三家比价台账归档制度

三家比价台账归档制度第一章总则第一条为规范公司三家比价（以下简称“比价”）业务的台账管理，确保比价过程的合规性、透明性和可追溯性，强化采购成本控制与风险防范，依据《中华人民共和国招标投标法》《企业内部控制基本规范》及公司《采购管理办法》等规定，制定本制度。第二条本制度以《中华人民共和国档案法》《公司档案管理规定》为基础，结合比价业务流程特点，明确台账归档的标准、职责与要求，保障比价档案的完整性与安全性。第三条本制度适用于公司各部门、各子公司（以下统称“各单位”）开展的所有需进行三家比价的采购业务，包括但不限于物资采购、服务采购、工程采购等。比价台账的建立、整理、归档、保管及利用均须遵守本制度。第二章职责分工第四条采购部门负责比价台账的初步建立、内容填写与日常管理，确保台账信息的真实性、准确性和完整性；按照本制度要求，在比价结束后5个工作日内完成台账整理，并移交至档案管理部门；配合档案管理部门的检查与监督，对台账缺失、错误等问题及时整改。第五条档案管理部门负责比价台账的接收、分类、编号、保管与提供利用；制定台账保管期限表，对到期台账进行鉴定与处置；监督各单位台账归档工作，对不符合要求的台账退回并指导整改。第六条财务部门参与比价台账中价格信息的审核，确保报价数据与财务记录一致；对比价台账的归档情况进行监督，作为采购资金支付的依据之一。第七条审计部门对比价台账的合规性、完整性进行定期审计，发现问题及时提出整改意见；监督台账归档流程的执行，确保符合内控要求。第八条使用部门提供比价项目的需求明细、技术参数等资料，配合采购部门完成台账填写；对台账中涉及本部门的内容进行确认，确保与实际业务一致。第三章台账内容与要求第九条比价台账以“一项目一台账”为原则，每份台账应包含项目基本信息、供应商信息、报价信息、比价过程记录、决策与审批及其他补充材料。项目基本信息包括项目名称、编号、采购类型、需求部门、采购方式、比价日期、预算金额及项目负责人，项目名称应与采购申请单、合同一致，编号需具有唯一性，采购类型分为物资类、服务类、工程类等，比价日期为组织比价会议或获取报价的日期，预算金额为采购申请中批准的预算上限，项目负责人需注明采购部门与需求部门的联系人及联系方式。第十条供应商信息需包含供应商数量、详情及筛选依据，供应商数量不少于3家，特殊情况（如唯一供应商）需附书面说明及审批文件；供应商详情包括名称、统一社会信用代码、地址、联系方式、联系人及资质证明文件（营业执照、相关行业资质证书复印件等）；供应商筛选依据需说明邀请方式，如公开征集、定向邀请或库内选取，确保选择的合规性。第十一条报价信息包括报价明细、价格对比表及价格审核记录，报价明细为每家供应商加盖公章或合同专用章的报价单，需注明报价有效期、报价货币、分项报价（如物资的单价、数量、总价或服务的服务范围、费用标准）；价格对比表汇总三家报价，计算最高价、最低价、平均价，注明价差及原因分析；价格审核记录由财务部门出具，对报价合规性（如是否含税、是否包含运费等）审核并签字。第十二条比价过程记录包括比价会议纪要、评审标准及评审打分表，比价会议纪要需记录时间、地点、参与人员（采购部门、需求部门、技术专家等）、评审标准、各供应商报价陈述及评审意见；评审标准需明确价格权重（不超过60%）、质量权重、服务权重等量化指标；评审打分表由评审人员签字，详细记录各供应商得分情况。第十三条决策与审批包括中标/成交供应商、审批流程及合同信息，中标/成交供应商需注明选定结果及选择理由（如性价比最高、服务最优）；审批流程需包含采购部门负责人、需求部门负责人、分管领导、总经理（或授权人）的签字审批记录；合同信息包括与中标供应商签订的合同编号、签订日期、金额及合同复印件。第十四条其他补充材料包括采购申请单、需求说明书、技术参数要求等原始资料，供应商资质审核记录（如信用报告、过往合作评价），比价过程中的异议处理记录（如有供应商投诉，需附处理意见及结果）及项目验收报告（如适用，确认采购标的符合要求的验收证明）。第十五条台账格式要求为纸质台账采用公司统一制定的《三家比价台账模板》（A4纸打印），装订成册，封面注明项目名称、编号、归档日期，页码连续；电子台账与纸质内容一致，存储于指定服务器或档案管理系统，备份频率不少于每月1次，电子文件命名规则为“项目编号-项目名称-归档年度”；所有签字需手写，不得代签或打印。第十六条台账真实性要求禁止伪造、篡改、删除内容，确保信息与实际业务一致；报价单、资质证明等材料须为原件或加盖公章的复印件，电子材料需保留原始发送记录；关键数据（金额、数量等）须与采购申请、合同、财务凭证一致。第四章归档流程第十七条比价项目完成后，采购部门应在5个工作日内完成台账整理，填写《比价台账移交清单》（内容包括台账名称、份数、页数、归档部门、移交人、接收人等），连同台账纸质版及电子版一并移交至档案管理部门。第十八条档案管理部门接收台账后，按采购类型（物资、服务、工程）或年度分类，采用“年度-分类代码-流水号”规则编号（如“2023-WZ-001”代表2023年物资类第1份台账），按“项目基本信息-供应商信息-报价信息-比价过程-决策审批-其他材料”顺序排序，纸质台账采用线装或胶装，电子台账刻录光盘或上传档案管理系统并建立索引目录。第十九条移交与接收时，移交人（采购部门经办人）与接收人（档案管理部门管理员）共同核对台账内容与移交清单，确认无误后双方签字；对不符合要求的台账（信息缺失、签字不全、装订不规范），档案管理部门应在2个工作日内退回移交人，移交人应在3个工作日内整改后重新移交；移交清单一式两份，移交部门与档案管理部门各执一份，存档期限不少于10年。第五章保管与利用第二十条保管期限分为永久保存（重大项目，如金额超过1000万元、涉及核心业务或战略采购）、长期保存10年（一般物资、服务类采购项目）及短期保存5年（小额零星采购，金额低于5万元）；保管期限届满后，由档案管理部门会同财务、审计部门鉴定，对无保存价值的台账按规定销毁，并记录销毁清单。第二十一条保管要求为纸质台账存放于专用档案柜，具备防火、防潮、防虫、防盗设施，温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%；电子台账存储介质每半年检查1次，防止数据损坏，重要电子台账需异地备份；台账借阅需填写《台账借阅登记表》，注明借阅理由、归还时间，经档案管理部门负责人批准后，在指定场所查阅，不得带出或复制（经审批除外）；涉及商业秘密的台账借阅需经总经理批准，并遵守保密规定。第二十二条台账主要用于审计检查、业务追溯、纠纷处理等工作，借阅时不得涂改、勾画、抽取；销毁到期台账时，档案管理部门编制《台账销毁清单》，经审计、财务部门审核，总经理批准后，由两人以上共同监销，销毁记录永久保存。第六章责任追究第二十三条责任情形包括未按规定建立、填写比价台账导致信息缺失或错误，伪造、篡改、销毁台账内容或提供虚假信息，逾期未移交台账或移交后未及时整改，泄露台账商业秘密造成公司损失，借阅台账时违规复制、涂改或未按时归还。第二十四条处罚措施为对违反上述情形的责任人，视情节轻重给予通报批评、扣减绩效、降职等处分；因台账管理不