某麻纺厂合同签订与执行规范

某麻纺厂合同签订与执行规范一、总则

(一)目的：依据《中华人民共和国合同法》及相关行业规范，结合麻纺厂生产特点，针对合同签订与执行中存在的条款理解偏差、履约风险管控不足、部门协同效率低下等问题，旨在规范合同管理流程，降低法律风险，保障交易安全，提升合同履约效率，促进企业稳健经营。

1、明确合同签订与执行各环节管理要求，减少操作随意性；

2、建立风险预警与控制机制，防范合同纠纷。

(二)适用范围：覆盖麻纺厂与供应商、客户、技术服务商等第三方签订的所有采购、销售、技术合作等合同，适用于总经理、销售部、采购部、财务部、法务顾问（如有）等部门及全体员工。外包人员、合作供应商参与合同执行时亦须遵守本规范。合同金额低于人民币壹万元的简易合同可简化流程，但须由部门负责人审批。

1、采购合同由采购部负责主责管理，销售合同由销售部负责主责管理，财务部负责付款审核，法务顾问负责重大合同审核；

2、部门间涉及合同条款需协调时，由合同相关部門主责人牵头，配合部门负责人协商解决。

(三)核心原则：坚持合法合规、权责明确、风险可控、高效履约原则，结合麻纺行业特点补充“质量优先、及时交付”原则。

1、所有合同签订与执行活动须符合国家法律法规及行业基础标准；

2、明确各环节责任主体，确保合同条款清晰、权责对等。

(四)层级与关联：本规范为专项管理制度，适用于公司所有合同活动，与《公司内部控制管理制度》《公司财务报销制度》等关联制度衔接时，以本规范为准，特殊情况需报总经理审批。

1、重大合同（金额超过人民币伍拾万元或涉及长期战略合作）需经法务顾问审核；

2、合同履行过程中的变更、解除需按本规范流程处理。

(五)相关概念说明：

1、简易合同指金额低于人民币壹万元、履行期限不超过三个月的合同；

2、重大合同指金额超过人民币伍拾万元或履行期限超过壹年的合同。

二、组织架构与职责分工

(一)组织架构：公司设立总经理决策层，下设销售部、采购部、生产部、财务部、质量部等部门，各部门设负责人，负责本部门合同管理相关工作。总经理对合同管理活动负总责，各部门负责人对本科室合同管理活动负直接责任。

1、销售部负责客户合同签订与执行管理，采购部负责供应商合同签订与执行管理；

2、财务部负责合同款项支付审核与跟进，质量部负责合同标的物（麻料、纺织品）质量验收。

(二)决策与职责：总经理负责重大合同审批，部门负责人负责本科室合同审核与执行监督。总经理审批权限包括：金额超过人民币壹佰万元的合同、涉及公司重大利益的合同、需公司对外担保的合同。

1、销售部负责人对客户合同条款完整性、可行性负主要责任；

2、采购部负责人对供应商合同价格合理性、交付能力负主要责任。

(三)执行与职责：

1、销售部：合同谈判由业务员负责，合同文本由部门负责人审核，合同签订由总经理或授权人签署，执行过程由业务员跟踪，重大问题及时向部门负责人汇报；

2、采购部：合同需求确认由生产部提供，价格谈判由采购员负责，合同文本由部门负责人审核，签订由总经理或授权人签署，执行过程由采购员跟踪，到货验收由质量部配合完成；

4、财务部：付款审核须核对合同原件、验收单据，对伪造单据付款负直接责任；

5、质量部：对合同标的物质量验收标准、流程负责，验收不合格有权拒收并通知采购部或销售部。

(四)监督与职责：法务顾问（如有）对合同文本合法性、合规性进行审核，质量部对合同标的物质量履约情况进行监督，财务部对合同款项支付情况进行监督。监督结果纳入部门绩效考核。

