行政办公文件归档管理办法

行政办公文件归档管理办法第一章总则第一条为规范公司行政办公文件的归档管理工作，确保各类文件材料的完整、安全与有效利用，提高办公效率，依据国家相关档案管理规定，结合公司实际情况，特制定本办法。第二条本办法所称行政办公文件，是指公司在各项行政管理、经营活动及内部运作过程中形成的，具有保存价值的各类文字、图表、声像、电子等不同形式的历史记录。第三条行政办公文件归档管理工作遵循统一领导、分级负责、规范整理、安全保密、便于利用的原则。公司综合管理部门为行政办公文件归档管理的归口负责部门，各部门指定专人（兼职档案员）协助做好本部门文件材料的收集、整理与移交工作。第四条本办法适用于公司各部门及全体员工在日常工作中形成的各类行政办公文件的归档管理。第二章归档范围第五条凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料，均属归档范围。主要包括：（一）公司决策与管理类：公司发展规划、年度工作计划与总结、重要会议纪要、各类请示与批复、董事会及管理层决议、规章制度、人事任免、奖惩决定等。（二）行政管理类：行政通知、通报、函件、工作计划、总结报告、办公会议记录、印章管理、档案管理、保密工作、后勤保障、安全保卫等方面的文件材料。（三）业务工作类：与公司主营业务相关的各类合同协议（副本或复印件）、项目资料（非核心技术部分）、客户往来函件、市场调研报告、营销策划方案等具有参考价值的文件材料。（四）外部来文类：上级单位、相关政府部门、合作伙伴发来的需要贯彻执行或备案的各类文件、函电等。（五）其他具有保存价值的文件材料：包括但不限于重要的声像资料、电子文档、荣誉证书复印件、重要的对外宣传材料等。第六条下列文件材料不属于归档范围：（一）上级普发的、非本公司主管业务且无需办理的文件材料；（二）重复、冗余的文件材料；（三）无查考利用价值的事务性、临时性文件，如便条、通知一般事项的简短便函等；（四）未经领导审阅、签发的未定稿文件；（五）与公司工作无关的个人文件。第三章文件材料的收集与整理第七条收集：各部门应在各项工作活动结束后，及时收集形成的文件材料。做到不遗漏、不延误，确保文件材料的齐全完整。日常办公中，承办人应负责将办理完毕的文件及时交本部门兼职档案员汇总。第八条整理：文件材料的整理应遵循文件形成规律，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。（一）分类：按照文件的内容、性质或形成部门进行分类。可参照公司《文件分类标准》执行，确保分类统一规范。（二）排序：同一类别的文件，按照形成时间顺序或重要程度进行排列。（三）编号：对整理好的文件进行系统编号，编号规则应清晰易懂，便于检索。（四）编目：填写卷内文件目录或归档文件目录，包括文件名、编号、形成日期、页数、备注等信息。（五）装订：对需要长期保存的纸质文件，应采用规范的装订方式，去除金属物，保持页面整洁。第九条电子文件的整理：电子文件应按照国家及行业相关电子档案管理规范进行整理。确保电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性。电子文件应与纸质文件同步归档，并做好备份。第四章归档要求与手续第十条归档时间：（一）日常行政文件应在办理完毕后的次月底前完成整理归档；（二）年度性、总结性文件，如工作计划、总结、年报等，应在次年第一季度内完成归档；（三）专项工作或项目文件，在工作或项目结束后一个月内完成归档；（四）重要会议文件，在会议结束后一周内完成归档。第十一条归档份数：一般文件归档一份；重要文件、具有长远查考价值的文件可归档两份，其中一份为副本。第十二条归档手续：（一）各部门兼职档案员将整理好的文件材料，填写《文件材料归档移交清单》，经部门负责人审核签字后，向公司综合管理部门档案管理员办理移交手续。（二）档案管理员对移交的文件材料进行检查验收，核对无误后，双方在移交清单上签字，各执一份备查。第十三条归档文件质量要求：（一）文件材料应齐全、完整、准确；（二）文件格式规范，字迹清晰，纸张质量符合要求，便于长期保存；（三）电子文件应确保载体清洁、无病毒，存储格式符合归档要求。第五章档案的保管与利用第十四条档案保管：档案管理员应按照档案管理规范，对归档文件进行科学管理。（一）档案库房或档案柜应保持干燥、通风、整洁，具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等措施。（二）档案应按照分类、编号顺序排列存放，做到定位存放，便于查找。（三）定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理并报告。（四）电子档案应定期进行备份，防止数据丢失或损坏，并做好防磁、防病毒工作。第十五条档案利用：公司档案主要供公司内部工作需要利用。（一）查阅档案须履行借阅手续，填写《档案借阅登记表》，经相关负责人批准后，方可查阅。查阅秘密以上级别的档案，须经公司分管领导批准。（二）查阅者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案内容。如确需复制档案材料，须经档案管理员同意，并由档案管理员负责复制。（三）档案一般不得带出档案保管场所。确因工作需要借出的，须经公司综合管理部门负责人批准，限期归还。档案借出期间，借阅部门和个人对档案的安全、保密负全部责任。（四）严禁利用档案从事违法违纪活动。（五）查（借）阅档案的期限，一般不超过规定工作日，如需延长，应办理续借手续。第十六条档案保密：严格遵守国家及公司保密规定，确保档案机密安全。对涉密档案的管理，应按照相关保密制度执行。第六章档案的鉴定与销毁第十七条档案鉴定：对于已到保管期限的档案，由公司综合管理部门会同相关部门组成鉴定小组，对其价值进行鉴定。（一）鉴定工作应定期进行。（二）经鉴定仍有保存价值的档案，应重新划定保管期限；无保存价值的档案，应登记造册，提出销毁意见。第十八条档案销毁：销毁无保存价值的档案，须严格按照规定程序进行。（一）销毁档案须填写《档案销毁清册》，报公司分管领导批准后执行。（二）档案销毁应有两人以上监销，并在销毁清册上签字。严禁个人私自销毁档案材料。（三）销毁清册应永久保存。第七章责任追究第十九条各部门负责人是本部门文件材料归档管理的第一责任人，对本部门文件材料的收集、整理、及时归档负领导责任。第二十条档案管理员及各部门兼职档案员应认真履行职责，确保档案工作规范有序进行。第二十一条对在档案工作中做出显著成绩的单位和个人，公司予以表彰和奖励。第二十二条对违反本办法规定，造成文件材料丢失、损坏、泄密或不按规定归档、擅自销毁档案等行为的，公司将视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、经济处罚直至纪律处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。第八章附则第二十三条