机关印章管理制度

机关印章管理制度1总则1.1为加强本机关印章管理，规范印章使用流程，维护机关公信力和合法权益，防范印章使用风险，根据《党政机关公文处理工作条例》《印章治安管理办法》及上级党委、政府关于印章管理的有关规定，结合本机关实际，制定本制度。1.2本制度适用于本机关及所属内设机构、下属事业单位所有印章的刻制、启用、保管、使用、废止、销毁等全流程管理，具体包括：（1）机关党委、行政公章；（2）领导人名章（含党委书记、局长等领导签名章）；（3）专用印章（含财务专用章、发票专用章、合同专用章、机要保密章、人事专用章等）；（4）内设机构及下属单位印章；（5）临时印章（含专项工作小组章、项目推进专用章等）。1.3印章管理遵循“集中统筹、分级负责、严格审批、全程可控、安全保密”的原则，实行“谁使用谁负责、谁审批谁担责、谁保管谁尽责”的责任机制，确保印章管理无盲区、使用无违规。2印章的刻制与启用2.1刻制审批2.1.1印章刻制实行统一审批、统一办理制，任何科室、下属单位不得自行联系刻制印章。2.1.2刻制党委、行政公章，需提交上级机关批准设立或更名的正式文件，由机关办公室提出申请，经分管办公室的领导审核后，报主要领导审批；县级机关刻制党委、行政公章，需持审批文件报县委办公室或县政府办公室复核后，到公安机关指定的备案刻章单位办理。2.1.3刻制内设机构印章，由对应科室提交书面申请，说明刻制用途、使用范围，经科室负责人签字、分管领导审核、主要领导审批后，由办公室统一办理。2.1.4刻制专用印章（如财务章、合同章），由对应职能科室提交申请，附相关监管部门要求的材料（如财务章需附财政部门备案通知），经科室负责人签字、分管领导审核、主要领导审批后，由办公室统一办理，刻制完成后同步向财政、税务等监管部门备案。2.1.5刻制临时印章，需提交专项工作立项文件或主要领导批示，明确印章有效期、使用范围，经办公室审核、主要领导审批后办理，临时印章有效期最长不得超过12个月。2.1.6印章刻制完成后，必须到公安机关指定的印章备案系统完成备案，留存备案回执单，回执单由办公室存档备查。2.2启用程序2.2.1新印章启用前，办公室需组织留存标准印模，印模一式三份：一份由办公室存档、一份由机要室存档、一份由印章保管科室存档，印模需注明印章名称、刻制日期、启用日期及保管人信息。2.2.2启用党委、行政公章及重要专用章，需由办公室起草正式启用通知，明确印章名称、启用日期、废止的旧印章信息，印发至上级机关、下级单位、相关协作单位及机关内部各科室，并在本机关官方网站公示。2.2.3内设机构及临时印章启用，由办公室印发内部通知，明确启用范围、有效期，通知机关内部相关科室及关联单位。2.2.4旧印章废止与新印章启用需同步衔接，启用新印章当日，旧印章立即停止使用并按本制度第5章规定程序销毁或封存。3印章的保管3.1保管责任主体3.1.1机关党委、行政公章由办公室指定正式在编、政治可靠、责任心强的专人保管，保管人需签订《印章保管责任书》，明确保管职责与风险责任。3.1.2领导人名章由领导本人或其书面委托的正式在编人员保管，委托保管需出具书面委托函，明确委托范围与期限，报办公室备案。3.1.3专用印章由对应职能科室指定专人保管：财务专用章由财务科正式在编人员保管，合同专用章由法务科或业务科室正式在编人员保管，机要保密章由机要室专人保管。3.1.4临时印章由专项工作小组负责人指定专人保管，保管人需为机关正式在编人员，工作结束后立即将印章交回办公室。