《Excel操作》-第1章 Excel基本操作

本章主要介绍Excel2003的基础知识，包括工作簿、工作表、单元格的基本操作，数据的输入与编辑，公式的使用。本章简介本章重点重点、难点数据的管理；公式的使用。本章难点公式的使用方法。1.1Excel2003概述1.2工作簿的管理1.3数据的输入与编辑1.4管理工作表1.5格式化单元格本章目录1.6公式的使用1.1.2Excel2003的窗口结构1.1.1Exce12003的启动与退出1.1Excel2003概述1.1.1Exce12003的启动与退出1.Exce12003的启动启动Excel2003的方法主要有：1单击“开始”按钮，选择“所有程序”→“MicrosoftOffice”→“MicrosoftOfficeExcel2003”命令。23双击桌面已建立的Excel2003快捷方式图标。文件目录中双击已建立的Excel文件名。1.1.1Exce12003的启动与退出2.Exce12003的退出退出Excel2003的方法主要有：1单击Excel2003窗口右上角的“关闭”按钮。23单击“文件”菜单中的“退出”命令。双击Excel2003窗口左上角的控制图标。1.1.2Excel2003的窗口结构控制图标标题栏工具按钮列标菜单栏工具栏名称框编辑栏行号工作表标签垂直滚动条水平滚动条单元格工作表区状态栏1.2.2新建工作簿1.2.3打开工作簿1.2.4保护工作簿1.2.1工作簿1.2工作簿的管理1.2.6关闭工作簿1.2.5保存工作簿1.2.1工作簿在Excel中，一个工作簿就是一个Excel文件，其扩展名为.xls，工作薄由一个或多个工作表组成。启动Excel后，系统会自动创建一个名为Book1的空白工作簿，在保存时可重新取名。一个工作簿就好像一本书，工作表就像其中的一张纸。默认情况，一个新工作簿中只含3个工作表，名为Sheetl、Sheet2和Sheet3，分别显示在窗口下边的工作表标签中，工作表可以增加或删除，最多可容纳255张工作表。

1.2.2新建工作簿在Excel2003中，创建新工作簿的常用方法有以下几种：点击“常用工具栏”中的“新建”按钮。执行“文件”→“新建”命令，在窗口右边出现的“任务窗格”中选择“空白工作簿”选项。123按Ctrl+N组合键。1.2.3打开工作簿在没有启动Excel的情况下，打开工作薄的方法如下：直接进入相关工作簿的保存文件夹中，双击要打开的工作薄，或者右击该工作簿，在弹出的快捷菜单中选择“打开”命令。在启动Excel的情况下，打开工作薄的方法如下：第一步：执行“文件”→“打开”命令（或者按Ctrl+O组合键），打开“打开”对话框。第二步：在“打开”对话框中根据路径查找到所要打开的工作薄。第三步：选中所要打开的工作薄，单击“打开”按钮。1.2.4保护工作簿1.设置工作簿保护

设置工作薄保护的步骤如下：第一步：选择要进行保护的工作簿。第二步：执行“工具”→“保护”→“保护工作簿”命令，如图1-3所示，弹出“保护工作簿”对话框。图1-3执行“工具”→“保护”→“保护工作薄”命令1.2.4保护工作簿1.设置工作簿保护

第三步：在“保护工作簿”对话框中，选择保护项“结构”和“窗口”，如图1-4所示。第四步：在“密码”输入框中输入密码，以防止其他用户取消工作簿保护。密码可以包含字母、数字、空格以及符号的任意组合，字母区分大小写。第五步：单击“确定”按钮，弹出“确认密码”对话框，如图1-5所示。第六步：再次输入密码，单击“确定”按钮，使保护功能生效。图1-4选择“结构”和“窗口”选项

图1-5“确认密码”对话框1.2.4保护工作簿

2.撤消工作簿保护

撤消工作簿保护的操作步骤如下：第一步：执行“工具”→“保护”→“撤消工作簿保护”命令，如图1-6所示。如果设置保护时有密码，则出现“撤消工作簿保护”对话框，如图1-7所示。第二步：在“密码”框中输入正确的密码。第三步：单击“确定”按钮，解除保护。图1-6执行“工具”→“保护”→“撤销工作薄保护”命令

