经济应用文写作-经济应用文写作第二章

项目一行政公文任务一行政公文概述任务二公告任务三通告任务四通报任务五报告任务六请示任务七批复任务八函下一页返回项目二会议文书任务一通知任务二会议记录上一页下一页返回项目三从业文书任务一计划任务二总结上一页下一页返回项目四就业文书任务一个人简历任务二求职信上一页返回任务一行政公文概述一、行政公文的含义行政,泛指各种管理工作。如国家管理工作、社团管理工作、企业管理工作、事业单位管理工作等。公文,是指国家机关、公共组织在履行法定职责中形成的具有规范体式的文书。行政公文,是公务文书的简称,是指人们在治理社会、管理国家的公务实践中使用的具有法定权威和规范格式的应用文。我国的行政公文是指党政机关与其他社会组织在公务活动中,按照特定的规范体式,经过一定的处理程序形成和使用的具有法定效用的书面文字材料,是传达贯彻党和国家政策、方针,发布行政法规和规章,施行行政措施,指示和答复问题,指导、布置和商洽工作,报告情况,交流经验的重要工具。在国家机关系统中被称为公文,党的系统中被称为文书、文件。就使用的范围可分为专用公文和通用公文。专用公文是由具有专门职能的机关制发的具有特定内容和格式的公文。下一页返回任务一行政公文概述例如,外交领域使用的国书、备忘录、条约等,司法机关使用的起诉书、调解书等。通用公文是通行各机关、团体、企事业单位的具有规范体式和法定效力的文书,如决定、通知、请示、报告等。本章所要讲的主要是指通用公文。上一页下一页返回任务一行政公文概述二、行政公文的种类按照国务院办公厅2008年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》(以下简称《办法》)(2001年1月1日起正式实施),行政公文可分如下13类14种:(1)命令(令)。命令(令)适用于依照有关法律公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性行政措施、嘉奖有关单位及人员。(2)决定。决定适用于对重要事项或重大行动做出安排、奖惩有关单位及人员、变更或撤销下级机关不适当的决定事项。(3)公告。公告适用于向国内外宣布重要事项或法定事项。上一页下一页返回任务一行政公文概述(4)通告。通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项。(5)通知。通知适用于批转下级机关的公文、转发上级机关和不相隶属机关的公文、传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项、任免人员。(6)通报。通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况。(7)议案。议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。(8)报告。报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问。上一页下一页返回任务一行政公文概述(9)请示。请示适用于向上级机关请求指示、批准。(10)批复。批复适用于答复下级机关的请示事项。(11)意见。意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。(12)函。函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。(13)会议纪要。会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。上一页下一页返回任务一行政公文概述但从不同的角度进行,可对其进行以下不同的分类:(一)按行文关系分(1)上行文,即下级机关向上级机关呈送的公文。属于此类公文的有报告和请示。(2)下行文,即上级机关向下级机关发送的公文。属于此类的有命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、批复和会议纪要等。(3)平行文,即同级机关和不相隶属机关之间来往的公文。主要有函和议案,也包括一部分的公告、通知和会议纪要,如向国外发布的公告、向不相隶属机关发出的告知有关事项的通知等。上一页下一页返回任务一行政公文概述(二)按行政公文的功能分(1)指挥性公文,即向下级机关传达领导机关的方针政策,实施行政指挥的公文。主要有命令(令)、决定、下行性的意见、通知、批复等。(2)知照性公文,即向受文机关通报情况、知照事项、要求周知或遵守的公文,如公告、通告、通报、通知等。(3)报请性公文,一是指向上级机关汇报工作、请示问题、提出建议的公文,属于这类的有报告、请示以及上行性的意见;二是报请有关部门审批的公文,属于这类的有议案和请批函。(4)联系性公文,即在机关之间商洽工作、询问和答复问题的公文,主要有函。(5)记录性公文,指用于记载、归纳会议事项的公文,主要有会议纪要。上一页下一页返回任务一行政公文概述(三)按行政公文传递、处理的时限要求分(1)平件,是指按常规办理的公文。(2)急件,是指需迅速传递、处理的公文。(3)特急件,是指需急速传递、随到随办的公文。上一页下一页返回任务一行政公文概述三、公文的特点与作用(一)公文的特点1.以处理公务为内容公文的内容与发文机关所管理的公共事务有关。一个单位在处理公共事务时,要做出决定、解决问题、告晓事情、申诉理由、反映情况、协调行动、上传下达等,都需要使用行政公文。可以说,公文是随着处理公共事务的需要而产生的,是管理国家的重要工具,它使上下级之间和不相隶属机关之间有机地发生联系,让整个国家的各级行政机关协调地运作起来。上一页下一页返回任务一行政公文概述2.有规范的体式有规范的体式是指公文的种类和格式有统一的标准、统一的规定。在长期处理公务的过程中,人们为了便于起草和处理,提高工作效率,逐步形成了规范的公文种类与格式,并由国务院做出严格规定,发布出来,要求全国上下照此执行。其具体表现在以下两个方面:(1)文种要规范。《办法》规定,行政公文有13种,各有其适用范围,使用时要根据其发文内容、行文对象和发文目的来选择合适的文种。如“公告”是“适用于向国内外宣布重要事项或法定事项”的公文,因而就不能用来宣布在某路段实行交通管制的规定。(2)格式要规范。一份公文由眉首、主体和版记三大部分构成,每部分又有若干标识及要求,这些都应该按照《办法》和《党政机关公文格式》(GB/T9704—2012,中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局和中国国家标准化管理委员会2012年6月29日发布)来制作。上一页下一页返回任务一行政公文概述3.有法定的作者和特定的读者所谓“法定的作者”意为:(1)公文的作者,是依照有关法律和一定的组织程序产生的单位及其负责人,即各级政府及其部门,还包括事业单位和社会团体及其负责人。这些单位及其负责人制发公文的权力是法律赋予的,或者是经一定的组织程序授予的。指出这一点,主要是强调要明确公文的行文主体的资格。按照《办法》中对行政公文所下的定义以及所涉及的其他规定,具有行政公文行文资格的组织有:①各级政府机关。②政府机关的各职能部门及其办公厅(室)。③人民团体。④具有行政职能的事业单位。上一页下一页返回任务一行政公文概述(2)公文的作者,代表着他所负责的机构。一篇公文,即使以机关负责人的名义发布,代表的也是他所在的那个机构,而不是代表个人,所以,它具有法定的权威。同时,这也表明不管哪一级的领导人,如果利用公文办私事,是党纪国法所不允许的。