档案管理制度与档案编号规范手册

档案管理制度与档案编号规范手册第一章总则1.1目的与依据为规范本单位档案管理工作，提高档案管理科学化、制度化、规范化水平，确保档案的真实、完整、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及相关行业法规，结合本单位实际情况，特制定本手册。1.2适用范围本手册适用于本单位及所属各部门、各分支机构在各项工作中形成的，具有查考利用价值的各种门类和载体档案的管理。凡本单位工作人员在公务活动中形成的应归档材料，均须遵照本手册执行。1.3基本原则档案管理工作遵循统一领导、分级负责、集中管理的原则；坚持实事求是，维护档案的真实性和历史面貌；实行科学管理，确保档案的安全与完整，便于开发利用。第二章档案的收集与整理2.1档案的收集各部门应指定专人负责本部门日常工作中形成的各类文件材料的积累、整理和定期向单位档案管理部门（或档案员）移交。移交时须填写《档案移交清单》，双方签字确认。归档范围包括但不限于：行政管理类、业务经营类、人事管理类、财务会计类、基建项目类、科研开发类等具有保存价值的文字、图表、声像、电子等不同载体的材料。2.2档案的整理档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。整理步骤一般包括：分类、组合、排列、编号、编目、装盒（或装订）。2.2.1档案分类应根据本单位实际情况，采用年度、机构（或部门）、问题、保管期限等相结合的方法进行分类。分类体系应保持相对稳定。2.2.2档案编号规范档案编号是识别档案的重要标识，应具有唯一性和系统性。2.2.2.1编号原则*唯一性原则：每一件（或一卷）档案对应一个唯一的编号，不得重复。*系统性原则：编号应反映档案的分类体系和逻辑关系，便于检索和管理。*简洁性原则：编号力求简明扼要，便于书写、记忆和计算机处理。*稳定性原则：编号一经确定，不应轻易更改。如确需调整，应建立新旧编号对照表。2.2.2.2编号结构本单位档案编号建议采用层级式结构，可由“年度+机构（部门）代号+档案类别代号+案卷（件）顺序号”组成。各单位可根据自身档案数量和管理需要进行调整。示例结构：[年度]-[机构代号]-[类别代号]-[顺序号]*年度：以四位阿拉伯数字表示，如“2023”。*机构（部门）代号：采用1-2位字母或阿拉伯数字表示，由档案管理部门统一规定，如“XM”代表“项目部”，“GL”代表“管理部”。*档案类别代号：采用1-2位字母或阿拉伯数字表示，区分不同类型的档案，如“XZ”代表“行政管理类”，“YW”代表“业务经营类”，“RS”代表“人事类”。*顺序号：表示该类别档案在本年度、本机构内的排列顺序，一般采用3-4位阿拉伯数字。2.2.2.3编号示例*例1：2023年管理部形成的第5件行政管理类档案，编号可为：2023-GL-XZ-005。*例2：2023年项目部形成的第12卷业务合同类档案（假设合同类在业务经营类下细分），若类别代号“YW”下再分“HT”（合同），则编号可为：2023-XM-YWHT-012。（具体细分程度由单位自行决定）2.2.2.4不同载体档案编号对于声像档案、实物档案等特殊载体档案，可在上述编号基础上增加载体类型标识，如在编号前或后加注“SX”（声像）、“SW”（实物）等。第三章档案的鉴定3.1鉴定内容档案鉴定工作包括对档案价值的鉴定和保管期限的划定。应根据国家有关规定和本单位档案的实际价值，确定档案的保管期限（永久、长期、短期）。3.2鉴定组织档案鉴定工作应由单位档案管理部门牵头，组织相关业务部门人员组成鉴定小组共同进行。3.3鉴定程序定期对已到保管期限的档案进行鉴定，提出存毁意见。对确无保存价值的档案，应按照规定程序报批后予以销毁，并做好销毁记录。第四章档案的保管4.1库房管理档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“八防”措施。库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品。4.2档案装具应使用符合国家标准的档案柜、档案盒、卷皮等装具，确保档案存放整齐、安全。4.3日常管理建立档案库房管理制度，做好温湿度记录与调控。定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。第五章档案的统计5.1统计内容档案统计包括档案的收进、移出、整理、鉴定、保管、利用、销毁等情况的统计。5.2统计要求档案统计工作应做到准确、及时、规范。建立健全统计台账，按规定向上级主管部门报送档案统计报表。第六章档案的利用6.1利用原则档案利用应遵循保密原则和审批程序，既要满足工作需要，又要确保档案安全。6.2利用方式包括查阅、复制、摘录、借阅等。查阅档案一般应在指定的阅档室进行。6.3利用手续查阅、借阅档案须填写《档案利用登记表》，经相关负责人批准后方可办理。借阅档案应按期归还，不得转借、涂改、勾画、抽取、损毁。涉密档案的利用，须严格遵守国家及本单位的保密规定。第七章档案的移交与销毁7.1档案移交单位因机构变动或其他原因需要移交档案时，应办理正式的档案移交手续，编制《档案移交清册》，确保档案完整、准确移交给接收单位。7.2档案销毁对已超过保管期限且经鉴定确无保存价值的档案，由档案管理部门提出销毁意见，报单位负责人批准后，由两人以上负责监销，并在《档案销毁清册》上签字。严禁个人私自销毁档案材料。第八章档案管理机构与人员职责8.1档案管理机构单位应明确档案管理部门或指定专人负责本单位档案的统一管理工作，对各部门档案工作进行业务指导和监督检查。8.2档案管理人员职责档案管理人员应认真履行以下职责：*贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策。*负责本单位档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、移交和销毁等工作。*指导和督促各部门做好文件材料的形成、积累和归档工作。*维护档案的完整与安全，严守档案纪律和保密制度。*努力学习档案业务知识，提高管理水平和服务质量。第九章档案管理设施与设备9.1设施要求应配备必要的档案库房、阅档室、整理室和办公用房。9.2设备要求根据档案管理工作需要，配备档案柜、计算机、打印机、复印机、扫描仪、去湿机、空调、灭火器等设备，并确保设备完好。积极推广应用档案管理软件，逐步实现档案管理的数字化、信息化。第十章监督与责任追究对在档案管理工作中做出显著成绩的单位和个人，应给予表彰和奖励。对违反本制度，造成档案损毁、丢失、泄密或擅自销毁档案等行为的，将视情节轻重，对相关责任人进行批评教育、组织处理或按有关规定追究责任。第十一章附则11.1解释权本手册由本单位档案管理部门负责解释。1