图1-7“撤销工作薄保护”对话框1.2.5保存工作簿1.保存新建工作簿

保存工作簿的方法主要有三种：单击工具栏中的“保存”按钮1执行“文件”→“保存”（或“另存为”）命令。2按Ctrl＋S组合键。31.2.5保存工作簿

2.自动保存工作簿

具体操作如下：第一步：执行“工具”→“选项”命令，打开“选项”对话框。第二步：选择“保存”选项卡，勾选“保存自动恢复信息，每隔”选项，然后根据自己的要求在后面的文本框设置自动保存的间隔时间，如“5分钟”。同时可更改下面的“自动恢复文件的保存位置”，以便如果发生突然情况，可以通过Excel自动保存路径到该目录下恢复。如图1-8所示。图1-8设置“保存”选项卡中的参数1.2.6关闭工作簿1.保存新建工作簿

关闭工作薄而不退出Excel的方法主要有两种：执行“文件”→“关闭”命令。单击工作薄窗口右上角的“关闭窗口”按钮（窗口右上角第二行）。1.3.2数据的输入1.3.3数据的编辑1.3.1数据区的选择1.3数据的输入与编辑1.3.1数据区的选择

1．连续单元格的选取

2．不全连续单元格的选定

3．整行（或整列）的选取选中第一个单元格，然后按住Shift键不放，再单击要选区域的最后一个单元格即可选取连续的单元格。单击要选行的行号（或要选列的列号）即可选择整行（或整列）。选中第一个单元格，然后按住Ctrl键不放，再选取其它的单元格或数据区，最后松开Ctrl键即可。1.3.1数据区的选择

4．多行（或多列）的选取

5．工作表所有单元格的选取

先单击要选的第一行的行号（或列的列号），按下Ctrl键不动，再选取其它的行号（或列号），最后松开Ctrl键即可。单击工作表中左上角行号与列标交叉处的“全选”按钮。1.3.2数据的输入

1.手工输入单元格数据

（1）输入数值

（2）输入文本输入正数时，可省略“+”号；输入负数时，可在前面加“-”号，或者将数值加上圆括号。输入纯小数时，可省略小数点前面的0，如0.28可输入.28。在单元格中输入分数形式的数据，应先输入“0”和一个空格号，然后再输入分数，否则Excel会把分数当作日期处理。在输入数字形式的字符串时，如邮政编码、身份证号码、电话号码等，输入时应在数据前面加英文的单引号“’”，或输入=“数字串”，这样Excel才会把输入的数字字符串视为文本，而不会当成数值来处理。1.3.2数据的输入

1.手工输入单元格数据

（3）输入日期与时间

（4）输入公式输入日期时，年、月、日之间要用“/”号或“-”号隔开，一般格式为“年/月/日”或“年-月-日”。输入时间时，小时、分之间要用“：”号隔开，一般格式为“时：分”。公式的输入方法是：单击要输入公式的单元格，然后输入“=”，接着在等号的右边输入公式的内容。1.3.2数据的输入

2.快速填充单元格数据填充相同的数据选择一个有数据的单元格，此时，在它的右下角会显示一个黑色的小方块图标，该图标称为填充柄，把鼠标移到填充柄处，当鼠标变成黑色实心的十字光标时，按住鼠标左键不放，并向水平或垂直方向拖动，即可将数据复制到相关的单元格中。填充有规律的数据用鼠标选中两个有数据的相邻单元格后，按住填充柄向下拖动，系统将会根据选中的两个单元格的数据的等差关系，在拖到的单元格内依次填充有规律的数据自定义填充序列对于某些常用的数据序列，Excel把它定义成了自动填充序列，如月份、星期、季度等。在输入这些数据时，只需输入第一个数据，然后用填充方式让Excel自动生成即可。1.3.3数据的编辑（1）数据的复制与粘贴第一步：选择需要复制数据的单元格。第二步：单击工具栏中的“复制”按钮（或者单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“复制”命令；或者执行“编辑”→“复制”命令；或者按Ctrl+C组合键）复制该单元格中的数据。第三步：单击需要粘贴数据的单元格或区域，然后单击“粘贴”按钮（或者单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“粘贴”命令；或者执行“编辑”→“粘贴”命令；或者按Ctrl+V组合键）。

