社保电子档案管理使用制度

社保电子档案管理使用制度1管理职责与基本准则1.1本制度依据《中华人民共和国社会保险法》《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国个人信息保护法》《社会保险业务档案管理规定（试行）》等法律法规制定，用于规范各级社会保险经办机构（以下简称经办机构）社保电子档案的采集、归档、存储、利用、鉴定、销毁全流程管理，保障社保档案信息的真实、完整、可用、安全，提升社保公共服务效率。1.2本制度适用于各级经办机构办理各项社会保险业务（包括职工养老、城乡居民养老、职工医疗、城乡居民医疗、失业、工伤、生育等险种）形成的所有具有保存价值的电子档案管理活动，覆盖参保登记、缴费申报、待遇核算、待遇支付、关系转移、权益记录、稽核监管、公共服务、政务共享等全业务环节，包括原生电子文件、纸质档案数字化转换的电子副本、跨部门共享获取的具有档案效力的电子材料。1.3社保电子档案管理遵循以下基本原则：（1）统一标准、分级负责：严格执行国家统一的社保电子档案管理技术标准和业务规范，各级经办机构按职责分工负责本辖区电子档案管理工作，落实“谁形成、谁负责，谁审核、谁负责，谁管理、谁负责”的责任机制；（2）真实准确、完整可用：确保电子档案内容与原件一致，元数据完整可追溯，格式符合长期保存要求，随时可调取利用；（3）安全规范、便捷利用：落实国家网络安全和个人信息保护要求，保障电子档案信息安全，在权限范围内为业务办理、公共服务、政务共享提供便捷利用；（4）同等效力、依法管理：符合法律法规要求的社保电子档案，与纸质档案具有同等法律效力，除法律法规另有规定外，可单独作为凭证使用。1.4部门管理职责划分：1.4.1经办机构档案管理部门：统筹负责本辖区社保电子档案管理制度建设、标准落实、存储管理、共享利用、监督考核，牵头组织电子档案的鉴定、销毁工作，负责归档电子档案的最终审核入库。1.4.2各业务经办部门：负责本部门业务环节电子档案的采集、整理、初审，确保归档电子档案的真实性、完整性、准确性，按规定时限完成归档前处理工作。1.4.3信息技术部门：负责社保电子档案管理信息系统的开发建设、运行维护、技术升级，落实存储、备份、安全防护的技术要求，配合档案管理部门开展数据迁移、存储扩容工作。1.4.4安全管理部门：负责定期开展电子档案管理安全风险排查、评估，监督落实各项安全管理要求，处置安全风险事件。2采集与归档2.1归档范围2.1.1社会保险登记类：单位参保登记、变更登记、注销登记材料，个人参保登记、信息变更材料，社会保险登记证电子证照，单位开户授权材料等；2.1.2缴费申报类：单位月度缴费申报核定、人员增减变动申报材料，灵活就业人员、城乡居民参保缴费申报材料，补缴申报审批材料，欠费清缴材料，缴费基数申报核定材料等；2.1.3待遇业务类：养老、医疗、失业、工伤、生育各项待遇初核、复核、调整材料，待遇资格确认材料，待遇停止、恢复材料，一次性待遇结算审批材料等；2.1.4转移接续类：基本养老、基本医疗保险关系转出、转入申请材料，转移接续资金核对材料，个人账户接续记账材料等；2.1.5权益记录类：个人社会保险缴费对账单、权益记录单，单位缴费明细对账单等；2.1.6稽核监管类：社会保险稽核、基金监管、投诉举报处理、违法案件查处材料等；2.1.7公共服务类：政务服务事项办理申请材料，线下窗口服务音视频记录，线上服务操作日志，咨询投诉处理记录等；2.1.8其他类：上级下发、跨部门共享的具有保存价值的社保相关材料，其他需要归档的业务材料。