在线医疗科技公司用户信息管理与保护管理制度

在线医疗科技公司用户信息管理与保护管理制度1总则1.1制定目的为规范公司在线医疗科技平台用户信息的收集、存储、使用、传输、共享、销毁全流程管理，建立标准化、合规化、闭环化的用户信息保护管控体系，解决以往用户信息收集不规范、权限管控松散、使用边界模糊、数据留存无序、隐私保护不到位、违规处置无追责等管理问题。结合在线医疗行业用户信息包含个人隐私、健康数据、诊疗相关信息等敏感内容，合规监管标准高、数据泄露风险大、违规处罚严格的行业特性，全面落实个人信息保护相关法律法规要求，筑牢用户信息安全防线，杜绝信息泄露、滥用、篡改、丢失等风险，保障用户合法权益，维护公司平台合规运营与品牌信誉，结合公司平台运营、技术研发、内控管理实际，特制定本制度。1.2适用范围1.2.1本制度适用于公司所有在线医疗平台产生、收集、存储、使用的用户信息管理工作，涵盖用户基础个人信息、平台注册信息、健康服务信息、诊疗咨询记录、平台操作行为数据、服务交互信息等各类用户相关数据与信息。1.2.2适用岗位包含技术研发部、运维部、运营部、客服部、合规风控部、数据管理岗，所有接触、操作、调取、管理、维护用户信息的在岗人员、外包协作人员均需严格遵守本制度规定。1.2.3本制度覆盖用户信息合规收集、权限分配、日常管控、合规使用、安全传输、定期核查、过期销毁、风险处置、考核追责的全生命周期流程，是公司用户信息管理与隐私保护工作的唯一执行依据。1.3核心管理原则1.3.1合法正当原则：所有用户信息收集与使用工作必须遵循法律法规要求，坚持用户知情、自愿、授权原则，严禁在未获得用户授权的前提下私自采集、强制收集、过度收集用户敏感信息。1.3.2最小必要原则：严格限定用户信息收集范围与使用权限，仅收集平台医疗服务运营必需的信息，仅在业务必要场景使用用户信息，杜绝超范围收集、无用途留存、超权限调取用户信息。1.3.3安全可控原则：建立全流程信息安全防护机制，落实数据加密、权限管控、操作留痕、定期巡检机制，确保用户信息存储、传输、使用全程安全可控。1.3.4全程留痕原则：所有用户信息调取、使用、导出、传输、修改操作必须留存完整记录，实现全程可追溯、可核查、可追责。1.3.5合规销毁原则：用户信息超出留存期限、无使用价值或用户申请注销清空信息时，严格按照规范流程完成彻底销毁，杜绝违规留存、私自备份用户敏感信息。1.4合规管理边界公司所有用户信息均属于用户隐私及公司涉密运营资料，任何岗位人员不得私自查阅、调取、导出、传播、售卖用户信息，不得将用户隐私数据用于平台业务以外的商业用途、个人用途。严禁私自向第三方机构、合作单位、个人泄露、共享用户敏感信息，确因业务合作需要共享的，必须完成合规审批并签订保密协议。所有用户信息操作行为必须符合个人信息保护、网络安全、医疗数据管理相关法律法规，违规操作引发的用户投诉、民事纠纷、监管处罚、舆情风险，由相关责任人承担全部责任。2管理职责与流程2.1各部门岗位职责2.1.1技术研发与运维部：为本制度归口管理部门，负责搭建用户信息安全存储、加密防护、权限管控技术体系，负责用户信息系统运维、数据安全防护、操作日志留存、故障风险排查，统筹用户信息技术层面的安全保护工作。2.1.2数据管理岗：负责用户信息台账管理、留存周期管控、过期信息梳理、数据销毁执行，统计用户信息存量数据，落实日常合规核查工作。2.1.3运营部：负责规范业务场景下的用户信息使用行为，仅在用户服务、平台运营必要场景调取信息，杜绝运营场景超范围、超期限使用用户数据。