印章及用印管理制度

印章及用印管理制度第一章总则第一条目的与依据为规范公司各类印章的刻制、保管、使用、废止及销毁等管理工作，确保印章使用的合法性、严肃性和安全性，防范经营风险，维护公司的合法权益，依据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司及所属各部门、分支机构（以下统称“各单位”）的所有印章管理活动。公司各类印章（包括但不限于公章、合同专用章、财务专用章、发票专用章、法定代表人印章及其他专项业务印章等）的刻制、启用、保管、用印、交接、废止和销毁等行为，均须遵守本制度。第三条基本原则印章管理遵循“统一管理、分级负责、权责一致、严格审批、安全保密”的原则。任何单位和个人不得擅自刻制、使用和销毁印章。第二章印章的刻制与启用第四条印章的刻制1.公司各类印章的刻制均须履行申请审批手续。因工作需要新增印章时，由需求部门提出书面申请，详细说明印章的名称、用途、规格及保管责任人等，经部门负责人审核、公司相关领导批准后，由行政部门（或指定专门部门，下同）统一到公安机关指定的正规刻章单位办理刻制手续。2.印章的规格、样式、材质等应符合国家有关规定及公司形象标识规范。3.严禁任何部门或个人未经批准擅自刻制公司印章或带有公司名称的其他印章。第五条印章的启用1.新印章刻制完成后，行政部门应组织验收，核对印章的名称、规格、样式，并留存印模备案。2.行政部门负责向各相关单位发布印章启用通知，明确启用日期、保管部门及责任人等事项。启用通知应附印模。3.印章启用前，不得预先加盖在任何文件、凭证上。第三章印章的保管第六条保管责任1.公司各类印章实行专人保管制度，明确保管责任人。保管责任人原则上应为公司正式员工，且政治素质高、责任心强。2.不同印章的保管要求：*公司公章、合同专用章等重要印章，应由公司指定高级管理人员或行政部门负责人保管。*财务专用章、发票专用章应由财务部门负责人或其指定的专人保管。*法定代表人印章应由法定代表人本人或其授权的专人保管。*其他专项业务印章由相应业务部门负责人或其指定的专人保管。3.保管责任人变更时，须办理严格的交接手续，填写《印章交接登记表》，注明交接日期、印章名称、数量、状态及双方交接人、监交人签字等信息，并由行政部门存档。第七条保管要求1.印章保管人应妥善保管印章，确保印章安全，防止被盗、遗失或滥用。2.印章应存放在保险柜或坚固的带锁抽屉内，做到人离章锁。严禁随意放置或委托他人代管。3.非工作时间，印章必须入柜上锁，不得存放在办公桌上或其他不安全的地方。4.保管人不得擅自将印章带出办公场所。确因特殊情况需要带出的，须经公司分管领导或主要负责人批准，并由两人以上共同携带及监印。5.印章保管人应定期检查印章状况，确保完好无损。如发现印章有异常情况或损坏，应立即报告并采取相应措施。第四章用印审批与用印规范第八条用印申请与审批1.所有用印行为均须履行申请和审批手续，严禁先斩后奏或擅自用印。2.用印申请人应填写《用印申请单》，详细注明用印文件名称、份数、用印事由、用印单位/部门、申请人、日期及所需用印的种类等信息，并附上需用印的文件原件或复印件。3.用印审批权限根据印章的重要性及用印文件的性质、内容和影响程度设定分级审批流程：*一般性、常规性文件用印，由部门负责人审批。*重要合同、协议、对外承诺、涉及重大利益或可能产生重大法律责任的文件用印，须经部门负责人审核、分管领导审批，必要时还需报请公司主要负责人审批。*公司公章的使用，除有明确授权外，原则上均需公司主要负责人或其授权的分管领导审批。4.审批人应对用印文件的内容、合法性、合规性及完整性进行严格审核。对不符合规定或有疑问的，应拒绝审批并要求申请人说明或修改。第九条用印规范1.用印时，必须由保管人亲自操作，或在保管人监督下由指定人员操作。严禁让非保管人擅自用印。2.用印前，保管人应再次核对《用印申请单》的审批手续是否完备，用印文件与申请内容是否一致，确认无误后方可用印。3.印章印迹应清晰、端正、完整，位置适当（通常为文件的落款处或指定位置），不得压盖正文关键内容。4.一份文件如需加盖多个印章，应确保各印章印迹清晰，不相互重叠或混淆。5.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信或内容不完整、未经审批的文件上加盖印章。如确因特殊业务需要（如银行预留印鉴等），须经公司主要负责人特批，并严格控制份数和用途，做好登记备案。6.用印后，保管人应在《用印申请单》上记录用印日期、份数，并由申请人签字确认。《用印申请单》及用印文件复印件（或扫描件）应妥善保管，定期归档。7.对外单位提供的文件用印，应要求其提供单位介绍信或相关证明，并核对来人身份。第五章印章的废止与销毁第十条印章的废止发生下列情况之一时，印章应予以废止：1.公司名称变更、机构撤销或合并。2.印章因使用日久磨损严重，无法清晰辨认。3.印章遗失、被盗，已按规定声明作废。4.其他根据法律法规或公司规定需要废止的情形。印章废止应由原保管部门或相关部门提出申请，经公司领导批准后，由行政部门统一登记，并发布废止通知。第十一条印章的销毁1.废止的印章应及时交回行政部门统一保管，不得私自留存、使用或销毁。2.对确需销毁的废止印章，由行政部门提出销毁申请，报公司领导批准后，组织两名以上专人负责监销。3.销毁前应清点核对废止印章的名称、数量，做好记录，并由监销人签字确认。销毁方式应确保印章无法再被使用。4.销毁记录及相关批准文件由行政部门存档备查。第六章责任追究第十二条责任追究1.印章保管人、审批人及相关责任人应严格遵守本制度规定，认真履行职责。2.对违反本制度规定，造成印章遗失、被盗、滥用或用印不当，从而给公司造成经济损失或不良影响的，公司将根据情节轻重，对相关责任人给予批评教育、经济处罚、行政处分，直至追究法律责任。3.对于伪造、变造、买卖公司印章等违法行为，公司将立即向公安机关报案，并依法追究相关人员的法律责任。第七章附则第十三条特殊情况处理如遇紧急情况需立即用印而审批流程暂时无法完成的，可先电话请示相关审批人，经口头同意后用印，但事后须在一个工作日内补办完整的审批手续。第十四条电子印章如公司推行电子印章，其申请、审批、制作、保管、使用、废止等管理，参照本制度执行