机关事业单位涉密文件管理制度

机关事业单位涉密文件管理制度为进一步规范机关事业单位涉密文件管理，严格落实保密工作责任制，防范失泄密风险，根据《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国保守国家秘密法实施条例》等法律法规，结合本单位实际，制定本制度。本制度所称涉密文件，是指以文字、数据、符号、图形、图像、声音等方式记载国家秘密信息的纸介质、光介质、电磁介质等载体，包括文件、资料、图表、刊物、电子文档等各类涉密载体。一、管理原则涉密文件管理坚持“严格规范、全程管控、责任到人、确保安全”的基本原则。严格执行国家保密法律法规和上级保密管理规定，对涉密文件从制作、收发、传阅、复制、保管、归档到清退、销毁实施全流程闭环管理；明确各环节管理责任，确保每一份涉密文件可追溯、可核查；综合采取人防、物防、技防措施，切实保障国家秘密安全。二、责任体系（一）单位主要负责人为涉密文件管理第一责任人，全面领导本单位涉密文件管理工作，将保密管理纳入领导班子重要议事日程，定期研究解决重大问题，督促落实保密工作责任制。（二）保密工作领导小组负责统筹协调涉密文件管理工作，制定保密管理制度，审议重要涉密文件管理事项，监督检查制度执行情况，研究处理失泄密事件。（三）保密工作机构（以下简称“保密办”）为涉密文件管理的职能部门，配备专职保密员，具体承担涉密文件日常管理工作，包括定密审核、台账登记、保管清退、监督检查等；指导业务部门开展涉密文件管理，组织保密教育培训，处理涉密文件管理中的具体问题。（四）业务部门负责人为部门涉密文件管理直接责任人，负责本部门涉密文件管理工作，指定专人（兼职保密员）承担本部门涉密文件收发、传阅、保管等具体事务，确保涉密文件在部门内部流转安全可控。（五）承办人员为涉密文件管理的直接责任主体，具体负责所接触涉密文件的登记、保管、传递等工作，严格遵守保密纪律，严禁违规操作。三、全生命周期管理规范（一）制作与定密1.涉密文件制作应严格履行定密程序。承办部门需根据《国家秘密及其密级具体范围的规定》（以下简称“保密范围”），结合文件内容的重要性、泄露风险及影响程度，提出密级、保密期限和知悉范围的初步意见，经部门负责人审核后，报保密办定密审核。定密审核应重点核查定密依据是否准确、密级标注是否规范、保密期限是否合理、知悉范围是否必要。2.定密后，承办部门需在文件首页左上角规范标注密级（“绝密”“机密”“秘密”）、保密期限（标注方式为“密级★保密期限”，如“机密★10年”；保密期限为长期的标注“机密★长期”；无法确定保密期限的，绝密级不超过30年，机密级不超过20年，秘密级不超过10年）和知悉范围（标注方式为“知悉范围：×××、×××”或“知悉范围限××级以上人员”）。无相应定密权限的，需报有定密权限的上级机关或保密行政管理部门确定。3.涉密文件制作应使用单位内部涉密计算机或专用设备，禁止在非涉密计算机、互联网及其他公共信息网络上制作、存储、处理涉密文件。制作过程中产生的废页、草稿等，需视同正式文件管理，不得随意丢弃，应及时登记后按涉密载体销毁要求处理。4.制作完成的涉密文件需填写《涉密文件制作登记表》，登记内容包括文件标题、密级、保密期限、份数、制作时间、承办人等信息，登记表由承办部门留存备查，同时报保密办备案。（二）收发与传递1.收文管理：收到外部涉密文件时，由保密办专职保密员统一签收。签收时需核对来文单位、文件标题、密级、份数、编号等信息，确认无误后填写《涉密文件收文登记表》，登记内容包括收文时间、来文单位、文件标题、密级、份数、编号、承办部门等。接收绝密级文件时，需两人共同在场，逐份清点核对，并记录封装情况（如铅封是否完好）。2.发文管理：向外发送涉密文件时，承办部门需填写《涉密文件发文审批表》，注明文件标题、密级、份数、接收单位、传递方式等，经部门负责人审核、保密办审批后，由保密员办理发送手续。发送绝密级文件时，需经单位分管领导审批。3.传递要求：涉密文件传递应通过机要交通、机要通信或派专人（政治可靠、责任心强）护送。传递途中严禁办理无关事项，不得携带涉密文件进入公共场所或探亲访友。使用机要交换箱传递的，需确保交换箱加封完好。禁止通过普通邮政、快递、传真（非加密）或互联网电子邮箱等无保密措施的渠道传递涉密文件。