2.1.4客服部：负责用户信息查询、注销、更正、清空诉求的受理与落地，规范客服后台信息查阅权限，妥善处理用户隐私相关诉求。2.1.5合规风控部：负责统筹用户信息合规管理，审核信息收集、共享、销毁流程合规性，开展定期合规巡检，排查隐私保护风险，处理违规操作问题。2.2用户信息合规收集流程2.2.1授权告知前置：平台收集用户信息前，必须通过隐私政策、注册协议、弹窗提示等方式，清晰告知用户信息收集范围、使用用途、留存期限、保护方式，取得用户明确授权后方可开展信息收集工作。2.2.2限定收集范围：严格按照最小必要原则收集信息，基础注册信息仅保留账号必备字段，医疗服务信息仅留存服务必需的交互数据，严禁强制收集无关敏感信息、捆绑收集非必要信息。2.2.3禁止隐性收集：技术端严格管控后台数据采集接口，禁止隐性抓取用户手机信息、浏览记录、私密内容等非授权信息，所有采集字段需经合规部审核备案。2.2.4异常收集排查：技术运维部每周排查信息采集接口运行情况，杜绝系统异常采集、重复采集、超限采集用户信息，确保信息收集全程合规可控。2.3用户信息权限管控流程2.3.1分级权限分配：按照岗位业务需求实行最小权限分配原则，不同岗位设置差异化用户信息查阅、调取、操作权限，普通运营、客服岗位仅可查看业务必需的基础信息，禁止开放敏感数据导出权限。2.3.2权限动态调整：员工入职、调岗、离职三个工作日内，数据管理岗同步完成权限开通、调整、回收工作，离职员工立即清空所有用户信息操作权限，杜绝权限遗留风险。2.3.3权限定期复核：每月末合规部联合技术部开展权限复核工作，清理闲置权限、超额权限、无效权限，杜绝岗位人员超权限操作用户信息。2.3.4操作全程留痕：系统自动记录所有用户信息的查阅、调取、导出、修改、删除操作，留存操作人、操作时间、操作内容、操作终端日志，日志留存期限不低于三年。2.4用户信息存储与使用流程2.4.1加密存储防护：所有用户敏感信息、医疗健康数据必须采用加密方式存储，技术运维部定期升级存储防护体系，修复系统安全漏洞，防范数据窃取、篡改、丢失风险。2.4.2限定使用场景：用户信息仅可用于平台服务履约、用户答疑、功能优化、服务回访等合规业务场景，严禁用于营销骚扰、私下推广、非法牟利等违规场景。2.4.3内网隔离管控：用户敏感数据原则上仅可在内网系统查阅操作，禁止私自同步至个人电脑、私人网盘、外部设备，确因工作需要外带的，需完成专项审批并做好加密防护。2.4.4定期数据巡检：技术运维部每季度开展用户信息存储安全巡检，排查数据泄露、篡改、丢失隐患，及时修复安全漏洞，形成巡检记录归档留存。2.5用户信息共享与对外传输流程2.5.1共享前置审批：因业务合作需要向第三方共享用户信息的，必须由业务部门提交书面申请，说明共享范围、用途、期限、合作主体，经合规部审核、管理层审批通过后方可执行。2.5.2合作方合规约束：所有接收用户信息的合作方，必须签订数据保密协议，明确保密责任、禁止行为、违约追责条款，无保密协议的严禁开展任何信息共享工作。2.5.3脱敏处理要求：对外传输、共享的用户信息必须完成脱敏处理，隐匿用户手机号、身份证号、健康隐私等核心敏感字段，杜绝明文传输完整用户信息。2.5.4共享全程管控：数据管理岗全程跟进信息共享过程，记录共享数据范围、接收方、使用用途，到期后督促合作方销毁共享数据，回收使用权限。