DB62-T 4107-2020 殡葬服务单位业务档案管理要求

DB62殡葬服务单位业务档案管理要求2020-03-16发布2020-04实0施1甘肃省市场监督管理局发布IDB62/T4107—2020前言 II 12规范性引用文件 13术语和定义 14殡葬服务单位业务档案管理基本要求 25殡葬服务单位业务档案的移交和接收 36殡葬服务单位业务档案的归档 37殡葬服务单位业务档案的保管 48殡葬服务单位业务档案的查阅 59殡葬服务单位业务档案的销毁 510殡葬服务单位业务档案的交接 6附录A(资料性附录)归档章式样 7附录B(资料性附录)死者殡葬材料目录式样 8附录C(资料性附录)件内备考表式样 9附录D(资料性附录)档案盒封面式样 附录E(资料性附录)档案盒盒脊式样 附录F(资料性附录)遗体火化档案目录式样 附录G(资料性附录)遗体安葬档案目录式样 附录H(资料性附录)骨灰安放(葬)档案目录式样 附录I(资料性附录)殡葬档案目录封面式样 IIDB62/T4107—2020本标准根据GB/T1.1给出的规则起草。本标准由甘肃省民政厅提出、归口并监督实施。本标准起草单位：甘肃政法大学经济管理学院、甘肃省民政厅社会事务处、兰州市殡葬事务管理办公室、兰州市殡仪馆。本标准主要起草人员：杨彬如、赵峰、魏世奎、张仲举、张玮、杜敬。DB62/T4107—20201殡葬服务单位业务档案管理要求本标准规定了甘肃省殡葬服务单位业务档案管理的通用术语和定义，殡葬服务单位业务档案管理的基本要求，以及移交和接收、归档、保管、查阅、销毁、交接的要求。本标准适用于甘肃省殡葬服务单位业务档案的管理，其他殡葬服务机构和服务代理机构的业务档案管理可参照执行。2规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。GB/T15418档案分类标引规则GB/T18894电子文件归档与电子档案管理规范GB/T19632殡葬服务、设施、用品分类与代码GB/T23287殡葬术语DA/T1档案工作基本术语DA/T13档号编制规则DA/T22归档文件整理规则DA/T31纸质档案数字化规范DA/T62录音录像档案数字化规范MZ/T017殡葬服务术语3术语和定义DA/T1、GB/T23287、GB/T19632、GB/T18894、MZ/T017界定的以及下列术语和定义适用于本文件。3.1殡葬服务单位funeralserviceunit政府部门设置和经政府部门审批建设的殡仪馆、火葬场、殡仪服务站(中心)、骨灰堂、公墓等服务单位。3.2殡葬服务单位业务档案archiveoffuneralserviceunit殡葬服务单位在安放(葬)等殡葬服务活动中直接形成的具有保存价值的各种载体和形式的文件材料，包括遗体火化档案、遗体安葬档案、骨灰安放(葬)档案、殡葬服务单位电子档案。3.2.1遗体火化档案cremationdocument2DB62/T4107—2020殡葬服务单位及其他单位在死者善后和遗体火化过程中形成的各种形式的档案，主要包括死亡证明原件或者复印件、火化证明存根、丧事承办人签名的遗体火化处理表和骨灰领取证明、丧事承办人的有效身份证件复印件、其他应当归档的材料。3.2.2遗体安葬档案burialdocument殡葬服务单位及其他单位在死者善后和遗体安葬过程中形成的各种形式的档案，主要包括死亡证明原件或复印件、遗体安葬合同、丧事承办人签名的遗体安葬处理表和业务流程单、丧事承办人的有效身份证件复印件、补充签订的合同或者协议、其他应当归档的材料。3.2.3骨灰安放(葬)档案burialdocumentforashes殡葬服务单位及其他单位在死者善后和骨灰安放(葬)过程中形成的各种形式的档案，主要包括死亡证明或者火化证明的复印件、骨灰安放(葬)合同、丧事承办人签名的骨灰安放(葬)处理表和业务流程单、丧事承办人的有效身份证件复印件、补充签订的合同或者协议、其他应当归档的材料。3.2.4殡葬服务单位电子档案electronicdocumentsoffuneralserviceunit殡葬服务单位在殡葬服务活动中通过数字设备形成的，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的各种形式的档案。3.3殡葬服务单位档案室archiveofficeoffuneralserviceunit殡葬服务单位或其他殡葬服务组织内部设置的集中管理本单位档案的专门用房。3.4殡葬服务单位服务人员servicepersonneloffuneralserviceunit殡葬服务单位或其他殡葬服务组织内向服务对象提供服务工作的专(兼)职工作人员。