教学材料《应用文》-第七章 电子文书

第一节电子函件一、概念电子函件是指互联网上或常规计算机网络上的各个用户之间，通过邮件的形式进行通信的一种交流联系方式。是现代社会不可缺少并且越来越重要的信息传输和交换形式。完全意义上的电子邮件包括邮件的文本部分和邮件的收发过程(主要是发邮件)。电子函件是英语“Electronicmail"(缩写E-mail)的中译名称，又称电子邮件、电子信箱等。下一页返回第一节电子函件二、特点E-mail与传统的通信方式相比有着巨大的优势，它所体现的信息传输方式与传统的信件有较大的区别:(一)发送速度快(二)信息多样化(三)收发方便(四)成本低廉(五)交流对象广泛(六)安全下一页返回上一页第一节电子函件利用电子邮件(E-mail)在网上交流信息，首先必须申请一个电子信箱，也就是在互联网上拥有一个电子邮件地址。完整意义上的电子邮件写作其实还包括了收发邮件的过程(主要是发邮件)。目前，进行这种写作的方式主要有两种:一是直接登录网站上的信箱，利用网站提供的邮件服务程序进行写作;二是利用OutlookExpress,MicrosoftOutlook或Foxmail这样的专门软件来进行写作。在这里，我们主要介绍一下前者。下一页返回上一页第一节电子函件有了自己的电子邮箱，就可以登录网站进入邮箱，进行收发电子邮件。下面来介绍在申请的免费信箱网站上收发电子邮件的方法。(一)电子邮件地址的格式(二)发送电子邮件下一页返回上一页第一节电子函件下面我们来举例说明发送电子邮件的步骤:假设你已申请成功的电子邮件地址是mdzx001@wx88,具体操作如下:登录wx88.net网站→在用户名栏中输入你的信箱的用户名(或称账号)，如mdzx001→在密码栏内输人此信箱的密码一单击“进入”(有的是“登录”)一出现图1，如下:即进入了你的电子邮箱。现在，准备发送一份邮件，作如下操作:单击左侧列出的“发邮件”出现图2，即为你的邮件内容的编辑页面。下一页返回上一页第一节电子函件图3为选择了“粘贴附件”按钮后出现的页面，完成你要附带的文件选择过程。这里分3步完成:浏览，选择你附带的文件一粘贴一完成，则返回上图页面。完成后，即单击“发送”后，则出现如图4,表明邮件已发送成功:单击上图中的“返回”回到你的信箱内。(三)收取信件要接收别人发给你的电子邮件，其操作方法是:先进入你的信箱(即登录WX88进入你的信箱)，如果你的信箱内有新收到邮件的话，那么，在“mdzx001的收件箱”旁会出现带有红色数字显示的数目，此时已表明你已收到了别人发给你的邮件了。下一页返回上一页第一节电子函件(四)阅读邮件对于新收到的或已收到邮件，想要看其内容的话，可以这样操作:单击左侧列表的“读邮件”或者单击“mdzx001的收件箱”，进入收件箱，此时，在收件箱中将列出你收信箱中所有的已看过的和未看过的邮件，如图5。上图中有两封新的邮件，单击相应邮件即可查看此邮件的内容，如图6。(五)电子邮件的删除由于你是在网站上收取的电子邮件，而这些邮件都存放在你的信箱内，而信箱的容量有限，所以要及时删除已不需要的邮件，具体操作方法为:单击图5中所示的要删除的邮件列表前的方框，则在方框前出现“√”

;,表示该邮件被选中一单击其下面的“删除”按钮。下一页返回上一页第一节电子函件四、写作注意事项(一)填写邮件地址的时候，要注意以下几点:1.在地址中不要输人任何空格;2.不要随便使用大写字符;3.不要漏掉分割网络地址各部分的圆点符号。下一页返回上一页第一节电子函件(二)附件的添加添加附件的时候要注意附件文件的大小是否超出自己邮箱和对方邮箱的容量，太大的附件要另想办法通过网络传送给对方。(三)语言要求需要注意的是，有些电子邮件在写作时会出现语句含混、词不达意的情况，不符合表达的基本要求，表达不清楚，不能让对方明自写作者的意思，这是应该注意和避免的。