2.2采集质量要求2.2.1格式与分辨率要求：原生电子文件归档需转换为符合长期存储要求的格式，文本文件采用PDF/A格式，图像文件采用JPEG2000或TIFF格式，音视频文件采用MP4、WAV等通用稳定格式。纸质档案数字化扫描，常规文本材料分辨率不低于300dpi，图纸、照片等需放大查阅的材料分辨率不低于600dpi，扫描图像倾斜偏差不超过1度，无黑边、无变形、无缺页、无污渍，清晰度满足人工识读和OCR识别要求。2.2.2真实性与元数据要求：线上办理业务生成的电子材料，需按《中华人民共和国电子签名法》要求由申请人完成实名认证和电子签名，电子签名与手写签名具有同等法律效力。经办人员需对电子材料的真实性进行审核，伪造、篡改的电子材料不得归档。所有电子档案必须同步采集完整元数据，元数据内容包括：文件题名、业务类别、形成部门、形成日期、责任人、业务流水号、参保单位编号、个人社会保障号码、归档时间、存储路径、全宗号、目录号、档号、保管期限、密级，元数据需与电子文件一一对应，不得缺失、错填。2.2.3完整性要求：归档电子材料需涵盖业务办理全过程所有材料，不得缺页、漏项，关系到业务结论的核心材料必须齐全，扫描件需保证内容完整，不得遮挡重要信息。2.3归档时限与流程2.3.1线上办理业务：业务审核通过办结后，由电子档案管理系统自动完成分类、整理、元数据挂接，实时完成归档，归档成功率需达到100%。2.3.2线下办理业务：业务办结后，经办人员需在5个工作日内完成纸质材料的数字化扫描、元数据录入，提交档案管理部门审核，档案管理部门需在3个工作日内完成审核，审核通过后入库归档，审核不合格的退回补正。2.3.3跨部门共享获取的电子材料：业务经办部门审核确认后，需在2个工作日内完成挂接归档。2.4保管期限划分2.4.1永久保管：（1）参保人员退休审批材料、基本养老金待遇核定材料；（2）工伤职工1-4级伤残待遇核定材料、工亡待遇核定材料；（3）参保人员个人账户一次性待遇结算（继承、退保）审批材料；（4）社会保险基金重大违法违规案件档案、涉及国家秘密的档案；（5）全宗卷、档案总目录、电子档案管理年度报告等档案管理工作形成的需永久保存的材料。2.4.2保管期限50年：（1）单位参保登记、变更登记材料，在职参保人员参保登记、信息变更材料；（2）缴费申报核定、补缴审批、缴费基数调整材料；（3）基本养老保险、基本医疗保险关系转移接续材料；（4）5-10级工伤待遇核定材料、失业保险待遇核定材料、生育保险待遇核定材料、基本医疗保险待遇结算材料；（5）养老保险待遇调整材料、领取待遇资格认证材料；（6）一般稽核案件、普通投诉举报案件处理材料。2.4.3保管期限10年：（1）临时性业务统计材料、一般性宣传培训材料；（2）日常咨询登记、一般性办事预约记录；（3）业务测试生成的无效材料、重复归档的冗余材料；（4）其他不涉及核心权益、无需长期保存的业务材料。3存储与保管3.1存储架构要求：各级经办机构采用“省级集中、异地备份”的存储架构，省级社保经办机构建立省级社保电子档案数据中心，集中存储全省所有社保电子档案数据，地市级、区县级经办机构仅存储本地业务办理所需的临时副本，核心数据统一存储在省级中心。存储采用“在线存储+离线备份”组合模式，在线存储采用高性能磁盘阵列满足日常调用需求，永久和长期保管的电子档案需同步制作离线异质备份，存储在蓝光光盘或磁带库中。