合同管理制度

合同管理制度第一章总则第一条目的与依据为规范公司合同管理，明确合同管理职责，防范合同风险，保障公司合法权益，提高经济效益，依据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司及所属各部门对外签订的各类合同、协议、意向书等具有法律约束力的文件（以下统称“合同”）。公司内部管理性文件及非法律意义上的文书除外。第三条基本原则合同管理遵循以下原则：（一）合法性原则：合同的订立、履行、变更、解除等全过程必须符合国家法律法规及政策规定。（二）审慎性原则：合同谈判、起草、审核等环节应充分评估风险，确保条款严谨、权责清晰。（三）效益性原则：在合法合规的前提下，追求合同利益最大化，降低交易成本。（四）统一管理原则：公司对合同实行统一规范管理，各部门分工协作，各司其职。第四条管理部门公司指定法务部门（或综合管理部门，根据公司实际情况确定）为合同管理的归口部门，负责合同管理制度的制定、修订、解释，以及合同的审查、备案、监督等工作。各业务部门是合同的发起和执行部门，负责合同的初步洽谈、起草、履行及相关资料的收集。第二章合同的发起与谈判第五条合同发起业务部门在开展对外经济活动需要签订合同时，应填写《合同立项审批表》，明确合同标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、合作方基本情况等初步信息，并按审批权限报相关领导审批。第六条合作方审查在合同谈判前，业务部门应对合作方的主体资格、经营范围、履约能力、商业信誉、财务状况等进行必要的调查和核实，并索取相关证明文件（如营业执照、资质证书、授权委托书等），确保合作方具备合法签约及履约能力。第七条谈判与方案确定合同谈判由业务部门牵头，必要时可邀请法务部门、财务部门等相关人员参与。谈判过程中应充分维护公司利益，明确双方权利义务。重大或复杂合同的谈判方案，应事先报请公司分管领导批准。第三章合同的起草与审核第八条合同起草合同一般由业务部门根据谈判结果和公司标准合同文本（如有）起草。起草人应确保合同内容真实、条款完整、表述准确、逻辑清晰。无标准文本的，应参照相关法律法规及行业惯例起草。第九条合同内容合同应包含以下主要条款：（一）当事人的名称或者姓名和住所；（二）标的；（三）数量；（四）质量；（五）价款或者报酬；（六）履行期限、地点和方式；（七）违约责任；（八）解决争议的方法。根据合同性质，还可约定保密条款、知识产权条款、不可抗力条款等其他必要内容。第十条内部审核合同起草完成后，业务部门应将合同草案及相关背景材料提交法务部门进行法律审查。法务部门主要审查合同的合法性、合规性、条款完整性、权利义务对等性及风险防范措施等。必要时，法务部门可提出修改意见。涉及财务事项的合同，还应经财务部门审核其经济性、支付方式等。第十一条审核反馈与修改业务部门应根据法务部门及其他相关部门的审核意见对合同草案进行修改。如有异议，应与审核部门充分沟通协商。修改后的合同需再次提交审核，直至审核通过。第四章合同的审批与签订第十二条审批权限公司根据合同的性质、金额、重要程度等因素，设定不同的审批权限。各级审批人员应在授权范围内对合同进行审批，对合同的真实性、合规性及可行性负责。第十三条审批流程合同经内部审核通过后，由业务部门按照公司规定的审批流程，逐级报请相关领导审批。审批过程中，相关领导可提出修改意见，业务部门应予以落实。第十四条合同签订合同经最终审批通过后，由公司法定代表人或其授权委托的代理人签署。授权委托代理人签署合同的，必须持有有效的《授权委托书》。合同签署应使用公司公章或合同专用章，严禁使用财务专用章、发票专用章等其他印章代替。印章管理人员应对用印合同的审批手续进行复核。合同文本一般应一式多份，双方当事人各执份数应明确。第五章合同的履行第十五条履行责任合同签订后，业务部门为合同履行的第一责任部门，负责按照合同约定全面、及时履行己方义务，并督促对方履行合同义务。第十六条履行跟踪业务部门应建立合同履行跟踪机制，定期检查合同履行情况，及时发现和解决履行中出现的问题。对重要合同的履行情况，应定期向公司分管领导汇报。第十七条合同变更与解除在合同履行过程中，如确需变更或解除合同，业务部门应与对方协商，并就变更或解除事项签订书面协议。变更或解除合同的程序参照本制度合同订立的相关规定执行。第十八条争议处理合同履行过程中发生争议的，业务部门应首先尝试与对方协商解决。协商不成的，应及时向法务部门及公司领导报告，并根据情况采取调解、仲裁或诉讼等方式解决。法务部门应提供法律支持。第六章合同的归档与管理第十九条合同归档合同签订后，业务部门应将合同正本及相关附件、审批文件、履行过程中的重要单据、函件等资料整理齐全，在规定时间内移交法务部门（或档案管理部门）归档保存。第二十条档案管理合同档案应按照公司档案管理规定进行分类、编号、登记和保管，确保档案的完整、安全和查阅方便。电子合同及相关电子文件也应妥善备份和管理。第二十一条合同查阅因工作需要查阅合同档案的，应履行借阅手续。查阅涉密合同的，需经公司相关领导批准。第七章责任追究第二十二条责任追究对于在合同管理过程中因故意或重大过失，导致公司遭受损失的，公司将根据情节轻重及损失程度，对相关责任人进行批评教育、经济处罚直至追究法律责任。第八章附则第二十三条制度解释本制度由公司法务部门（或指