1、法务顾问对重大合同需出具书面审核意见；

2、质量部发现供应商履约不合格时，须在壹日内通知采购部。

(五)协调联动：

1、销售部与采购部在客户资源、供应商选择方面需信息互通，避免恶性竞争；

2、合同执行过程中出现争议时，由合同主责部门负责人牵头，相关配合部门负责人参与协商，协商不成的报总经理决定。

三、合同签订管理

(一)合同文本管理：公司统一使用公司模板库中的合同文本，模板库由法务顾问（如有）或财务部维护更新。非模板合同需经法务顾问审核，并由总经理批准后方可签订。

1、销售部使用的客户合同模板由销售部负责人审核，采购部使用的供应商合同模板由采购部负责人审核；

2、模板合同须加盖公司合同专用章或法定代表人签字，简易合同可加盖部门印章。

(二)合同谈判管理：合同谈判须制定谈判策略，明确谈判底线，谈判过程须形成书面记录。

1、销售部谈判记录由业务员整理，采购部谈判记录由采购员整理，部门负责人审核；

2、谈判结果超出授权范围时，须报总经理审批。

(三)合同审核管理：合同审核须覆盖合同主体资格、标的物、价款、履行期限、违约责任等关键条款。

1、销售合同由销售部负责人审核，采购合同由采购部负责人审核，重大合同需法务顾问参与审核；

2、审核意见须明确记录于合同审核单上，未按要求审核的合同不得签订。

(四)合同签订管理：合同签订须由法定代表人或授权人签署，并加盖公司合同专用章或授权人签字。

1、销售合同由销售部业务员送达客户或邮寄，采购合同由采购员送达供应商或邮寄，并保留送达凭证；

2、电子合同须符合《电子签名法》规定，并由授权人电子签名。

(五)合同归档管理：合同签订后须及时归档，纸质合同由档案管理员统一保管，电子合同由法务顾问（如有）或财务部专人保管。归档须符合《公司档案管理制度》要求。

1、销售合同按客户编号归档，采购合同按供应商编号归档；

2、合同原件须妥善保管，复印件需经档案管理员核对。

四、合同履行管理

(一)履约准备管理：签订合同后须制定详细履约计划，明确时间节点、责任主体、所需资源及风险预案。

1、销售合同由销售部制定履约计划，采购合同由采购部制定履约计划，部门负责人审核；

2、履约计划须包含交付时间、质量标准、验收方式、违约责任等关键要素，并报总经理备案。

(二)过程跟踪管理：履约过程中须建立跟踪机制，定期检查进度、质量及风险。

1、销售合同由业务员每日跟踪客户需求变化，采购合同由采购员每日跟踪供应商交付进度；

2、发现异常须在壹日内报告部门负责人，重大问题须立即报总经理。

(三)质量验收管理：合同标的物须按约定标准验收，验收不合格须及时处理。

1、销售合同由质量部配合销售部进行客户验货，采购合同由质量部进行供应商到货验收；

2、验收不合格须在叁日内通知对方，并形成书面记录。

(四)变更与解除管理：合同变更或解除须按原流程审批，并形成书面协议。

1、变更协议由合同主责部门起草，部门负责人审核，重大变更需法务顾问参与；

2、解除合同须明确责任承担，并报总经理批准。

(五)争议处理管理：履约过程中出现争议须协商解决，协商不成的按合同约定处理。

1、争议处理由合同主责部门负责，必要时可寻求第三方调解；

2、调解不成的按合同约定或法律途径解决。

五、合同风险控制

(一)风险识别与评估：签订合同前须对对方主体资格、履约能力、市场风险等进行评估。

1、销售部对客户信用进行评估，采购部对供应商资质进行评估，评估结果由部门负责人审核；

2、重大风险须由法务顾问参与评估，并形成书面意见。

(二)风险防控措施：针对不同风险制定防控措施，并落实到具体岗位。

1、客户信用风险：销售部对赊销客户实行限额管理，金额超过拾万元的需总经理批准；

2、供应商履约风险：采购部对供应商实行分级管理，C级供应商暂停合作；

3、质量风险：质量部对关键物料进行抽检，抽检不合格的不得使用。

(三)风险预警管理：建立风险预警机制，对潜在风险提前干预。

1、销售部对客户付款逾期风险进行预警，采购部对供应商交付延迟风险进行预警；

2、预警信息须在壹日内传递至相关部门，并采取应对措施。

(四)风险处置管理：发生风险事件须及时处置，并形成处置报告。

1、风险处置由合同主责部门负责，重大事件须报总经理组织处置；

2、处置报告须包含事件经过、处置措施、责任追究及改进建议。

(五)风险记录与反馈：风险事件须记录在案，并纳入绩效考核。

1、风险记录由法务顾问（如有）或财务部负责，每年汇总分析；

2、分析结果用于完善风险防控体系。

六、合同档案管理

(一)档案范围与分类：合同档案包括合同原件、附件、变更协议、验收单据、处理记录等，按客户或供应商分类保管。

