档案管理制度

档案管理制度一、引言档案作为组织过往活动的原始记录，承载着不可再生的知识与经验，是维系组织记忆、支撑决策参考、保障历史延续的核心信息资源。科学、规范的档案管理，不仅是维护组织历史真实面貌的基础，更是提升治理效能、防范运营风险、促进可持续发展的重要保障。为确保本单位档案工作的有序开展，特制定本制度，旨在明确档案管理职责，规范档案形成、收集、整理、保管、利用、鉴定与销毁等各环节流程，充分发挥档案在各项工作中的基础性作用。二、总则（一）适用范围本制度适用于单位内部所有部门及全体员工在各项工作中形成的，具有查考利用价值的各种形式和载体的档案材料的管理。（二）管理原则档案管理工作遵循以下原则：1.真实性原则：确保归档材料的原始性、准确性和真实性，杜绝虚假信息。2.完整性原则：保证档案材料的齐全完整，反映各项活动的全过程。3.安全性原则：采取有效措施，保障档案实体与信息的安全，防止失泄密、损毁和丢失。4.规范化原则：按照统一标准和程序进行档案的收集、整理、保管和利用，实现管理标准化。5.可利用性原则：在安全保密的前提下，优化档案检索体系，便于相关人员依法依规利用。（三）职责分工1.综合管理部门：为本单位档案工作的归口管理部门，负责统筹规划、制度建设、业务指导、监督检查以及永久、长期档案的集中保管与提供利用。2.各业务部门：负责本部门在业务活动中形成的档案材料的收集、初步整理、定期向综合管理部门移交，并指定专人（档案员）负责日常管理。3.全体员工：在工作中形成的具有保存价值的文件材料，均有义务及时向本部门档案员移交，不得个人私自留存或处置。三、档案的形成与收集（一）归档范围各部门应明确本部门的归档范围，主要包括但不限于：1.上级机关颁发的与本单位相关的各类文件、指示、批复等。2.本单位对外发出的正式文件、函件、报告等。3.本单位内部形成的各类管理制度、工作计划、总结、会议纪要、决议、记录、统计报表等。4.各项业务活动中产生的合同协议、项目资料、技术文档、成果材料、客户资料等。5.涉及人事、财务、资产等重要管理活动的相关材料。6.具有保存价值的声像、电子、实物等载体形式的材料。（二）归档要求1.及时性：各项工作完成后，相关人员应及时将形成的文件材料整理后移交本部门档案员。年度或专项工作结束后，应进行集中归档。2.规范性：归档文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章手续齐全。复印件应注明原件保管处。3.系统性：归档材料应按照其自然形成规律和内在联系，保持文件之间的有机联系。（三）收集责任各部门档案员负责本部门归档材料的日常收集、初步审核与保管，确保应归尽归，防止遗漏或延误。四、档案的整理与归档（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持其有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类与编号1.档案分类应采用符合本单位实际情况的分类方案，可按年度、部门、业务类型等进行多级分类。2.档案编号应具有唯一性和可追溯性，便于识别和检索。编号规则应统一规范，并保持相对稳定。（三）组卷与排列1.将经过分类、编号的文件材料，按照一定的逻辑关系组成案卷或件。2.案卷内文件材料应按照时间顺序或重要程度进行排列，并编写页号。3.填写案卷封面、卷内目录和备考表，确保信息准确、规范。（四）归档移交各部门整理完毕的档案，应定期（一般为次年第一季度内）向综合管理部门办理正式移交手续，填写《档案移交清册》，双方签字确认，一式两份，各执一份。五、档案的保管（一）库房管理1.档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“八防”措施。2.保持库房内适宜的温湿度，配备必要的调控设备。3.库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品，配备消防器材并定期检查。4.档案库房应与办公区域相对隔离，非档案管理人员未经许可不得入内。（二）日常保管1.档案应存放在专用的档案柜、架内，排列有序，便于存取。2.定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理并报告。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。4.建立档案保管状况登记，记录档案的接收、移出、利用、修复等情况。六、档案的利用（一）利用范围与权限1.本单位内部人员因工作需要，可按规定查阅相关档案。2.查阅涉密档案或敏感信息，须经单位分管领导或主要领导批准。3.外单位人员查阅档案，须持单位介绍信及有效身份证件，经本单位相关领导批准后，方可在指定范围内查阅。（二）利用手续1.查阅档案须填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、查阅人信息等，经相应权限审批后，方可查阅。2.档案一般不得带出档案库房。确因工作需要借出的，须经高级别领导批准，严格履行借阅登记手续，限期归还。档案借出期间，借阅人对档案的安全、保密负全部责任。（三）利用要求1.查阅档案时，应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。2.不得擅自复制、拍摄、摘录档案内容。确需复制的，须经档案管理部门同意，并由档案管理人员负责复制。3.查阅完毕，应及时将档案归还，档案管理人员当面核对无误后，在借阅登记本上注销。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由单位领导、相关业务部门负责人及档案管理人员组成，负责对已到保管期限的档案进行价值鉴定。（二）鉴定程序1.档案管理部门定期对已到保管期限的档案提请鉴定。2.鉴定小组依据档案保管期限表，对档案的保存价值进行集体审议，确定其存毁。3.对确无保存价值的档案，填写《档案销毁清册》，详细列明销毁档案的名称、数量、鉴定意见等。（三）销毁审批与执行1.《档案销毁清册》须报请单位主要领导批准后方可执行。2.档案销毁应指定两人以上负责监销，确保档案材料彻底销毁，并在《档案销毁清册》上签字确认。严禁个人私自销毁档案材料。3.《档案销毁清册》应永久保存。八、电子档案管理（一）收集与整理电子档案的收集范围与纸质档案一致，应确保其真实性、完整性、可用性和安全性。电子文件形成后，应及时整理、著录元数据，并存储于指定的服务器或存储介质中。（二）保管与备份1.电子档案应采用符合国家标准的文件格式，并进行定期备份，至少应有两份不同介质的备份，并异地存放。2.加强对电子档案存储设备的管理和维护，防止数据丢失或损坏。定期进行数据迁移，确保电子档案的长期可读性。（三）利用与保密电子档案的利用应遵守本制度第六章关于档案利用的一般规定，并采取严格的身份认证、权限控制和日志记录等安全保密措施，防止信息泄露和非授权访问。九、责任追究对于在档案管理工作中认真负责、成绩显著的部门和个人，应给予表彰或奖励。对违反本制度规定，造成档案失真、损毁、丢失、泄密或擅自销毁档案等行为的，将视情节轻重，对相关责任人进行批评教育