1.数据的复制和剪切1.3.3数据的编辑

1.数据的复制和剪切（2）数据的剪切与粘贴剪切数据的方法与前面复制数据的方法类似，只不过剪切时应单击工具栏中的“剪切”按钮（或者单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“剪切”命令；或者执行“编辑”→“剪切”命令；或者按Ctrl+X组合键）。1.3.3数据的编辑

2.数据的查找和替换（1）数据的查找在一个数据量较大的工作薄中，要查找某个数据的位置其方法是：执行“开始”→“编辑”→“查找”命令，打开“查找和替换”对话框。在对话框中输入要查找的内容，单击“查找下一个”按钮，开始查找，查找到的单元格变成活动单元格。在“查找和替换”对话框中，单击“选项”按钮，可以设置范围、搜索方式、查找范围和根据格式查找内容等，如图1-18所示。图1-18“查找和替换”对话框的选项1.3.3数据的编辑

2.数据的查找和替换（2）数据的替换替换数据的方法和查找数据的方法类似，执行“开始”→“编辑”→“替换”命令，打开“查找和替换”对话框，在对话框中的“查找内容”文本框中输入要查找的内容，在“替换为”文本框中输入替换后的内容，再单击“查找下一个”按钮，开始查找符合条件的单元格，查找到的第一个符合条件的单元格变成活动单元格。1.3.3数据的编辑

3.撤销与恢复数据撤销操作能让工作簿还原到执行错误操作前的状态，其方法是单击“工具栏”中的“撤销”按钮（或者选择“编辑”菜单中的“撤销”命令，或者按Ctrl+Z组合键）。（1）撤销操作恢复操作是让工作簿恢复到执行撤销操作前的状态。正因为如此，只有执行了撤销操作后，“恢复”按钮才会变成可用状态。使用恢复操作的方法是单击“工具栏”中的“撤销”按钮（或者选择“编辑”菜单中的“恢复”命令，或者按Ctrl+Y组合键）。（2）恢复操作1.4.2重命名工作表1.4.3移动和复制工作表1.4.4删除工作表1.4.1插入工作表1.4管理工作表1.4.6保护工作表1.4.5隐藏和显示工作表1.4.1插入工作表插入新的工作表的方法有以下三种：选择“插入”→“工作表”命令。按Shift+F11组合键。右键任一工作表标签，在弹出的快捷菜单中选择“插入”命令，然后在打开的对话框中双击“工作表”。1.4.2重命名工作表重命名工作表的方法主要有以下几种：图1-21通过菜单命令重命名工作表