“特定的读者”意为:每份公文,通常要明确其发送对象,即写明主送机关和抄送机关。某些公文,如公告、通告等,虽然其读者是社会公众,但其发送的范围也须明确。4.有法定的权威和行政约束力公文的法定强制力和行政约束力,表现为一经发布,有关单位和个人都要遵照执行,不能有随意性,如果不执行,就要受到法律和行政纪律的制裁。这是因为公文的作者是法定机关及其负责人,发布公文就是为了执行政策法令,行使法律赋予它的权力,因而,它必须具有一定的强制性,这是法定权威的重要体现。这一特色,是其他文体所没有的。上一页下一页返回任务一行政公文概述(二)公文的作用在机关的日常工作中,文件拟制与处理的工作量是相当大的,它是机关工作的重要组成部分。一个国家、一个政党、一个部门或社会团体、企事业单位要行使职能和开展公务活动,都离不开文件。没有文件,那简直是无章可循。总的说来,机关公文的作用在于它是党和国家具体领导和管理政务,机关之间相互进行联系和机关内部处理工作事务的一种工具。公文之所以在机关中占有重要的地位,也主要是体现在公文对于机关公务活动所起的作用上。认识公文的作用是使用好公文这一工具的重要前提。具体地说,其作用主要表现在以下几个方面:上一页下一页返回任务一行政公文概述1.领导指导作用党和国家的各级领导机关,可以经常通过制发文件来部署各部工作,传达自己的意见和决策,对下级的工作进行具体的领导与指导。例如,党的中央领导机关通过它所制定和发出的各项指示、决议等重要文件,阐明重大方针政策、战略措施和工作步骤,用以领导和指导各条战线和各个地区的工作。上一页下一页返回任务一行政公文概述党的领导是政治领导。党对国家事务实行政治领导的主要方式,是使党的主张经过法定程序变成国家意志,通过党组织的活动和党员的模范作用带动广大人民群众,实现党的路线、方针和政策。党发布的领导性文件不是国家法规,但我们国家的法规,包括法律、法令以及行政法规,都是党的政策的具体化。因此,党的政策性文件,代表党的权威,人人都要贯彻执行,并作为领导指导各项工作的依据。国家各级行政领导机关和业务主管部门则根据党的政策性文件,制定和发布各种指示、决定、计划、意见、通知来领导和指导下级机关和下级业务部门的工作。上级机关传达领导意图与下级机关贯彻执行相结合,就使文件成为纽带,充分发挥其领导与指导的作用。上一页下一页返回任务一行政公文概述2.行为规范作用文件的行为规范作用,是文件强烈政治性和法定的权威性等特点赋予的。这种行为规范作用又被称为法规约束作用。党和国家的各种法规和规章都是以文件的形式制定和发布的。这些法规性文件一经发布,便成为全党、全社会的行为规范,必须坚持依照执行,不得违反。它对于维护正常的社会秩序、安定社会生活、保障人民的合法权益有着极其重要的作用。上一页下一页返回任务一行政公文概述必须指出的是,法规文件的行为规范作用与社会道德规范不同,违反社会公德将受到舆论的谴责,而文件的行为规范作用是带有强制性的。国家以强制手段保证它的权威,谁违反了法令或法规,就要受到法律制裁、行政处分和经济处罚。例如,《中华人民共和国宪法》是国家的根本大法。根据《中华人民共和国宪法》又制定与颁布了《中华人民共和国民法》、《中华人民共和国刑法》、《中华人民共和国刑事诉讼法》、《中华人民共和国婚姻法》等基本法。对这些法律、法令,如有违反,国家的执法机关就要“唯你是问”。如违反了法规(如章程、条例、规定、守则等),虽不至于犯法,但要受到批评、警告、记过甚至开除等行政处分,有的还要处以罚款。这就说明,这些法令、法规性文件在它的有效范围内,必须成为人们的行为规范,而且强制执行,人人都得遵守。上一页下一页返回任务一行政公文概述3.传递信息作用文件是传递信息的重要渠道。党和政府上下左右机关是相同的,其决策、方针、设想和意图等政务信息,常常是通过文件的传递而取得的。例如,各级党政领导同志的工作活动情况,各地的突发事件,社会动态,经济技术情况等信息的收集、传递和处理,工作情况的汇报,上级决策、指示的下达,下级贯彻落实上级指示的经验总结和存在问题的报告等,都离不开文件这一工具。上级领导机关通过批阅下级机关送来的报告、请示、汇报、调查报告以及简报、总结等,就能及时掌握下级机关的信息动态。这就为上级机关指导工作、解决问题以及进行各项决策提供了客观依据。又如,下级机关通过阅读上级机关的指示、决定、通报、通知等文件,就能及时掌握从上级机关传递过来的信息动态。根据这些信息上一页下一页返回任务一行政公文概述动态,下级机关就可以及时开展工作和完成规定的任务。至于平级和不相隶属机关之间相互使用的“函件”等文件,更多是用于直接沟通信息及联系各种事务的。通过文书的这种信息传递作用,使得各级机关组成了一个四通八达的信息网络,机关工作靠文件传递的信息得到处理和解决;上下左右之间的关系,靠文件传递得到调整,从而保证了各级、各类机关组织的工作正常地、有秩序地运转。上一页下一页返回任务一行政公文概述4.公务联系作用各机关单位在处理日常事务工作中,经常要与上下左右有关的机关单位进行联系。随着改革开放的不断深化,各机关单位之间的横向联系日趋频繁。机关公务文书的协调联络作用就显得越来越重要、越来越广泛了。一个机关的工作活动,不是孤立地进行的,有时要向它的上级领导机关报告情况、请示问题;有时要与一般机关单位就工作业务进行商洽、询问、回答或交流情况和经验;有时要与有关企业、部门或单位签订合同、协议书等。文件在同一系统的上下级机关之间、平级机关之间以及不相隶属机关之间,都能起到沟通情况、商洽工作、协调关系、处理问题的公务联系作用。上一页下一页返回任务一行政公文概述5.凭据记载作用文件是机关公务活动的文字记录。一般来说,绝大多数文件在传达意图、联系公务的同时,也具有一定意义上的凭据作用。这是因为,既然每一份文件都反映了制发机关的意图,那么,对受文机关来说,就可将文件作为安排工作、处理问题的依据。有些文件,则具有比较明显的凭证作用。如经过当事人双方共同签订的协议书、合同等文件,它的凭证作用是作为证实签约双方曾经许诺和承担的责任和义务的依据。谁违反了协议和合同的条款,就要追究谁的责任。可以说,形成这类条件的目的,就是为了作文字凭证。还有一些文件具有明显的记载作用。例如,会议记录、电话记录、会议纪要、机关大事记、值班日记、各种登记等,它们都是机关工作活动的真实记录,具有记载作用,可以供日后的利用查考。上一页下一页返回任务一行政公文概述文件不仅在机关的现行工作中具有凭据记载作用,同时,对于过去的事情,它又成为各级党政机关公务活动的历史记录,是机关史料的积累,是解决矛盾、澄清是非的凭证,也是若干年后编史修志的重要依据。所以,文件在完成它的现实使命以后,都要立卷归档保存,以备查找利用。例如,制定一项新的政策,为了保持政策的连续性,还要参考过去的文件;机构调整、人事任免、调解矛盾、落实政策等也需要参考过去的文件规定。因此,文件作为历史事件的记载与查找的依据,其凭据作用是不可忽视的。上一页下一页返回任务一行政公文概述四、公文格式(一)公文格式的含义公文的格式指的是公文的外部组织形式。它包括公文用纸、印制要求、公文中各要素的排列顺序和标识规则。国家行政机关公文是具有法定效力和规范体式的公务文书,是传达贯彻党和国家各项方针政策及实施政府管理的重要工具。为使行政机关的公文从内容到表现形式都体现简洁规范的原则,反映政府部门的工作质量和管理水平,有效地发挥公文的法定效力,统一和规范公务格式就显得十分必要。为此,国家质量技术监督局于1999年12月正式批准发布《国家机关公文格式》国家标准(GB/T9704—1999),并于2000年1月1日起开始生效。