疏散签到台账归档制度

疏散签到台账归档制度第一章总则第一条为规范单位应急疏散及突发事件中的人员签到管理，确保疏散过程信息可追溯、责任可明确，提升应急响应效率与安全管理水平，依据《中华人民共和国突发事件应对法》《机关、团体、企业、事业单位消防安全管理规定》（公安部令第61号）及单位《安全生产管理制度》等相关法规，结合实际制定本制度。第二条本制度适用于单位内部所有应急疏散演练、火灾、地震、自然灾害等真实突发事件疏散过程中的人员签到及台账归档管理，涵盖全体在职员工、劳务派遣人员、实习人员、访客及在单位区域内作业的外来单位人员（包括施工单位、服务提供方等）。第三条疏散签到台账归档管理遵循以下原则：（一）全员覆盖原则：确保疏散涉及的所有人员纳入签到范围，无遗漏、无死角，包括临时进入单位区域的外部人员。（二）实时准确原则：签到信息需在疏散指令下达后立即启动，实时记录人员状态，内容真实反映疏散时间、地点、人员情况，杜绝虚假记录。（三）规范归档原则：台账整理遵循“一事一档、分类管理、长期保存”原则，材料齐全、分类清晰、标识规范，确保档案完整可查。（四）责任到人原则：明确各部门、岗位在签到组织、信息记录、汇总归档中的职责，建立责任追究机制，确保各环节落实到位。第二章台账内容规范第四条疏散签到台账是记录疏散人员信息、过程状态及结果的重要依据，必须包含以下核心要素，确保信息完整、逻辑清晰：（一）基础信息：事件名称（如“2024年上半年消防应急演练”“X栋3层火灾事故应急疏散”）、事件日期（年月日）、具体时间（包括疏散指令下达时间、开始签到时间、完成签到时间、疏散总耗时）、疏散地点（如“1号楼1层至南门集合点A”“B栋西侧广场应急集合点”）。（二）组织信息：总指挥姓名及联系方式、现场负责人姓名及联系方式、各区域签到责任人姓名及联系方式（按楼层、部门或疏散区域划分）。（三）人员信息：1.内部人员：姓名、所在部门/岗位、工号、联系方式（手机号码）、所属疏散工作组（如灭火行动组、疏散引导组、医疗救护组、警戒联络组等）；2.外部人员：姓名、所属单位/公司、进入单位事由（如“设备维护”“客户洽谈”）、联系方式、陪同人员姓名及联系方式。（四）签到状态：应到人数（按部门/区域统计）、实到人数、未到人数（需注明具体原因，如“病假已提交证明”“外出培训未归”“被困X层”“未响应疏散指令”等）、迟到/早退人数（需注明迟到/早退时间及原因）。（五）过程记录：各区域签到开始时间、完成时间、疏散过程中特殊情况说明（如“3楼东侧安全通道因杂物堵塞，引导员协助5人绕行至备用通道”“1名员工疏散时摔倒，医疗组现场处理”“访客张某因不熟悉路线，由引导员李某某带领至集合点”等）。（六）确认信息：总负责人签字、记录人签字、各区域签到责任人签字、归档日期。第五条台账分类与格式要求：（一）按事件类型分类：1.应急疏散演练台账：记录演练准备、实施、总结全流程签到信息，需附《应急疏散演练方案》《演练过程影像资料索引页》《演练总结报告》等材料；2.真实突发事件台账：记录突发事件发生、响应、疏散、善后全流程签到信息，需附《突发事件报告》《应急处置记录》《公安/消防/医疗等部门反馈材料》《事故调查报告（如有）》等材料。（二）格式规范：1.纸质台账：采用A4纸双面打印，标题为“XX单位XX事件疏散签到台账”，页眉标注单位全称及LOGO，页脚标注“记录人：XXX审核人：XXX第X页共X页”，字体统一为宋体小四号，行间距1.5倍，页码连续；2.电子台账：通过单位OA系统或专用安全管理软件生成，支持信息录入、修改留痕、自动统计（如签到率、未到人员原因分析、各区域疏散耗时对比），电子台账需与纸质台账同步保存，电子文件命名规则为“事件名称-日期-台账类型”（如“2024消防演练-20240520-演练台账”）。第三章签到流程管理第六条签前准备：（一）事前通知：应急疏散演练需提前3个工作日通过单位公告栏、内部邮件、部门会议等方式通知全体人员，明确集合点、签到责任人、疏散路线及注意事项；真实突发事件发生后，应急指挥部需在接警后5分钟内通过广播系统、应急群、短信等方式发布疏散指令，明确“立即停止工作、沿指定路线撤离、到指定集合点签到”等要求。