3.1.5印章保管人离岗、离职或岗位调整时，需立即办理印章交接手续，交接需由办公室负责人监交，填写《印章交接清单》，注明印章名称、印模、保管情况、交接日期，交接双方及监交人签字确认后存档，未完成交接不得离岗。3.2保管要求3.2.1所有印章必须存放于带密码的钢制保险柜内，保险柜需放置在有监控覆盖的专用场所（如办公室机要室、财务科专用库房），存放场所需安装防盗门窗、监控设备，监控录像保存期限不得少于90天。3.2.2印章保管人每日下班前需将印章锁入保险柜，确认保险柜密码锁闭，节假日、休息日需提前检查保险柜安全情况，留存检查记录。3.2.3印章保管人不得擅自将印章带出存放场所，不得委托非指定人员代管印章，不得在空白纸张、空白介绍信上预盖印章。3.2.4印章保管人需每月对印章进行一次盘点，填写《印章盘点记录表》，注明印章状态、存放情况，由保管人签字后报办公室存档；每季度办公室需对所有印章保管情况进行一次抽查，形成抽查报告。3.3外出携带管理3.3.1因工作需要携带印章外出（如赴上级单位签字、异地签订合同），需由用印科室提交《印章外出携带审批单》，注明外出事由、目的地、携带期限、随行人员，经科室负责人签字、分管领导审核、主要领导审批后，由办公室安排2名正式在编人员共同携带。3.3.2携带印章外出期间，需确保印章不离身，存放于随身密码箱内，不得将印章交予无关人员保管，不得在外出期间使用印章办理审批范围外的事项。3.3.3印章外出返回后，需立即交回保管场所锁入保险柜，由保管人填写《印章外出归还记录》，注明归还日期、印章状态，报办公室备案。4印章的使用4.1用印范围4.1.1机关党委、行政公章用于以机关名义印发的公文、向上级的请示报告、对外签订的重要协议、干部任免文件、各类资质证明等正式公务事项。4.1.2领导人名章用于以领导个人名义签署的文件、财务票据、授权委托书等，需严格遵循领导本人的授权范围。4.1.3专用印章用于对应职能范围内的事项：财务章用于银行结算、财务票据出具，合同章用于对外签订合同、协议，发票章用于开具税务发票，机要保密章用于涉密文件传递。4.1.4内设机构印章仅用于机关内部工作协调、内部通知等事项，不得用于对外发文、签订协议等外部公务。4.1.5临时印章仅用于审批明确的专项工作事项，不得超出范围使用。4.2用印审批流程4.2.1常规用印：用印人填写《用印审批单》，附完整的用印材料（如公文需经发文审核、排版定稿，业务材料需经科室审核），经科室负责人签字、分管领导审批后，交印章保管人核对用印。4.2.2重要用印：涉及向上级的请示报告、对外签订的金额50万元以上的合同、重大事项的承诺函等，需经科室负责人签字、分管领导审核、主要领导审批后用印；涉及法律文件的，需先经法律顾问审核并出具法律意见。4.2.3紧急用印：如主要领导外出无法现场审批，可通过视频、电话等方式请示，印章保管人需留存请示录音、视频记录或文字确认信息，2个工作日内补填《用印审批单》，由主要领导补签审批意见。4.2.4介绍信用印：开具介绍信需注明具体用途、有效期、联系人及联系方式，不得开具空白介绍信，用印流程按常规用印执行，介绍信存根需存档备查，保存期限不少于5年。4.3用印操作规范4.3.1印章保管人需严格核对《用印审批单》与用印材料的一致性，确认审批流程完整、用印内容符合范围，核对无误后方可用印。4.3.2用印位置需准确规范：公文用印需盖在落款机关名称与日期中间，骑缝章需覆盖文件所有页面接缝处，确保每一页都有印模痕迹；合同、协议需在落款处、骑缝处同时用印，印模需清晰、完整，不得模糊、重叠。