消防安全管理单位安全档案管理制度

消防安全管理单位安全档案管理制度第一章总则第一条为规范消防安全管理单位安全档案的建立与管理，确保消防工作的可追溯性、完整性及合规性，依据《中华人民共和国消防法》、《机关、团体、企业、事业单位消防安全管理规定》及相关消防技术标准，结合本单位实际情况，制定本制度。第二条本制度所称消防安全档案，是指在消防安全管理活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。安全档案是单位消防安全管理工作的真实写照，是评估火灾风险、界定事故责任、制定整改措施的重要依据。第三条消防安全档案管理遵循“统一领导、分级负责、规范完整、真实有效、随办随归”的原则。单位所属各部门必须将消防档案管理纳入日常消防安全工作范畴，确保档案材料与实际工作同步进行。第四条本制度适用于单位内部所有涉及消防安全的部门、岗位及人员。单位范围内的外包施工单位、租赁场所的消防安全档案管理，除遵守本制度外，还应符合相关合同约定及属地消防监管部门的要求。第五条档案管理的基本要求包括：档案材料必须字迹清晰、签字手续完备、数据准确；档案存放必须满足防火、防潮、防虫、防盗、防高温等安全保管条件；电子档案应定期备份，防止数据丢失或被篡改。第二章管理机构与职责第六条单位法定代表人或主要负责人是消防安全档案管理的第一责任人，对档案的真实性、完整性负总责，负责审批档案管理的年度预算及重大档案处置事项。第七条消防安全管理部门（或安保部）是档案管理的归口职能部门，具体履行以下职责：（一）制定、修订消防安全档案管理制度及实施细则；（二）负责单位级消防安全总档案的建立、整理、保管和利用；（三）指导、监督和检查各部门、各下级单位的消防档案建立情况；（四）组织档案管理人员的业务培训；（五）负责档案管理所需设施、设备的配置与维护。第八条专（兼）职消防档案管理员负责档案的日常具体工作，主要职责包括：（一）收集、整理、分类、编号、装订各类消防资料；（二）编制档案检索目录，实现档案的快速检索；（三）负责档案库房的安全管理，定期检查档案实体状况；（四）办理档案的借阅、查阅登记手续，催促逾期未还的档案；（五）对电子档案进行维护，确保系统运行正常。第九条各业务部门及基层班组应设立兼职消防档案联络员，负责本部门产生的原始消防记录（如巡查记录、动火审批单等）的及时收集、初步整理和按期移交，确保一线数据不流失、不滞后。第十条财务部门应配合落实档案管理所需的资金，包括档案柜、除湿机、扫描仪、档案管理软件采购及维护费用，以及档案数字化建设经费。第三章档案分类与归档范围第十一条消防安全档案实行分类管理，主要分为基础信息类、日常管理类、消防设施与器材类、宣传教育与培训类、应急演练类、监督检查与隐患整改类、特殊工种与重点部位类、其他类八大类别。第十二条基础信息类档案主要包括以下内容：（一）单位基本概况表（包含占地面积、建筑面积、员工人数、主要经营储存物质等）；（二）消防审核、验收合格或备案抽查法律文书；（三）消防安全重点单位界定告知书；（四）单位总平面布局图、各楼层平面图、消防设施系统图；（五）消防安全管理制度汇编（含防火巡查、检查制度，用火用电制度等）；（六）各级消防安全责任人、管理人任命书及岗位职责说明书；（七）消防安全管理组织机构构架图。第十三条日常管理类档案主要包括以下内容：（一）每日防火巡查记录（应当包含巡查时间、部位、人员、发现的问题及处理情况）；（二）定期防火检查记录（应当包含检查的时间、参与人员、检查部位、发现的隐患及整改指令）；（三）消防控制室值班记录（包含24小时值班情况、设备运行状态、火警处置记录）；（四）建筑消防设施单项检查记录、联动检查记录；（五）燃气、电气设备检测记录（包括防雷防静电检测报告）；（六）用火用电用气审批单（包含动火证存根）。第十四条消防设施与器材类档案主要包括以下内容：（一）消防设施台账（包含设施名称、型号、数量、安装位置、生产厂家、出厂日期）；（二）消防器材维护保养记录（包含灭火器充装记录、消火栓试水记录）；（三）建筑消防设施年度检测报告；（四）消防设施故障维修记录及零配件更换记录；（五）消防水泵、防排烟风机等关键设备的定期试启动运行记录。第十五条宣传教育与培训类档案主要包括以下内容：（一）年度消防宣传教育培训计划；（二）员工消防安全培训记录（包含时间、地点、内容、授课人、签到表、培训照片或视频）；（三）新入职员工消防安全岗前培训考核记录；（四）消防宣传活动的影像资料、简报、媒体报道资料；（五）特种作业人员（如电焊工、电工）的资格证复印件及复审记录。