（二）物资准备：1.纸质签到：行政部需提前按部门/区域打印《疏散签到表》（一式两份，一份现场使用，一份归档），配备黑色签字笔（每处不少于5支）、应急手电筒（备用照明）、扩音器（用于集合点指令传达）；2.电子签到：信息技术部需提前调试单位“应急签到APP”或二维码签到系统，确保网络覆盖，设置离线模式（网络中断时支持本地存储数据，恢复网络后自动同步）。（三）人员分工：各部门负责人为本部门疏散签到第一责任人，需指定1-2名责任心强、熟悉本部门人员情况的员工作为区域签到员，在集合点悬挂“XX部门签到区”标识牌，佩戴“应急签到员”红袖章，携带部门签到表、通讯设备（对讲机或手机）及应急物资。第七条签到实施：（一）疏散过程签到：1.人员到达集合点后，需立即到所属部门/区域签到员处报到，签到员核对人员姓名、工号/单位信息，确认无误后由本人签字（纸质）或扫码（电子）签到；2.签到员需实时记录签到时间，对未在规定时间内到达的人员，立即通过电话、对讲机联系部门负责人或本人，核实未到原因，并在签到表“未到人员备注”栏详细记录（如“员工王某，工号XXX，因在5层会议室开会未听到疏散指令，已由引导员找回，签到时间14:25”）；3.特殊情况处理：-被困人员：由现场救援人员记录被困人员姓名、位置、被困原因及救援时间，救援完成后由被困人员本人或救援人员签字确认；-受伤人员：由医疗救护组记录伤情、处理措施（如“擦伤，已消毒包扎”）、送医信息（如“送XX医院，车牌号XXX”），并在签到表“备注”栏注明；-外部人员：由陪同人员负责签到，未及时疏散的需立即向应急指挥部报告，明确滞留原因及位置，由专人负责引导至集合点。（二）汇总确认：各区域签到员在疏散结束后20分钟内，将本部门/区域签到表提交至应急指挥部，由总负责人汇总形成《XX事件疏散人员总台账》，核对“应到人数=实到人数+未到人数”，确保数据一致，总台账需经总负责人、记录人、各区域签到责任人共同签字确认。第八条真实突发事件特殊流程：（一）紧急简化签到：真实突发事件（如火灾、地震）发生时，优先保障人员生命安全，可先通过口头点名、举手示意、快速清点等方式统计人数，确保无人员滞留，事后24小时内由各部门负责人组织补录完整签到信息，补录信息需由当事人、见证人（部门负责人或签到员）签字确认，注明“补录”字样及补录日期。（二）外部人员管理：访客、外来作业人员需在进入单位时由前台或项目负责人登记《外来人员信息表》，疏散时由陪同人员负责统计并报至应急指挥部，未及时疏散的需立即上报并组织救援，事后在《突发事件台账》中单独记录外部人员疏散情况。第四章归档管理第九条归档责任：（一）归档牵头部门：行政部为疏散签到台账归档工作的牵头部门，负责统筹协调档案收集、整理、保存及查阅管理；（二）归档配合部门：安全部负责提供《应急疏散演练方案》《突发事件报告》《应急处置记录》等材料，信息技术部负责提供电子台账数据备份及系统记录，各部门负责人负责提交本部门《疏散签到表》及未到人员情况说明；（三）归档责任人：行政部指定专职档案管理员（需具备档案管理经验）负责台账接收、分类、编号、装订及入库，档案管理员对归档材料的完整性、规范性负责。第十条归档时间与流程：（一）归档时限：1.应急疏散演练台账：演练结束后3个工作日内完成材料收集、整理、归档；2.真实突发事件台账：事件处置结束后5个工作日内完成归档（若涉及人员伤亡或重大财产损失，需延长至10个工作日，并报上级主管部门备案）；3.补录台账：真实事件补录信息完成后2个工作日内纳入原档案补充归档。（二）归档流程：1.材料收集：档案管理员向应急指挥部、安全部、各部门收集签到表、事件报告、影像资料等材料，核对材料清单，确保无遗漏；2.材料整理：按“一事一档”原则，将材料分为“封面—目录—正文—佐证材料—审核页”五部分，正文按时间顺序排列，佐证材料按类型分类（如方案、报告、影像资料等），缺失材料及时向责任部门催补；3.档案编号：采用“年份-事件类型-流水号”规则编号，如“2024-演-001”“2024-突-015”，编号标注于档案封面右上角及侧脊，字体为宋体三号加粗；4.