3.2存储环境要求：生产存储机房需符合GB/T2887-2011《计算机场地通用规范》要求，环境温度控制在18℃-24℃，相对湿度控制在45%-60%，落实防火、防水、防潮、防磁、防盗、防鼠、防雷击等防护措施，符合网络安全等级保护三级以上要求。离线存储介质存放于专用介质库房，环境温度控制在17℃-20℃，相对湿度控制在35%-45%，每满4年对离线存储介质进行一次全面可读性检测，发现介质老化、数据损坏的，立即完成数据转存，确保数据完整。3.3数据备份要求：3.3.1备份频次：每日完成一次增量备份，每周完成一次全量备份，备份数据至少保留最近3次全量备份的历史版本，防止数据损坏无法恢复。3.3.2异地备份要求：全量备份数据需存储在距离生产中心不低于50公里、不属于同一地质灾害风险区域的异地备份中心，每年至少开展1次完整的备份数据恢复演练，恢复成功率要求达到100%，确保备份数据可用。3.3.3系统迁移要求：因系统升级、存储设备更新需要进行电子档案迁移的，迁移前需对迁移数据进行完整性校验，迁移完成后逐批次验证电子文件和元数据的可读性、准确性，迁移过程全程留痕，迁移完成后的旧存储介质需进行消磁或物理粉碎处理，防止数据泄露。3.4日常保管要求：电子档案按全宗、年度、保管期限、业务类别分类编号，档号编制符合DA/T13《档号编制规则》要求，建立完整的电子档案目录数据库，目录数据准确率要求达到100%，电子文件与目录挂接准确率不低于99.9%。任何单位和个人不得擅自修改、删除已归档的电子档案，确因业务纠错需要修改电子档案信息的，需经经办机构主要负责人书面批准，系统自动留存修改前内容和修改全过程记录，修改记录与原电子档案一并归档保存。系统自动记录所有对电子档案的操作日志，操作日志保存期限不得短于对应电子档案的保管期限。4利用与共享4.1权限分级管理：社保电子档案利用实行实名制分级授权管理：4.1.1业务经办权限：本级经办人员可查询、调用本部门业务范围内办理的电子档案，跨部门调用电子档案需经调出部门负责人授权，跨区域调用需经调出地经办机构档案管理部门授权。4.1.2档案管理权限：档案管理部门工作人员可查询、统计、管理管辖范围内所有电子档案，不得擅自对外提供电子档案利用。4.1.3领导审批权限：经办机构负责人、分管领导可查阅管辖范围内所有电子档案，审批对外提供利用、跨层级调用申请。4.1.4公共查询权限：参保单位经单位授权实名认证后，可查询本单位参保人员的相关电子档案信息；参保个人完成实人认证后，可通过官方线上服务渠道（社保网上服务平台、掌上12333、电子社保卡APP等）或线下服务窗口查询本人的全部电子档案信息，自助打印带有电子印章的电子档案副本，电子档案副本与纸质原件具有同等法律效力，任何单位不得拒绝认可。4.2内部利用流程：经办人员因业务办理需要调用电子档案，通过电子档案管理系统输入检索条件获取权限后直接调取，系统自动记录调用人员、调用时间、调用用途等信息，全程留痕。因对外出具凭证需要打印纸质副本的，由档案管理部门核对后加盖档案专用章，方可生效。4.3外部利用流程：4.3.1公安、司法、纪检监察等国家机关因办案需要查询电子档案的，需提供单位介绍信、查询人工作证件、案件受理立案文书，经经办机构分管领导批准后，提供加盖档案专用章的电子档案副本，除法律法规另有规定外，不得提供电子原件拷贝。4.3.2其他企事业单位因工作需要查询电子档案的，需提供单位介绍信、查询人有效身份证件，涉及个人信息的需提供参保人本人同意查询的书面材料，经档案管理部门负责人批准后方可提供查询。4.3.3参保个人查询本人档案的，无需额外审批，凭本人有效身份证件或电子社保卡即可直接查询打印。