项目档案资料管理制度

项目档案资料管理制度第一章总则第一条目的与依据为规范项目档案资料管理工作，确保项目档案资料的真实、完整、准确、系统和安全，有效发挥档案资料在项目建设、运营、管理及后续维护中的作用，依据国家相关法律法规及行业管理规范，结合本单位实际情况，特制定本制度。第二条定义本制度所称项目档案资料，是指在项目策划、立项、勘察、设计、招投标、施工、监理、验收、试运行、竣工及后评价等全过程中形成的，具有保存价值的各种形式的记录，包括但不限于文字材料、图纸、图表、声像资料、电子文件等。第三条基本原则项目档案资料管理遵循统一领导、分级负责、全程跟踪、规范整理、安全保密、有效利用的原则。档案资料管理应与项目建设进程同步进行，做到项目建设到哪里，档案资料管理就跟进到哪里。第四条适用范围本制度适用于本单位所有新建、改建、扩建及技术改造等项目的档案资料管理工作。参与项目建设的各相关部门、参建单位及人员均须遵守本制度。第二章项目档案资料的形成与积累第五条形成要求项目各参与方在项目实施过程中，应严格按照国家、行业及本单位有关技术标准、规范和管理规定，形成规范、完整、准确的文件材料。文件材料的形成应字迹清晰、内容真实、数据准确、手续完备。第六条积累责任项目负责人是项目档案资料积累的第一责任人，负责组织、协调项目全过程文件材料的形成、积累工作。各职能部门及岗位人员应在各自职责范围内，及时收集、积累本岗位形成的与项目相关的文件材料，并对其真实性、完整性负责。第七条过程控制项目管理部门应将档案资料管理纳入项目管理流程，在项目策划阶段即明确档案资料管理要求，在项目实施各阶段进行监督检查，确保文件材料的及时积累。第三章项目档案资料的收集与整理第八条收集范围项目档案资料的收集范围应覆盖项目全过程，主要包括：（一）项目前期文件：如项目建议书、可行性研究报告、立项批复、规划许可、用地许可等；（二）项目勘察设计文件：如勘察报告、设计图纸、设计变更等；（三）项目招投标及合同文件：如招标文件、投标文件、中标通知书、合同协议等；（四）项目施工文件：如施工组织设计、施工日志、隐蔽工程记录、质量评定资料、安全检查记录等；（五）项目监理文件：如监理规划、监理实施细则、监理通知单、监理报告等；（六）项目验收文件：如分部分项验收记录、竣工验收报告、专项验收文件等；（七）项目竣工图：按规定编制的反映项目实际建成情况的图纸；（八）项目财务文件：如概预算、工程款支付凭证、竣工决算等；（九）项目运营及后评价文件：如试运行记录、操作规程、后评价报告等；（十）其他与项目相关的有保存价值的文件材料。第九条收集时间项目文件材料的收集应及时进行，一般应在相关工作完成后一个月内完成收集。对于周期较长的专项工作，可分阶段收集。第十条整理规范收集的文件材料应按照档案管理的要求进行系统整理。整理工作包括分类、编号、排列、编目、装订（或装盒）等环节。（一）分类：应根据项目特点和文件材料的性质，参照相关行业分类标准进行科学分类。（二）编号：应对分类后的文件材料进行规范编号，编号应具有唯一性和可追溯性。（三）排列：同一类别的文件材料应按照形成时间或逻辑关系有序排列。（四）编目：应编制档案目录，包括案卷目录和卷内文件目录，目录信息应准确、完整。（五）装订（或装盒）：归档文件应按照规定进行装订或装入档案盒，做到整齐美观，便于保管和利用。第十一条电子文件管理电子文件的收集与整理应符合国家关于电子文件归档与管理的相关规定，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。电子文件应与纸质文件同步收集、同步整理、同步归档，并做好备份和管理。第四章项目档案资料的审核与归档第十二条审核责任项目文件材料在整理完毕后，须经过审核。项目负责人或其指定人员负责对项目档案资料的完整性、准确性、系统性进行审核；档案管理部门负责对档案整理的规范性进行审核。第十三条归档要求审核合格的项目档案资料，应及时向档案管理部门归档。归档时应办理交接手续，填写《项目档案交接登记表》，双方签字确认。归档的档案资料应为原件，如无原件，复印件应注明原件保管处，并加盖相关单位公章。第十四条归档时限一般项目应在项目竣工验收后三个月内完成全部档案资料的归档工作。大型复杂项目可适当延长，但最长不宜超过六个月。第五章项目档案资料的保管与利用第十五条保管条件档案管理部门应具备符合要求的档案保管条件，包括适宜的库房、柜架、温湿度控制、防火、防盗、防虫、防潮、防尘、防高温、防光、防磁等设施设备，确保档案资料的安全。第十六条保管期限项目档案资料的保管期限应根据其价值确定，分为永久、长期、短期三种。具体保管期限划分标准参照国家及行业相关规定执行。第十七条利用制度档案资料的利用应遵循相关规定，建立健全档案利用制度。（一）本单位内部人员因工作需要查阅档案，须履行相应借阅手续。（二）外部单位或人员查阅档案，须持单位介绍信及有效身份证件，经档案管理部门负责人批准后方可查阅。（三）查阅档案时，应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。（四）档案一般不得带出档案库房，确因特殊情况需要借出的，须经单位分管领导批准，严格履行借阅登记手续，并限期归还。（五）复制、摘录档案内容，须经档案管理部门同意，并由档案管理人员负责复制、摘录，复制件须加盖档案证明章。第十八条保密管理涉及国家秘密、商业秘密和工作秘密的项目档案资料，应严格按照保密法律法规进行管理，严防泄密事件发生。第六章项目档案资料的鉴定与处置第十九条鉴定组织对于已到保管期限的档案资料，由档案管理部门会同项目原相关部门组成鉴定小组进行价值鉴定。第二十条处置方式经鉴定，对仍有保存价值的档案资料，应重新划定保管期限；对已无保存价值的档案资料，应按规定程序报批后予以销毁。销毁档案应指定专人负责监销，并做好销毁记录。第二十一条移交项目档案资料保管期满，需要向国家综合档案馆或上级主管部门移交的，应按照相关规定办理移交手续。第七章机构与职责第二十二条管理机构本单位档案管理部门是项目档案资料管理的职能部门，负责统筹、指导、监督和检查本单位项目档案资料管理工作。第二十三条项目部门职责各项目承担部门（或项目部）是项目档案资料形成、积累、收集、整理和审核的直接责任部门，应明确项目档案资料管理人员，负责本部门项目档案资料的日常管理工作。第二十四条人员职责项目档案资料管理人员应认真履行职责，学习档案业务知识，不断提高管理水平，确保项目档案资料管理工作规范有序进行。第八章信息化管理第二十五条信息化建设鼓励采用先进的信息技术手段，推进项目档案资料管理信息化建设，建立项目档案管理信息系统，实现档案资料的数字化存储、检索、利用和共享，提高档案管理效率和服务水平。第二十六条数字档案管理数字档案的形成、收集、整理、归档、保管、利用等应符合国家及行业关于数字档案管理的标准和要求，确保数字档案的真实性、完整性、可用性和安全性。第九章奖惩第二十七条奖励对在项目档案资料管理工作中认真负责、成绩显著的单位和个人，本单位将给予表彰和奖励。第二十八条处罚对违反本制度规定，造成项目档案资料失真、损毁、丢失、泄密或延误归档的，将视情节轻重对相关责任