学校教学档案管理制度

学校教学档案管理制度为全面规范学校教学档案管理工作，有效保障教学过程原始记录的完整性、准确性与可追溯性，充分发挥教学档案在教学质量监控、教学改革研究、教育成果积累及人才培养评估中的基础支撑作用，依据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《普通高等学校教学管理要点》等法律法规及上级教育行政部门相关规定，结合本校实际，制定本制度。第一章总则第一条定义与范围本制度所称教学档案，是指学校在开展人才培养、教学管理、教学建设与改革等活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等不同载体形式的历史记录。具体包括教学综合管理档案、教学运行档案、教学建设档案、教学成果档案、学生学业档案及其他与教学直接相关的专项档案。第二条管理原则教学档案管理遵循“统一领导、分级管理、全程覆盖、规范高效”原则：1.统一领导：由学校分管教学工作的校领导统筹协调，教务处牵头制定管理制度，监督执行；2.分级管理：实行“学校-二级教学单位（含学院、教学部等，下同）-教研室（或系、中心，下同）”三级管理体系，明确各层级职责；3.全程覆盖：涵盖教学档案从形成、收集、整理、归档、保管到利用的全生命周期；4.规范高效：以标准化流程保障档案质量，以信息化手段提升管理效能，兼顾安全性与便利性。第三条管理目标通过科学规范的档案管理，实现教学过程可追溯、教学经验可传承、教学问题可分析、教学成果可展示，为学校教学质量保障体系建设、本科教学审核评估、专业认证及教育教学研究提供权威数据支撑。第二章管理机构与职责第四条校级管理机构1.教务处：负责教学档案管理的统筹规划与业务指导，制定教学档案分类方案、归档范围与保管期限表，组织开展二级教学单位教学档案工作检查与评估；审核重要教学档案的归档质量；协调教学档案数字化与共享利用需求。2.档案馆：负责教学档案的最终接收、保管与提供利用；对教学档案的整理规范、保管条件、信息化建设等提供专业指导；监督教学档案的鉴定与销毁工作。3.信息化管理中心：负责教学档案管理信息系统的开发、维护与安全保障；协同教务处、档案馆推进教学档案数字化进程，确保电子档案的长期可读与安全存储。第五条二级教学单位职责1.设立教学档案工作领导小组，由分管教学的副院长（主任）任组长，教学秘书、专业负责人、档案员为成员；2.配备专职或兼职教学档案员（原则上应具备档案管理基础知识培训经历），负责本单位教学档案的日常收集、整理、保管与预归档；3.落实“教学档案与教学工作同步管理”要求，将档案管理纳入教研室、课程组及教师个人的教学岗位职责；4.定期对本单位教学档案管理工作进行自查，配合校级检查与评估。第六条教师与教学管理人员职责1.教师需按要求及时提交课程教学大纲、教案、学生作业批改记录、考试试卷及分析报告等教学过程材料；2.教学管理人员（含教学秘书、实验员、辅导员等）需完整收集教学管理文件、教学活动记录、学生学业数据等材料，确保归档材料的真实性与完整性；3.参与教学建设项目（如专业建设、课程建设、教材建设等）的团队需在项目结题时提交完整的过程性材料与成果材料。第三章教学档案的归档范围与保管期限第七条归档范围教学档案按内容性质划分为六大类，具体归档明细如下（可根据学校实际情况动态调整）：第一类：教学综合管理档案1.上级教育行政部门发布的教学管理文件（如专业设置批复、教学评估指标、质量标准等）；2.学校教学管理规章制度（如人才培养方案制定办法、课程管理规定、考试管理办法等）；3.教学工作会议记录、教学专项检查报告（如期初/期中/期末教学检查记录、课堂教学质量评价报告）；4.教学管理机构设置与调整文件（如二级教学单位职责划分、教研室调整方案）；5.教学经费预算与执行材料（如教学改革专项经费分配表、使用明细及结项报告）。第二类：教学运行档案1.人才培养方案（含各专业历年版本及修订说明）；2.