4.4利用禁止性规定：任何单位和个人不得实施下列行为：（1）擅自复制、摘抄、传播电子档案内容；（2）擅自将电子档案带出授权访问范围，私自拷贝存储到私人设备；（3）篡改、损毁、伪造、删除电子档案；（4）泄露电子档案涉及的国家秘密、商业秘密、个人敏感信息；（5）买卖、非法向第三方提供电子档案信息谋取利益。4.5跨部门共享管理：社保电子档案按照国家政务数据共享管理规定，可向其他政务部门提供共享复用，办理社保业务时，已经通过政务共享获取的电子档案，不得再要求服务对象重复提供纸质材料，实现“一网通办”“减证便民”。共享电子档案需明确使用用途，使用单位不得将共享的电子档案用于约定用途以外的其他事项，不得擅自二次对外共享。5鉴定与销毁5.1鉴定组织与周期：已满保管期限的电子档案，每满10年组织一次全面鉴定，鉴定工作由经办机构档案管理部门牵头，组织业务经办部门、信息技术部门、安全管理部门成立鉴定工作小组，开展鉴定工作。5.2鉴定流程：5.2.1档案管理部门梳理已满保管期限的电子档案清单，明确档案数量、业务类别、形成时间，分发至相关业务经办部门逐一审核；5.2.2业务经办部门结合社保权益存续情况、业务需要，提出“继续保存”或“销毁”的明确意见，注明理由；5.2.3鉴定工作小组集体审议，对涉及未结清社保权益、未办结案件、仍有保存利用价值的电子档案，作出延长保管期限的决定；对无继续保存价值的电子档案，列入销毁清单；5.2.4鉴定结果和销毁清单报经办机构主要负责人批准，同时报同级档案行政管理部门备案。5.3销毁流程：5.3.1销毁电子档案实行双人监销制度，由两名以上工作人员负责监销，监销前核对销毁清单与拟销毁电子档案信息，确认无误后方可实施销毁；5.3.2在线存储的电子档案销毁，需彻底清除存储介质中所有相关数据，包括原始文件、缓存、备份副本，确保数据无法通过技术手段恢复；5.3.3存储在离线介质上的电子档案销毁，需对介质进行物理粉碎或者专业消磁处理，不得仅通过简单删除文件的方式完成销毁；5.3.4销毁完成后，监销人员在销毁清单上签字确认，销毁清单和销毁记录永久保存，系统全程记录销毁操作信息。6安全管理6.1等级保护要求：社保电子档案管理信息系统严格落实《网络安全等级保护条例》要求，评定为三级及以上安全保护等级，每两年开展一次等级测评，测评不合格的限期完成整改，每年至少开展两次全系统安全漏洞扫描，及时修复高危漏洞，封堵安全隐患。6.2身份认证与访问控制：所有访问电子档案管理系统的用户必须落实实名制身份认证，内部用户采用“账号密码+动态口令/人脸认证”双因素认证，外部用户必须完成实人实名认证，基于社会保障卡、电子社保卡的身份体系进行认证，系统严格落实权限控制，杜绝匿名访问、越权访问，权限变更即时生效。6.3病毒与入侵防护：系统边界部署防火墙、入侵检测系统，终端部署正版防病毒软件，定期更新病毒库和病毒特征库，所有拟归档的电子文件必须经过病毒查杀，查杀合格后方可入库，来历不明的电子文件一律不得接入系统。6.4加密与脱敏管理：电子档案在存储、传输过程中全程加密，涉及国家秘密、个人敏感信息的电子档案采用符合国家密码管理标准的商用加密算法进行加密。对外提供电子档案信息时，按照最小必要原则进行脱敏处理，个人身份证号隐去中间6位，手机号码隐去中间4位，银行账号隐去中间8位，法律法规另有要求的除外。6.5风险监测与应急处置：系统建立异常操作实时监测预警机制，对批量下载、多次越权尝试、异地异常登录、大量导出数据等异常操作自动触发预警，由安全管理