上一页下一页返回任务一行政公文概述2000年8月24日,国务院发布了《办法》,国务院办公厅、国家质量技术监督局又根据《办法》的有关规定,对GB/T9704—1999进行了修订,将原标准《国家机关公文格式》改为《国家行政机关公文格式》。这些都使我国行政机关的公文有了可以遵循的准则和标准,从而标志着我国行政机关公文的表现形式和制作水平跨上了一个新台阶,为我国行政机关进一步提高管理水平和推进办公自动化工作奠定了良好的基础。公文的格式,在实际工作中又分为文件格式、命令(令)格式和信函的格式。上一页下一页返回任务一行政公文概述(二)公文文件格式的标识规则一份公文由眉首、主体和版记三大部分构成。1.眉首部分置于公文首页红色反线以上的各要素被统称为眉首,其排列顺序和标识规则具体如下。(1)公文份数序号。公文份数序号,简称份号,是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。同一文件印刷多少份,就有多少个份号。份号用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第一行,但并不是所有的公文都需要编制份序号。《办法》规定带有密级的公文要编制份数序号。如果发文机关认为有必要,也可对不带密级的公文编制份数序号,如国务院文件都编有份数序号。上一页下一页返回任务一行政公文概述编份数序号的目的是准确掌握公文的印制份数、分发范围和分发对象。当文件需要收回保管或销毁时,就可以对照份数序号掌握其是否有遗漏或丢失。发文机关可以根据份数序号去掌握每一份公文的去向。因此,发文机关在发文或收文机关在收文时,都要登记份数序号。编制份数序号要用阿拉伯数码,但对编几位未作规定。一般根据所需的公文份数来决定编几位数,但至少应不少于两位,即“1”编为“01”。上一页下一页返回任务一行政公文概述(2)秘密等级和保密期限。秘密等级简称为密级。需要保密的公文,都要标明其秘密程度的等级。根据《中华人民共和国保守国家秘密法》和《国家秘密保密期限的规定》的有关规定,密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。“绝密”是最重要的国家秘密,泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害,其保密期限为30年;“机密”是重要的国家秘密,泄露会使国家的安全和利益遭受严重的损害,其保密期限为20年;“秘密”是一般的国家秘密,泄露会使国家的安全和利益遭受损害,其保密期限为10年。确定国家秘密事项的密级时,如果没有标注保密期限,应当按国家保密期限的规定上限处理。标识秘密等级时,顶格标识在版心右上角第一行,两字之间应空一字距离;如需同时标识秘密等级与保密期限,便将它们都顶格标识在版心右上角第一行,秘密等级的两字间不空一字距离,秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。密级和期限都用3号黑体字。上一页下一页返回任务一行政公文概述(3)紧急程度。紧急程序简称为急度,是对公文送达和办理时限的要求。公文有平件和急件之分。急件就是需要紧急办理的公文,分别标明“特急”、“急件”。具体“特急”和“急件”的时间要求是多少,由各地行政机关主管自行确定,如有的规定“特急件”要随到随办,不能超过24小时;“急件”要求3天内处理完毕。电报的急度则分为“特提(特别提前)”、“特急”、“加急”、“平急”。注明急度,可以保证公文的时效,使紧急公务得到优先处理。紧急程度的标识位置居于公文正文版心右上角项格第一行,两字之间空一字;如需同时标识密级的,秘密顶格标识在版心右上角第一行,紧急程度顶格标志在版心右上角第二行。值得注意的是,份号、密级和急度不是所有文件都有的,确有必要,才需标识。上一页下一页返回任务一行政公文概述(4)发文机关标识。发文机关标识俗称“红头”,由发文机关全称或规范化简称后加“文件”二字组成,发文机关全称应以批准该机关成立的文件核定的名称为准,规范化简称应由该机关的上级机关规定。发文机关标识用红色小标宋体字标识,字号由发文机关以醒目美观为原则酌定,介是最大不能等于或大于22mm×15mm,因为现行“国务院文件”的字号即是22mm×15mm。这就是要求除“国务院文件”以外,其他各级行政机关标志的字号均要小于“国务院文件”,以显示国务院作为最高国家行政机关的地位,具体字号各行政机关可根据机关名称的字数多少来定。联合行文时应把主办机关名称排列在前,如果是行政机关与同级或相应的党政机关、军队机关、人民团体联合行文,则应按照党、政、军、群的顺序排列,然后把“文件”二字置于发文机关名称的右侧,上下居中排布;如联合行文机关过多,必须保证公文首页显示正文。上一页下一页返回任务一行政公文概述发文机关标识的位置有平行文、下行文和上行文之分。平行文或下行文发文机关标识上边缘在距版心上边缘25mm(约2行)处标识;上行文发文机关标识上边缘在距版心上边缘80mm处。要求均匀对称摆布,字的大小不能大于“国务院文件”字号的大小,即≤22mm×15mm(高×宽)。上一页下一页返回任务一行政公文概述(5)发文字号。发文字号简称为文号,是发文机关按年度对公文编排顺序的代号,由发文机关代字、年份加该年发文的顺序号组成。在实际工作中,发文机关代字一般由办公厅(室)编,编制机关代字要科学、明确,易于辨认,要选取机关名称中最具代表性的字,如广州市人民政府为“穗府”。机关代字的编排层次宜由大到小,即“地名代字+机关代字+分类代字”,如广东省人事厅干部培训处则为“粤人干”;年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称,用六角括号“〔〕”括入,如“〔2013〕”;序号不编虚位(即“1”不编为“001”,不加“第”字,如“26号”。上一页下一页返回任务一行政公文概述行政机关之间联合行文,只标注主办机关的发文字号;行政机关与其他机关如党、军、群等机关联合行文时,原则上应使用排列在前的机关的发文字号,也可以协商确定,但只能标注一个机关的发文字号。发文字号标在发文机关标识下空两行处,用3号仿宋体字标识,一般情况下居中排布。上一页下一页返回任务一行政公文概述(6)签发人。签发人是指签上发文机关核准发出该文的领导人的姓名。上报的公文需要标注签发人姓名,主要目的是让上级单位的领导人了解下级单位谁对上报事项负责。领导人签发的应该是职权范围内的文件,不得越级签发。具体地说,带全局性的重要公文,由机关的主要负责人(即机关的正职或主持工作的负责人)签发;局部性、事务性的公文,由分管领导签发;联合发文,要联合发文机关负责人签发;办公厅(室)公文,由秘书长或办公厅(室)主任签发。上一页下一页返回任务一行政公文概述签发人平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空一字,签发人姓名居右空一字。签发人后标全角冒号,冒号后再标识签发人姓名。如有多个签发人,主办单位签发人姓名置于第一行,其他签发人姓名从第二行起排在主办单位签发人姓名之下,按发文机关顺序依次顺排,下移红色反线,使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离约为4mm。(7)界栏线。发文字号之下印一条与版心等宽的红色反线。党委机关的公文的红色反线中间有一红五星。上一页下一页返回任务一行政公文概述2.主体部分置于红色反线以下至主题词之间的各要素统称为主体,通常由公文标题、主送机关、公文正文、附件说明、成文日期、公文生效标识、附注等项目构成。(1)公文标题。公文标题的作用是让读者在最短的时间内了解公文的主要内容和形式。