公章管理制度

公章管理制度一、总则为规范公司及各部门公章的刻制、保管、使用、交接和销毁等管理工作，确保公章使用的合法性、严肃性和安全性，防范经营风险，维护公司的合法权益，依据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本制度。本制度所称公章，是指公司及各部门在经营管理活动中，代表公司或部门对外行使权利、承担义务、具有法律效力的各类印章，包括但不限于公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章、发票专用章、部门章及其他专用印章。公司所有公章的管理，均适用本制度。任何单位和个人在使用公章时，必须严格遵守本制度的规定。公章管理遵循“统一管理、分级负责、专人保管、规范用印、严格审批、失职追责”的原则。二、公章的刻制与启用公司公章的刻制权限归公司统一管理。任何部门或个人未经批准，不得擅自刻制公章或其他具有法律效力的印章。因工作需要新增公章时，由需求部门提出书面申请，详细说明公章的名称、用途、保管部门及建议保管人等，经公司相关领导审批同意后，由行政部门（或指定专门部门，下同）统一到公安机关指定的刻章单位办理刻制手续。公章刻制完成后，行政部门应会同申请部门对公章的规格、样式、文字等进行核对验收，确认无误后，进行登记备案，建立《公司公章登记台账》，详细记录公章名称、印模、刻制日期、启用日期、保管部门、保管人、审批人等信息。公章启用前，应由行政部门发布启用通知，明确公章的启用日期、使用范围、保管人和审批权限等事项。启用通知应分发至相关部门，并妥善存档。严禁任何单位或个人私自刻制、伪造、变造公司公章。三、公章的保管与维护公章实行专人保管制度。各公章的保管人由公司根据实际情况指定，原则上为部门负责人或其指定的责任心强、工作严谨的专人。保管人名单应在行政部门备案。保管人是公章安全的第一责任人，须严格遵守保密规定，确保公章不被滥用、盗用或遗失。保管人应将公章存放在保险柜或带锁的安全柜等安全装置内，并妥善保管钥匙或密码。非工作时间，公章必须入柜上锁，不得随意放置或带出办公场所。确因特殊情况需要带出的，须经公司分管领导或主要领导批准，并由两人以上共同携带及监印。公章保管人应定期检查公章的完好情况，确保印章清晰、完整。如发现公章有磨损、变形等情况，应及时向行政部门报告，申请重新刻制或修复。公章保管人岗位变动或离职时，必须办理公章交接手续。交接应在部门负责人或行政部门监督下进行，填写《公章交接登记表》，注明交接日期、公章名称、印模、保管情况等，由交接双方、监交人签字确认后，方可离岗。四、公章的使用规范使用公章必须严格履行审批程序。申请人应填写《用印申请单》，详细注明用印事由、文件名称、份数、主送单位、审批人等信息，并附上需用印的文件原件或复印件。用印审批权限根据公司管理规定执行：1.公司级重要文件、对外合同、协议、授权委托书、各类报告、函件等，须经公司分管领导或主要领导审批。2.部门级日常管理文件、内部通知等，由部门负责人审批。3.涉及资金、资产、对外担保、重大经营决策等事项的用印，须经公司主要领导审批。具体审批权限划分可根据公司实际情况另行制定细则。保管人应对《用印申请单》及附件进行认真核对，确认审批手续齐全、文件内容与申请事由一致、文件格式规范无误后方可用印。对不符合规定的用印申请，保管人有权拒绝用印，并向审批人或上级领导报告。用印时，应确保文件内容清晰、版面整洁。印章应盖在文件的指定位置（如落款处或骑年盖月处），做到印迹清晰、端正、完整，不得模糊、歪斜或压字。严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信或内容不完整、未经审批的文件上加盖公章。如确因特殊情况需要在特定格式的空白文件上预盖公章，须经公司主要领导特批，并严格控制份数，使用后及时核销。用印后，保管人应在《用印登记台账》中详细记录用印日期、用印部门、申请人、文件名称、份数、审批人、用印事由、印章名称等信息，并将《用印申请单》及用印文件复印件（或原件，根据重要性确定）按顺序整理存档，以备查验。存档期限应符合公司档案管理规定。五、用印审批与流程常规用印流程：1.申请人填写《用印申请单》，并附上需用印文件。2.按审批权限逐级报请相关领导审批。3.审批通过后，申请人将《用印申请单》及文件交至公章保管人。4.保管人核对无误后，按规范用印，并进行登记。紧急用印流程：遇紧急情况需立即用印，而相关审批人无法当场审批时，申请人可通过电话、即时通讯工具等方式向审批人请示，经审批人口头同意后，保管人可先予用印，但申请人须在事后一个工作日内补办书面审批手续。保管人应在《用印登记台账》中注明紧急用印情况及补办审批的期限。六、公章的停用、缴销与销毁出现下列情况之一时，原公章应予以停用：1.公司名称变更、机构调整或撤销。2.公章因磨损、变形等原因无法继续使用。3.其他需要停用公章的情形。公章停用由原使用部门或行政部门提出申请，经公司领导批准后，通知相关单位和人员停止使用。停用的公章应及时交回行政部门统一保管或按规定销毁。交回的停用公章，行政部门应在《公司公章登记台账》中注明停用日期和原因。对于需要销毁的公章，由行政部门提出销毁申请，报公司领导批准后，由两人以上负责监销，并填写《公章销毁登记表》，记录销毁时间、地点、方式、监销人等信息，存档备查。严禁个人私自处理停用或作废公章。七、监督检查与责任追究公司行政部门负责对全公司公章管理和使用情况进行日常监督检查和不定期抽查，各部门应积极配合。检查内容包括：公章保管是否安全、用印审批是否规范、登记是否完整、是否存在违规用印行为等。对检查中发现的问题，应及时提出整改意见，督促相关部门和人员限期整改。任何单位和个人应严格遵守本制度规定。对严格执行本制度、在公章管理中表现突出的，公司可给予适当表彰或奖励。对违反本制度规定，有下列行为之一的，公司将视情节轻重对相关责任人进行批评教育、通报批评、经济处罚直至纪律处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：1.未经批准擅自刻制、启用、停用、销毁公章的。2.公章保管不善，导致遗失、被盗或被滥用的。3.擅自将公章带出办公场所或交他人代管的。4.无审批手续或超越审批权限擅自用印的。5.在空白文件或未经审批的文件上用印的。6.用印后不按规定登记或存档的。7.拒绝接