保密考核台账归档制度

保密考核台账归档制度为规范保密考核台账的管理，确保保密考核过程的可追溯性、考核结果的客观性及涉密信息的安全性，依据《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国档案法》及单位《保密工作管理办法》等相关规定，结合单位实际，制定本制度。第一章总则第一条制定目的本制度旨在明确保密考核台账的归档范围、管理职责、工作流程及要求，通过标准化管理实现台账的完整保存、规范利用和安全保密，为保密工作考核、责任追究及持续改进提供可靠依据，有效防范泄密风险，保障单位信息安全。第二条制定依据本制度依据《中华人民共和国保守国家秘密法》（2010年修订）、《中华人民共和国档案法》（2016年修订）、《国家秘密载体保密管理规定》（国家保密局令第1号）、《机关档案管理规定》（国家档案局令第13号）及单位《保密工作管理办法》《档案管理制度》等制定。第三条适用范围本制度适用于单位总部各部门、各分支机构、全资及控股子公司（以下统称“各部门”）在开展保密考核过程中形成的各类台账的归档管理，涵盖涉密人员考核、涉密载体管理、保密制度执行检查、保密教育培训、涉密场所管理、保密技术防护等所有涉及保密考核的记录材料。第四条基本原则（一）完整原则：台账内容应全面反映保密考核的全过程，包括考核准备、实施、结果、整改等各环节材料，确保无遗漏、无缺失。（二）准确原则：台账数据、记录必须真实、客观，与实际情况一致，不得伪造、篡改或虚构信息。（三）规范原则：台账的整理、移交、保管、利用等环节应严格按照本制度及档案管理标准执行，确保格式统一、流程清晰。（四）安全原则：台账管理应严格遵守保密规定，采取必要的技术和管理措施，防止涉密信息泄露、丢失或损坏。（五）保密原则：根据台账内容涉及信息的密级，采取相应的保密管理措施，绝密级台账实行“双人双锁”管理，机密级、秘密级台账严格控制查阅权限。第二章职责分工第五条保密管理部门（一）负责统筹保密考核台账的归档管理工作，制定台账标准、归档流程及相关表单样式；（二）组织开展保密考核台账的业务培训，指导各部门正确建立、整理和移交台账；（三）接收各部门移交的保密考核台账，对台账的完整性、规范性及密级标识进行审核；（四）负责保密考核台账的入库保管、日常维护、安全检查及鉴定销毁工作；（五）建立保密考核台账总登记簿，动态更新台账信息，提供台账查询服务；（六）监督各部门台账管理制度的执行情况，定期组织检查并通报结果。第六条各业务部门（一）指定专人负责本部门保密考核台账的日常管理，确保台账及时记录、妥善保管；（二）按照保密考核要求，在考核过程中同步记录各类信息，收集相关佐证材料，确保台账内容真实、完整；（三）考核工作结束后，在规定期限内完成台账的整理、分类、编号及初步审核，填写《保密考核台账整理清单》；（四）将整理后的台账移交至保密管理部门，办理交接手续，并配合保密管理部门的审核与整改工作；（五）对已归档台账的补充材料（如整改后的复查记录），应及时提交保密管理部门更新，确保台账信息与实际工作同步。第七条档案管理部门（一）提供档案管理专业支持，指导保密管理部门制定台账分类方案、保管期限表及整理规范；（二）协助保密管理部门对需长期或永久保存的保密考核台账进行鉴定，并提供符合档案标准的存储环境；（三）参与保密考核台账的保管检查，对台账的存储条件、防护措施提出改进建议。第八条保密工作分管领导（一）审批保密考核台账的归档计划、保管期限变更及销毁方案；（二）监督保密管理部门及各部门台账管理职责的履行情况，协调解决重大问题；（三）对台账管理中的违规行为作出处理决定。第九条保密工作人员（一）负责本部门保密考核台账的具体记录、整理和移交工作，确保台账符合归档要求；（二）严格遵守保密规定，不得擅自复制、摘录、传播台账中的涉密信息；（三）配合保密管理部门的检查与培训，及时整改台账管理中存在的问题。第三章台账内容与分类第十条台账核心内容保密考核台账应至少包含以下要素，确保信息完整、可追溯：（一）基本信息：考核对象（部门名称/涉密人员姓名）、考核周期（年度/季度/专项）、考核时间、考核组织单位（如“保密工作领导小组”）、考核人员名单（含姓名、职务、签字）；（二）考核依据：明确考核所依据的法律法规、单位制度名称及文号（如《单位保密工作考核办法》（XX〔2023〕XX号））；（三）考核指标：列出具体考核项目（如“涉密人员资格审查”“涉密文件管理”“涉密计算机使用”）、考核标准（分值、扣分细则）、权重分配及评分方法；（四）考核过程记录：包括考核通知文件、现场检查记录表（含检查时间、地点、发现问题、整改建议）、问题清单（详细描述问题、责任部门/人员、整改时限）、访谈记录（含访谈对象、时间、地点、主要内容及签字）、影像资料（如检查照片、视频，需标注时间、地点、内容及拍摄人）；（五）考核结果：考核得分（具体分值及计算过程）、考核等级（优秀≥90分、合格≥60分、不合格<60分）、奖惩情况（如“表彰通报”“扣发绩效”“岗位调整”等具体措施及依据文件）；（六）后续跟踪：问题整改措施（含责任人、完成时限）、整改落实情况记录（如整改报告、整改前后对比照片）、复查结果（复查时间、复查人、整改是否达标）；（七）其他佐证材料：保密承诺书（涉密人员签字）、保密教育培训签到表（含培训名称、时间、地点、参与人员签字）、保密自查报告、涉密人员变动记录等与考核直接相关的材料。