完整的公文标题一般由三部分组成:发文机关、事由和文种,如《XX职业技术学院关于召开第五届运动会的通知》。在实际工作中也可采用省略式标题,即可省掉发文机关,如《关于工业生产情况的报告》;或省掉事由,如《广州市人民政府命令》;还可省掉发文机关和事由,如《通知》。当然,省去发文机关的公文标题,在归档登记或引用时,要将省去的部分补上,让查阅的人看得明白。上一页下一页返回任务一行政公文概述文标题中的事由项标示公文的主要内容,一般用介词“关于”和一个表达该文主要内容的词组组成介词结构,作为公文文种的定语。在实际工作中,事由项的写作问题较多,因而,写作中要注意:①用在事由前的“关于”主要用于指明事由所涉及的范围,但在转发、批转性的通知中,就不需在事由前标注“关于”。②公文的标题除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。③概括要确切,即要准确地概括出公文的内容或主题,而不要过于空泛,或是题文不对。如某省人大曾制定的《XX省人民政府关于禁止赌博的处罚条例》就犯了“否定之否定”的错误,后才易名为《XX省禁止赌博条例》。上一页下一页返回任务一行政公文概述④表达要简明,即要直截了当地表达出公文的主要内容,而不要琐碎。如粤府也1988页133号文,原标题79个字符:“关于授予二十三位同志广东省职工特等劳动模范、一百八十位同志劳动模范、三百一十二位同志先进生产(工作)者、三十个单位模范集体、一百七十七个单位先进集体称号的决定。”文件打印好了,复核时才发现太长。后压缩成33个字符:《关于授予广东省职工劳动模范、先进生产(工作)者和先进集体称号的决定》。书写标题时,可分一行或多行居中排布;回行时,要做到词义完整,排列对称,间距得当。其标识在红色反线下空两行处,并用2号小标宋体字标识。上一页下一页返回任务一行政公文概述(2)主送机关。主送机关俗称为“抬头”,是指公文发送的主要对象,即应当办理该公文的机关。主送机关应当使用全称或规范化简称、统称。主送机关位于标题下空一行,左侧顶格用3号仿宋体字标志,回行时仍顶格;最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时,应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上,标识方法同抄送。普发性、周知性的下行文,是一种需要所属的各机关都要了解和执行的公文,一般用“各……”的句式。如同一系统之间用了顿号,不同系统之间就要用逗号,如“各省、自治区、直辖市人民政府,国务院各部委、各直属机构”。有些公开张贴、发表的公文,也可不标出主送机关,如公告、通告等。上行文一般只写一个主送机关,如需同时送其他机关,应当用抄送形式。上一页下一页返回任务一行政公文概述(3)公文正文。正文是文件的核心部分和主体部分。一般由缘由、事项和结尾三部分组成。①缘由是正文的导言,主要交代为什么要制发这篇公文,即目的。②事项是讲述公文主要内容的部分,它叙述情况,分析问题,说明做法,提出要求,一般这部分所占的篇幅最长。③结尾是正文的收束,一般是讲执行要求或用一些惯用语,如“以上请示当否,请批复”、“特此通知”。有些公文事项说完就结束,没有独立的结尾部分。上一页下一页返回任务一行政公文概述此外,结构层次序数的使用要规范,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“颖”,第四层为“(1)”。这四个层次可以跨越,但不可颠倒。正文每自然段左空两字,回行顶格,并用3号仿宋体字,一般每面排22行,每行28个字,文中如有小标题,可用3号宋体字(加粗)或用3号黑体字。数字、年份不能回行。上一页下一页返回任务一行政公文概述(4)附件说明。附件是公文主件的附属说明部分,是补充公文主件内容的材料,如文件中的人员名单、报表、照片、典型材料、证明文件等有关资料。需要明确的是,公文的附件是正文内容的组成部分,与公文正文一样具有同等效力。公文如有附件,必须在正文之后加以说明。其标识方法是,在正文下空一行、左空二字、用3号仿宋体字标识“附件”,后标冒号,然后说明附件的名称,两件或两件以上的附件必须使用阿拉伯数码标明其序号,附件名称后不加标点符号,如“附件:1.XXXXX”。同时,附件应与正文一起装订,并在附件左上角第一行顶格标识“附件”,有序号时标识序号;附件的序号和名称应与附件说明的标识一致;如不能一起装订,应在附件左上角第一行顶格标识公文的发文字号并在其后标识“附件”。上一页下一页返回任务一行政公文概述(5)成文日期。成文日期又被称为“落款”,就是公文的发出日期。确定成文日期有以下两种方法:①一个单位发的公文,以该单位领导人签发的日期为准。②联合行文的,以最后签发机关领导人签发的日期为准。成文日期标注在发文机关的右下方,用阿拉伯数字将年、月、日标全,成文日期的标识位置要依印章位置而定。上一页下一页返回任务一行政公文概述(6)公文生效标识。公文生效标识即指发文机关的印章,这是发文机关对文件表示负责的凭证。按照《办法》以及有关文件的规定:公文除会议纪要和电报外,都应当加盖印章;联合上报的文件,为简化手续和提高效率,由主办机关加盖印章即可;联合下发的公文,联合发文机关都应当加盖印章。加盖印章应上距正文2～4mm,端正、居中,下压成文日期,印章用红色。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应采取调整行距、字距的方法加以解决,务使印章与正文同处一面,不得采取标识“此页无正文”的方法解决。上一页下一页返回任务一行政公文概述(7)附注。附注一般是对公文的发放范围、使用时需注意的事项加以说明,如“此件发至县、团级”、“此件可见报”,不是对公文的内容作出解释或注释。对公文的解释或注释一般在公文正文中采取句内括号或句外括号的方式解决。公文如有附注,用仿宋3号字居左空两字加圆括号标识在成文日期下一行。请示要注明联系人的姓名和电话时,可标识在附注位置。上一页下一页返回任务一行政公文概述3.版记部分置于主题词(含主题词)以下的部分统称为版记,通常由主题词、抄送机关名称、印发机关和印发时间等项目构成。(1)主题词。主题词是一组经过规范化的词,用以表达文件所论述的具体对象和内容。使用主题词,一是可以作为公文归档立卷时进行分类的参考;二是为加快办公自动化创造条件,从而提高公文处理的效率。公文主题词通常由公文制发机关的最高行政主管机关负责制定和发布。上一页下一页返回任务一行政公文概述标注主题词要求:①选择规范的词。应从1997年12月修订的《国务院公文主题词表》中所提供的1049个词中选择。②标引顺序要规范。标引顺序是先标类别词,再标类属词。在标类属词时,先标反映文件内容的词,最后标反映文件形式的词。类别词即对主题词的具体分类;类属词是反映文件内容或形式的词。③一份文件如有两个以上的主题内容,应先集中对一个主题内容进行标引,再对第二个主题内容进行标引。④一份文件的标引,除类别词外最多不超过5个主题词。主题词的标注位于文件末页下部,署时之下,横线之上,“主题词”用3号黑体字居左顶格标识,后标全角冒号;词目用3号宋体字;词目之间空一字,不用标点符号。上一页下一页返回任务一行政公文概述(2)抄送机关。抄送机关指除主送机关外需要了解或知晓公文的其他机关,应当使用全称或规范化简称、统称。抄送文件,是为了限定公文发送范围,发挥公文的作用,提高工作效率。所以要注意以下几点:①确实需要的就抄送,不要漏报、漏送,以免工作脱节。②抄送机关名称要明确列出,不可笼统。