银行电子印章管理办法

银行电子印章管理办法第一章总则第一条为规范本行电子印章的全生命周期管理，保障电子印章使用的合法性、安全性、规范性，防范印章使用风险，提升业务办理效率，推动无纸化办公和数字化转型，依据《中华人民共和国电子签名法》《电子印章管理办法》《金融机构电子印章安全管理规范》等法律法规及行业标准，结合本行实际经营管理情况，制定本办法。第二条本办法所称电子印章，是指基于密码技术，用于实现电子签名，包含印章图像数据、印章名称、印章所有者信息、电子签名认证证书以及与其关联的电子签名制作数据，具有与实物印章同等法律效力的电子数据。第三条本办法适用于本行各级机构（总行、分行、支行、营业部等）、内设部门及相关岗位人员在业务办理、公文流转、合同签订等各类活动中涉及电子印章的申请、制作、备案、使用、变更、注销、保管、监督检查等全流程管理工作。第四条电子印章管理遵循“统一管理、分级负责、安全可控、规范高效、权责对等”的原则，实行“谁申请、谁负责，谁使用、谁负责，谁管理、谁负责”的责任追究机制。第五条本行电子印章管理工作由总行运营管理部牵头，总行信息技术部、风险管理部、法律合规部、内控审计部等部门协同配合，各级分支机构指定专人负责本机构电子印章的日常管理工作，形成上下联动、分工明确、权责清晰的管理体系。第二章电子印章的分类与适用范围第六条本行电子印章根据使用主体和业务用途，分为以下类别，各类电子印章实行分类管理、分级授权使用：（一）法定名称电子印章：以本行法定名称制作的电子印章，用于本行对外签订合同、协议、出具正式公文、发布公告等重要法律文书和业务文件，具有与本行法定名称实物印章同等法律效力。（二）内设部门电子印章：以本行内设部门名称制作的电子印章，用于部门内部公文流转、业务审批、内部通知等内部管理活动，不得用于对外签订合同、协议等外部法律行为。（三）业务专用电子印章：根据各类业务办理需求制作的专用电子印章，包括但不限于电子汇票专用章、电子票据专用章、电子保函专用章、对公业务专用章、个人业务专用章等，用于对应专属业务的办理、凭证出具等活动，严格限定业务使用范围。（四）个人名章：以本行法定代表人、负责人、授权经办人等个人姓名制作的电子印章，用于授权范围内的业务办理、文件签署等活动，个人名章与本人电子签名具有同等效力。第七条电子印章的适用范围涵盖本行各类线上线下业务及内部管理活动，主要包括但不限于：（一）对外业务：电子合同、协议签订，电子票据、电子保函、电子信用证等业务凭证出具，客户业务办理回执、对账单、业务审批意见书等文件签署，对外出具的各类证明、函件等。（二）内部管理：公文流转、审批、签发，内部规章制度、通知公告、会议纪要等文件签署，财务报销、费用审批、资产调拨等内部管理流程的确认，绩效考核、人事任免等相关文件签署。（三）其他经本行批准的电子印章使用场景，严禁超出授权范围使用电子印章。第三章电子印章的申请与制作第八条电子印章的申请实行分级审批制度，各级机构、内设部门及个人需使用电子印章的，应按以下流程提出申请：（一）申请主体：法定名称电子印章由总行办公室提出申请；内设部门电子印章由对应部门负责人提出申请；业务专用电子印章由对应业务主管部门提出申请；个人名章由本人或其授权代理人提出申请。（二）申请材料：申请人需填写《银行电子印章申请表》，明确电子印章名称、类型、适用范围、使用权限、申请期限等信息，加盖申请主体相关实物印章（个人名章需本人签字），并提交相关证明材料（如业务授权文件、个人身份证明、岗位任职文件等）。（三）审批流程：《银行电子印章申请表》及相关材料按本行内部审批流程逐级审批，法定名称电子印章、重要业务专用电子印章需经总行运营管理部、法律合规部、风险管理部审核，报总行分管领导审批；其他电子印章由对应主管部门审核，报本级机构负责人审批。审批通过后，由总行运营管理部统一汇总备案。第九条电子印章的制作由总行信息技术部统一负责，委托具备国家认可资质的电子认证服务机构（CA机构）制作，严格遵循国家电子印章制作标准和行业规范，确保电子印章的合法性、唯一性和安全性。第十条电子印章制作需满足以下要求：（一）电子印章的图像样式需与本行对应实物印章样式保持一致，包含印章名称、印章编号、有效期等关键信息，确保可识别、可追溯。