行政公文处理办法、印信使用管理制度

行政公文处理办法、印信使用管理制度一、行政公文处理规范（一）公文种类与适用范围本规范所称行政公文（以下简称“公文”），是指各部门在履行职责过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，主要包括以下15类：1.决议：适用于会议讨论通过的重大决策事项；2.决定：适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或撤销下级机关不适当的决定事项；3.命令（令）：适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员；4.公报：适用于公布重要决定或重大事项；5.公告：适用于向国内外宣布重要事项或法定事项；6.通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项；7.意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法；8.通知：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或执行的事项，批转、转发公文；9.通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况；10.适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问；11.请示：适用于向上级机关请求指示、批准；12.批复：适用于答复下级机关请示事项；13.议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项；14.函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项；15.纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项。（二）行文基本规则1.行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。2.向上级机关行文，遵循以下规则：（1）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关；（2）请示应当一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项；（3）除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文；（4）受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。3.向下级机关行文，遵循以下规则：（1）主送受理机关，根据需要抄送相关机关，重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关；（2）涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或撤销；（3）上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。4.同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文；属于党委、政府各自职权范围内的工作，不得联合行文。（三）公文拟制与审核1.公文拟制包括起草、审核、签发等程序。2.公文起草应当做到：（1）符合党的理论路线方针政策和国家法律法规，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接；（2）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行；（3）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练；（4）文种正确，格式规范；（5）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见；（6）机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作。3.公文审核由发文机关办公厅（室）负责，审核重点包括：（1）行文理由是否充分，行文依据是否准确；（2）内容是否符合党的理论路线方针政策和国家法律法规；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行；（3）涉及有关地区或部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见；（4）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范；（5）其他内容是否符合公文起草的有关要求。经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。4.公文应当经本机关负责人审批签发。重要公文和上行文由机关主要负责人签发。党委、政府的办公厅（室）根据党委、政府授权制发的公文，由受权机关主要负责人签发或按照有关规定签发。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或签名的，视为同意。联合发文由所有联署机关的负责人会签。（四）公文办理程序1.收文办理主要程序：（1）签收：对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或盖章，并注明签收时间。（2）登记：对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。（3）初审：对收到的公文应当进行初审，审核内容包括：是否应当由本机关办理；是否符合行文规则；文种、格式是否符合要求；涉及其他部门职权范围内的事项是否已经协商、会签；是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。（4）承办：阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送；批办性公文应当提出拟办意见报本机关负责人批示或转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限的应当在规定时限内办理完毕。（5）传阅：根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或批示。