会议室使用及管理制度

会议室使用及管理制度为规范会议室资源的合理配置与高效利用，保障各类会议顺利进行，营造整洁、有序、专业的会议环境，结合本单位实际情况，特制定本制度。一、总则1.目的旨在通过明确会议室的管理职责、使用流程及行为规范，提高空间与设备利用率，减少资源浪费，确保会议活动的严肃性与高效性。2.适用范围本制度适用于单位内部所有会议室（含多功能厅、洽谈室等）的使用、管理及维护工作，全体员工及外来访客均需遵守。3.管理原则遵循“先申请后使用、统筹协调、合理高效、谁使用谁负责”的原则，优先保障重要会议、全局性会议及对外接待活动的需求。二、管理职责1.行政部门作为会议室的归口管理部门，负责统筹会议室的日常调度、预订审核、设备维护、清洁监督及制度执行。具体包括：建立会议室资源台账，定期检查设施完好情况；协调解决预订冲突，确保资源分配公平合理；组织会议室设备的日常保养、故障维修及操作培训。2.使用部门/个人严格遵守预订流程，提前提交使用申请；负责会议期间的设备规范操作、环境整洁及安全用电；会议结束后及时清理现场，关闭电源、空调及门窗。三、使用规范（一）预订与审批1.预订方式员工需通过指定的线上预订系统或书面申请单提交使用需求，注明会议主题、时间、人数、所需设备（如投影仪、麦克风、视频会议系统等）及联系人信息。2.预订时限常规会议需提前一个工作日申请；大型会议（50人以上）或需特殊布置的会议，需提前三个工作日申请，以便行政部门协调资源。3.预订冲突处理若出现时间冲突，由行政部门根据会议优先级（如“单位级会议＞部门会议＞临时会议”）协调解决，必要时报请分管领导审批。（二）使用要求1.按时使用预订后需在约定时间内启用会议室，迟到超过15分钟且未提前说明的，行政部门有权取消预订并重新分配资源。2.环境维护禁止在会议室内吸烟、饮食（瓶装水除外）或存放个人物品；会议材料、座椅、设备等需保持原位，废弃物品及时清理至指定垃圾桶。3.设备使用使用前检查设备是否完好，如有故障立即联系行政部门；未经允许不得擅自拆卸、移动或改装会议室设备，严禁超负荷用电。（三）临时调整与取消1.如需变更会议时间、地点或设备需求，需提前两个小时通过原预订渠道修改申请；2.取消预订需至少提前一个小时通知行政部门，以便释放资源供其他人员使用。四、设备管理与维护1.日常保养行政部门每月对会议室设备进行巡检，包括投影仪、音响、网络、空调等，确保功能正常；使用部门发现设备异常时，需立即反馈并停止使用，避免故障扩大。2.耗材补充白板笔、马克笔、投影幕布等常用耗材由行政部门定期补充，使用后需放回指定位置，杜绝浪费。3.外来设备接入接入个人电脑、U盘等外部设备前，需进行病毒查杀；涉密会议禁止使用非授权电子设备。五、损坏赔偿1.因使用不当或故意损坏会议室设施、设备的，由使用责任人承担维修或赔偿责任；2.行政部门需在三个工作日内出具损坏评估报告，明确赔偿金额及处理意见，报财务部门执行。六、附则1.本制度由行政部门负责解释，未尽事宜可根据实际情况修订补充；2.对于违反本制度的行为，行政部门有权暂停其会议室使用权限，并视情节通报批评；3.