GJB9001C质量信息控制程序

GJB9001C质量信息控制程序1.目的本程序旨在规范组织内质量信息的识别、收集、传递、存储、处理、利用和处置等活动，确保质量信息的准确性、及时性、完整性、保密性和可用性，为质量管理决策提供有效依据，促进质量管理体系的持续改进，满足GJB9001C标准及相关法律法规的要求。2.范围本程序适用于组织内所有与质量管理体系运行相关的质量信息的控制，涵盖从产品/服务的市场调研、设计开发、采购供应、生产制造、检验试验、销售交付直至售后服务的全生命周期过程，以及内部审核、管理评审、顾客反馈、不合格品控制、纠正措施与预防措施等活动中产生的各类质量信息。组织内所有部门及相关人员均需遵守本程序的规定。3.引用文件（此处应列出本程序所引用的相关法律法规、国家军用标准、行业标准、组织质量管理手册及其他相关程序文件。例如：GJB9001C《质量管理体系要求》、本组织《质量管理手册》等。引用时需确保其现行有效。）4.术语与定义4.1质量信息：指在质量管理体系运行过程中产生的，与产品质量、过程质量、体系有效性以及顾客满意程度等相关的数据、资料、记录、报告、图纸、文件、电子媒体信息等的总称。它是组织进行质量决策、实施质量控制、改进质量管理的基础。4.2信息传递：指将质量信息从一个部门、岗位或过程转移到另一个部门、岗位或过程的过程，确保信息接收者能够及时、准确地获取所需信息。4.3信息存储：指将质量信息以适当的载体和方式进行保存，以便于检索、利用和追溯，并防止信息的丢失、损坏或非授权访问。4.4信息保密性：指对涉及敏感或机密的质量信息采取必要的保护措施，防止其被非授权泄露、使用或篡改。5.职责5.1最高管理者：对质量信息的管理负最终责任，确保为质量信息控制提供必要的资源，并关注关键质量信息的应用与决策。5.2质量管理部门：作为质量信息控制的归口管理部门，负责本程序的制定、修订、解释和监督执行；组织协调各部门的质量信息管理工作；汇总、分析关键质量信息，并向最高管理者和相关部门报告；负责质量信息系统的统筹规划与维护（如适用）。5.3各职能部门：负责本部门职责范围内质量信息的识别、收集、记录、初步分析、传递、内部存储和管理，并确保信息的准确性和及时性；配合质量管理部门进行跨部门质量信息的沟通与协调；指定专人（或兼职人员）负责本部门质量信息的日常管理工作。5.4所有员工：在各自的工作岗位上，负责及时、准确地记录和报告所产生的质量信息；正确使用和维护质量信息，确保信息安全；对发现的质量信息问题及时向本部门负责人或质量管理部门反馈。6.程序内容与要求6.1质量信息的识别与分类6.1.1各部门应根据本部门的业务流程和质量管理体系要求，识别在产品实现和体系运行过程中产生的各类质量信息。识别时应考虑信息的来源（内部、外部）、性质（技术、管理、操作）、重要性及对产品质量和体系运行的影响程度。6.1.2质量信息可按其性质和用途进行分类，例如：a)与产品要求相关的信息：如合同要求、设计输入、产品标准、规范等；b)与过程控制相关的信息：如过程参数、作业指导书执行情况、设备运行状态、人员资质等；c)与产品检验和试验相关的信息：如检验记录、试验报告、不合格品报告、让步接收记录等；d)与顾客相关的信息：如顾客订单、合同评审结果、顾客反馈（包括抱怨和投诉）、顾客满意度调查结果等；e)与供方相关的信息：如供方评价结果、采购产品的验证记录、供方业绩表现等；f)与体系运行相关的信息：如管理评审报告、内部审核报告、纠正措施报告、预防措施报告、质量目标完成情况等；g)与改进相关的信息：如质量改进项目进展、合理化建议、技术革新成果等。6.1.3质量管理部门可根据组织实际情况，组织制定《质量信息分类清单》，明确各类信息的名称、责任部门、主要内容和载体形式，并适时更新。6.2质量信息的收集与获取6.2.1质量信息的收集应遵循“及时、准确、完整、适用”的原则。各部门应明确各类质量信息的收集点、收集频次、收集方法和责任人。6.2.2收集方法可包括但不限于：文件查阅、记录填写、会议记录、现场观察、检验检测、试验验证、顾客沟通、供方沟通、内部审核、数据分析、问卷调查等。6.2.3对于外部信息，如法律法规、标准规范的更新，行业动态，竞争对手信息，顾客和供方的反馈等，相关部门（如市场、采购、技术等）应指定专人负责跟踪和收集，并及时传递至相关方。6.2.4收集到的质量信息应进行初步的核实，确保信息的真实性和准确性，避免虚假或误导性信息进入管理流程。6.3质量信息的传递与沟通6.3.1质量信息应在组织内部各相关部门、层次之间，以及与顾客、供方等外部相关方之间进行有效的传递和沟通，确保相关人员能够及时获得所需的信息。6.3.2信息传递的方式可包括书面文件、报告、会议、电子邮件、内部通讯系统、信息平台、口头传达等。对于重要或关键的质量信息，应采用书面或可追溯的方式进行传递，并做好记录。6.3.3各部门应确保信息传递渠道的畅通。对于需要跨部门传递的信息，应明确传递路径、接收对象和时限要求。质量管理部门负责协调解决信息传递中出现的障碍和问题。