物业公司档案管理规章制度

物业公司档案管理规章制度第一章总则第一条目的与依据为规范本公司档案管理工作，确保档案的真实、完整、安全和有效利用，提高物业管理服务水平与企业管理效能，依据国家有关档案管理的法律法规及行业规范，结合本公司实际情况，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司各部门、各管理处（项目）在各项经营管理、物业管理服务活动中形成的各类档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、统计和销毁等管理工作。公司全体员工均有遵守本制度、保护公司档案的义务。第三条档案定义与分类本制度所称档案，是指公司在各项工作中直接形成的，具有查考利用价值的，以文字、图表、声像、电子数据等不同形式存在的历史记录。档案分类应遵循系统性、实用性原则，主要包括但不限于：行政管理类、经营管理类、物业管理服务类（含业主档案、物业资料、维修养护记录、安全管理记录等）、财务类、人力资源类、工程技术类、声像实物类等。第四条管理原则档案管理工作实行统一领导、分级负责、专人管理的原则。坚持档案工作与业务工作同步开展，确保档案的及时收集、规范整理和安全保管。档案管理应遵循真实性、完整性、安全性、保密性和可利用性原则。第二章档案管理机构与职责第五条管理机构公司综合管理部门（或指定专门部门，下同）是档案管理的归口管理部门，负责统筹规划、组织协调和监督检查公司档案管理工作。各部门、各管理处（项目）应指定专人（兼职或专职）负责本单位档案的收集、整理、移交和日常管理工作。第六条综合管理部门职责1.贯彻执行国家及行业档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善公司档案管理规章制度及工作细则。2.负责公司各类档案的统一接收、分类、编号、整理、保管、统计、鉴定、销毁和利用工作。3.指导、监督和检查各部门、各管理处（项目）的档案形成、积累、整理和预归档工作。4.组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理水平。5.负责档案库房的规划、建设和维护，配置必要的档案保管设备和防护设施。6.负责公司档案信息化建设的规划与实施。第七条各部门及管理处（项目）职责1.负责本单位在工作中形成的各类文件材料的及时收集、初步整理和定期向综合管理部门移交。2.严格执行档案管理制度，确保本单位形成的档案材料真实、完整、规范。3.协助综合管理部门做好相关档案的利用和鉴定工作。4.对本单位兼职档案员进行业务指导和管理。第八条档案管理人员职责1.认真学习档案业务知识，严格遵守档案管理规章制度和保密纪律。2.负责档案的接收、登记、分类、编目、上架、保管等工作，确保档案井然有序。3.熟悉所管档案的情况，积极提供档案利用服务，耐心解答查询。4.做好档案库房的温湿度调控、防火、防盗、防虫、防潮、防尘、防高温、防光、防磁等“九防”工作，确保档案安全。5.定期对档案进行清点核对，发现问题及时报告并采取补救措施。6.参与档案的鉴定、销毁和统计工作。第三章档案的收集与归档第九条收集范围各部门、各管理处（项目）在工作中形成的具有保存价值的各种文件材料，包括但不限于：1.上级机关颁发的需公司执行的文件材料。2.公司对外发出的正式文件、函件。3.公司内部形成的各类决议、决定、规划、计划、报告、总结、会议纪要、规章制度、合同协议、请示批复等。4.物业管理服务活动中产生的业主资料、房屋资料、装修管理、设备设施运行与维护记录、清洁绿化记录、安全巡查记录、投诉处理记录等。5.财务凭证、账簿、报表等会计资料。6.员工招聘、录用、培训、考核、奖惩、离职等人力资源资料。7.工程图纸、技术说明、竣工资料等。8.具有保存价值的照片、录音、录像、光盘、实物等。第十条归档要求1.及时性：各项工作完成后，相关人员应及时将形成的文件材料整理后交本单位档案员。日常工作中形成的文件材料，一般应在次月初整理归档；专项工作、重大活动结束后一个月内整理归档；合同协议、工程项目等重要档案，在签订或验收后立即归档。2.完整性：归档的文件材料应齐全完整，手续完备。正件与附件、印件与定稿、请示与批复等应一并归档。3.规范性：归档的文件材料应字迹清晰、纸张优良、符合归档要求。手写材料应使用蓝黑或碳素墨水书写，禁用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水等易褪色材料。4.系统性：归档的文件材料应按照其自然形成规律和内在联系，进行系统整理、分类组卷。第十一条归档程序1.各单位档案员对收集的文件材料进行初步审核、分类、排序、编写页码、填写卷内目录和备考表，装订成册。2.填写《档案移交清单》，经本单位负责人审核签字后，连同档案一并向综合管理部门移交。3.综合管理部门档案管理员对移交档案进行验收，核对无误后，双方在《档案移交清单》上签字，各执一份备查。第四章档案的整理与保管第十二条档案整理综合管理部门档案管理员应按照国家有关档案整理的规范和公司档案分类方案，对接收的档案进行系统整理。包括：1.分类：按照档案分类大纲进行细分。2.编号：采用科学的编号方法，赋予每份档案唯一的档号。3.编目：编制案卷目录、卷内文件目录等检索工具，确保检索便捷。