第十六条应急演练类档案主要包括以下内容：（一）灭火和应急疏散预案（包含总预案、专项预案、现场处置方案）；（二）预案修订及演练计划；（三）应急演练记录表（包含演练时间、地点、类型、参演人员、演练过程概况）；（四）演练评估报告、影像资料；（五）演练发现问题的整改措施落实情况。第十七条监督检查与隐患整改类档案主要包括以下内容：（一）公安消防机构或消防救援大队下发的各类法律文书（责令限期改正通知书、行政处罚决定书等）；（二）单位内部隐患整改通知书及回复报告；（三）重大火灾隐患整改方案、论证报告、资金批复文件、整改进度记录及复查验收报告；（四）火灾事故记录及调查处理报告（如有）。第十八条档案归档范围及保管期限参照下表执行：序号档案类别归档文件主要名称保管期限备注1基础信息消防审核验收意见书、单位总平面图、各项制度永久变更时及时更新2基础信息消防安全责任人、管理人任命书长期10年3日常管理每日防火巡查记录10年4日常管理建筑消防设施年度检测报告长期5日常管理消防控制室值班记录10年6设施器材灭火器维护保养记录10年7宣传培训消防安全培训记录、签到表10年8应急演练应急演练记录、评估报告10年9监督检查消防监督机构法律文书永久10监督检查重大火灾隐患整改档案永久第四章档案的建立与收集第十九条档案建立采取“物理档案与电子档案并行”的模式。所有纸质档案材料必须同步形成电子扫描件或数据录入记录，实行“双套制”管理。第二十条基础信息类档案应在单位正式投入运营前或制度发布之日起10个工作日内完成建档。后续如有变更（如改建、扩建、功能变更），应在变更实施前完成相关审批手续的归档，并在变更后5个工作日内更新图纸及台账。第二十一条日常运行记录类档案实行“实时记录、定期归档”。（一）防火巡查记录：每日巡查结束后，巡查人员应在记录上签字确认，并于次日上班后30分钟内移交部门档案联络员。（二）消防控制室值班记录：每班次交接班时，交班人与接班人共同签字确认，按月装订成册。（三）检测、维修、保养记录：工作完成后3个工作日内，由实施单位（部门）出具报告并移交归档。第二十二条影像资料的收集要求。对于消防培训、演练、重要会议及大型活动，必须拍摄照片或视频。照片应清晰显示时间、地点、人物及活动主题，视频资料应剪辑关键片段并配以文字说明。影像资料应按“事件名称+时间”命名，存储于专用服务器或硬盘中。第二十三条档案材料的填写规范。（一）使用黑色或蓝黑色墨水钢笔或签字笔书写，禁止使用圆珠笔、铅笔或红色笔。（二）字迹工整、清晰，不得随意涂改。确需修改时，应在修改处划双横线，在上方填写正确内容，并由修改人签名或盖章确认，禁止使用刮擦、贴补或涂改液。（三）所有记录表格必须设置“记录人”、“审核人”栏目，确保责任落实到人。（四）表格内容填写必须完整，空白处应划“/”或填写“无”，不得留有空页。第二十四条电子档案的采集要求。（一）电子文件应采用通用的文件格式（如PDF、DOC、JPG），确保长期可读。（二）对重要的电子文件应采用电子签名或数字认证技术，确保其真实性和不可篡改性。（三）建立电子档案元数据标准，记录文件的背景、结构、创建时间、创建者等信息。第五章档案整理与归档第二十五条档案整理应做到分类准确、排列有序、编号规范、目录清晰。第二十六条档案分类方法。采用“年度—类别—问题”的分类法。即先将档案按年度分开，同一年度内按八大类别分开，每一类别内按具体问题或时间顺序排列。第二十七条档案编号规则。（一）案卷号：由“年度代码—类别代码—流水号”组成。例如：2024—JC（基础信息）—001。（二）件号：按文件排列顺序，从“001”开始流水编号。（三）页号：案卷内每页材料均需编写页号，正面在右上角，背面在左上角，空白页不编号。第二十八条案卷装订要求。（一）去除文件上的金属物（如订书钉、回形针），以防锈蚀。（二）案卷装订应使用线装或不锈钢夹，装订线不得压住字迹。（三）案卷厚度一般不超过40mm，过厚时应分卷装订。（四）案卷脊背应贴有标签，注明案卷题名及年度、案卷号。第二十九条档案目录的编写。每一案卷应编制卷内文件目录，放置于卷首。目录项目应包括：序号、文件编号、责任者、题名、日期、页号、备注。单位应建立总案卷目录，实现档案的宏观管理。第三十条归档时间。（一）各类常规管理记录（如巡查、值班）实行按月归档，次月10日前完成上月材料的整理归档。