传递绝密级文件时，必须实行两人护送制，使用专车或安全可靠的交通工具。（三）传阅与使用1.涉密文件传阅需严格限定知悉范围，由保密办或承办部门按领导批示和工作需要确定传阅人员，填写《涉密文件传阅单》，明确传阅顺序和时限。传阅单需随文件同步流转，阅办人员需在传阅单上签署姓名和阅办时间，不得圈阅后直接横传他人。2.阅办人员收到涉密文件后，应在符合保密要求的办公场所阅读、使用，禁止在私人场所、公共场合或无保密措施的环境中处理涉密文件。阅读时不得摘录、复制（确需摘录的，按复制流程审批），不得向无关人员透露文件内容。3.阅办完毕后，阅办人员应及时将文件退还保密员或承办部门，禁止私自留存、积压。绝密级文件实行“阅后即还”制度，一般应在当日内退还；确需延长阅办时间的，需经部门负责人批准并告知保密办。4.因工作需要携带涉密文件外出的，需填写《涉密文件外出携带审批表》，注明携带原因、时间、地点、文件标题及密级，经部门负责人审核、保密办审批（绝密级文件需分管领导审批）后，由携带人妥善保管。携带途中需将文件存放在保密包内，禁止离开本人视线；返回单位后应立即登记归还，填写归还时间并签字确认。（四）复制与摘录1.涉密文件原则上不得复制、摘录；确需复制、摘录的，需填写《涉密文件复制/摘录审批表》，注明复制/摘录原因、份数、用途、承办人等信息，经部门负责人审核后，报保密办审批。绝密级文件禁止复制；确因工作需要复制机密级、秘密级文件的，需经原制发机关或其授权的机关批准（本单位产生的涉密文件除外）。2.复制涉密文件需在单位内部涉密文印室或指定的保密定点单位进行，使用涉密计算机和专用设备，禁止在非涉密场所或互联网环境下复制。复制件需视同原件管理，标注与原件一致的密级、保密期限和知悉范围（可标注“复制件”字样），并填写《涉密文件复制登记表》，登记内容包括原件标题、密级、复制份数、复制时间、承办人等。3.摘录涉密文件内容时，需使用专用涉密笔记本，摘录内容应注明原文件标题、密级、保密期限，摘录完毕后由摘录人签字确认，笔记本按涉密载体管理要求保管。禁止在非涉密笔记本或电子设备上摘录涉密信息。（五）保管与存放1.涉密文件保管实行“集中管理、分类存放”原则。保密办设立专用保密室（柜），配备防盗、防火、防潮、防磁等设施，保密室需安装电子监控、红外报警等技防设备，监控录像保存时间不少于30天。保密柜需使用密码锁或指纹锁，密码由专人管理，禁止外泄或记录在易丢失位置。2.各业务部门需设置专用保密柜（箱），用于临时存放本部门日常使用的涉密文件，禁止将涉密文件存放在办公桌抽屉、文件柜等非保密设备中。部门保密柜（箱）钥匙由兼职保密员专人保管，禁止转交他人或多把钥匙集中管理。3.涉密文件需按密级分柜存放，绝密级文件单独存放于保密室专用保险柜内，实行“双人双锁”管理（即保险柜钥匙由两人分别保管，开启时需两人同时在场）。存放涉密文件的保密设备需定期检查（保密办每月至少检查1次，业务部门每周至少检查1次），确保设备完好、文件完整。4.涉密文件保管人员（专职/兼职保密员）需建立《涉密文件保管台账》，详细记录文件标题、密级、份数、编号、收文时间、借阅情况等信息，做到账物相符。台账需定期与实际存放文件核对（保密办每季度核对1次，业务部门每月核对1次），发现异常立即报告。（六）归档与移交1.涉密文件归档应在办理完毕后及时进行，由承办部门兼职保密员整理、清点，填写《涉密文件归档清单》，经部门负责人审核后，移交单位档案管理部门（以下简称“档案室”）。归档时间一般不超过文件办结后3个月，绝密级文件应在办结后1个月内归档。2.档案室接收涉密文件时，需与移交部门共同清点核对，确认文件标题、密级、份数、编号等信息与归档清单一致，双方在清单上签字确认。接收后，档案室需按国家档案管理规定和保密要求，将涉密文件与非涉密文件分开保管，使用专用档案柜存放，并在档案目录中注明密级、保密期限等信息。3.移交上级或其他单位的涉密文件，需填写《涉密文件移交审批表》，注明移交原因、接收单位、文件标题及密级，经保密办审核、单位分管领导批准后，通过机要渠道移交。移交时需制作移交清单，由移交人、接收人、监交人三方签字确认，清单留存备查。（七）清退与销毁1.涉密文件清退实行定期清退与专项清退相结合的制度。