公文如有抄送,在主题词下一行;左右各空一字后用3号仿宋体字标识“抄送”,后标全角冒号;抄送机关之间用逗号隔开,回行时与冒号后的抄送机关对齐;在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下,标识方法同抄送机关。上一页下一页返回任务一行政公文概述(3)印发机关和印发时间。印发机关是指印刷、封发公文的机关名称,通常是发文机关的办公厅(室)。印发时间以公文付印的日期为准,一般要在发文日期5天内印好发出,用阿拉伯数码标识。上述两个要素位于抄送机关之下(无抄送机关时,则在主题词之下),占一行位置。印发机关左空一字,印发时间右空一字并用3号仿宋体字标识。版记中各要素之下均加一条黑色反线,宽度同版心。版记位置应置于公文最后一面(封四),版记的最后一个要素置于最后一行。以上所说的各个部分的要素,是一份文件最完备的格式,使用时可视具体情况省去一些项目,如一般的文件就没有密级和急度。一些告知性的公文,如公告、通告等,一般都没有眉首、版记和主送机关等。上一页下一页返回任务一行政公文概述(4)页码。用4号半角阿拉伯数码标识,置于版心下边缘之下一行,数码左右各放一条4号一字线,一字线距版心下边缘7mm。单页居右空一字,双页码居左空一字。空白页和空白以后的页不标识页码。(5)版记中的反线。版记中的各要素下均加一条反线,宽度同版心。上一页下一页返回任务一行政公文概述(6)版记的位置。版记位置于公文最后一页(封四),版记的最后一个要素置于最后一行。也就是说版记一定要放在公文的最后,即公文的最后一面(本标准规定公文双面印刷)的最下面的位置。之所以这样规定,是为了保证公文的完整性。因为公文的开始部分很明显,即印有红头的首页,而结束部分就是本标准规定的版记。这样,红头与版记之间的所有部分都是公文不可缺少的部分,由此可以准确认定公文是否完整。确定版记的位置在实际操作中会遇到以下情况:①公文主体之后的空白容不下版记的位置,需另起一页标识版记,此时版记要放在最后一面,即使前一面完全空白也没有关系。上一页下一页返回任务一行政公文概述②公文的篇幅如果在一个折页(即有四面)以上,这时公文的页码数一般应是4的倍数,此时版记也一定要放在最后一面,而不管前面的空白有多少(一般不会超过3面)面。③公文有附件。如果附件最后的空白能够容下版记,而该页又正是4的倍数,此时版记应置于该空白处,以免造成不必要的浪费。如果附件是被转发的文件,该文件后面也有版记,此时被转发文件的版记不能代替转发文件的版记,转发文件还应标识自己的版记。公文各组成部分的标识规则,参照2000年11月国务院办公厅秘书局编的《国家行政机关公文格式》国家标准执行。公文用纸一般彩国际标准A4型(210mm×297mm),左侧装订。文字从左至右横写、横排。在民族自治地方,可以并用汉字和通用的少数民族文字(按其习惯书写、排版)。张贴的公文用纸大小,根据实际需要确定。公文页面格式如图2-1～图2-10所示。上一页下一页返回任务一行政公文概述(三)公文的信函格式公文的信函格式也就是函件的格式,其格式与文件格式大致相同,这里只列出不同之处。1.发文机关标识不同信函格式的首页上端用红色小标宋体字标识发文机关全称或规范化简称,后不加“文件”二字。2.界栏线的标识不同信函的发文机关名称下4mm处为一条红色武文线(上粗下细),距下页边20mm处为一条红色文武线(上细下粗),两条线长度圴为170mm。上一页下一页返回任务一行政公文概述3.密级和急度的标识不同如需标识秘密等级和紧急程度,可用3号黑体字,在武文线下一行版心左边缘顶格标识,如同时需要标识密级和急度,则按照秘密等级、份号、紧急程度的顺序依次逐行排列。4.发文字号的标识和位置不同公文信函格式的发文字号,由发文机关代字、“函”、年份加该年发文的顺序号组成,如“粤府函〔2003〕23号”。其标识位置在红色武文线下一行版心右边缘顶格标识。公文的信函格式如图2-11所示。上一页下一页返回任务一行政公文概述(四)命令格式与一般公文的格式不同,命令没有眉首部分,直接以标题领首。1.命令的标题命令的标题,由发文机关名称加“命令”或“令”构成,如《中华人民共和国卫生部令》,其中的发文机关名称要用全称,不能用简称(包括规范化简称)。用红色小标宋体字。2.命令的发文字号命令的发文字号有两种写法:一是与一般的公文格式一样,由发文机关代字、年份加该年发文的顺序号组成;二是只写令号,即按签署该命令的行政首长任职内所签发的命令跨年度编流水号,如“第24号”。发文字号在发文机关之下空两行居中标识,用黑体字。上一页下一页返回任务一行政公文概述3.命令的印章命令的印章一般不是发文机关名称印章,而是发文机关最高领导人的亲笔签名章。签名章用红色。在正文下两行右空四字标识签发人签名章,签名章左空两字标识签发人职务。在签发人签名章下一行右空四字标识成文日期。公文的命令格式如图2-12所示。上一页下一页返回任务一行政公文概述五、行文规则行文,即指各级机关在其处理公务的过程中,以本机关名义制发公文的运行过程。简单地说,就是公文的发送传递。行文规则是机关单位在公文的发送传递过程中要共同遵循的规则。公文能否顺利发送传递,是关系到受文机关能否及时收到并顺利办理,从而提高国家行政机关工作效率的问题,更重要的是,还关系到我国政府机关的形象问题。因此,理顺行文关系,遵守行文规则,是发挥公文作用、提高工作效率的必要条件。上一页下一页返回任务一行政公文概述(一)与行文规则有关的概念1.行文关系行文关系是指发文机关和受文机关之间的关系,是保证机关单位工作正常运转的组织关系在公文运行中的体现。2.行文方向行文方向即以发文机关为立足点,根据职权范围和隶属关系,公文向不同层次机关单位运行的去向。3.行文方式行文方式是根据工作需要和机关单位的组织关系决定的行文的方法和形式,即指行文时确定公文受文机关或发文机关的具体办法。上一页下一页返回任务一行政公文概述从实际工作来看,行文方式可分以下三大类:(1)从确定受文机关来分。①逐级行文。即行文机关向自己的直接上级或直接下级发送公文。②越级行文。即行文机关越过自己的直接上级或直接下级,向非直接上级或非直接下级行文。③多级行文。行文机关向直接下级和非直接下级的一次性行文。④普发行文。行文机关向隶属机关和非隶属机关、广大群众一次性泛向行文。这种行文方式一般不用写主送机关,多出现于面向公众公开发表的公文。上一页下一页返回任务一行政公文概述(2)从发文机关的数量来分。①单独行文。只有一个机关署名发出的公文。大多数的公文都采取此种形式。②联合行文。公文由两个或两个以上的机关联合署名发出的公文。这种行文方式,只是在行文内容同时涉及两个或两个以上的机关时才会使用。(3)从发布、传递范围不同来分。①内部公文。它是指仅在本机关内运行的公文,眉首中发文机关标识不必套红印刷,俗称“白头文件”。②外发公文。它是指通过办公厅(室)传递至其他机关的公文,眉首中发文机关标识是套红印刷,因此俗称“红头文件”。上一页下一页返回任务一行政公文概述(二)行文规则的内容《办法》规定,公文的行文规则有以下内容:1.行文实效原则《办法》第十三条规定:“行文应当确有必要,注重效用。”毫无疑问,哪一级机关、单位所发的公文都必须与党的路线、方针和国家的法律法规相一致,但单纯做“传声筒”,就不能发挥出发文机关的职能,因此要求发文机关把上级的有关精神与当地的实际情况结合起来,从而形成针对性、操作性强的文件。2.行文关系的原则《办法》第十四条规定:“行文关系根据隶属关系和职权范围确定。”该规定指出了确定行文关系的根据有以下两个:上一页下一页返回任务一行政公文概述(1)隶属关系。本指垂直组织系统中存在直接往来的上下级之间的关系,而在实际工作中,我国的各类各级机关之间存有以下五种关系。