第十一条台账分类（一）按考核对象分类：1.部门保密考核台账：以部门为单位记录年度/季度保密考核情况，包括部门整体考核指标、得分、问题及整改记录；2.涉密人员个人考核台账：以涉密人员为单位记录个人保密考核情况，包括个人资质审查、保密知识掌握情况、违规行为及奖惩记录；3.专项工作考核台账：针对特定专项工作（如“重大活动保密保障”“新项目保密评估”）形成的考核台账，记录专项考核的组织、实施及结果。（二）按考核周期分类：1.年度保密考核台账：记录年度内保密考核的完整过程及结果；2.季度保密考核台账：记录季度内保密抽查、专项检查的考核情况；3.不定期抽查台账：针对临时性保密检查（如“节前保密检查”“专项督查”）形成的考核记录。（三）按密级分类：1.绝密级台账：涉及绝密级信息的考核记录（如绝密项目保密考核、绝密人员管理考核）；2.机密级台账：涉及机密级信息的考核记录（如机密文件管理、涉密计算机使用考核）；3.秘密级台账：涉及秘密级信息的考核记录（如内部保密培训、普通涉密场所管理考核）；4.内部台账：不涉及国家秘密的内部管理考核记录（如部门保密自查记录）。第四章归档流程与要求第十二条归档时间（一）定期归档：1.年度保密考核台账应于次年1月31日前完成归档；2.季度保密考核台账应于每季度结束后次月15日前完成归档；3.不定期抽查台账应于抽查工作结束后10个工作日内完成归档。（二）专项归档：专项保密考核工作结束后10个工作日内完成归档。（三）动态补充：对已归档台账的补充材料（如整改后的复查记录），应在材料形成后5个工作日内提交保密管理部门更新，确保台账信息与实际工作一致。第十三条整理与审核（一）部门整理：1.各部门在考核工作结束后，按照台账分类要求对考核材料进行系统整理，按时间顺序排列，剔除无关材料；2.对纸质材料进行编号（每份材料标注唯一编号，如“BM-2023-SC-001-01”），填写《保密考核台账整理清单》，注明材料名称、份数、页数、形成日期、经办人及审核人；3.对电子材料进行命名规范（如“2023年度生产部保密考核报告.docx”“2023Q1涉密人员培训签到表.xlsx”），刻录至不可擦写光盘或存储于加密U盘，并提交电子版整理清单。（二）保密部门审核：1.保密管理部门收到台账材料后3个工作日内完成审核，重点检查以下内容：（1）材料完整性：是否包含第十一条规定的核心要素，无遗漏；（2）内容准确性：数据、记录是否真实，与实际情况一致；（3）规范性：编号是否连续、表单填写是否完整、密级标识是否清晰；（4）保密性：是否按要求标注密级，涉密信息是否规范处理。2.对审核不合格的台账，保密管理部门应出具《保密考核台账整改通知书》，明确整改内容及期限，部门应在收到通知书后5个工作日内完成整改并重新提交；3.审核合格的台账，由保密管理部门经办人签字确认，进入移交程序。第十四条移交与接收（一）移交方式：1.纸质台账：采用统一规格的档案盒（长×宽×高：300mm×220mm×50mm）封装，档案盒正面标注“保密考核台账”，侧面标注“类别、年度、部门名称、密级、起止时间”（如“部门考核-2023-生产部-机密级-2023.01-2023.12”），盒内放置《保密考核台账整理清单》及材料目录；2.电子台账：将电子材料及整理清单刻录至不可擦写光盘，光盘表面标注“保密考核台账”“类别、年度、部门名称、密级及光盘编号”，光盘盒内附《电子台账移交清单》，注明光盘编号、文件名称、存储格式、数量及经办人。（二）交接手续：1.移交部门与保密管理部门共同填写《保密考核台账交接清单》（一式两份），注明移交单位、接收单位、台账名称、材料份数、页数、交接日期、经办人、监交人（保密管理部门负责人）及备注；2.双方核对台账材料无误后，在交接清单上签字盖章，各执一份作为凭证；3.电子台账交接时，需在保密管理人员的监督下，现场检查光盘是否可正常读取，确认无误后办理交接。第十五条编号与登记（一）编号规则：保密考核台账编号采用“分类代码-年度-部门代码-流水号”格式，具体如下：1.分类代码：BM（部门考核）、GR（个人考核）、ZX（专项考核）；2.年度：4位数字，如“2023”；3.