教务部资料归档岗位职责

教务部资料归档岗位职责一、岗位基本信息*岗位名称：教务部资料归档专员*所属部门：教务部*直接上级：教务部主任/档案管理负责人二、主要工作职责（一）资料收集与鉴别1.负责教务部各类应归档资料的及时、完整收集，包括但不限于教学计划、教学大纲、课程表、学生名册、成绩单、学籍异动材料、毕业生档案、教学检查记录、教研活动材料、各类会议纪要、规章制度、请示批复等。2.对收集的资料进行初步鉴别，剔除重复、无效或不具备保存价值的材料，确保归档范围的准确性。3.与教务部各岗位人员保持沟通，明确资料产生节点，确保应归档资料不遗漏、不延误。（二）资料整理与分类1.按照档案管理相关规定及教务部资料分类标准，对收集到的资料进行系统整理、分类、排序。2.对资料进行必要的加工，如去除金属物、修补破损页面、统一纸张规格等，确保符合归档要求。3.依据档案分类大纲和保管期限表，准确划分资料的类别和保管期限。（三）资料著录与编目1.负责对整理完毕的资料进行规范化著录，准确填写档案著录卡片或录入档案管理系统，确保著录项目的完整、准确。2.编制各类检索工具，如案卷目录、卷内文件目录、专题索引等，提高档案检索效率。3.协助维护教务部档案管理系统的信息，确保系统数据与实物档案一致。（四）资料保管与维护1.负责档案库房（或指定档案存放区域）的日常管理，保持库房整洁、干燥、通风，做好防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等“七防”工作。2.定期对库存档案进行清点核对，发现问题及时报告并采取补救措施，确保档案实体安全。3.负责档案的日常维护，包括对破损、褪色档案的修复和复制工作。4.按照规定对到期档案进行鉴定，提出销毁或延长保管期限的意见，按程序报批后执行。（五）资料利用与服务1.严格执行档案借阅制度，为教务部及其他授权部门或人员提供档案查阅、复制、摘录等服务。2.耐心解答有关档案利用的咨询，积极提供档案信息支持。3.负责档案利用效果的反馈收集与统计分析。4.在提供利用过程中，确保档案的保密与安全，防止档案失泄密和损坏。（六）制度建设与改进1.参与制定和完善教务部资料归档管理的各项规章制度和工作细则。2.学习档案管理专业知识和先进技术，不断提升自身业务能力和工作效率。3.对资料归档工作中存在的问题进行分析，并提出改进建议。（七）数字化建设协助1.协助开展教务档案的数字化扫描、图像处理、数据挂接等工作，推动档案管理现代化。2.负责电子档案的著录、存储和备份，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。三、任职资格要求1.大学专科及以上学历，档案管理、行政管理、教育学等相关专业优先。2.具备一定的档案管理工作经验，熟悉档案管理的基本原则和方法。3.了解档案管理相关的法律法规及行业标准。4.具备良好的文字功底和组织协调能力，工作细致、耐心、责任心强。5.熟练使用办公自动化软件，具备基本的计算机操作技能，有档案管理系统使用经验者优先。6.具有良好的保密意识和职业道德。四、工作协作关系1.内部协作：与教务部各科室（如教学运行科、学籍管理科、教研科等）保持密切联系，确保资料收集的全面性和及时性。2.外部协作：根据工作需要，可能与学校档案馆、其他部门档案管理人员进行业务沟通与协调