（二）设备检测、维修报告、培训演练资料等实行按季度归档，季度首月15日前完成上一季度材料的整理归档。（三）基建、技改项目及重大活动档案应在项目或活动结束后1个月内归档。（四）对于随时可能发生的突发事件或紧急维修，应在处置结束后7个工作日内完成归档。第六章档案保管与保护第三十一条档案库房（或档案柜）必须专门设置，严禁与办公用品、易燃易爆物品混放。档案库房应设在环境安全、远离水源和火源的区域。第三十二条档案保管实行“九防”标准：防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘、防有害气体。（一）配备温湿度计，每日监测并记录。库房温度应控制在14℃—24℃之间，相对湿度应控制在45%—60%之间。（二）安装防盗门窗及监控报警系统，实行封闭式管理。（三）配备灭火器材，建议使用气体灭火系统，避免水渍损毁档案。（四）定期放置防虫防霉药剂，并采取防紫外线措施（如使用遮光窗帘）。第三十三条电子档案的保管与备份。（一）电子档案应存储在专用服务器或安全硬盘中，严禁连接互联网，防止病毒感染和黑客攻击。（二）实行“3-2-1”备份策略：至少保留3个副本，存储在2种不同的介质上，其中1个副本异地保存（如云存储或移动硬盘）。（三）定期对电子档案进行可读性测试，每半年进行一次全面读取检查，发现无法读取的文件应及时修复或转换格式。（四）建立电子档案访问日志，记录访问人、访问时间、操作内容，日志保存期限不少于1年。第三十四条档案鉴定与销毁。（一）对于已到保管期限的档案，由档案管理部门会同消防安全管理部门共同组成鉴定小组进行鉴定。（二）经鉴定仍有保存价值的档案，应重新划定保管期限，继续保存；确无保存价值的档案，应编制销毁清册。（三）销毁档案必须严格执行审批手续，由单位主要负责人批准后方可进行。（四）销毁档案时，应由两人以上负责监销，防止档案遗失或泄密。销毁后，监销人应在销毁清册上签字。严禁将应销毁档案当作废纸出售。第七章档案利用与借阅第三十五条建立档案借阅登记制度。档案利用主要包括查阅、摘录、复印、借出等方式。利用档案必须严格履行手续，确保档案安全。第三十六条内部员工因工作需要查阅档案，须经本部门负责人同意，并在档案管理员处登记。查阅涉密或重要基础档案（如总平面图、验收意见书），须经消防安全管理部门负责人批准。第三十七条档案原则上仅限在档案阅览室查阅，不得带出。如确因特殊情况需要借出，须经消防安全管理部门负责人批准，借出期限不得超过3个工作日。如需续借，必须办理续借手续。第三十八条借阅档案者必须爱护档案，严禁在档案上涂改、勾画、抽取、撤换、增删页码。如发现档案损坏或丢失，应立即报告，并视情节轻重追究借阅人及相关责任人的行政及法律责任。第三十九条复印档案资料时，档案管理员应在复印件上加盖“档案复印件”章，并注明复印日期及用途，复印件与原件具有同等效力，但仅限本次使用有效。第四十条对外提供档案。公安消防机构、上级主管部门或相关执法单位依法查阅、复制档案时，应查验其执法证件或单位介绍信，并经单位主管领导批准后予以配合。档案管理员应对外借情况进行详细记录。第四十一条档案数字化利用。在条件成熟时，应建立消防安全档案管理信息系统，实现局域网内授权在线查询。系统应具备权限分级功能，不同层级人员只能查询相应权限范围内的档案内容。第八章监督检查与责任追究第四十二条消防安全管理部门应每季度对档案管理工作进行一次内部检查，重点检查档案的完整性、归档的及时性、保管的安全性及记录的规范性。第四十三条检查内容包括：（一）档案台账与实物是否相符；（二）各类记录是否按时填写、签字是否齐全；（三）档案库房温湿度是否符合要求，“九防”措施是否落实；（四）电子档案备份是否及时，数据是否完整；（五）借阅档案是否按时归还。第四十四条检查结果纳入部门及个人的消防安全绩效考核。对于档案管理规范、工作突出的部门和个人，单位应给予表彰或奖励。第四十五条责任追究。对违反本制度规定，有下列行为之一的，视情节轻重，给予通报批评、经济处罚、岗位调整等处理；构成犯罪的，依法追究刑事责任：（一）不按规定建立档案，导致档案缺失严重的；（二）涂改、伪造、隐匿、销毁消防档案，造成严重后果的；（三）档案管理混乱，导致档案丢失、损毁、霉变，无法使用的；（四）擅自提供、复制、泄露档案内容，造成不良社会影响或经济损失的；（五）因档案记录不实、不全，导致火灾事故发生后无法查明原因、无法界定责任的；（六）玩忽职