部门代码：2-3位字母或数字，如“SC”（生产部）、“XZ”（行政部）；4.流水号：3位数字，按归档顺序从“001”开始编排。示例：“BM-2023-SC-001”表示“2023年度生产部保密考核台账-第1盒”。（二）登记备案：1.保密管理部门对归档台账进行统一登记，建立《保密考核台账总登记簿》，登记内容包括台账编号、名称、类别、密级、年度、部门名称、归档日期、保管期限、存放位置（档案柜编号、层数）、经办人等信息；2.同步更新电子台账管理系统，将台账信息录入数据库，实现台账的电子化检索与管理；3.《保密考核台账总登记簿》及电子台账管理系统由保密管理部门专人维护，每年末进行一次核对，确保账实相符。第五章保管与利用第十六条保管要求（一）存储环境：1.纸质台账存放于符合保密要求的档案室，档案室应具备“八防”设施（防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防高温、防磁），温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%，配备温湿度计并每日记录；2.电子台账存储介质（光盘、加密U盘等）存放于专用保密柜中，保密柜需具备防火、防盗功能，远离磁场、强电及腐蚀性气体环境；3.绝密级台账应单独存放于专用保密室，实行“双人双锁”管理，保密室钥匙由保密管理部门两名专人分别保管。（二）密级管理：1.绝密级台账的调阅、复制需经单位主要负责人批准；2.机密级台账的调阅、复制需经保密工作分管领导批准；3.秘密级台账的调阅需经保密管理部门负责人批准；4.内部台账的调阅需经本部门负责人批准。（三）定期检查：1.保密管理部门每半年对台账保管情况进行一次全面检查，内容包括：（1）存储环境是否符合要求（温湿度、防火防盗设施等）；（2）台账是否完好无损，无虫蛀、霉变、破损；（3）台账密级标识是否清晰，是否与存储位置一致；（4）电子台账存储介质是否可正常读取。2.检查结果形成《保密考核台账检查记录》，对发现的问题及时整改，并跟踪落实情况；3.如遇自然灾害、设备故障等特殊情况，应立即启动应急预案，优先转移绝密级、机密级台账。第十七条保管期限（一）绝密级台账：永久保存；（二）机密级台账：保存不少于30年；（三）秘密级台账：保存不少于10年；（四）内部台账：保存不少于5年。保管期限届满确需销毁的，由保密管理部门会同档案管理部门、业务部门进行鉴定，形成《保密考核台账销毁鉴定意见》，报保密工作分管领导批准后，由两人以上监销，确保信息无法恢复，并填写《保密考核台账销毁记录》。第十八条查阅与利用（一）查阅权限：1.涉密人员仅可查阅本人或本部门的保密考核台账，需填写《保密台账查阅申请表》，经本部门负责人签字同意后，提交保密管理部门审批；2.保密管理部门人员因工作需要查阅全部台账，需经保密管理部门负责人批准；3.外单位因司法、审计、检查等需要查阅台账，需持单位正式公函，经保密工作分管领导批准后，在指定地点查阅，并由保密管理人员全程陪同；4.查绝密级台账需经单位主要负责人批准，查阅时需在专用保密室进行，禁止携带手机、相机等电子设备。（二）查阅流程：1.申请人填写《保密台账查阅申请表》，注明查阅内容、目的、时间、范围及拟查阅台账的编号；2.审批人（部门负责人/保密管理部门负责人/保密工作分管领导/单位主要负责人）对申请进行审批，签署意见；3.保密管理部门收到批准后的申请表，安排查阅时间及地点，通知申请人；4.查阅时，保密管理人员核对申请人身份及审批手续，陪同查阅，并监督查阅行为；5.查阅过程中，严禁涂改、勾画、抽取、撤换台账材料，严禁复制、拍摄、摘录涉密内容（特殊情况需经保密工作分管领导批准，并由保密管理人员监督复制过程）；6.查阅结束后，台账须立即归还，保密管理人员核对台账完整性并签字确认，申请人填写《保密台账查阅登记表》。（三）利用要求：1.台账仅限工作需要查阅，不得用于非工作目的或对外提供；2.查阅获得的涉密信息不得擅自传播、复制或摘录，如需引用台账内容，需经保密管理部门批准，并注明来源；3.保密管理部门定期对台账利用情况进行统计分析，为改进保密工作提供依据。第六章责任追究第十九条责任情形（一）未按规定建立、整理台账：部门未指定专人负责台账管理，或台账记录不完整、内容不真实，导致考核信息缺失、失实的，对部门负责人给予通报批评，责令限期整改；情节严重的，扣发部门负责人当月绩效的10%。（二）未按时移交归档：部门未在规定期限内完成台账整理与移交，拖延超过10个工作日的，对经办人扣发当月绩效的10%；拖延超过30个工作日的，给予经办人警告处分，并扣发当月绩效的20%。（三）台账内容造假：伪造、篡改考核记录，隐瞒问题或虚报整改情况的，对直接责任人给予记过处分，调离涉密岗位；对部门负责人给予通报批评，扣发当月绩效