3.5殡葬服务单位档案管理人员archivistoffuneralserviceunit殡葬服务单位或其他殡葬服务组织内部从事本单位档案的分类、整理、归档、保管、移交及销毁的专(兼)职工作人员。4殡葬服务单位业务档案管理基本要求4.1殡葬服务单位档案管理工作职责4.1.1贯彻执行国家有关档案工作的法律、法规和方针政策，建立健全本单位档案管理各项规章制度，保证档案管理工作有序开展。4.1.2明确负责档案工作的机构和人员，统一管理、专人负责。4.1.3采用科学的管理方法，确保档案安全保管。4.1.4提供档案查阅服务，依据档案出具有关证明。4.2档案保管设施要求4.2.1殡葬服务单位应设置独立的档案室，有条件的单位应当设置专用的档案库房。4.2.2配备满足档案保存需求的档案柜、档案装具。3DB62/T4107—20204.2.3档案保管符合防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防光、防高温等要求，保持适宜的温度和湿度，保证纸质档案和电子档案的安全。4.3档案管理人员要求4.3.1具有大专以上学历，熟练掌握档案管理工作的基本技能。4.3.2爱岗敬业、忠于职守，工作尽职尽责。4.3.3严格遵守保密制度，做好保密工作，保证国家机密和个人隐私安全。4.4档案管理人员岗位职责4.4.1认真学习、严格执行国家有关档案工作的法律、法规和政策。4.4.2负责档案的收集、分类、整理、归档、保管、鉴定、移交、销毁及提供利用等工作。4.4.3负责档案管理，确保档案齐全、完整和安全。4.4.4针对档案管理中存在的问题，及时向单位负责人汇报并提出工作建议。5殡葬服务单位业务档案的移交和接收5.1档案移交5.1.1业务执行人员应在业务完成后30个工作日内将相关业务档案整理并送交业务部门负责人审核，审核通过的档案移交档案接收人。5.1.2遗体火化档案在殡葬服务单位保管20年后，向地方国家综合档案馆移交。5.1.3遗体安葬档案和骨灰安放(葬)档案的保管期限届满，殡葬服务单位进行鉴定后，对有继续保存价值的移交到地方国家综合档案馆永久保存。5.2档案接收对于符合要求的档案，档案接收人员要签收确认；对于不符合要求的档案，档案接收人员要督促殡葬服务业务执行人员在30个工作日内完善并移交档案。5.3档案核查档案管理人员要在每月月终核查已接受但暂不完整的殡葬服务档案，并在工作记录上注明不完整档案名称及未完整归档的原因。6殡葬服务单位业务档案的归档6.1归档范围殡葬服务单位在安放(葬)等殡葬服务过程中形成的具有保存价值的文件材料，本标准3.2中所列档案均应归档。6.2档案年度6.2.1遗体火化档案的归档年度，以遗体火化证明上所记载的时间为准进行归档。4DB62/T4107—20206.2.2遗体安葬档案和骨灰安放(葬)档案的归档年度，以初次签订安放(葬)合同的时间为准进行6.3档案整理6.3.1遗体火化档案以被火化的死者为单位整理，一个被火化的死者为一件；遗体安葬档案和骨灰安放(葬)档案以墓穴(格位)为单位整理，一个墓穴(格位)为一件。6.3.2按照本标准3.2的定义对档案进行分类，各类档案按照形成时间顺序排列。6.3.3按照GB/T15418的要求对档案件内的文件材料一律用阿拉伯数字逐页连续编写页号，页号编写在有文字页面的正面右上角；照片、图表等正面难以编写页号的，可以编在背面左上角。6.3.4在每件档案内首页上端的空白处(或者档案封套和档案袋的封面)加盖归档章，并填写有关内容(归档章式样参见附录A)。6.3.5为每一件档案编制死者殡葬材料目录，为件内首页(档案目录式样参见附录B);填写件内备考表，置于件末(件内备考表式样参见附录C)。6.3.6每件档案及其件内文件目录、件内备考表应当以无酸纸封套或者档案袋等有利于保管和利用的方式加以固定。6.3.7按照室编件号的顺序将每件档案依次装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊的项目(档案盒封面式样、档案盒盒脊式样分别参见附录D、E)。6.3.8按类别分别编制档案目录(遗体火化档案目录式样、遗体安葬档案目录式样、骨灰安放(葬)档案目录式样分别参见附录F、G、H)。6.3.9一个年度内的档案目录加封面后装订成册，一式三份，并编制目录号(档案目录封面式样参见6.3.10殡葬服务单位档案应当逐卷或逐件编制档号。档号结构应当符合DA/T13和DA/T22的要求，不同载体或形式的档号编制方法应当协调呼应。6.4归档要求6.4.1归档的档案应当齐全完整。6.4.2归档的档案中有照片或者复印件的，应当图文清晰。6.4.3档案应当在相关手续办理完毕后30个工作日内整理归档。7殡葬服务单位业务档案的保管7.1档案保管7.1.1纸质档案应当放入专用的档案装具进行管理，严禁随意借阅档案。