在这一点上，电子邮件写作的根本要求又是和传统信件相通的。返回上一页第二节外贸电函一、概念及其特点“函”是“封套”的意思，即是指信件，而“电”即是包括电报、传真、电子数据交换和电子邮件等在内的数据电文的统称。外贸函电的特点:(一)正确性(二)完整性(三)具体性(四)目的性(五)礼貌性(六)习惯性下一页返回第二节外贸电函二、类型常见的外贸书信有27种:请求建立商业关系;回复对方建立商业关系的请求;请求担任独家代理;拒绝对方担任独家代理;同意对方担任独家代理;借引荐建立业务关系;邀请参观贸易展览会;与过去有贸易往来的公司联系;确认约会;感谢客户订货;向长期客户推销新产品;为商贸指南兜揽广告;请求客户作推荐人;通知客户价格调整;说明价格调整原因;回复感谢信;请客户征询其他公司;改善服务;拒绝客户的要求;应付难办的客户;祝贺新公司成立;非正式的预约要求;物色代理商;欢迎新代理商;要求约见;拒绝约见;因同意约见。下一页返回上一页第二节外贸电函三、基本格式一封完整的外贸函电一般包括下面几个要素:(一)信封(Envelop)与中文信封相反，英文信封上收信人的地址和姓名写在信封的中间，发信人的地址和姓名写在信封的左上角，或信封背面。英文书信的地址应从小写到大，先写门牌号码，再写街道、城镇、省或州及邮政编码，最后是国家名称。国家名称的每一个字母都要大写。下一页返回上一页第二节外贸电函信封上可以附注下列各项:1.如需由特种邮路或邮船寄递，或需说明信或邮件的类别。2.如系私人信或密件，必须收信人亲自开启而不要他人拆阅的，可在信封下角末注明。(二)信头/个人信头(Letterhead/PersonalLetterhead)公司信纸上一般都印有其名称、地址和联系号码，这就是通常所说的信头。在没有信头的普通信纸上写信，作者就需要写明回邮地址和联系号码。下一页返回上一页第二节外贸电函(三)封内日期(DaleLine)封内日期是写信或打字时的日期。(四)封内地址(InsideAddress)封内地址是收信人的地址，包括姓名，职务(如适用)，公司名称(如适用)，街道名称或信箱号，城市，州或省，邮政编码和国家。(五)称呼(Salutation)称呼是一封信开头对收信人的称呼，写在封内地址或提示句下两三行。下一页返回上一页第二节外贸电函(六)头街(Titles)除非写信人与收信人熟到可以直呼其名，通常要在收信人名字前加上"Mr.","Professor"等表示礼貌的头衔。(七)提示句(选择性)AttentionLine(optional}提示句的用途是指明把信送给某个具体的人或部门处理，尽管信是写给这个组织的。(八)主题句(选择性)SubjectLine(optional)主题句简要说明信的内容。(九)正文(BodyoftheLever)正文的格式多种多样。商业信函最好使用齐头式。而私人信件通常不用齐头式。下一页返回上一页第二节外贸电函(十)写信人签名(Writer'sIdentification/Signture)写信人的签名、名字和头衔(如果适用)，写在信尾问候语同侧三四行以下的位置。(十一)附注(Notions)附注写在写信人签名下两行的位置，附注包括参考缩写，附件的数日和内容以及将收到这封信副本的人员名单。附注写在左侧。(十二)信尾问候语(ComplimenlaryClosing)信尾问候语是写在信尾的告别话语，例如“Sincerely","Sincerelyyours"通常位于正文两三行以下。第一个单词的第一个字母要大写，最后以逗号结尾。下一页返回上一页第二节外贸电函(十三)附言(PostscriplPSorP.S.)附言用来说明没有包括在信中的想法和内容。