保密办每年12月组织开展年度清退工作，各业务部门需对本部门保管的涉密文件进行全面清点，填写《涉密文件清退清单》，将已办结、无继续保存价值的文件退回保密办；上级机关或业务主管部门要求专项清退的，按通知要求及时办理。2.清退的涉密文件由保密办统一登记后，提出销毁或继续保管的处理意见。需销毁的涉密文件，由保密办填写《涉密文件销毁审批表》，注明文件标题、密级、数量、销毁方式等，经单位分管领导批准后，送有保密资质的销毁单位（需提供《国家秘密载体销毁资质证书》）销毁。禁止自行销毁或委托无资质单位销毁。3.销毁涉密文件时，保密办需派专人（2人以上）全程监销，确保文件被彻底销毁（纸介质文件应采用粉碎或焚烧方式，电子介质文件应采用消磁或格式化方式并经专业设备检测确认）。销毁完毕后，监销人员需在《涉密文件销毁记录表》上签字确认，记录表由保密办留存备查，保存时间不少于10年。4.因工作需要继续保管的涉密文件，由保密办重新登记后纳入保管台账管理；超过保密期限的涉密文件，需按规定进行解密或延长保密期限审批，解密后按非涉密文件管理。（八）电子涉密文件管理1.电子涉密文件是指存储在计算机、移动存储设备（U盘、移动硬盘等）、光盘等介质中的涉密信息。电子涉密文件制作、存储、传输、使用需严格遵守《信息系统和信息设备使用保密管理规定》。2.制作电子涉密文件需使用涉密计算机，禁止在非涉密计算机或互联网终端上制作。文件生成后需标注密级、保密期限（可通过文件属性或元数据标注），存储于涉密计算机专用文件夹中，禁止存储在桌面、临时文件夹或共享目录。3.传输电子涉密文件需通过单位内部涉密信息系统或加密传输工具（如红外交互、单向导入设备等），禁止通过互联网、普通即时通讯工具（微信、QQ等）或非加密邮件传输。确需通过移动存储设备传输的，需使用单位统一配备的涉密移动存储设备，禁止使用私人移动存储设备。4.存储电子涉密文件的移动存储设备需粘贴密级标识，实行“专人专用、登记备案”管理。使用时需填写《移动存储设备使用登记表》，注明使用时间、文件标题、密级、用途等；使用完毕后及时归还，由保管人员检查设备内文件是否清除（禁止留存无关涉密信息）。5.电子涉密文件删除需使用专用数据清除工具（如国家保密科技测评中心推荐的工具），彻底清除存储介质中的信息，禁止简单删除或格式化。删除后需经保密办技术核查，确认无残留信息。四、监督检查与责任追究（一）监督检查机制。保密办负责组织开展涉密文件管理监督检查，检查方式包括日常检查、专项检查和年度考核。日常检查每月不少于1次，重点检查保密制度执行、台账登记、设备管理等情况；专项检查根据上级要求或单位实际，针对重点部门、重点环节开展；年度考核将涉密文件管理纳入部门和个人绩效考核，考核结果与评优评先、职务晋升挂钩。（二）检查内容与标准。检查内容包括：涉密文件全流程管理是否规范（制作、收发、传阅等环节是否履行审批登记手续）；保管设施是否符合要求（保密室、保密柜是否达标，监控、报警设备是否正常运行）；台账管理是否完整（收文、发文、复制、销毁等台账是否齐全，账物是否相符）；人员管理是否严格（保密员是否持证上岗，涉密人员是否签订保密承诺书）。检查标准以国家保密法律法规和本制度为依据，实行量化评分（满分100分，85分以上为合格，95分以上为优秀）。（三）问题整改与通报。检查中发现的问题，由保密办下发《保密检查整改通知书》，明确整改要求和时限（一般不超过15个工作日）。责任部门需制定整改方案，落实整改措施，按时提交整改报告。对整改不力或拒不整改的部门和个人，在单位内部通报批评，并追究相关人员责任。（四）责任追究。对违反本制度的行为，视情节轻重追究责任：1.因过失导致涉密文件丢失、泄露，未造成严重后果的，对直接责任人进行批评教育、责令书面检查；对部门负责人进行约谈，取消当年评优资格。2.因故意或重大过失导致涉密文件丢失、泄露，造成严重后果的，对直接责任人给予警告、记过等纪律处分；对部门负责人给予通报批评或调整岗位；涉嫌犯罪的，移送司法机关依法处理。3.保密员、档案管理人员玩忽职守，未履行管理职责导致涉密文件管理混乱的，给予记过、降级等处分；造成失泄密事件的，依法依规严肃处理。五、培训与教育（一）单位每年至少组织2次保密专题培训，培训内容包括国家保密法律法规、涉密文件管理规范、保密技术防范技能等。培训对象覆盖全体工作人员，重点加强对新入职人员、涉密岗