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文档简介

会计实操文库1/5文书模板-档案馆文书档案整改告知函【发函单位全称】文件XX档函〔202X〕XX号____________________关于XX单位文书档案整改的告知函XX单位：根据《中华人民共和国档案法》《机关档案管理规定》及本年度全市档案工作专项检查计划，我馆于202X年X月X日至X月X日对你单位20XX年至20XX年文书档案的收集、整理、归档、保管等工作进行了专项检查。经检查，你单位文书档案管理存在以下问题，需限期整改：一、主要存在问题1.档案收集不完整：一是20XX年度党委（党组）会议纪要、重大决策部署文件缺失3份（具体文件清单见附件1）；二是对外合作协议、合同类文件未全部归档，仅留存复印件无原件，不符合档案归档要求；三是电子公文未同步归档，部分重要邮件、线上审批材料未纳入档案管理范畴。2.整理规范不达标：一是档案分类不准确，将"行政事务"与"业务管理"类文件混放，未按《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》执行；二是件内文件排序混乱，未遵循"批复在前、请示在后，正文在前、附件在后"的原则；三是档案著录项不完整，部分文件缺少"形成时间""保管期限"等关键著录信息。3.保管条件存在隐患：一是档案库房未配备恒温恒湿设备，温湿度记录不完整，部分纸张档案出现轻微霉变迹象；二是档案柜未安装防盗锁，且与易燃易爆物品同处一室，违反档案安全保管规定；三是电子档案未进行异地备份，仅存储于本地电脑，存在数据丢失风险。4.制度执行不到位：未建立健全档案借阅、销毁等管理制度，无档案借阅登记台账，部分档案借出后未及时收回，存在流失风险。二、整改要求1.请于202X年X月X日前完成缺失档案的补充收集工作，其中党委会议纪要等核心文件需提供原件，合同类文件需补充原件及签订过程说明；电子公文需按《电子档案管理基本术语》要求整理归档，确保可读取、可追溯。2.按照《文书档案整理规则》（DA/T22-2015）重新整理档案，规范分类、排序及著录工作，我馆将提供整理规范手册（见附件2）供参考；整改完成后需编制档案目录，明确档号、题名、保管期限等信息。3.立即整改档案保管隐患，7日内完成档案库房温湿度设备安装及调试，建立每日温湿度记录制度；更换带防盗锁的档案柜，清理库房内易燃易爆物品；电子档案需在15日内完成异地备份，备份介质需符合长期保存要求。4.3日内完善档案管理制度，建立借阅登记、催还、销毁审批等流程，明确档案管理员职责，确保制度落实到位。三、其他事项1.请你单位高度重视此次整改工作，成立专项整改小组，明确责任人及整改时间表，并于202X年X月X日前将整改方案报送我馆档案管理科。2.整改期限届满后，我馆将组织复查，对逾期未整改或整改不到位的单位，将依据《档案法》第四十八条规定，提请相关部门予以通报批评；情节严重的，将追究相关人员责任。3.整改过程中如有疑问，请联系我馆档案管理科XXX，联系电话：XXXX-XXXXXXX，电子邮箱：XXXXX@XXXX.com。附件：1.XX单位缺失档案清单2.文书档案整理规范

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