度，同步废止旧版内容，组织全员学习落地。未经公