装订保存：纸质台账采用左侧胶装，厚度超过2cm的需分册装订，每册加装封面（含档案名称、单位名称、归档日期、档号、保管期限）及封底，电子台账刻录至不可擦写光盘（一式三份，两份存于单位档案室，一份异地存放），光盘标注档案编号、内容及日期。第十一条归档内容与要求：（一）必存材料清单：1.封面：含档案名称（如“XX单位2024年消防演练疏散签到台账”）、单位全称、归档日期、档号、保管期限；2.目录：列明材料名称（如“疏散签到总台账”“各区域签到表”“演练方案”）、页码、日期，目录页码与正文实际页码一致；3.正文：《XX事件疏散签到总台账》及各区域签到表，总台账需包含所有核心要素，分区域签到表需有责任人签字；4.佐证材料：-应急疏散演练：《应急疏散演练方案》《演练通知》《影像资料（照片/视频，需标注时间、地点、事件）》《演练总结报告》；-真实突发事件：《突发事件报告》《应急处置记录》《公安/消防/医疗等部门反馈材料》《事故调查报告（如有）》《未到人员情况说明》《医疗救护记录》；5.审核页：总负责人、安全部负责人、档案管理员签字，审核意见栏填写“材料完整，符合归档要求”等字样。（二）保存要求：1.纸质档案：存放于单位专用档案室，档案室配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠设施，温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%，档案柜定期（每季度）检查，确保无损坏、无霉变；2.电子档案：存储服务器需定期（每月）进行数据备份，备份介质与服务器分开存放，电子档案文件需设置读取权限，仅档案管理员及授权人员可访问，防止数据泄露或篡改。第十二条保存期限与查阅：（一）保存期限：1.日常应急疏散演练台账：保存3年，期满后经安全部审核、行政部负责人批准可销毁，销毁时需记录销毁清单并由2人监销；2.一般突发事件台账（无人员伤亡、财产损失较小）：保存5年；3.重大及以上突发事件台账（造成人员伤亡或重大财产损失）：永久保存；4.外部人员疏散记录：与对应事件台账保存期限一致。（二）查阅管理：1.内部查阅：单位内部员工因工作需要查阅台账的，需经所在部门负责人签字同意，填写《档案查阅登记表》（注明查阅人、时间、目的、查阅内容），档案管理员核对无误后提供查阅，查阅过程中不得涂改、勾画、抽取、撤换档案材料，查阅后需在登记表签字确认；2.外部查阅：上级主管部门、司法机关、审计机构等因公务需要查阅的，需持单位介绍信及有效身份证件，经单位分管领导批准后，由档案管理员全程陪同查阅，复印材料需加盖“XX单位档案专用章”，查阅记录需存档备查；3.信息保护：台账中涉及个人隐私的信息（如联系方式、家庭住址、健康情况）需脱敏处理，隐去敏感信息后方可提供查阅，未经当事人书面同意不得对外公开。第五章责任分工与监督考核第十三条责任分工：（一）应急指挥部：由单位分管安全的领导担任总指挥，负责发布疏散指令、统筹协调疏散工作，监督签到流程执行，审核《疏散签到总台账》准确性，对疏散工作负总责；（二）各部门负责人：负责本部门人员疏散组织，指定区域签到责任人，确保本部门人员全员签到，配合提交《部门签到表》及未到人员说明，对部门内签到工作负直接责任；（三）区域签到责任人：负责本区域人员签到信息核对，实时记录签到状态，汇总提交签到表，确保信息准确无误，对区域签到工作负具体责任；（四）安全部：负责制定年度疏散演练计划，组织开展制度培训及应急演练，监督检查各部门签到及归档执行情况，定期向应急指挥部汇报工作，提出改进建议；（五）行政部：负责台账归档管理，确保档案保存规范，提供查阅支持，定期（每半年）检查档案保存状况，对损坏、丢失档案的情况及时处理并报告；（六）信息技术部：负责电子签到系统维护及数据备份，确保系统稳定运行，网络中断时提供技术支持保障签到工作顺利进行。第十四条监督与考核：（一）日常监督检查：安全部每季度组织一次疏散签到及归档工作专项检查，重点检查以下内容：1.签到表要素是否齐全、信息是否准确；2.归档是否及时、材料是否完整；3.档案保存是否符合环境及安全要求；4.签到流程是否规范，特殊情况处理是否得当。检查结果形成《检查报告》，通报各部门，对存在