广西科技计划项目现场查定操作规范

广西科技计划项目现场查定操作规范1适用范围与职责分工本规范适用于广西壮族自治区本级财政资金资助的各类科技计划项目（含重点研发计划、重大科技专项、自然科学基金、创新平台基地建设、科技人才项目、成果转化推广项目等）的现场查定工作，涵盖项目中期检查、结题验收前现场核实、绩效评价现场核查、项目调整核查、科研诚信举报调查等各类现场核查场景。职责分工明确如下：（1）自治区科技厅项目管理部门负责全区科技计划项目现场查定工作的统筹管理，制定操作规范，对查定工作进行监督抽查，采信查定结果作为项目管理决策依据。（2）受自治区科技厅委托的项目管理专业机构（以下简称专业机构）具体负责现场查定的组织实施，包括发起查定、遴选专家、准备材料、协调流程、归档材料等工作。（3）现场查定专家组实行组长负责制，专家组人数要求为：单个项目财政资助额100万元以下的，专家组不少于3人（单数），包含至少1名技术专家、1名财务专家；财政资助额100万元及以上的重大项目，专家组不少于5人（单数），包含至少2名技术专家、1名财务专家。专家组需独立开展核查工作，如实记录核查情况，出具客观公正的查定意见。（4）项目承担单位、项目合作单位、项目主管单位（设区市科技行政部门、区直行业主管部门）负责配合查定工作，按要求提供原始材料、协调现场核查条件，对存疑问题进行说明。所有参与查定的人员均需严格执行回避制度：与项目承担单位、项目负责人、项目核心参与人员存在近亲属关系、直接利害关系（包括持股关系、合作研发关系、同一单位隶属关系等）的，需主动申请回避，不得参与本次查定工作。2现场查定前期准备2.1查定发起条件符合下列情形之一的，必须启动现场查定：（1）项目完成合同约定全部研究任务，申请结题验收，且财政资助额在50万元及以上的；（2）项目执行期过半，开展中期检查，任务执行情况存在疑点的；（3）项目申请重大调整（包括技术路线调整、核心人员调整、任务目标调整、延期超过12个月调整），需要现场核实调整理由的；（4）绩效评价初评结果为不合格，或者任务完成情况存疑需要现场核实的；（5）收到科研不端行为举报，需要现场核查举报内容的；（6）自治区科技厅要求开展现场查定的其他项目。财政资助额50万元以下的结题验收项目，由专业机构根据项目风险等级、通讯评议情况抽选开展现场查定，抽选比例不低于20%。2.2材料准备专业机构需提前准备以下材料：①项目立项文件、任务书（合同书）、历次项目调整批复文件；②项目承担单位提交的中期执行报告、结题验收申请材料、绩效自评报告等申报材料；③前期通讯评议意见梳理形成的问题清单；④现场查定工作方案、核查记录表、查定报告模板、专家回避承诺书。项目承担单位需提前准备以下原始佐证材料：①项目研发实验原始记录、阶段性成果报告、第三方检测/评价报告原件；②知识产权、论文专著、标准、获奖证书等成果原件；③项目经费会计账簿、原始凭证、经费台账、预算批复文件；④场地、设备、人员相关证明材料，成果样机（样品）、生产线、示范基地等实物需提前协调到位；⑤针对前期梳理问题的说明材料。2.3查定通知专业机构应当提前3个工作日，向项目承担单位、项目主管单位发出书面现场查定通知，明确查定时间、地点、核查内容、专家组名单、需要配合准备的事项。针对科研不端举报核查、专项抽查等特殊查定场景，专业机构可以不提前通知，开展突击现场查定。项目承担单位因特殊情况申请调整查定时间的，最多可以申请延期1次，延期不得超过7个工作日，无正当理由拒绝配合查定超过10个工作日的，直接按不通过查定处理。3现场查定核心工作流程3.1专家组预备会专家组到达现场后，首先由专业机构联络员组织召开不超过30分钟的预备会，通报项目基本情况、任务书约定的核心指标、前期通讯评议梳理的问题清单、查定工作纪律，推举产生专家组组长，明确专家分工（一般技术专家负责技术指标核查，财务专家负责经费使用核查）。3.2项目情况汇报由项目负责人向专家组汇报项目实施情况，汇报内容严格限定为：任务执行进度、核心指标完成情况、成果产出、经费使用情况、存在问题及原因说明。汇报时间要求：一般项目不超过15分钟，重大项目不超过25分钟，超出时间的专家组有权终止汇报。3.3质询答疑专家组针对汇报内容、前期存疑问题进行现场提问，项目团队相关成员现场答疑，专家组安排专人记录质询内容和答辩情况，所有提问和答辩均需如实记录。3.4现场核查专家组按照分工分别开展技术指标和经费使用的现场核查，不得仅听取汇报、不核查原始材料和实物。3.5专家组合议核查结束后，专家组封闭开展内部合议，对照项目任务书（合同书）的所有指标逐项核验，形成查定结论，专家对结论有不同意见的，需要在记录中注明不同意见及理由，所有专家均需签字确认。