1、销售合同按客户编号分类，采购合同按供应商编号分类；

2、电子档案与纸质档案同步管理，确保数据一致。

(二)归档要求与标准：合同签订后须在拾日内归档，归档须符合档案管理规范。

1、纸质档案由档案管理员保管，电子档案由法务顾问（如有）或财务部专人保管；

2、归档须注明合同编号、签订日期、保管期限等信息。

(三)查阅与借阅管理：查阅档案须填写申请单，经部门负责人批准后方可查阅。

1、内部查阅由部门负责人批准，外部查阅需经总经理批准；

2、查阅档案须有专人陪同，并做好登记。

(四)保管与销毁管理：档案保管期限届满后须按规定销毁，销毁须形成记录。

1、保管期限为合同签订后拾年；

2、销毁前须由档案管理员、部门负责人、总经理三方核对，并形成销毁记录。

(五)档案安全与保密：档案保管须确保安全，涉密档案须采取保密措施。

1、档案保管场所须符合安全要求，配备防火、防潮设施；

2、涉密档案须加密管理，未经授权不得查阅。

七、监督与考核

(一)内部监督机制：设立合同管理监督小组，由法务顾问（如有）、财务部、销售部、采购部代表组成，每季度开展监督。

1、监督小组对合同管理流程、风险防控措施进行评估；

2、监督结果形成报告，报总经理审批后通报各部门。

(二)绩效考核管理：合同管理纳入部门绩效考核，考核结果与绩效奖金挂钩。

1、销售合同履约率、采购合同逾期付款率作为考核指标；

2、考核结果作为部门负责人评优、晋升的依据。

(三)责任追究管理：合同管理中存在重大失误的，须追究相关责任。

1、销售合同重大失误由销售部负责人承担责任，采购合同重大失误由采购部负责人承担责任；

2、情节严重的报总经理决定处分。

(四)持续改进管理：每年对合同管理制度进行评估，并根据评估结果进行优化。

1、评估由法务顾问（如有）或财务部牵头，各部门参与；

2、优化方案须报总经理批准后实施。

八、考核与改进管理

(一)绩效考核指标：设定合同签订准确率、合同履约及时率、合同风险发生率、合同回款率等考核指标，权重分别为叁拾%、肆拾%、壹拾%、贰拾%，考核对象为销售部、采购部全体员工及部门负责人。

1、合同签订准确率以合同条款完整性、合规性评价，满分壹佰分，低于捌拾分视为不合格；

2、合同履约及时率以合同约定时间完成率评价，满分壹佰分，低于捌拾分视为不合格。

(二)评估周期与方法：考核周期为每季度一次，采用部门自评、部门负责人复核方式，重点评估合同履约情况及风险控制。

1、销售部、采购部每月底进行自评，部门负责人次月壹拾日前复核；

2、评估结果纳入员工绩效考核，并作为部门评优依据。

(三)问题整改机制：建立“发现-整改-复核-销号”闭环管理，一般问题整改时限为壹个月，重大问题整改时限为叁个月。

1、问题发现由法务顾问（如有）或财务部负责，重大问题报总经理决定；

2、整改完成后由发现部门复核，复核合格后报法务顾问（如有）或财务部销号。

(四)持续改进流程：每年末对制度执行情况进行评估，收集各部门改进建议，评估结果由法务顾问（如有）或财务部提出，报总经理批准后实施。

1、建议收集通过部门周例会进行，每年末汇总；

2、评估结果用于完善制度，并开展简易培训，确保全员知晓。

九、奖惩机制

(一)奖励标准与程序：对合同签订、履约、风险防控中表现突出的个人或团队，给予现金奖励或绩效加分，奖励标准由部门负责人提出，总经理批准。

1、奖励情形包括重大合同签订、提前履约、成功化解重大风险等；

2、奖励程序为个人或团队申请，部门负责人审核，总经理批准后公示壹周，财务部发放。

(二)处罚标准与程序：对违反合同管理制度的行为，按“一般/较重/严重违规”分类处罚，处罚标准为警告、罚款、降级或解除劳动合同。

1、一般违规由部门负责人处理，较重违规报总经理批准，严重违规报总经理决定；

2、处罚程序为调查取证、告知当事人、听取申辩、审批执行，处罚决定须书面通知当事人。

(三)申诉与复议：当事人对处罚决定不服的，可在收到决定后壹日内提出申诉，由总经理组织复议，复议结果五个工作日内出具。

1、申诉需书面提出，并说明理由；

2、复议结果为最终决定，须书面通知当事人。

十、附则

(一)制度解释权：本制度由公司总经理办公室（或财务部）负责解释。

1、解释权限仅限于总经理办公室（或财务部）负责人；

2、解释结果须报总经理批准后公布。

(二)相关索引：本制度与《公司内部控制管理制度》《公司财务报销制度》《公司档案管理制度》等关联制度衔接，具体条款对应关系见附件（如有）。

1、合同签订需符合《公司内部控制管理制度》要求；

2、合同款项支付需符合《公司财务报销制度》要求。

(三)修订与废止：本制度每年末评估一