4.3.3用印后，印章保管人需在《用印登记薄》上如实记录用印日期、用印科室、用印内容、审批人、用印人、用印份数，登记薄需妥善保管，保存期限不少于10年。4.3.4电子印章管理：电子印章的制作、审批、使用流程与实物印章一致，电子印章需存储在加密U盾中，由专人保管，使用电子印章需进行身份验证，每次使用需留存使用日志，日志保存期限不少于10年。4.4禁止用印情形有下列情形之一的，印章保管人有权拒绝用印，并及时向办公室（1）用印材料内容不完整、表述模糊或存在涂改痕迹的；（2）未按规定完成审批流程的；（3）空白纸张、空白介绍信、空白合同文本的；（4）用印内容与本机关职责无关或超出印章使用范围的；（5）用印材料涉嫌违法违规、损害机关利益的。5印章的废止与销毁5.1废止情形5.1.1机关机构撤销、合并、名称变更的；5.1.2印章磨损、变形，无法清晰用印的；5.1.3临时印章有效期届满的；5.1.4上级机关要求废止的其他情形。5.2废止程序5.2.1印章废止由办公室提出申请，说明废止原因，附相关文件（如机构更名通知、印章磨损照片），经分管领导审核、主要领导审批后，印发废止通知，明确废止日期、废止印章名称，并收回废止印章。5.2.2印章遗失的，保管人需立即向办公室、主要领导报告，同时向公安机关报案，在本地主要媒体发布遗失声明，声明作废后按本制度第2章规定重新刻制新印章，旧印章自声明发布之日起废止。5.3销毁程序5.3.1废止的印章需由办公室统一保管，保管期限不少于6个月，到期后组织销毁。5.3.2销毁前，办公室需编制《印章销毁清册》，注明印章名称、刻制日期、启用日期、废止日期、销毁原因，经分管领导审核、主要领导审批后实施销毁。5.3.3销毁工作需由办公室、纪检监察室、机要室各派1名人员共同监销，销毁方式为碎毁或熔炉熔化，不得擅自处理；销毁完成后，监销人员需在《印章销毁清册》上签字确认，清册由办公室永久存档。6监督检查与责任追究6.1监督检查6.1.1办公室每季度对所有印章的保管、使用情况进行一次全面检查，检查内容包括：印章存放场所安全性、用印审批流程执行情况、用印登记记录完整性、保管人履职情况，形成《印章管理检查报告》报主要领导。6.1.2纪检监察室每半年对印章管理情况进行一次专项抽查，重点检查是否存在违规用印、印章失控等问题，对发现的隐患及时下达整改通知书。6.1.3建立印章管理举报机制，设立举报电话、邮箱，接受机关内部及外部单位的监督，对举报内容及时核实处理。6.2责任追究6.2.1印章保管人有下列情形之一的，视情节轻重给予批评教育、通报批评、调整岗位处理；造成经济损失的，追究经济赔偿责任；涉嫌违纪违法的，移送纪检监察机关或司法机关处理：（1）未按规定存放印章导致丢失、被盗的；（2）未经审批擅自用印或在空白材料上用印的；（3）未如实登记用印情况或伪造用印记录的；（4）擅自委托非指定人员代管印章或交接手续不规范的；（5）发现印章异常情况未及时报告的。6.2.2用印申请人有下列情形之一的，视情节轻重给予批评教育、通报批评；造成经济损失的，追究经济赔偿责任；涉嫌违纪违法的，移送纪检监察机关或司法机关处理：（1）提供虚假材料骗取用印审批的；（2）擅自扩大用印范围或篡改用印内容的；（3）未按规定补签用印审批手续的。6.2.3审批人有下列情形之一的，视情节轻重给予批评教育、通报批评、党纪政务处分；造成经济损失的，追究领导责任；涉嫌违纪违法的，移送纪检监察机关或司法机关处理：（1）越权审批或违规审批用印事项的；（2）未认真审核用印材料导致违规用印的；（3）对印章管理隐患未及时督促整改的。6.2.4伪造