（二）电子印章需采用国家密码管理局认可的国密算法（SM2/SM3/SM4）进行加密处理，嵌入电子签名认证证书，确保电子印章的不可篡改性、不可伪造性和不可否认性。（三）电子印章制作完成后，由总行信息技术部、运营管理部共同对电子印章的完整性、有效性进行核验，核验通过后纳入本行电子印章管理系统统一管理，并建立电子印章台账，详细记录电子印章的名称、类型、制作时间、制作机构、使用主体、有效期等信息。第十一条严禁任何部门、个人擅自委托非资质机构制作电子印章，严禁私自制作、篡改电子印章，一经发现，将追究相关人员责任。第四章电子印章的备案与保管第十二条本行所有电子印章实行统一备案管理，总行运营管理部负责建立电子印章备案台账，对电子印章的申请、制作、变更、注销等全流程信息进行记录，备案信息包括但不限于电子印章基本信息、审批材料、制作凭证、使用权限、有效期、保管人员等，确保备案信息真实、完整、可追溯。第十三条电子印章备案信息需定期更新，电子印章发生变更、注销、有效期届满等情况的，应在相关手续办理完成后3个工作日内完成备案信息更新，确保备案信息与实际情况一致。第十四条电子印章的保管实行“专人保管、专人负责、分级管控”的原则，严格落实保管责任：（一）法定名称电子印章、重要业务专用电子印章由总行运营管理部指定专人保管，保管人员需签订《电子印章保管责任书》，明确保管责任和义务。（二）内设部门电子印章由对应部门指定专人保管，个人名章由本人或其授权专人保管，各级分支机构业务专用电子印章由分支机构指定专人保管。（三）电子印章保管人员需具备良好的职业道德和安全意识，熟悉电子印章管理规定和操作流程，严禁擅自将电子印章交由他人保管、使用，严禁泄露电子印章的密钥、密码等安全信息。第十五条电子印章密钥、密码等安全信息实行分级管理，由总行信息技术部负责密钥的生成、存储、更新和销毁，密钥存储需采用加密存储方式，定期进行备份，确保密钥安全。保管人员需妥善保管电子印章使用密码，定期更换密码，严禁将密码告知他人，严禁在公共设备、非安全网络环境下使用电子印章。第十六条电子印章保管人员发生岗位变动、离职等情况的，需及时办理电子印章交接手续，填写《电子印章交接登记表》，明确交接双方责任，交接完成后由交接双方及监交人签字确认，相关材料纳入电子印章管理档案留存备查。第五章电子印章的使用与授权第十七条电子印章的使用实行“分级授权、按需使用、全程留痕”的原则，严禁无授权、超授权使用电子印章，严禁在空白电子文件、空白业务凭证上使用电子印章。第十八条电子印章使用权限实行分级授权管理，总行运营管理部根据电子印章类型、使用范围和业务需求，为各级使用人员分配相应的使用权限，明确使用人员的操作范围和操作权限，权限分配需符合本行内部控制要求，实行最小授权原则。第十九条电子印章使用前，使用人员需通过本行电子印章管理系统进行身份认证，身份认证方式包括但不限于用户名密码认证、数字证书认证、人脸识别认证、指纹认证等，身份认证通过后方可登录系统使用电子印章。第二十条电子印章的使用流程：（一）使用申请：使用人员需在电子印章管理系统中提交使用申请，明确电子印章名称、使用用途、文件名称、使用时间等信息，上传相关文件及证明材料，按内部审批流程逐级审批。（二）审批确认：审批人员对使用申请及相关材料进行审核，确认申请事项真实、合法、合规，符合电子印章使用范围和权限要求的，予以审批通过；不符合要求的，予以驳回并说明理由。（三）电子签章：审批通过后，使用人员在电子印章管理系统中对相关文件进行电子签章，系统自动记录签章时间、签章人员、签章文件等信息，生成电子签章日志，确保签章过程可追溯。（四）文件归档：电子签章完成后，相关文件及电子签章日志由本行档案管理部门统一归档，按照电子档案管理规定进行保管，确保文件的完整性、安全性和可查阅性。第二十一条电子印章使用过程中，需严格遵守以下规定：（一）使用人员需对电子签章文件的真实性、合法性、完整性负责，严禁在虚假、违法、违规的文件上使用电子印章。（二）电子印章需与对应业务场景、文件内容匹配，严禁超出授权范围、超出业务用途使用电子印章，严禁擅自更改电子签章文件内容。（三）电子签章完成后，文件内容如需修改，需重新提交使用申请，经审批通过后，撤销原电子签章，重新进行电子签章，严禁擅自修改已完成电子签章的文件。（四）电子印章使用过程中，如发现电子印章异常、系统故障等情况，需立即停止使用，及时向电子印章管理部门报告，待问题排查解决后，方可恢复使用。