机关部门单位合同管理内部控制制度模版

机关部门单位合同管理内部控制制度模版第一章总则第一条目的与依据为规范本单位合同管理行为，防范合同风险，保障单位合法权益，提高资金使用效益，依据《中华人民共和国民法典》、《中华人民共和国政府采购法》等国家有关法律法规及上级主管部门相关规定，结合本单位实际，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于本单位在履行职责、提供公共服务或从事民事活动过程中，与自然人、法人或其他组织之间订立、履行、变更、解除或终止合同的管理活动。涉及保密事项的合同，还应遵守国家及本单位有关保密规定。第三条基本原则合同管理遵循以下原则：（一）合法合规原则：合同订立、履行等全过程必须遵守法律法规、政策规定和本单位内部管理制度。（二）风险控制原则：以防范风险为核心，建立健全合同管理各环节的控制机制，确保合同的经济性、安全性和有效性。（三）权责对等原则：明确合同管理各部门、各岗位的职责权限，做到谁承办、谁负责，权责清晰，相互制约。（四）效益优先原则：在合法合规的前提下，追求合同利益最大化，节约行政成本，提高公共资源使用效益。（五）规范高效原则：优化合同管理流程，提高合同审批和履行效率，保障各项工作顺利开展。第四条工作目标通过建立健全合同管理内部控制体系，实现对合同从立项、谈判、起草、审核、签订、履行、归档到纠纷处理的全流程规范化管理，有效预防和减少合同纠纷，维护本单位的良好声誉和合法权益。第二章组织机构与职责第五条单位领导职责单位领导班子是合同管理的决策机构，负责审议和批准本单位合同管理的重大事项，包括但不限于：（一）审批本单位合同管理制度及相关细则；（二）审议并批准需集体决策的重大合同、重要合同；（三）协调解决合同管理工作中出现的重大问题。单位主要负责人对本单位合同管理工作负总责，分管领导对其分管领域内的合同管理工作负直接领导责任。第六条合同管理部门职责[可明确为本单位办公室或指定的专门部门，如“综合管理科”]是本单位合同管理的归口部门，履行以下职责：（一）组织拟订和修订本单位合同管理制度及相关标准文本；（二）负责合同的统一登记、编号、备案和归档管理；（三）组织或参与重大合同、重要合同的谈判、起草工作；（四）对合同的合法性、规范性进行初步审核，对合同文本的标准化程度进行把关；（五）监督、检查合同履行情况，协调处理合同履行中出现的一般问题；（六）组织合同管理业务培训，推广合同管理先进经验；（七）协助处理合同纠纷。第七条业务承办部门职责各业务承办部门是合同订立和履行的具体执行部门，履行以下职责：（一）负责合同项目的可行性研究和立项申报；（二）负责组织合同相对方的背景调查、资信评估；（三）负责合同的初步谈判、文本起草（或根据标准文本填写）；（四）对合同的真实性、必要性、经济性和技术可行性负责；（五）在合同管理部门指导下，办理合同审核、报批手续；（六）负责合同的具体履行，跟踪合同履行进展，及时向合同管理部门和分管领导报告履行中出现的问题；（七）收集、整理合同履行过程中的相关资料，并按规定及时移交合同管理部门归档。第八条财务部门职责财务部门在合同管理中履行以下职责：（一）对合同中涉及的资金来源、支付方式、结算方式等财务条款的合规性、合理性进行审核；（二）根据生效的合同办理款项支付、结算等财务手续；（三）对合同履行过程中的财务风险进行评估和控制；（四）配合提供合同履行的财务数据，为合同纠纷处理提供财务支持。第九条法律顾问或法务支持[如有法律顾问或法务人员，明确其职责；如无，可表述为“必要时可聘请外部法律顾问提供支持”]负责对合同的合法性、合规性进行专业审核，提供法律意见，参与重大合同谈判，协助处理合同纠纷及相关法律事务。第三章合同的订立第十条合同立项与可行性研究业务承办部门在启动合同订立程序前，应进行充分的可行性研究，明确合同项目的背景、目的、主要内容、预期效益、风险分析及应对措施等，并按规定履行立项审批手续。对于重大合同项目，应组织专家进行论证。第十一条合同相对方资格审查业务承办部门应对合同相对方的主体资格、经营范围、履约能力、商业信誉、财务状况等进行严格审查，要求对方提供有效的证明文件（如营业执照、资质证书、授权委托书等），必要时可进行实地考察或要求提供担保。审查情况应形成书面记录。第十二条合同谈判与起草（一）合同谈判应坚持公平、公正、互利的原则，由业务承办部门牵头组织，必要时可邀请合同管理部门、财务部门及法律顾问参与。谈判过程应有详细记录。（二）合同文本应优先采用国家、行业或本单位制定的标准（示范）文本。没有标准（示范）文本的，应根据谈判结果和实际情况起草。合同文本内容应完整、表述应严谨、权利义务应明确。