单位信息、档案管理制度

单位信息、档案管理制度第一节信息、档案管理目标信息、档案管理的目标：建立有效的信息、档案管理系统，保证与工程建设参与各方的及时、准确的沟通。第二节基本要求（一）职责：要求设专门岗位负责档案信息管理工作，确定档案信息人员的岗位职责，确保统计及时、准确。该岗位的主要职责包括：1、制定文件管理办法，负责部门文件的收办、发送及日常保管。2、制定信息标识办法并贯彻执行。3、负责信息收集、整理及统计分析工作。4、按项目管理业主及上级的要求组织整理竣工文件等。（二）信息分类标识：1、工作信息可分为合同类（包括监理合同、合同条件、工程量清单及其说明、技术规范、工程变更令、索赔评估报告、分包审批单等）图纸类、文件类（往来文件、会议纪要等）、原始记录（各类审批单、验收单、中间交工证书、计量单、监理日志、旁站记录、监理指令等）台账、月报及报表等。2、要求按照文件产生部门、文件类别、产生时间、序号等分级方式，授予每一份文件唯一标识号。（三）相关制度：要求建立文件阅办制度、签发审批制度、日常保管和借阅制度。第三节信息管理措施信息的日常管理指从信息产生、办理并形成结果至建立台账进行统计分析的一系列工作。信息管理人员应按要求，及时、完整、真实、规范地完成各项工作。（一）合同类：合同类文件是监理活动的主要依据，将妥善保存和管理。1、要求建立合同文件清单，其主要内容包括文件名称、类别、编号、有效期、下发部门等内容，该清单应能动态地反映合同文件的变更或修改情况；2、要求对合同文件进行适当的分类，并对每一份合同文件进行唯一性标识；3、要求对于合同文件的变更或修改，应作出明确的标识，并及时书面通知相关的人员。（二）工程图纸：1、要求建立图纸的收发登记。2、要求建立本部门图纸清单，对图纸进行编号标识。3、要求图纸的变更应在图纸上进行准确的标注，并及时通知有关人员。（三）文件类：1、要求建立文件往来管理办法，明确行文范围、格式和要求，规范有关各方面的工作；2、要求建立收文阅办制度，并根据文件的不同来源建立文件清单；3、监理部。（四）原始记录：1、审批单应按类别、段落分类、标注编号后与所报送的文字材料一同保存。2、交验单与验收单位应按不同的施工或监理段落、层次、部位、产生时间等逐级分别统一编号后与文字材料一同保存。应该强调的是：监理工程师验收不合格时，应在交验单上签署不合格意见，并保留一份存档。对于混凝土工程等不能立即确定验收结果的项目，应在强度等结果报出后立即封闭相应的验收单。监理员必须保证原始资料的真实性、完整性、禁止将承包人提供的资料挪作监理验收资料。3、中间交工证书和中间计量单应按工作划分、产生事件等分类，采用统一格式填写，编号标识，分类保存。编号应具有连贯性。4、监理指令单应按部门或段落分类保存、编号标识，并建立指令单清单，监理部将监督检查指令单的执行结果，作封闭记录。5、监理日志应采用规定格式，客观、连续记录监理活动。日志栏目必须填写清晰、准确，不使用模棱两可的语言。对于监理工作中发现的问题，必须在日志中描述最终处理的结果。监理日志应每月末收回监理部统一检查、统一标号，分类保存。6、旁站记录应采用规定格式，客观记录旁站过程和结果。监理工程师应按照技术规范的要求，对所旁站项目的主要技术指标作出准确记载。旁站记录应在每月末收回监理部，由专业工程师统一检查，编号标识后分类保存。7、台账范围至少应包括工程测量、材料审批、开工审批、专项方案审批、工程验收、形象工期、中间计量、工程变更、索赔