①领导关系:即上下级之间领导与被领导的关系,如国务院圮省府圮市府圮县府,或省府圮厅、局、委、办。下级对上级用请示、报告,上级对下级要用决定、通知、批复、通报、公告、通告等指挥性、知照性公文。②指导关系:即主管部门上下级之间的关系,如省教育厅圮市教育局圮县教育局。相互行文与前一种关系大致相同。③协作关系:即同级机关或不相隶属机关之间的关系,前者是指如同属一级政府之下的财政局、人事局、经贸委等机关之间的关系,后者是指不相隶属的农业局、组织部、共青团等机关之间的关系,这些机关之间行文用函。上一页下一页返回任务一行政公文概述④监督关系:这主要是指人民代表大会及其常委会、政府和党委机关之间的关系。它们之间没有隶属关系,各有自己的系统。人民代表大会是立法机关,监督政府的运作;政府是行政机关,接受监督;党委,在政治上起领导作用,主要管大政方针和党务,把握方向。它们之间相互行文一般用函,但政府向同级人民代表大会提请审议事项用议案。⑤统管关系:地方政府同辖区内的上级机关及其他地方机关派驻机构的关系。这些派驻机构,除了接受它的上级领导外,还得接受地方政府的统一管理,如某省人民政府驻广州办事处与广州市人民政府之间的关系。它们之间相互行文一般用函。上一页下一页返回任务一行政公文概述(2)职权范围。职权范围是指本机关在其组织系统中所赋有的职能和所具有的权力。职权既是各级机关处理本机关管理范围内有关公文的必要条件,又是处理与有关公务相关公文的根据。概括而言,各机关的职权范围有以下两种。①本机关职权。这是一个机关按照法律规定或依照法律程序确定而赋有的职责和具有的权力,是其完成本职工作经常性使用的职权,因此称为经常性职权。②上级机关授权。即上级机关为进行某一项工作而有条件或有限制地把原属上级机关的部分职权在一定时间内授给下级机关的行为。这种职权,作为下级机关只是临时代行,当这项工作结束时,所接受的职权便不复存在,因此称为临时性职权。在本机关的职权范围内,应当行文而不予行文即是失职;不在本机关职权范围内行文即是越权。二者都是错误的,而越权行文往往是无效的。上一页下一页返回任务一行政公文概述3.部门行文的规则《办法》的第十五条、第十七条、第十八条和第十九条所表述的都是政府部门行文的规定,具体如下:(1)“政府各部门依据部门职权可以相互行文。”如省财政厅和省外经贸厅,都是省政府属下的职能部门,在工作中需要与对方沟通的,可按各自的职权范围向对方发函联系,而不必“绕道”省政府而徒增运转层次和手续。(2)各部门可以“向下一级政府的相关业务部门行文”。部门的上下级之间可以相互行文,属于指导关系,业务主管部门的上下级之间也可以相互行文。如省农业厅可与市农业局相互行文。上一页下一页返回任务一行政公文概述(3)各部门“除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外,一般不得向下一级政府正式行文”。政府各部门(包括议事协调结构)不能对下一级政府正式行文,但确有工作需要而要向下一级政府行文时,有以下三种处理方法。①以函的形式行文(非正式行文),商洽工作、询问和答复问题、审批事项。②报请本级政府批转或由本级政府办公厅(室)转发。③因特殊情况确需向下一级政府正式行文,要报经本级政府批准,并在文中注明经政府同意。上一页下一页返回任务一行政公文概述④“部门内设机构除办公厅(室)外不得对外正式行文。”所谓“部门内设机构”是指各厅、局、委、办内的处、科一级的机构。按照《办法》以及《国务院办公厅关于实施掖国家行政机关公文处理办法业涉及的几个具体问题的处理意见》(国办函也2001页1号)的规定,这些内设机构,除了办公厅(室)外,都不得向本部门机关以外的其他机关(包括本系统)制发政策性和规范性文件,不得代替部门审批下达本应当由部门审批下达的事项。⑤“属于部门职权范围内的事务,应当由部门自行行文或联合行文。”这条规定了部门在本职责范围内可以单独发文,也可以与别的部门联合行文。⑥“须经政府审批的事项,经政府同意也可以由部门行文,文中应当注明经政府同意。”这样可以减少政府的发文数量,以保证内容重要、事关全局的工作才由政府正式行文。上一页下一页返回任务一行政公文概述⑦“属于主管部门职权范围内的具体问题,应当直接报送主管部门处理。”主管部门的上级一般有两个:一是本级政府,如县林业局寅县政府;二是指导关系的上级,如县林业局寅市林业局。凡是属于业务范围内的事,就应当由其指导关系的上级来处理,如县林业局有关业务方面的问题,应向市林业局行文。如果下级业务部门把理应由上级业务主管部门解决的事情,报请本级政府,又要由本级政府向上级政府请示,再通过上级政府转其所属业务主管部门办理。这样一来,既浪费人力、物力和时间,又有可能导致政府过多干涉部门的业务工作,反倒忽视了统管全局的工作。上一页下一页返回任务一行政公文概述⑧“部门之间对有关问题未协商一致,不得各自向下行文。”此条规定,是为维护公文的权威性和政令的一致性。凡行文内容涉及其他部门的职权范围时,行文前必须由主办部门负责与有关部门就该问题进行协商,当取得一致意见后方可行文,一律不得各自按照自己的意见向下行文。协商中如果确实难以取得一致意见,应由主办部门如实列出各方理据,提出建议性意见,上报共同的上级机关,以便该上级机关进行协调或仲裁。强调这一点,其目的是强化有关部门的责任,提高决策的效率,以达到有效、高效的目的。如果在意见分歧情况下,各部门政出多门,只能使下级无所适从。如果部门之间未协商一致就各自向下行文时,“上级机关应当责令纠正或撤销”。上一页下一页返回任务一行政公文概述4.联合行文的规则如果一项工作同时涉及两个或两个以上的同级机关并需要配合协同处理的,为了增强公文的权威性、提高办事效率,可以联合行文。《办法》第十六条、第十七条规定了可以联合行文的几种情况:(1)“同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文。”这一条是说明行政机关系统里的联合行文规则的,这里包括了以下三种情况。①同级政府可以联合行文,即同是一级的地方人民政府可以联合行文,如佛山市人民政府和东莞市人民政府可以联合行文。②同级政府各部门可以联合行文,如某地级市的人事局和劳动局可以联合行文。③上级政府部门与下一级政府可以联合行文,如省人事局和某市政府可以联合行文。上一页下一页返回任务一行政公文概述(2)“政府与同级党委和军队机关可以联合行文。”它是指同级党、政、军的联合行文。如中共广东省委、广东省人民政府和中国人民解放军广东省军区可以联合行文。(3)“政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文。”它是指党、政、军的部门之间的联合行文。所谓“相应的”是指与该政府部门同级的党组织和军队机关,如国家人事部和总政治部可以联合行文,省委宣传部和省新闻出版局可以联合行文。上一页下一页返回任务一行政公文概述(4)“政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。”政府部门与人民团体联合行文的,如国家化工部等部门和中国轻工总会可以联合行文。“具有行政职能的事业单位”是指中国科学院、中国社会科学院、中国地震局、中国气象局、中国证券监督管理委员会等单位,它们也可以和国务院的部门联合行文。(5)“联合行文应当明确主办部门。”之所以提出这一条,不仅使公文的草拟、制发能按部就班地进行,而且还能在部门之间出现分歧意见时,主办部门的主要负责人可以出面协调。