3.6现场反馈专家组组长向项目承担单位、项目主管单位现场反馈查定初步结论，说明存在的问题，不做最终项目管理决策，最终结论以正式出具的查定报告为准。4分类技术指标现场查定要点4.1技术研发类项目（含重点研发计划项目、自然科学基金项目、科技攻关项目）本类项目查定核心为核实技术指标真实性、任务完成度，具体要点：（1）核心技术指标核实：对照任务书约定的技术参数、性能指标，现场核查成果实物，包括样机、样品、新工艺、新材料、新软件等，核对第三方有资质机构出具的检测报告、评价报告原件，对指标真实性存疑的，专家组可以开展现场抽测，记录抽测环境、抽测方法、抽测数据，作为核实依据。（2）成果产出核实：任务书约定的知识产权、论文专著、标准等成果，逐一核对原件，确认成果第一完成单位为项目承担单位（或约定的完成单位），成果标注了本广西科技计划项目资助字样，统计成果数量、等级，对比任务书要求确认完成情况：任务书要求授权发明专利2项的，需核对专利授权证书原件，仅提交受理通知书的不计入完成数量；任务书要求发表SCI论文2篇的，需核对论文原件、检索证明，确认标注符合要求。（3）研发投入与条件核实：核对项目组核心研发人员的社保缴纳证明、出勤记录，确认核心人员到位率，擅自更换核心研发人员超过30%且未履行报批手续的，记为违规；核对研发场地落实情况，项目购置的研发设备到位情况，确认设备用于本项目研发，不存在挪用承担单位其他项目设备充数的情况。（4）未完成任务原因核实：对未完成的指标，核实未完成原因，区分主观懈怠、管理混乱等主观原因，和政策调整、不可抗力、技术超出预期难度等客观原因，如实记录原因及相关证明材料。所有技术指标按完成度分为三类：核心指标（任务书中明确为考核必须满足的指标）全部完成、非核心指标完成率达到90%以上的，记为完成；核心指标全部完成、非核心指标完成率达到80%以上不足90%的，记为基本完成；核心指标有1项及以上未完成，或非核心指标完成率不足80%的，记为未完成。4.2成果转化与产业化类项目本类项目查定核心为核实产业化条件、经济社会效益指标真实性，具体要点：（1）技术成果来源核实：核对转化依托的核心知识产权证明、技术转让或许可合同，确认技术成果权属清晰，不存在侵权纠纷，完成中试开发，具备产业化条件。（2）产业化建设条件核实：现场核实生产场地、生产线、环保设施、安全设施的建设情况，核对核心生产设备的购置合同、发票、到位情况，核实实际产能是否达到任务书约定要求：任务书要求形成年产100万套产品生产能力的，对照生产线设计能力、已投产实际产出数量，核实产能达标情况，不得仅以销售数量倒推产能，需现场核实生产线配套情况。（3）经济指标核实：核对项目产品销售发票、出库单、财务会计报表、纳税证明，核实项目完成后的年新增产值、新增利税、出口创汇等指标，统计的指标需为本项目产品产生的收益，不得将承担单位其他产品收益计入本项目，对发票真实性存疑的，可现场核对发票真伪查验记录。（4）示范推广指标核实：农业、社会发展领域的示范推广项目，现场核实示范基地、示范点的位置、面积，对照任务书约定的推广规模，实地测量核实，核对示范户/应用单位的证明材料，核实技术应用效果，不得虚增推广面积和应用范围。4.3创新平台基地建设类项目（含重点实验室、工程技术研究中心、众创空间、星创天地、高新技术产业化基地等）查定要点：（1）场地硬件条件核实：现场核实平台建设实际使用面积，对照任务书约定的面积要求核实达标情况；核对新增仪器设备的发票、固定资产台账，核实新增设备原值、数量，确认设备到位并投入使用，开放共享条件落实情况，核对设备使用记录，确认对外开放共享。（2）团队建设核实：核对固定研发/服务人员的名单、社保缴纳证明，核实领军人才、核心团队到位情况，团队规模、结构符合任务书要求。（3）服务能力核实：核对平台对外提供研发服务、技术服务、创业孵化服务的合同、发票、服务记录，核实服务收入、服务对象数量，符合任务书约定的要求；核实平台管理制度建设情况，包括科研管理制度、财务管理制度、开放共享制度、安全管理制度等，齐全并公示执行。4.4科技人才项目（含杰出青年基金、人才小高地、高层次人才创新项目等）查定要点：（1）核心人才在岗情况核实：核对核心人才的劳动合同、社保缴纳证明、工资发放记录，确认人才全职在岗，无擅自离岗、在外单位全职兼职情况；（2）科研进展与团队培养核实：核对人才牵头的科研产出，核实成果归属、资助标注，核对培养青年科研人员的数量、职称情况，符合任务书要求；（3）配套条件落实核实：现场核实承担单位承诺给人才的科研启动经费、研发场地、配套政策落实情况，确认承诺全部兑现。