6.3.4与外部相关方的信息沟通，应符合合同约定及相关法律法规要求，并由指定部门（如市场部、采购部）统一协调和管理，确保对外信息的一致性和准确性。6.4质量信息的存储与管理6.4.1所有质量信息均应有适当的载体，可采用纸质、电子文档、数据库等形式。对于电子存储的信息，应建立相应的文件夹结构和命名规则，便于识别和检索。6.4.2各部门负责本部门产生或接收的质量信息的日常存储和管理。存储环境应符合要求，防止信息载体损坏、变质或丢失。对于纸质文件，应注意防潮、防火、防虫、防盗；对于电子文件，应注意防病毒、防篡改、定期备份。6.4.3质量记录作为一种重要的质量信息，其管理应符合GJB9001C标准中关于记录控制的要求，明确记录的标识、贮存、保护、检索、保留和处置规定。质量管理部门应监督检查各部门记录的管理情况。6.4.4建立质量信息台账（纸质或电子版），对重要的质量信息进行登记管理，包括信息名称、来源、产生日期、主要内容、责任人、去向、存储位置等，以便于追溯和检索。6.4.5质量信息的保存期限应根据信息的性质、法规要求、合同约定以及组织的需要确定。超过保存期限的信息，应按规定进行处置（如销毁、归档），并做好记录，确保信息安全。6.5质量信息的处理与分析6.5.1各部门应对收集到的质量信息进行必要的整理、筛选和初步分析，去粗取精，去伪存真，确保信息的有效性。6.5.2质量管理部门应组织或协调相关部门对关键质量信息进行系统性分析，运用适当的统计技术和方法（如排列图、因果图、趋势分析、直方图等），找出存在的问题、潜在的风险、变化的趋势以及改进的机会。6.5.3信息分析的结果应用于：a)证实产品和过程的符合性；b)评价质量管理体系的适宜性和有效性；c)识别改进机会，为持续改进提供依据；d)支持管理决策，特别是与产品质量、过程控制和顾客满意相关的决策。6.5.4对于分析中发现的问题或潜在不合格，应按照《不合格品控制程序》、《纠正措施控制程序》和《预防措施控制程序》的要求及时处理。6.6质量信息的使用与处置6.6.1质量信息的使用应遵循“按需获取、授权使用”的原则。各部门和员工应在其职责范围内正确使用质量信息，用于指导生产、改进工作、解决问题和辅助决策。6.6.2鼓励在组织内部共享有益的质量信息，以促进知识交流和经验借鉴，但涉及保密要求的信息除外。6.6.3对于不再需要或超过保存期限的质量信息，应按照规定的程序进行处置。处置方式包括销毁、封存、移交等。销毁涉密或敏感信息时，必须采用安全可靠的方式，确保信息无法恢复。6.6.4在产品或项目结束后，相关的质量信息应按照档案管理规定进行整理、归档，确保其完整性和可追溯性。6.7质量信息的保密性与安全性6.7.1各部门和全体员工应高度重视质量信息的保密性和安全性，特别是涉及国家秘密、商业秘密、技术秘密以及顾客和供方敏感信息的，必须严格遵守国家相关法律法规和组织的保密规定。6.7.2建立并执行信息安全管理制度，对电子信息系统应采取访问控制、权限管理、密码保护、防火墙、病毒防护等安全措施，防止信息被非授权访问、篡改、泄露或破坏。6.7.3涉密质量信息的管理应符合国家和军队有关保密规定，其产生、传递、存储、使用和销毁均需严格履行审批手续，并由专人负责。6.7.4对于违反信息保密规定，造成信息泄露或损失的，将按照组织相关规定追究责任。6.8质量信息系统（如适用）6.8.1若组织建立了质量管理信息系统，质量管理部门应负责系统的日常维护和管理，确保系统正常运行。6.8.2系统使用人员应经过培训，熟悉系统功能和操作规范，正确录入、更新和使用信息。6.8.3定期对系统数据进行备份，防止数据丢失。对系统的重大变更应进行评审和验证。7.质量信息的沟通与报告7.1建立多渠道、多层次的质量信息沟通机制，确保质量信息在组织内部及与外部相关方之间得到及时、有效的沟通。沟通方式可包括例会、专题会议、报告、简报、公告、电子邮件、内部网站等。7.2各部门应定期（如每月、每季度）将本部门的关键质量信息汇总分析后，报送质量管理部门。质量管理部门负责汇总、分析组织层面的质量信息，并按规定向最高管理者和相关管理部门提交质量信息报告。7.3质量信息报告应重点突出，数据准确，分析透彻，并提出改进建议。管理评审的输入应包含关键质量信息的分析结果。7.4对于紧急或重大的质量信息（如严重的顾客投诉、重大质量事故、批量不合格等），相关部门应立即向质量管理部门和最高管理者报告，确保问题得到迅速响应和处理。8.记录与保存8.1本程序运行过程中产生的记录主要包括：质量信息分类清单、质量信息传递单、质量信息台账、质量信息分析报告、顾客反馈处理记录、供方信息管理记录、质量信息系统备份记录等。8.2所有记录应清晰、完整、可追溯，并按照《记录控制程序》的规定进行保存和管理。保存期限根据记录的性质和重要性确定，一般不少于产品寿命周期或法规要求的年限。9.监督与改进9.1质量管理部门负责对本程序的执行情况进行定期监督检查，可结合内部审核、过程审核等活动进行，检查结果应形成记录。9.2对监督检查中发现的问题，应及时向相关部门提出整改要求，并跟踪验证整改效果。9.3定期对质量信息控制的有效性进行评价，收集各部门对本程序的意见和