经协调“仍不能取得一致时,主办部门可以列明各方理据,提出建设性意见,并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。”(《办法》第二十六条)上一页下一页返回任务一行政公文概述5.向上行文的规则(1)逐级行文。《办法》第十四条规定:“一般不得越级请示和报告。”因为根据管理体制,是一级管一级的。为了维护正常的办公程序,发挥各级行政机关的作用,避免工作脱节,下级机关向上级机关请示、报告,一般应向直接的上级机关行文,如某县(区)人民政府拟增设机构,就不应向省人民政府请示,而应向市人民政府请示。各行政机关要严格限制在职权范围内行文,不得越权。上一页下一页返回任务一行政公文概述但遇到特殊情况,下级机关则可越级行文,特殊情况包括以下几种。①发生紧急情况,如战争或严重的自然灾害、出现安全方面的重大问题及紧急事件,逐级上报将延误时间,造成重大损失。②经过多次请示上级机关,但受到上级机关长期搁置而急需解决的问题。③与直接上级产生争议,一时难以解决的事项。④上级机关交办的并指定越级直接上报的事项等。这些都可越级行文,但应抄送被越过的直接上级机关。上一页下一页返回任务一行政公文概述(2)不送个人。《办法》第二十二条规定:“除上级机关负责人直接交办的事项外,不得以机关名义向上级机关负责人报送‘请示’、‘意见’和‘报告’。”应按正常的工作程序,某份请示送到上级机关,上级机关就会按照职权范围分工处理,发挥各个职能部门的作用。如果是“负责人直接交办的事项”,属于特殊情况,可以直接报送领导者个人。(3)请示的规则。请示除了要遵守上述规定之外,还得遵守以下规定:①一文一事。“‘请示’应当一文一事”(《办法》第二十一条),即在一份请示中只讲一项工作或只讲一个方面的问题。因为内容单一,上级方便研究处理,无须公文在几个部门间“旅行”后才能答复;而且,一文一事在标题上也好反映,容易拟写出准确而又简要的标题。上一页下一页返回任务一行政公文概述②一头请示。请示“一般只写一个主送机关。”(《办法》第二十一条)一份请示只应有一个主送机关,有关事项就由这个主送机关负责批复。“需要同时送其他机关的,应当用抄送形式。”《办法》第十八条规定:“受双重领导的单位,需要同时报另一上级机关,就可以根据实际情况,选择与请示事项直接有关的上级作为主送机关,而另一上级则作为抄送机关。”为什么不能多头请示?因为多头请示,就要多头审批,而多头审批,一是重复劳动,造成劳动、时间等的浪费;二是不按行文规则行文,容易造成公文处理程序的混乱;三是如果出现几个上级批复意见不一时,还产生出矛盾。③“不得抄送其下级机关。”(《办法》第二十一条)上报的请示,当上级还没批复下来时,其内容就还没生效。抄送尚未生效的文件,会造成工作混乱。上一页下一页返回任务一行政公文概述(4)“‘报告’不得夹带请示事项。”报告是呈阅性公文,是给领导看的,不要求答复,而请示是要求上级机关要给予明确答复的。把请示事项夹进报告中,其结果只能是延误工作。处理的办法,应是另起草一份请示,写明请示理由和请示事项。6.抄送的规则(1)向下级机关或本系统的重要行文,应当同时抄送直接上级机关。一般而言,向下级机关或本系统的行文多数不用抄送给上级机关,否则会造成“文山”。那么何谓“重要行文”?即涉及比较重要事项的公文,如撤换下级机关的主要领导人、增设重要机构、开展大的外事活动、审批大的建设项目及布置重要的工作。其目的在于让上级了解情况、掌握全局,避免各自为政;同时也便于上级监督,避免在重要问题上出大差错。上一页下一页返回任务一行政公文概述(2)受双重领导的机关向上级机关行文,应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文,必要时应抄送其另一上级机关。有些机关是有双重领导的,这些机关行文时,应当根据公文内容的具体职权归属,写明主送机关和抄送机关。如某华侨大学,受教育部和国务院侨务办公室的双重领导,它上送一份关于教育问题的请示,主送机关就应选择教育部,同时抄送给侨办;而教育部答复该校时,根据需要抄送给国务院侨办。这样做主要是为了增进了解,协调工作,既可避免重复行文,又可避免因为互不通气而产生矛盾。上一页返回任务二公告一、公告的适用范围及特点公告是“适用于向国内外宣布重要事项或法定事项”的公务文书,是属于发布范围广泛的晓谕性文种,多数通过广播、电视、报刊等大众传播媒介迅速发出。公告具有以下特点:(一)发文权力的限制性由于公告宣布的是重大事项或法定事项,发文的权力被限制在高层行政机关及其职能部门的范围之内。具体来说,国家最高权力机关(人大及其常委会),国家最高行政机关(国务院)及其所属部门,各省市、自治区、直辖市行政领导机关,某些法定机关,如税务局、海关、铁路局、人民银行、检察院、法院等,都有制发公告的权力。其他地方行政机关,一般不能发布公告。党团组织、社会团体、企事业单位,不能发布公告。下一页返回任务二公告(二)发布内容的重要性公告发布的内容必须是重要事项或法定事项。所谓重要事项,是指事关全局或在国内外能产生重大影响的事项。如公布宪法、公布全国人大代表人数等,都可用公告行文。所谓法定事项,是指按法律程序批准确定的事项,例如,全国人民代表大会审议通过某项法规,需向社会发出公告。公告的内容庄重严肃,体现着国家权力部门的威严,既要能够将有关信息和政策公之于众,又要考虑在国内国际可能产生的政治影响。一般性的决定、指示、通知的内容,都不能用公告的形式发布,因为它们很难具有全国和国际性的意义。上一页下一页返回任务二公告(三)发布范围的广泛性公告是向“国内外”发布重要事项和法定事项的公文,其信息传达范围有时是全国,有时是全世界。譬如,中国曾以公告的形式公布中国科学院院士名单,一方面确立他们在我国科学界学术带头人地位;另一方面尽力为他们争取在国际科学界的地位。这样的公告肯定会在世界科学界产生一定的影响。中国有关部门还曾在《人民日报》上刊登公告,公布中国名酒和中国优质酒的品牌、商标和生产企业,已便消费者能认清名牌。(四)内容和传播方式的新闻性公告还有一定的新闻性特点。所谓新闻,就是对新近发生的、群众关心的、应知而未知的事实的报道。公告的内容,都是新近的、群众应知而未知的事项,在一定程度上具有新闻的特点。公告的发布形式也有新闻性特征,它一般不用红头文件的方式传播,而是在报刊上公开刊登。上一页下一页返回任务二公告二、公告的种类(一)重要事项的公告凡是用来宣布有关国家的政治、经济、军事、科技、教育、人事、外交等方面需要告知全民的重要事项的,都属此类公告。常见的有国家重要领导岗位的变动,领导人的出访或其他重大活动,重要科技成果的公布,重要军事行动等。如全国人大常务委员会关于确认全国人大代表资格的公告,新华社受权宣布我国将进行向太平洋发射运载火箭试验的公告,都属此类公告。上一页下一页返回任务二公告(二)法定事项的公告依照有关法律和法规的规定,一些重要事情和主要环节必须以公告的方式向全民公布。《中华人民共和国专利法》第三十九条规定:“发明专利申请经实质审查没有发现驳回理由的,专利局应当作出审定,予以公告。”《中华人民共和国企业破产法(试行)》第九条规定:“人民法院受理破产案件后,应当在十日内通知债务人并且发布公告。”《国务院公务员暂行条例》第十六条规定,录用国家公务员要“发布招考公告”。《中华人民共和国民事诉讼法》规定发布的公告种类繁多,有通知权利人登记公告,送达公告,开庭公告,宣告失踪、宣告死亡公告,财产认领公告,强制迁出房屋、强制退出土地公告等。上一页下一页返回任务二公告三、公告的写作格式公告是一种很严肃、庄重的公文。一般来说,它内容较单一,篇幅不长,多用条款形式,表达直截了当,没有议论,不需说明,更不会出现抒情。