（三）合同一般应包含以下主要条款：当事人的名称或者姓名和住所、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等。根据合同性质需要约定的其他条款也应明确。第十三条合同审核与审批合同在正式签订前，必须履行审核和审批程序。（一）业务承办部门完成合同文本起草后，填写《合同审批表》，连同合同文本、可行性研究报告、对方资质证明、谈判记录等相关材料，依次送合同管理部门、财务部门审核。（二）合同管理部门主要审核合同条款的合法性、合规性、完整性、规范性，以及合同文本的标准化程度。（三）财务部门主要审核合同资金来源的可靠性、支付方式的合规性、价格的合理性等。（四）涉及专业技术问题的合同，应送相关技术部门进行专业审核。（五）审核部门应在规定时限内出具明确的审核意见。对审核中发现的问题，业务承办部门应及时修改完善。（六）根据合同的性质、金额、影响程度等因素，建立分级审批制度。一般合同由分管领导审批；重大合同、重要合同须报请单位主要负责人审批或领导班子集体研究决定。分级审批的具体标准由本单位另行制定。第十四条合同签订（一）经审核批准的合同，由单位法定代表人或其授权的委托代理人签订。授权委托代理人必须持有《授权委托书》，明确授权范围和权限。（二）签订合同时，应核对对方签约人的身份及授权委托书，确保其具有合法签约资格。（三）合同文本一般应采用书面形式，一式多份，具体份数根据实际需要确定，至少保证双方当事人各执一份，合同管理部门和财务部门各备案一份。（四）合同签订应使用单位公章或合同专用章。严禁在空白合同文本或未明确主要条款的合同文本上盖章。（五）合同签订后，业务承办部门应及时将合同正本及相关审批材料送合同管理部门登记、编号、备案。第四章合同的履行第十五条履行跟踪合同签订后，业务承办部门是合同履行的第一责任人，应严格按照合同约定全面、及时履行合同义务，并密切关注对方当事人的履行情况。对合同履行的重要节点（如付款、交货、验收等）应做好记录。第十六条变更与解除（一）在合同履行过程中，因客观情况发生变化需要变更或解除合同的，业务承办部门应及时向分管领导报告，并与对方当事人协商。（二）合同变更或解除必须采用书面形式，并说明变更或解除的原因、依据及对原合同的影响。变更或解除合同的协议，须按原合同审批程序履行审核、报批手续。（三）经批准变更或解除的合同，业务承办部门应及时将相关文件送合同管理部门备案。第十七条履行异常处理业务承办部门在合同履行过程中发现对方当事人有违约行为或可能影响合同正常履行的情况时，应立即采取应对措施，并及时向分管领导和合同管理部门报告。合同管理部门应协助业务承办部门分析情况，提出处理建议。第十八条合同验收与结算（一）合同履行完毕或达到阶段性目标后，业务承办部门应组织相关部门（如技术部门、财务部门）按照合同约定的标准和方式进行验收，并出具验收报告。（二）财务部门依据生效的合同、验收报告及相关凭证办理款项支付和结算手续。未按合同约定履行验收程序或验收不合格的，财务部门有权拒绝付款。第五章合同的归档与纠纷处理第十九条合同归档合同管理部门负责对已履行完毕或终止的合同进行整理、编号、登记后，按照档案管理规定进行归档。归档材料应包括但不限于：合同正本、副本、《合同审批表》、对方当事人资质证明、谈判记录、可行性研究报告、验收报告、履行过程中的往来函件、变更或解除协议等。合同档案的保管期限应符合国家有关规定。第二十条合同纠纷处理（一）发生合同纠纷时，业务承办部门应及时收集相关证据材料，提出初步处理意见，报分管领导和合同管理部门。（二）合同纠纷应优先通过协商或调解方式解决。协商或调解不成的，应根据合同约定的争议解决方式（仲裁或诉讼）及时处理。（三）在处理合同纠纷过程中，未经单位领导批准，任何部门和个人不得擅自放弃或处分单位权利。涉及仲裁或诉讼的，应由合同管理部门（或法律顾问）牵头，业务承办部门配合办理。第六章监督检查与责任追究第二十一条监督检查单位合同管理部门应定期或不定期对本单位合同管理情况进行监督检查，重点检查合同管理制度的执行情况、合同履行情况、合同档案管理情况等，并将检查结果向单位领导报告。纪检监察部门应对合同管理全过程进行监督。第二十二条责任追究对在合同管理工作中出现下列行为之一，造成单位经济损失或不良影响的，将视情节轻重，对相关责任人进行批评教育、组织处理或纪律处分；涉嫌犯罪的，移交司法机关处理：（一）未履行合同立项、审核、审批程序，擅自签订合同的；（二）在合同谈判、签订、履行过程中，与对方恶意串通，损害单位利益的；（三）泄露合同秘密或商业秘密的；（四）提供虚假材料或隐瞒重要事实，导致合同错误或造成损失的；（五）无正当理由不履行或不完全履行合同义务，或擅自变更、解除合同的；（六）在合同履行中发现问题不及时报告或处理不当，造成损失扩大的；（七）未按规定保管合同档案，导致合同资料遗失、损毁的；