图1-20双击工作表标签重命名工作表

双击要重命名的工作表标签，当工作表的名称的颜色反向显示时，如图1-20所示，输入新名称，然后按Enter键确认。右击工作表标签，在弹出的快捷菜单中选择“重命名”命令进行重命名操作执行“格式”→“工作表”→“重命名”命令进行重命名操作，如图1-21所示。1.4.3移动和复制工作表1.在同一工作薄中移动和复制工作表图1-22移动工作表1在要移动的工作表标签上单击并按住鼠标左键不放，等鼠标光标变成形状时，拖动鼠标到目标位置后释放鼠标，这样工作表就被移动到了目标位置，如图1-22所示。如果要复制工作表，则在拖动鼠标的同时按住Ctrl键。2右键要移动的工作表标签，在弹出的快捷菜单中选择“移动或复制工作表”选项，打开如图1-23所示的“移动或复制工作表”对话框。在“下列选定工作表之前”列表框中，选择要将工作表移动的位置，然后单击“确定”按钮。图1-23选择目标位置1.4.3移动和复制工作表2.在不同工作薄中移动和复制工作表在不同工作薄中移动和复制工作表的方法与上面的方法（2）一样，只不过需要打开移动或被移动的工作薄，而且在“移动或复制工作表”对话框中，还需在“工作薄”下拉列表框中选择目标工作薄。1.4.4 删除工作表删除工作表的方法主要有两种：12在需要删除的工作表标签上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“删除”命令，即可将选择的工作表删除。选择要删除的工作表，执行“编辑”→“删除工作表”命令。1.4.5隐藏和显示工作表隐藏工作表的方法为：第一步：选中要隐藏的工作表。第二步：执行“格式”→“工作表”→“隐藏”命令，如图1-24所示。这样，选中的工作表就被隐藏了。图1-24执行“隐藏”命令1.隐藏工作表1.4.5隐藏和显示工作表显示工作表的方法与隐藏工作表的方法类似，具体为：第一步：选中任意的工作表。第二步：执行“格式”→“工作表”→“取消隐藏”命令，如图1-25所示。第三步：在打开的“取消隐藏”对话框中，选择要取消隐藏的工作表，如图所1-26示。单击“确定”按钮。被隐藏的工作表即可显示。图1-25执行“取消隐藏”命令图1-26选择取消隐藏的工作表2.显示工作表1.4.6保护工作表保护工作表的方法如下。第一步：选中要保护的工作表第二步：执行“工具”→“保护”→“保护工作表”命令，如图1-27所示。第三步：在打开的“保护工作表”对话框中，在“取消工作表保护时使用的密码”文本框中输入密码，然后在“允许此工作表的所有用户进行”列表框中设置保护的项目，如图1-28所示。第四步：单击“确定”按钮，弹出“确认密码”对话框，再次输入密码后，单击“确定”按钮即可完成对工作表的保护。图1-27执行“保护工作表”命令1.保护工作表图1-28“保护工作表”对话框1.4.6保护工作表撤销工作表保护的方法如下。第一步：选中要撤销保护的工作表。第二步：执行“工具”→“保护”→“撤销工作表保护”命令，如图1-29所示。第三步：在打开的“撤销工作表保护”对话框中，输入密码，如图1-30所示。单击“确定”按钮即可撤销工作表保护。图1-29执行“撤销工作表保护”命令图1-30““撤销工作表保护”对话框2.撤销工作表的保护1.5.2设置单元格格式1.5.3自动套用格式1.5.4设置条件格式1.5.1合并和拆分单元格1.5格式化单元格1.5.1合并和拆分单元格选择两个或更多要合并的相邻单元格。第一步第二步第三步1.合并单元格执行“格式”→“单元格”命令（或者单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令；或者按“Ctrl+1”组合键），打开“单元格格式”对话框。在“单元格格式”对话框中，选择“对齐”选项卡，勾选“文本控制”栏中的“合并单元格”选项，如图1-31所示。单击“确定”按钮即可合并单元格。1.5.1合并和拆分单元格选择要拆分的单元格。2.拆分单元格拆分单元格的方法和合并单元格的方法类似，方法如下。第一步采用与前面一样的方法打开“单元格格式”对话框。第二步在“单元格格式”对话框中，选择“对齐”选项卡，把“文本控制”栏中的“合并单元格”选项前面的勾去掉，单击“确定”按钮，即可拆分单元格。第三步1.5.2设置单元格格式1.设置字体格式设置字体格式具体的方法如下。第一步选择要设置字体格式的单元格或者单元格区域。第二步采用与前面一样的方法打开“单元格格式”对话框。第三步在“单元格格式”对话框中，选择“字体”选项卡，然后对字体、字形、字号以及颜色进行相应的设置后，单击“确定”按钮即可。如图1-33所示。图1-33设置字体格式1.5.2设置单元格格式2.设置数据格式设置数字格式的方法如下。第一步第二步第三步选择要设置数字格式的单元格或者单元格区域。采用与前面一样的方法打开“单元格格式”对话框。在“单元格格式”对话框中，选择“数字”选项卡，然后在“分类”列表框中选择相应的选项，并进行相应的设置，单击“确定”按钮即可，如图1-34所示。图1-34设置数字格式1.5.2设置单元格格式第一步：选择要设置对齐的单元格或者单元格区域。第二步：采用与前面一样的方法打开“单元格格式”对话框。第三步：在“单元格格式”对话框中，选择“对齐”选项卡，然后在“文本对齐方式”栏中选择“水平对齐”和“垂直对齐”的对齐方式，在“方向”栏中设置文本的方向，如图1-35所示。第四步：设置好后，单击“确定”按钮即可。3.设置对齐方式图1-35设置对齐方式1.5.2设置单元格格式第一步：选择要添加边框线的单元格或者单元格区域。第二步：采用与前面一样的方法打开“单元格格式”对话框。第三步：在“单元格格式”对话框中，选择“边框”选项卡，然后在“样式”栏中选择需要的线条样式，在“颜色”栏中选择需要的线条颜色，在“边框”栏中单击相应的边框线，如图1-36所示。