四、写作基本原则(一)Courtesy礼貌(二)Consideration体谅(三)Completeness完整下一页返回上一页第二节外贸电函(四)Clarify清楚意思表达明确清楚，要注意:1.避免用词错误。2.注意词语所放的位置。3.注意句子的结构。(五)Conciseness简洁1.避免废话连篇2.避免不必要的重复。3.短句、单词的运用。下一页返回上一页第二节外贸电函(六)Concreleness具体(七)Correctness正确五、常见问题及对策(一)数字、单位方面1.数字许多外贸函电写作的著作中都提及过数字的写作规范2.单位在英文外贸合同中，在表达计量单位价格单据、保险条款时应准确清楚下一页返回上一页第二节外贸电函(二)专业术语方面外贸函电术语是商务英语中的一大特色，因此，掌握外贸英语中那些约定俗成的写法非常重要。(三)外贸函电的翻译问题1.外贸函电中的惯用语与缩略词的翻译2.一词多义3.一义多词返回上一页第三节短信一、概念短信shortmessageservice，简称SMS，是用户通过手机或其他电信终端直接发送或接收的文字或数字信息，用户每次能接收和发送短信的字符数，是160个英文或数字字符，或者70个中文字符。二、特点短信的特征有三点:一是短，二是活，三是快下一页返回第三节短信三、种类目前常用的短信从内容功能分，有事务短信、新闻短信、广告短信、祝颂短信、娱乐短信、短信文学等;介质形式分，有文本短信、图文短信、语音短信、彩信(含有文字、图像、音、数据等各种媒体格式的手机短消息)等。但是最根本的不外乎两种写作形式。一种是实用，80%以上。短信的目的性非常明确，内容具体，文字准确、简约;另一种是功利性不强的艺术形式。下一页返回上一页第三节短信四、发送短信的工具和载体短信可以由移动通信终端(手机)始发，也可由移动网络运营商的短信平台服务器始发，还可由与移动运营商短信平台互联的网络业务提供商SP(包括ICP,ISP等)始发。五、格式及编拟的方法技巧(一)短信的结构要素1.人物2.事项3.动作下一页返回上一页第三节短信(二)短信编拟的方法技巧1.排比显气势2.比喻明事理3.对比显巧妙4.层递蕴深意5.对偶显工整6.顶真显奇妙7.叠字增色彩8.反复见真情9.押韵出文采10.逆转增谐趣下一页返回上一页第三节短信12.双关寓深意13.数字巧串联14.飞白显机智六、写作注意事项短信是电子时代传递信息最快捷、方便的形式。如何使实用性与艺术性、民族传统与现代技术融合发展，使其在两个文明建设中，发挥更积极的作用，还有待研究。返回上一页第四节传真一、概念传真，英文称作fax。传真是近二十多年发展最快的非话电信业务。将文字、图表、相片等记录在纸面上的静止图像，通过扫描和光电变换，变成电信号，经各类信道传送到目的地，在接收端通过一系列逆变换过程，获得与发送原稿相似记录副本的通信方式，称为传真。传真的主要技术有:扫描技术，记录技术，同步同相技术，传输技术。下一页返回第四节传真二、格式标准的传真由以下三个部分组成:信头、信文和信尾。在传真中，信头所占页面一般不超过三分之一。传真的信头包括发信人地址(连同传真号码)，收信人地址(连同收信人传真号码)，发信日期，页数，称呼和事由。下一页返回上一页第四节传真From:贵公司名称(如果用抬头纸就不用再写贵公司的名称了)地址:电话:传真:日期:To:对方公司名称地址:电话:传真:正文内容。下一页返回上一页第四节传真三、发传真的方法(一)如果是对方要发传真给你。拿起话筒后按传真/复印/输人(一般是绿色的)，然后放下电话，对方收到传真信号后就会传真给你了。(二)如果是你要发传真给别人。你首先打电话叫对方给个传真信号，听到信号声后，按自己传真机的传真/复印/输入这个按钮(也可以不挂上电话)，就可以给对方发传真了。下一页返回上一页第四节传真四、电子传真发电子传真不需要使用传真机和纸，而是利用网络来收发传真。电子传真和传真机的主