语言风格表现为简洁明快、朴实无华、通俗明白、郑重严肃,有时需要扼要交代公告事件的根据和原因,但也无须阐述事件的意义和具体描写事件的情节。公告一般由标题、正文、署名与日期三部分组成。上一页下一页返回任务二公告(一)标题标题有以下几种写法:发文机关+事由+文种,如“中共中央、全国人大常委会、国务院关于宋庆龄副委员长病情的公告”。发文机关+文种,如“中华人民共和国国务院公告”。只标出文种“公告”。有的公告在标题下方有编号,一般的写法是“第X号”,并用圆括号括住。上一页下一页返回任务二公告(二)正文一般由公告背景、缘由、公告事项和公告结语(“现予公告”或“特此公告”等)部分组成。也有的公告省略了缘由,开门见山,直接写出公告事项。如《国务院办公厅关于1987年夏时制的公告》,就不写缘由,正文一开始就直陈事项。公告事项要根据内容多寡来确定表达方式,如果内容较多,要分列条款;如果内容比较简单,则可不分条款。(三)署名与日期在正文的右下方签署发文机关的名称和日期。如果标题已写上了发文机关的名称,在报纸上登载时则常省略落款。也有的公告,成文日期写在署名下方或标题和编号之下。上一页返回任务三通告一、通告的使用范围及特点通告是行政机关和企事业单位在一定范围内公布应当遵守或周知的事项时使用的公文。《办法》把通告的功能定义为:“适用于公布社会有关方面应当遵守或周知的事项。”通告是在行政公务和业务管理中应用范围广泛、使用频率较高的具有知照性和一定约束力的普发性公文。下一页返回任务三通告通告主要有以下四个特点:(一)法规性通告常用来颁布地方性的法规,这些法规一经颁布,特定范围内的部门、单位和民众都必须严格遵守、执行。例如,《XX省无线电管理委员会办公室关于清理整顿无线电通信秩序的通告》,对有关事宜作了八条规定;《XX市人民政府关于坚决清理非法占道经营的通告》,为改善交通秩序和市容环境,作了几条规定。(二)周知性通告的内容,要求在一定范围内的人们或特定的人群普遍知晓,以使他们了解有关政策法令,遵守某些规定事项,共同维护社会公务管理秩序。上一页下一页返回任务三通告(三)务实性所有的公文都是实用文,从根本性质上说都应该是务实的。但它们之间还是有一些区别,有的公文只是告知某事,或者宣传某些思想、政策,并不指向具体事务。通告则是一种直接指向某项事务的文种,务实性比较突出。(四)行业性不少通告都具有鲜明的行业性特点,如税务局关于征税的通告,机动车管理部门关于机动车辆年度检验的通告,银行关于发行新版人民币的通告,房产管理局关于对商品房销售面积进行检查的通告等,都是针对其所负责的那一部分的业务或技术事务发出的通告。因此,通告行文中要时常引用本行业的法规、规章,也免不了使用本行业的术语、行话。上一页下一页返回任务三通告二、通告的类型通告有法规性通告和知照性通告两大类型。这两种通告是以法规性的强弱不同为标准来区分的,二者之间没有绝对的界限。法规性的通告不可能没有知照性,知照性的通告完全没有法规内容的也不多见。但二者在性质上毕竟有所区分,如《关于坚决清理非法占道经营的通告》,强制性措施较多,属于法规性通告;《关于因施工停水、停电的通告》,主要起到通知事项的作用,没有强制性措施,属于知照性通告。上一页下一页返回任务三通告三、通告的写作格式(一)标题通告的标题有四种形式。第一种是三要素齐全的规范标题,如上述《广东省人民政府关于打击小额走私成品油活动的通告》;第二种是省略发文机关名称的简写标题,如《关于坚决清理非法占道经营的通告》,这种标题形式最为普遍;第三种是省略发文事由的简写标题,如《XX市房地产管理局通告》;第四种是将发文机关名称和发文事由一并省略,只保留文体种类名称“通告”作为标题的。一般来说,法规政策类通告应尽量采用三要素齐全的规范标题(多个单位联合发布时,为使标题简洁,可省略发文机关名称)。通告的事项如有紧迫的时间要求,则可以在文种名称前冠以“紧急”二字,以引起受文者注意,如《XX市电信局紧急通告》。上一页下一页返回任务三通告(二)主送机关通告一般是在一定范围内公开张贴或通过报纸、广播、电视等传播媒体发布的,所以一般情况下都没有具体受文机关,写作时往往省略该项。(三)正文正文一般采用公文通用结构模式撰写,共分以下三部分:1.通告缘由作为开头部分,通告缘由主要用来表达发布通告的背景、根据、目的、意义。如“近期以来,我市清理非法占道经营,经过几次集中整治,取得了一定效果,但在一些主干道上仍有反复,禁而不止,影响交通和市容环境,群众反映强烈。为推进‘讲文明、树新风’活动和精神文明建设八大工程的深入开展,市政府决定,集中一段时间,加大工作力度,实行综合整治,坚决彻底清理非法占道经营,让路于车,还道于民,改善交通秩序和市容环境。现通告如下:”。上一页下一页返回任务三通告这个开头部分主要写了发布通告的前景、根据和目的。2.通告事项这是主体部分,文字最多,内容最为复杂。较多采用分条列项的写法,以做到条理分明、层次清晰。如果内容比较单一,也可采用贯通式写法。3.通告结语这是结尾部分,写法比较简单,多采用“本通告自发布之日起实施”或“特此通告”的格式化结语。上一页下一页返回任务三通告四、注意事项通告的写作要注意下列几个问题:(一)不要把“通告”写成“通知”“通告”与“通知”是两种不同的公文,其特点、作用和受文对象、范围都不相同。有的单位往往把握不准它们的特点和作用,以为让人们知晓的事项都可用通告行文,结果把一些该用通知的错用了通告,该用通告的又错用了通知。上一页下一页返回任务三通告例如:回迁通知原住XX区XX街的动迁户,于明年6月底前回迁。请所有回迁户持动迁证、动迁协议书以及交款单据,于明年5月底前,到我局拆迁办公室办理回迁登记手续。具体办理时间:上午8:00—12:00,下午2:30—5:30。特此通知。XX市房地产管理局XXXX年X月X日这份公文用错了文种。告知回迁户办理回迁手续一事,属社会有关方面或人士应周知和遵守的事项,应用通告行文。此外,文中也存在行文不严密等毛病。上一页下一页返回任务三通告(二)把握通告与公告的联系与区别通告与公告的联系在于都具有晓谕性和公布性,也就是说,内容都是知照性的,发布范围都是面向全社会。区别可大致概括为以下四个方面:1.内容的重要程度不同公告是用来发布重要事项和法定事项的,涉及内容多是国家大事或省市级的行政大事,或者履行法律规定必须遵循的程序。小的局部性事项和非法定的事项,不能采用公告的形式公布。通告是用来发布在一定范围内需要遵守或周知的事项的,它所涉及的事项一般没有公告那么重大。上一页下一页返回任务三通告2.对发文机关的限制性有较大不同公告是一种高级别的文体,只有涉及全局性的重大事项或法定事项时,才能由高级别的行政部门发布,这一点前面介绍公告的特点时已有阐述。通告是一种高级机关和基层单位都可使用的文体,不仅行政机关可以制发,社会团体、企事业单位在自己的职权范围之内,也可以制发。3.发布范围有所不同公告是向国内外发布重要事项和法定事项采用的文种,它的发布范围比较大,面向全国,有时面向全世界,遍示天下,一体周知,接受的人越多越好。上一页下一页返回任务三通告通告虽然也是面向社会发布的,但多是限定在一个特定社区范围内,而且内容也多是指向一个特定的人群,要求这一社区的某一类特定人群遵守或周知。所以通告的定义中特意强调了“在一定范围内发布”。4.发布的方式不同公告多数是在报刊上刊登,一般不用红头文件的方式下发,也不能印成布告的形式公开张贴。而通告可以在新闻媒体上刊登,也可以用红头文件的形式下发,还可以公开张贴。上一页返回任务四通报一、通报的使用范围及特点通报是国家机关、社会团体、企事业单位用以表彰先进、批评错误、传达重要精神或通报有关情况的一种行政公文,其是下行文。通报的应