档案室出入登记制度

档案室出入登记制度第一条为规范本单位档案室（以下简称“档案室”）出入管理，保障档案实体与信息安全，防止档案丢失、损毁、泄密，依据《中华人民共和国档案法》《机关档案管理规定》《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》等法律法规及本单位档案管理制度，结合档案室实际管理需求，制定本制度。第二条本制度适用于所有进入档案室的人员，包括本单位工作人员（含正式员工、试用期员工、实习人员）、外来单位人员（如审计人员、合作单位代表、上级检查人员等）、以及因工作需要临时进入档案室的其他人员。档案室日常管理工作人员（以下简称“档案管理员”）须严格遵守本制度执行出入登记与管理工作。第三条档案室出入管理遵循“安全第一、规范登记、全程可控、责任到人”原则，实行“实名登记、凭证进入、动态监控、事后追溯”的管理模式，确保档案收集、整理、保管、利用各环节安全可控。第四条档案室负责人职责包括：负责制定、修订档案室出入登记制度，并监督执行；审批非工作时间、特殊区域（如涉密档案存放区）或特殊事项的出入申请；每月检查《档案室出入登记簿》及电子登记系统，核对出入记录的完整性与准确性；组织档案室安全隐患排查，对出入管理中存在的问题组织整改。第五条档案管理员职责包括：负责执行出入登记制度，核验进入人员身份信息，确认登记事项；管理档案室门禁系统、监控设备等安防设施，确保设备正常运行；对进入档案室的人员进行安全提醒，监督其遵守档案管理规定；每日下班前检查档案室门窗、电源、消防设施等，确认安全后锁闭档案室；妥善保管《档案室出入登记簿》及相关电子数据，登记保存期限不少于5年。第六条进入人员职责包括：主动出示有效证件，如实填写登记信息，遵守档案室管理规定；不得携带火种、易燃易爆物品、腐蚀性物品、食品、饮料、电子设备（除经批准的工作设备外）等进入档案室；未经允许，不得擅自开启档案柜、翻阅档案、触碰档案装具；查阅档案时，须遵守保密规定，不得涂改、勾画、抽取、撤换、损毁档案，不得擅自复制、拍摄、摘抄档案；离开档案室时，主动接受档案管理员对携带物品的检查，确保无档案或档案相关载体带出。第七条档案室出入登记采用“电子登记+纸质登记”双轨制模式。电子登记通过本单位门禁系统或档案管理系统实现，进入人员刷工作证/身份证或人脸识别，系统自动记录姓名、单位、进入时间、事由、区域权限等信息；离开时刷证或人脸识别，系统自动记录离开时间。电子系统故障或无网络时，使用《档案室出入登记簿》进行手工登记，内容包括：登记日期、进入时间、离开时间、姓名、单位/部门、证件号码、事由、进入区域、携带物品（如有）、陪同人员（如有）、进入人员签字、档案管理员签字。第八条本单位工作人员进入档案室常规区域（如普通档案库房、阅览室）时，须刷工作证或人脸识别进入，系统自动核验身份与权限；无权限人员需经档案室负责人审批后，由档案管理员陪同进入。进入特殊区域（如涉密档案库房、珍贵档案存放区）时，须提前1个工作日向档案室提交《档案室特殊区域进入申请表》，注明进入事由、时间、区域、携带物品等，经档案室负责人审批后，由档案管理员全程陪同进入，进入期间不得脱离视线。第九条外来人员进入档案室时，由本单位对接部门提前1个工作日向档案室提交《外来人员进入档案室申请表》，附单位介绍信、人员身份复印件及进入事由说明，经档案室负责人审批。进入时，外来人员须出示有效身份证件（身份证、工作证等），档案管理员核验与申请信息一致后，发放《档案室临时出入证》（佩戴于胸前），并由对接部门人员全程陪同。在《档案室出入登记簿》中详细记录外来人员信息，进入区域及离开时收回《临时出入证》。第十条设备维护、保洁等临时人员进入档案室时，需由档案室负责人提前审批，明确进入时间、区域、工作内容。进入时交验身份证，填写《档案室出入登记簿》，注明“设备维护/保洁”及携带工具清单；工作期间，档案管理员在场监督，禁止触碰档案及档案设施；离开时，检查携带工具，确保无档案相关物品遗留。第十一条查阅档案需提前提交《档案查阅申请表》，经档案利用部门负责人及档案室负责人审批。查阅时，档案管理员核对申请信息与档案密级，确认权限后，将档案调至阅览室；查阅人员须在《档案查阅登记簿》中签字，注明查阅档案的题名、档号、页数、查阅目的及用途；查阅过程中，档案管理员每30分钟巡查一次，确保档案安全；查阅完毕，档案管理员核对档案完整性，无误后收回并归位。第十二条严禁携带以下物品进入档案室：易燃、易爆、腐蚀性、放射性物品；食品、饮料、烟草等；非工作需要的电子设备（如手机、相机、U盘等，特殊情况需经审批并由管理员登记封存）；其他可能危害档案安全的物品。因工作需要携带档案相关设备（如笔记本电脑、扫描仪）进入的，须在登记时注明设备名称、型号及序列号，使用期间由档案管理员监督，离开时核验设备数量与状态。第十三条发生火灾、漏水、盗窃等紧急情况时，任何人可立即进入档案室处置，但须在事后24小时内补办登记手续，由档案管理员记录紧急事由、处置过程及进入人员信息。因突发事件需紧急调取档案的，经档案室负责人口头批准后可进入，并在1个工作日内补办书面审批手续。第十四条非工作时间（含节假日、夜间）原则上禁止进入档案室，特殊情况需经本单位分管档案工作领导审批。审批通过后，由档案管理员陪同进入，全程记录活动内容，离开后检查档案室安全并锁门。进入人员证件遗失的，须提交单位出具的证明信，经档案室负责人审批后，登记身份证号并由对接人员担保进入；工作证、身份证等信息变更的，需及时更新档案室门禁系统权限，否则拒绝进入。第十五条对未按规定登记、擅自进入档案室或携带违禁物品的人员，档案管理员有权劝阻并责令退出；情节严重的，报告档案室负责人及单位保卫部门，纳入个人绩效考核。对损坏、丢失档案或泄密行为，依据《档案法》及单位相关规定追究责任，构成犯罪的移交司法机关处理。第十六条档案室负责人每周至少检查1次《档案室出入登记簿》及电子系统记录，核对登记信息与实际情况是否一致；单位档案管理部门每季度组织1次档案室安全检查，重点检查出入登记制度执行情况、安防设施运行情况及档案安全状况；鼓励工作人员对出入管理中的违规行为进行举报，经查实的给予奖励。第十七条档案管理员未按规定执行出入登记、导致档案丢失或损毁的，视情节轻重给予批评教育、降职或解除劳动合同；进入人员违反本制度，造成档案泄密、损坏的，承担相