档案保管设施和安全设备应当经常检查，发现问题及时处理。7.1.2遗体火化档案的纸质档案保管期限为50年，保管期限自遗体火化后的次年1月1日起开始计7.1.3遗体安葬档案和骨灰安放(葬)档案的的纸质档案保管期限为安放(葬)合同终止后20年。7.1.4殡葬服务单位应当收集殡葬服务过程中形成的各类电子档案，按照GB/T18894中对电子档案归档和管理的要求进行整理归档。DB62/T4107—202057.1.5纸质档案数字化按照DA/T31执行，录音录像档案数字化按照DA/T62执行，其他传统载体档案数字化参照GB/T18894执行。7.2档案清查7.2.1档案管理人员应于每月上旬检查档案有无受潮、虫蛀、破损、缺失等现象，并将检查情况记录备案，重要情况应及时向档案管理负责人报告。7.2.2档案管理负责人应每半年清查档案的归档、保管情况，并将清查情况记录备案，重要情况应及时向殡葬服务单位负责人报告。8殡葬服务单位业务档案的查阅8.1查阅范围8.1.1殡葬服务单位工作人员查阅档案须经档案管理人员同意，并办理登记手续，在登记簿上注明查阅人姓名、部门，以及查阅时间和查阅内容。8.1.2火化证明或者安放(葬)证明的持有人凭本人有效身份证件，可以查阅与所持火化证明或者安放(葬)证明相关的档案。查阅须办理登记手续，留存本人有效身份证件复印件，并在登记簿上注明查阅人姓名、查阅时间、查阅内容。8.1.3各级人民政府民政部门、人民法院、人民检察院、公安和国家安全机关、纪检监察机关工作人员因公务需要，持单位介绍信可以查阅档案。查阅须办理登记手续，留存单位介绍信，并在登记簿上注明查阅人姓名、单位，以及查阅时间和查阅内容。8.1.4律师凭律师执业证书和律师事务所证明，可以查阅与其承办的法律事务有关的档案。查阅须办理登记手续，留存律师事务所证明，并在登记簿上注明查阅人姓名、单位，以及查阅时间和查阅内容。8.2查阅规范8.2.1档案不得外借，仅限于当场查阅。8.2.2严禁对所查阅的档案进行损毁、涂改、抽换、圈划、批注、污染和拍摄。8.2.3查阅人如需要复印档案，须报殡葬服务单位负责人同意后由档案管理人员复制，并在查阅登记簿上注明复印内容及档案的具体件号、页数。8.2.4档案管理人员应提醒查阅人对档案的有关内容承担保密义务，同时要求查阅人员在查阅登记簿保密义务申明栏上签字。9殡葬服务单位业务档案的销毁9.1档案的销毁，应当由殡葬服务单位上级主管单位、地方档案局和殡葬服务单位共同派员组成销毁鉴定领导小组。9.2殡葬服务单位和地方国家综合档案馆对需要销毁的档案建立销毁清册，载明销毁档案的时间、种类和数量，确保应当销毁的档案没有漏消和流失。相关负责人员应当在销毁清册上签字。销毁清册和档案目录永久保存备查。9.3对需要销毁的档案，监销人员应逐件核对。监销人在销毁档案前，应当认真核对、清点应销毁的档案，销毁后应在销毁清册上签名。DB62/T4107—2020610殡葬服务单位业务档案的交接10.1档案管理人员工作发生变动时，原档案管理人员向新接手的档案管理人员提供档案清册，并办理移交手续，档案管理部门负责人作为监交人参加交接工作的全过程。10.2新接手的档案管理人员须对照移交清册仔细核对档案存档情况，移交人、接收人、监交人应在移交清册上签字确认。7DB62/T4107—2020归档章式样类别填写说明：度内的案卷从“1”开始编制。顺序号。6.保管期限：填写档案的保管期限。DB62/T4107—20208(资料性附录)死者殡葬材料目录式样死者殡葬材料目录序号文件编号责任者文件题名成文日期页号备注填写说明：1.序号：填写文件的排列顺序号。2.文件题名：填写文件的标题。3.日期：填写文件的形成时间。4.页号：填写每份文件的起始页号，最后一份文件填写该件的起止页号。5.备注：填写文件需要说明的情况。图B.1死者殡葬材料目录式样DB62/T4107—20209(资料性附录)件内备考表式样本件情况说明：立件人：检查人：立件时间：填写说明：1.本件情况说明：填写件内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。2.立件人：由责任立件者签名。3.检查人：由案卷质量审核者签名。4.立件时间：填写立件完成的日期。图C.1件内备考表式样DB62/T4107—2020(资料性附录)档案盒封面式样殡葬档案类别填写说明：1.全宗名称：填写立档单位的名称。2.殡葬档案类别：填写本盒殡葬档案的具体类别名称。图D.1档案盒封面式样DB62/T4107—2020全宗号类别保管期限归档年度起止件号(起号)(止号)盒号填写说明：1.全宗号：填写国家综合档案馆给立档单位编制的代码。进馆要求编制。DB62/T4107—2020(资料性附录)遗体火化档案目录式样遗体火化档案目录室编件号死者姓名火化证号火