5财务现场查定操作要点财务现场查定需区分财政资助经费和自筹经费，逐项对照项目预算核查，具体要点如下：5.1经费到位情况核查（1）财政资助经费：核对财政部门经费拨款凭证、承担单位银行进账单，确认财政资助经费全额及时到账，核实是否存在截留、挪用、滞留财政经费的情况，确认承担单位已将经费及时拨付到项目组，不存在层层截留问题。（2）自筹经费：任务书约定自筹经费的，核对自筹经费的银行进账单、会计账簿、出资证明，单位自筹的核对单位经费拨款凭证，社会投入的核对投资协议，银行贷款的核对贷款合同和进账单，确认自筹经费到位金额、到位时间符合预算要求，不得将承担单位原有固定资产、其他项目经费作为本项目自筹经费虚增到位额。5.2经费支出合规性核查严格按照《广西壮族自治区科技计划项目经费管理办法》逐项核查支出合规性，具体要点：（1）设备费：核对购置设备的采购合同、发票、入库单、固定资产台账，逐台核对单价10万元以上的设备，确认设备为项目研发必需，纳入预算范围，不存在购置与项目无关的办公设备、生产设备，不存在虚开发票套取经费，未经批准购置单价50万元以上大型设备的，记为违规。（2）材料费：核对大宗材料采购合同、发票、入库出库记录、项目领用记录，确认材料全部用于本项目研发，不存在虚列材料费、将其他项目材料支出计入本项目的情况。（3）测试化验加工费：核对委托测试加工合同、发票、测试报告，确认测试加工事项真实，价格公允，不存在关联交易虚增费用，未经批准将核心研发任务外包的，记为违规。（4）差旅费、会议费、国际合作与交流费：核对出差审批单、会议通知、发票、支付凭证，确认支出与本项目研发相关，符合广西差旅费、会议费开支标准，不存在列支旅游、私人出行等与项目无关的支出。（5）燃料动力费：核对水电费、燃料费支出凭证，确认分摊方法合理，分摊比例符合项目实际使用情况，不存在多计分摊费用。（6）管理费：核实计提基数和比例，按照广西科技经费管理规定，管理费计提比例不得超过财政资助经费的8%，不得重复计提、超额计提。（7）绩效支出：核实绩效支出的发放名单、发放凭证，确认绩效支出发放给本项目研发人员，比例不超过财政资助经费的15%，不存在挤占挪用绩效支出、不符合规定发放绩效的情况。5.3违规支出核查重点核查下列违规行为，统计违规支出金额及占比：①列支罚款、违约金、滞纳金、捐赠、赞助等与项目无关的支出；②虚列支出、虚构业务套取财政资金；③截留挪用财政资金用于本项目以外的支出；④承担单位违规从项目经费中提取管理费以外的其他费用；⑤其他违反财经纪律的行为。6特殊情形核查与结论规则6.1特殊情形处理规则（1）项目调整核查：项目申请重大调整的，现场核实调整理由的真实性，比如申请延期的，核实是否存在不可抗力、技术瓶颈等真实原因；申请更换负责人的，核实原负责人是否确实调离岗位，新负责人是否具备相应的研发能力，调整理由符合广西科技计划项目调整规定的，给出同意调整的结论，否则不予同意。（2）科研不端举报核查：针对举报内容逐项核查，收集相关证据，如实记录核查结果，不得隐瞒歪曲举报内容，确实存在不端行为的，明确记录不端行为的具体情况。（3）未完成任务核查：区分主观原因和客观原因，因政策调整、疫情灾害等不可抗力导致核心指标未完成的，如实记录，可根据情况给出整改或终止项目的意见，因主观懈怠、管理混乱导致核心指标未完成的，给出不通过结论。6.2查定结论分类规则现场查定结论分为三类，具体适用情形：（1）通过现场查定：核心技术指标全部完成，经费使用合规，违规支出金额占财政资助经费比例低于5%，不存在科研不端行为，符合要求的，结论为通过。（2）整改后复核：核心技术指标全部完成，仅存在非核心指标未完成、少量经费不规范，违规支出金额占财政资助经费比例在5%-10%之间，不存在重大违规行为的，结论为整改后复核，要求项目承担单位在1-3个月内完成整改，提交整改材料，必要时开展现场复核。（3）不通过现场查定：有下列情形之一的，结论为不通过：①提供虚假材料、伪造实验数据、剽窃他人成果、骗取项目经费的；②核心技术指标未完成，且无合理客观理由的；③违规支出金额占财政资助经费比例超过10%的；④擅自调整核心技术路线、核心研发人员、任务目标，未履行报批手续，导致项目无法正常实施的；⑤无正当理由拒绝配合现场查定的；⑥存在重大科研不端行为的。7查定结果应用与档案管理现场查定完成后，专家组应当在5个工作日内出具正式的《广西科技计划项目现场查定报告》，报告需包含项目基本信息、查定组织情况、技术指标逐项核查表、经费使用核查表、存在问题说明、查定结论等内容，所有专家签字确认