4.装盒：将整理好的档案装入符合标准的档案盒，并填写档案盒封面、脊背。第十三条档案库房管理档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备良好的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘、防磁等条件。1.库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品。2.配备必要的温湿度调控设备、消防器材和防虫防霉药剂。3.档案库房应保持整洁、干燥、通风。4.建立库房管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入库房。档案管理人员进入库房应履行登记手续。第十四条档案保管1.档案应按照档号顺序排放，便于存取。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理并记录。3.对破损、褪色的档案应及时进行修补、复制或数字化扫描。4.声像档案、电子档案应采取特殊保护措施，定期备份，防止信息丢失。5.严格执行档案借阅制度，防止档案被涂改、勾画、抽取、撤换、遗失和泄密。第五章档案的利用与保密第十五条档案利用档案利用是档案管理的目的之一，应在确保档案安全和保密的前提下，积极为公司各项工作提供服务。1.公司内部人员因工作需要查阅档案，须填写《档案查阅申请表》，经本部门负责人批准后，方可查阅。查阅重要档案或涉密档案，须经公司分管领导或总经理批准。2.查阅档案一般应在指定的阅档室进行。确因工作需要借出档案的，须经综合管理部门负责人批准，严格履行借阅登记手续，限期归还。档案借出时间一般不超过三个工作日，特殊情况需延长的，应办理续借手续。3.查阅者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案内容，不得转借、复制（经批准者除外）、拍摄、公布档案内容。4.查阅档案时，如需摘录或复制，须经档案管理员同意，并由档案管理员负责复制，复制件须加盖档案证明章。5.外单位人员查阅档案，须持单位介绍信和有效身份证件，经公司分管领导或总经理批准后，方可在指定范围内查阅。6.查档完毕，档案管理员应检查档案是否完好，及时收回入库，并在《档案查阅/借阅登记簿》上注明归还日期。第十六条档案保密档案属于公司核心信息资源，档案管理人员和所有接触档案的人员必须严格遵守国家保密法律法规和公司保密制度，严守档案纪律。1.建立健全档案保密制度，明确保密范围和保密责任。2.涉密档案应单独存放，并有明显标识，严格控制接触范围。3.严禁在非保密计算机上处理、存储涉密档案信息。4.不得在公共场合谈论档案涉密内容，不得将档案带出规定的保管和阅档区域。5.发生档案失泄密事件，应立即报告并采取补救措施，并按有关规定追究相关人员责任。第六章档案的鉴定与销毁第十七条档案鉴定档案鉴定工作是指对档案的保存价值进行评估，确定其保管期限和是否销毁。1.公司应成立档案鉴定小组，由综合管理部门牵头，相关业务部门人员组成，负责对已到保管期限的档案进行鉴定。2.档案保管期限分为永久、长期、短期三种（或按国家规定的期限划分）。鉴定小组应根据档案的内容、来源、利用价值等因素，确定每卷档案的具体保管期限。3.对已超过保管期限且无继续保存价值的档案，应提出销毁意见，报公司分管领导批准后实施销毁。对仍有保存价值的档案，应重新划定保管期限。第十八条档案销毁档案销毁工作必须严格按照规定程序进行，确保安全、保密。1.经批准销毁的档案，由综合管理部门负责组织实施。2.销毁档案前，应编制《档案销毁清册》，详细列明销毁档案的题名、档号、数量、形成时间、销毁原因等。3.销毁档案时，必须有两人以上监销。监销人应在档案销毁前对《档案销毁清册》与实物进行核对，销毁后在《档案销毁清册》上签字，并注明销毁日期和方式。4.严禁个人私自销毁档案材料。严禁将销毁的档案作为废纸出售或作其他用途。5.《档案销毁清册》应永久保存。第七章电子档案管理第十九条电子档案的形成与归档1.电子文件的形成、办理、归档应纳入公司办公自动化系统和业务管理系统，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。2.电子档案归档时，应连同其元数据一并归档。对于重要的电子档案，应同时保存其纸质副本或进行异地备份。3.电子档案的格式应符合国家相关标准，确保其长期可读性。第二十条电子档案的保管与利用1.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备中，建立严格的访问权限控制和密码保护制度。2.定期对电子档案进行备份，并对备份介质进行妥善保管。3.电子档案的利用应遵守本制度第五章关于档案利用和保密的规定，确保电子档案信息不被非法复制、篡改和泄露。4.随着技术发展，应及时对电子档案进行格式转换和迁移，防止因技术淘汰导致档案不可读。第八章责任追究第二十一条奖励与处罚对于在档案管理工作中认真负责、成绩显著，或为保护公司档案做出突出贡献的单位和个人，公司将给予表彰和奖励。对违反本制度规定，造成档案失真、损毁、丢失、泄密或擅自销毁档案的，公司将视情节轻重，对相关责任