办理传阅件应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。（6）催办：及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或重要公文应当由专人负责催办。（7）答复：公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。2.发文办理主要程序：（1）复核：已经发文机关负责人签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。（2）登记：对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。（3）印制：公文印制必须确保质量和时效，涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。（4）核发：公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。（五）公文归档与管理1.归档范围：凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的公文材料，均应归档。2.归档要求：归档公文应当齐全完整，整理（立卷）应当遵循公文的形成规律和特点，保持公文之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。联合办理的公文，原件由主办机关归档，其他机关保存复制件。3.档案管理：归档后的公文由机关档案管理部门集中统一管理，任何个人不得据为己有。机关档案管理部门应当建立健全档案查阅制度，严格查阅审批程序，确保档案安全。4.电子公文管理：电子公文应当与纸质公文同步归档，存储于符合安全要求的电子档案管理系统，确保电子公文的真实性、完整性、可用性和安全性。5.公文销毁：不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销；个人不得私自销毁、留存涉密公文。二、印信使用管理规范（一）印信种类与定义本规范所称印信，是指各部门依法刻制并使用的各类公章、专用章及领导人名章（以下简称“印章”），具体包括：1.单位公章：代表本单位法定主体资格的主要印章；2.部门专用章：各内设部门因业务需要刻制的专用印章（如财务专用章、合同专用章等）；3.领导人名章：经授权代表领导个人职务行为的签名章或姓名章；4.其他专项业务章：因特定工作需要刻制的临时性或专项性印章（如文件专用章、收文专用章等）。（二）印信保管责任1.印章实行“专人保管、专柜存放”制度。单位公章由办公厅（室）指定专人保管；部门专用章由对应部门负责人指定专人保管；领导人名章由本人或其授权的机要人员保管；专项业务章由使用部门指定专人保管。2.保管人员应当具备良好的政治素质和责任意识，熟悉印信管理规定，严格遵守保密纪律。3.印章存放需使用带锁的专用柜（盒），钥匙由保管人员随身携带，不得转交他人或随意放置。每日下班前，保管人员应当检查印章存放状态，确认锁闭无误；节假日期间，重要印章应当加封条或采取额外防护措施。4.保管人员因出差、休假等原因暂时无法履行职责时，应当填写《印信交接单》，经部门负责人批准后，将印章移交指定临时保管人员，并做好交接记录；临时保管人员需同样符合保管资格要求。（三）印信使用审批1.用印需严格履行审批程序，未经批准不得擅自用印。审批权限按以下规则执行：（1）单位公章：-常规性用印（如一般性通知、证明、报表等）：由经办部门负责人签字确认，经办公厅（室）审核后用印；-重要事项用印（如合同、协议、对外承诺函、上报上级机关的重要文件等）：需经分管领导审批；-重大事项用印（如涉及资产处置、股权变更、重大投资等）：须经主要负责人签批。（2）部门专用章：-业务范围内常规用印（如财务报销、资料归档等）：由部门负责人审批；-超出业务范围或涉及外部单位的用印：需经分管领导审批。（3）领导人名章：-用于文件签发、合同确认等职务行为的用印：需经领导本人书面授权或当面确认；-因领导外出等特殊情况需代用的，须经领导电话授权并事后补签授权单。（4）专项业务章：按专项工作管理办法规定的审批流程执行，无明确规定的参照部门专用章审批规则。2.用印申请人应当填写《印信使用登记表》，注明用印日期、文件名称及编号、用印事由、份数、审批人等信息，经审批人签字确认后，方可申请用印。（四）用印操作规范1.用印前，保管人员应当核对以下内容：（1）《印信使用登记表》填写是否完整，审批手续是否齐全；（2）用印文件内容是否与审批事由一致，是否存在涂改、增删等异常情况；（3）文件格式是否符合规范（如需加盖骑缝章的，需检查页码连续性；需多页用印的，需确认每页位置）。2.用印时，保管人员应当亲自操作，确保印章清晰、端正，避免模糊、歪斜或重叠。涉及多页文件的，应当加盖骑缝章；需加盖钢印的，应当确保钢印覆盖主要内容区域。3.用印后，保管人员应当在《印信使用登记表》上签字确认，并将用印文件复印件（或扫描件）与登记表一并存档，保存期限不少于5年；重要文件用印记录需永久保存。4.严禁在空白纸张、空白表格、空白证书等无具体内容的载体上用印。因特殊情况需预用印的，须经主要负责人批准，明确预用印载体的用途、数量、有效期，并由经办人员签字领用；预用印载体使用完毕后，应当及时交回剩余空白件并注销登记。（五）特殊情况处理1.紧急用印：因突发情况（如抢险救灾、应急审批等）需紧急用印且无法及时完成书面审批的，经办人员应当电话请示有权审批人，经同意后由保管人员登记用印，并在24小时内补办书面审批手续。2.异地用印：因工作需要携带印章外出使用的，须填写《印信外出使用申请单》，注明外出时间、地点、用途、携带人等信息，经主要负责人批准后，由2名以上工作人员共同携带（其中1人为保管人员）；外出用印期间，携带人员需全程保管印章，用印后及时返回并销号登记。3.争议处理：保管人员对用印事项有异议的，有权暂停用印并向部门负责人报告；未经妥善处理的，不得擅自用印。（六）印信停用与销毁1.印章因单位更名、机构调整、业务变更等原因需停用时，使用部门应当填写《印信停用申请单》，经办公厅（室）审核后，交回原保管部门；停用印章由办公厅（室）登记造册，统一封存保管。2.停用印章无继续保存价值的，应当按以下程序销毁：（1）由办公厅（室）提出销毁申请，列明印章名称、数量、停用时间等信息；（2）经主要负责人批准后，由纪检、审计部门监督销毁；（3）销毁过程应当全程记录（拍照或录像），销毁后形成《印信销毁记录》，由监督人员签字确认并归档保存。3.严禁私自处置停用印章，不得将停用印章用于任何公务或私务活动。三、监督与责任追究（一）办公厅（室）负责对印信使用和公文处理工作进行定期检查（每季度至少1次），重点检查审批流程合规性、用印记录完整性、文件归档及时性等内容，检查结果纳入部门