2.6用户信息清理与销毁流程2.6.1留存周期管控：严格区分各类用户信息留存期限，正常履约服务信息留存至服务结束后一年，用户注销账号信息留存合规备查期限后自动清理，无合规留存依据的信息及时清理。2.6.2用户诉求处置：收到用户信息注销、清空、删除申请后，客服岗一个工作日内受理，三个工作日内完成信息核查与清理销毁，办结后同步反馈用户处置结果。2.6.3过期信息销毁：数据管理岗每月梳理过期、无效、无留存必要的用户信息，制定销毁清单，经合规部审核后，采用数据粉碎、彻底清除的方式完成销毁，禁止简单删除、残留备份。2.6.4销毁记录归档：完整记录每次数据销毁的时间、范围、内容、操作人、审核人，留存销毁台账与核验记录，确保销毁流程可追溯、可核查。3监督考核3.1日常监督检查机制3.1.1日常日志抽查：技术运维部每日抽查用户信息操作日志，排查异常查阅、批量导出、异地登录操作等风险行为，即时核查处置。3.1.2周度权限核查：合规部每周抽查各岗位信息操作权限，排查超额权限、闲置权限、违规权限使用问题，及时完成权限整改回收。3.1.3月度合规巡检：每月末开展用户信息全流程合规检查，覆盖信息收集、存储、使用、共享、销毁各环节，排查合规漏洞与操作违规行为。3.1.4季度安全排查：每季度开展数据安全专项排查，检测存储系统防护能力、加密机制有效性、漏洞风险，全面防范信息安全隐患。3.2岗位考核标准3.2.1技术运维岗考核：系统防护漏洞未及时修复、操作日志留存不全、数据加密失效引发安全隐患的，单次扣除月度绩效15%；因运维失职导致数据异常泄露的，单次扣除月度绩效25%。3.2.2数据管理岗考核：权限调整不及时、过期信息未按时销毁、台账记录缺失、共享管控缺位的，单次扣除月度绩效15%。3.2.3业务操作岗位考核：运营、客服等岗位超权限查阅、私自截图留存、违规使用用户信息的，单次扣除月度绩效20%。3.2.4合规风控岗考核：合规巡检流于形式、风险排查遗漏、违规问题未及时发现处置的，单次扣除月度绩效15%。3.3违规行为分级处理标准3.3.1轻度违规：操作日志记录简略、权限复核小幅滞后、过期信息清理轻微延迟，未造成信息泄露、无用户投诉、无合规风险的，首次口头警示，二次违规扣除月度绩效10%。3.3.2中度违规：超范围查阅用户信息、私自留存用户截图资料、信息共享未完整走审批流程、巡检整改滞后，引发用户咨询投诉、轻微隐私风险的，给予书面通报批评，扣除月度绩效30%，限期完成流程整改与自查自纠。3.3.3重度违规：私自导出、传播、售卖用户信息，违规共享泄露大量敏感数据、刻意规避权限管控、隐瞒数据泄露风险，造成批量用户投诉、舆情事件、监管处罚、公司损失的，扣除当月全额绩效，永久调离涉密岗位，情节严重的依法追究法律责任。3.4问题整改闭环机制针对日常巡检、月度核查、季度排查发现的权限管控不严、操作不规范、防护不到位、销毁不彻底、留存不合理等问题，合规部建立用户信息安全整改台账，明确责任岗位、整改标准、整改时限与复核要求。各责任岗位按期完成漏洞修复、权限梳理、数据清理、流程优化、人员警示教育等整改工作，整改完成后提交合规部复核验收。验收合格后方可闭环销项，逾期未整改、整改不到位、同类问题重复发生的，加倍追究绩效责任，所有违规记录与整改情况纳入员工年度考核档案，作为评优、晋升、调岗的核心依据。4附则4.1制度解释权限本制度最终解释权归公司技术运维部联合合规风控部所有，后续国家个人信息保护、医疗数据安全、网络安全相关法律法规更新，行业合规监管标准调整的，可依据最新政策要求优化修订