第四步：设置好后，单击“确定”按钮即可。

4.设置边框和底纹（1）添加边框线图1-36设置边框线的格式1.5.2设置单元格格式第一步：选择要设置背景色的单元格或者单元格区域。4.设置边框和底纹（2）添加底纹第二步：采用与前面一样的方法打开“单元格格式”对话框。第三步：在“单元格格式”对话框中，选择“图案”选项卡，在“颜色”栏中选择需要的颜色，如图1-38所示。单击“确定”按钮。图1-38通过“单元格格式”对话框设置单元格的填充色1.5.3自动套用格式Excel内置了一些表格样式，这些样式已经定义了表格的数字格式、对齐方式、字体和字号、边框和底纹、颜色、列宽和行高等参数。套用这些格式，既可美化表格，也可省去设置和操作的过程。使用时，选定需要套用格式的单元格区域，执行“格式”→“自动套用格式”命令，打开“自动套用格式”对话框，如图1-40所示。在对话框中有十几种格式可供选择，选择需要的格式后，单击“确定”按钮即可。图1-40“自动套用格式”对话框例1-1打开“计算机1班成绩.xls”素材中的“期考成绩”表，对该班学生的三门课程的成绩设置条件格式，要求如下：①不及格的学生成绩用红色加粗显示。②大于或等于90分的学生成绩用蓝色加粗显示。具体的操作步骤如下：1.5.4设置条件格式第一步：选定要设置条件格式的单元格区域（这里选择D3:F12单元格区域）。第二步：执行“格式”→“条件格式”命令，打开“条件格式”对话框，如图1-41所示。图1-41“条件格式”对话框例1-1打开“计算机1班成绩.xls”素材中的“期考成绩”表，对该班学生的三门课程的成绩设置条件格式，要求如下：①不及格的学生成绩用红色加粗显示。②大于或等于90分的学生成绩用蓝色加粗显示。具体的操作步骤如下：1.5.4设置条件格式第三步：在“条件格式”对话框的“条件1（1）”栏中选择“单元格数值”，在右侧的编辑框中选择“小于”选项，在后面输入60。第四步：单击“格式”按钮，打开“单元格格式”对话框，在对话框中设置字体为红色、加粗。单击“确定”按钮。例1-1打开“计算机1班成绩.xls”素材中的“期考成绩”表，对该班学生的三门课程的成绩设置条件格式，要求如下：①不及格的学生成绩用红色加粗显示。②大于或等于90分的学生成绩用蓝色加粗显示。具体的操作步骤如下：1.5.4设置条件格式第五步：单击“添加”按钮，展开“条件 2”设置框，按照与上面一样的方法设置大于或等于90时的显示格式。单击“确定”按钮完成设置。运行结果如图1-42所示。1.6.2单元格的引用1.6.1公式的创建与编辑1.6公式的使用1.6.1公式的创建与编辑

1.公式的创建在单元格中输入公式时，应先输入“=”号，再输入公式的表达式，公式中可以包含运算符、常量数值、函数和单元格地址等，如公式“=B3*2+C6”表示B3单元格中的数值乘以2再加上C6单元格中的数值。

2.公式的编辑对已输入