第二十二条对外出具的电子签章文件，需具备可验证性，本行电子印章管理系统需支持电子签章的在线验证，客户可通过本行官方网站、手机银行APP等渠道，通过扫描二维码、输入验证码等方式验证电子签章的真实性和有效性。第六章电子印章的变更、注销与销毁第二十三条电子印章发生以下情况的，需办理变更手续：（一）电子印章使用主体名称变更、机构调整、岗位变动的；（二）电子印章适用范围、使用权限发生变化的；（三）电子印章图像样式、密钥等信息需要更新的；（四）其他需要变更电子印章信息的情况。第二十四条电子印章变更需由使用主体提出申请，填写《银行电子印章变更申请表》，提交相关变更证明材料，按原审批流程逐级审批，审批通过后，由总行信息技术部负责电子印章的变更制作，变更完成后更新电子印章备案台账和管理系统信息，原电子印章暂停使用。第二十五条电子印章发生以下情况的，需办理注销手续：（一）电子印章有效期届满，未申请续期或续期未通过的；（二）电子印章使用主体撤销、合并、解散，或个人离职、岗位调整不再需要使用电子印章的；（三）电子印章损坏、失效，无法正常使用，且无需重新制作的；（四）电子印章被依法撤销、吊销，或因违规使用被停用的；（五）其他需要注销电子印章的情况。第二十六条电子印章注销需由使用主体提出申请，填写《银行电子印章注销申请表》，提交相关注销证明材料，按原审批流程逐级审批，审批通过后，由总行运营管理部在电子印章管理系统中办理注销手续，更新备案台账，停止电子印章使用权限。第二十七条电子印章注销后，其对应的电子签名制作数据、密钥等安全信息由总行信息技术部按照国家相关规定进行销毁，销毁过程需做好记录，由相关人员签字确认，确保销毁彻底、无残留，严禁擅自留存、泄露已注销电子印章的相关信息。第二十八条电子印章有效期届满，需要继续使用的，使用主体需在有效期届满前30个工作日内提出续期申请，填写《银行电子印章续期申请表》，按原审批流程审批，审批通过后，由总行信息技术部办理续期手续，更新电子印章有效期，备案台账同步更新。第七章安全管理与风险防控第二十九条总行信息技术部负责电子印章管理系统的建设、维护和升级，确保系统安全稳定运行，具备身份认证、权限管控、操作日志记录、数据加密、防篡改、防泄露等安全功能，定期对系统进行安全检测和漏洞扫描，及时排查和整改安全隐患。第三十条电子印章相关数据（包括电子印章信息、使用日志、备案信息、签章文件等）实行加密存储，定期进行备份，备份数据存储在安全可靠的存储设备中，建立数据备份与恢复机制，确保数据丢失、损坏后能够及时恢复，保障数据安全。第三十一条加强电子印章使用过程中的风险防控，建立电子印章使用异常监测机制，对电子印章的使用频率、使用范围、使用时间等进行实时监测，发现异常使用行为（如超权限使用、频繁异地使用、可疑签章操作等），立即暂停电子印章使用权限，及时开展调查核实，采取相应防控措施。第三十二条严禁任何部门、个人泄露电子印章的密钥、密码、备案信息等安全信息，严禁擅自复制、传播、篡改电子印章及相关文件，严禁利用电子印章从事违法违规活动，一经发现，将依法追究相关人员责任；涉嫌犯罪的，移交司法机关处理。第三十三条加强电子印章相关人员的安全培训和教育，定期组织电子印章管理、使用人员学习相关法律法规、管理办法和操作流程，提升安全意识和操作技能，防范操作风险和安全风险。第三十四条建立电子印章安全应急处置机制，针对电子印章被盗用、滥用、篡改，电子印章管理系统故障、数据泄露等突发事件，制定应急预案，明确应急处置流程、责任分工和处置措施，确保突发事件能够及时有效处置，降低风险损失。第八章监督检查与责任追究第三十五条总行运营管理部、内控审计部、风险管理部等部门定期对本行电子印章管理和使用情况进行监督检查，检查内容包括电子印章的申请、制作、备案、保管、使用、变更、注销等全流程管理情况，电子印章管理系统运行情况，安全管理制度落实情况等，检查周期每季度不少于1次，重大节假日、重要业务节点可增加检查频次。第三十六条监督检查过程中，发现电子印章管理和使用中存在问题的，责令相关部门、人员限期整改，出具整改通知书，明确整改要求和整改期限，跟踪整改落实情况，确保问题整改到位；对整改不力、拒不整改的，予以通报批评。第三十七条建立电子印章管理责任追究机制，对在电子印章管理和使用过程中，存在以下行为的，追究相关部