课程教学文件：课程大纲（含课程目标、教学内容、考核方式等）、教案（含电子教案）、实验/实训指导书、课程进度表；3.教学过程记录：课堂考勤表、作业/实验报告批改记录（抽样留存）、实践教学日志（含实习、实训、毕业设计/论文指导记录）；4.考试与成绩管理材料：试卷（含A/B卷及参考答案）、评分标准、阅卷记录、成绩登记表（含平时成绩、期中/期末成绩、总评成绩）、成绩分析报告（含班级/课程通过率、优秀率统计）；5.排课与选课材料：学期课程表、学生选课名单、调停课审批单及记录。第三类：教学建设档案1.专业建设材料：专业申报与评估材料（含申报书、自评报告、专家评估意见）、专业建设规划及年度执行报告、特色专业/一流专业建设成果材料；2.课程建设材料：精品课程/在线课程/课程思政示范课程建设材料（含立项申请书、建设方案、结题验收报告、课程资源包）；3.教材建设材料：自编教材（含正式出版教材及讲义）、教材选用审批表、教材使用反馈报告；4.教学团队建设材料：教学团队申报书、建设计划、标志性成果（如教学竞赛获奖、教学改革项目）；5.实践教学平台建设材料：实验室/实训基地建设申报书、验收报告、运行管理记录（含设备台账、开放记录）。第四类：教学成果档案1.教学改革项目材料：各级教学改革项目（如教育部、省级、校级）申报书、立项通知、中期检查报告、结题验收材料、研究成果（论文、专著、教学案例集等）；2.教学竞赛获奖材料：教师教学竞赛（如课堂教学创新大赛、课程思政教学比赛）、学生学科竞赛（如数学建模、电子设计）获奖证书、参赛作品、总结报告；3.教学成果奖材料：教学成果奖申报书、评审材料、获奖证书及推广应用材料；4.教学表彰材料：优秀教师、优秀教学管理人员、教学管理先进单位评选材料及表彰文件。第五类：学生学业档案1.新生入学材料：录取名册、新生学籍电子注册数据、入学资格审查记录；2.学籍管理材料：学籍变更记录（休学、复学、转学、留级、退学等）、学籍异动审批表；3.学业成绩档案：学生个人成绩总表（含每学期课程成绩及学分绩点）、学位授予审核表（含学位论文答辩记录、学位评定委员会决议）；4.毕业材料：毕业生名册、毕业证书/学位证书电子注册数据、毕业生跟踪调查材料（含就业质量报告、校友反馈记录）。第六类：其他专项教学档案1.国际交流教学档案：中外合作办学项目材料（含协议、课程对接方案、外方教师授课记录）、留学生教学管理材料；2.继续教育教学档案：成人教育、网络教育等非学历教育的教学计划、课程安排、成绩记录；3.教学评估档案：本科教学审核评估、专业认证、课程评估等工作材料（含自评报告、专家考察记录、整改方案及落实情况）。第八条保管期限教学档案保管期限分为永久、30年、10年三种，具体划分标准如下：1.永久保管：涉及学校教学历史沿革、重要教学成果、学生学历学位认证的核心材料（如人才培养方案、毕业生成绩总表、学位授予文件、教学成果奖获奖材料、评估认证结论性文件）；2.30年保管：反映教学过程关键环节、具有重要参考价值的材料（如课程大纲、考试试卷、教学改革项目结题材料、实验室建设验收报告）；3.10年保管：一般性教学管理记录（如调停课审批单、课堂考勤表、教学检查阶段性报告）。电子档案的保管期限与对应纸质档案一致，特殊载体档案（如声像、实物）按其内容重要性参照上述标准确定保管期限。第四章教学档案的整理与归档第九条整理要求教学档案整理应遵循“分类科学、组卷合理、标识清晰、便于利用”原则，具体规范如下：1.分类方法：采用“年度-类别-保管期限”三级分类法（如“2023-教学运行-30年”）；2.组卷规则：同一教学活动形成的材料应集中组卷（如同一门课程的大纲、教案、试卷、成绩分析组成一卷）；跨年度完成的教学项目（如教学改革项目）按项目周期组卷；3.案卷质量：纸质档案应使用无酸档案盒，剔除金属装订物，破损材料需修复，幅面过大的材料需折叠至A4尺寸；电子档案需采用通用格式（如PDF、DOCX、JPEG），元数据应包含文件标题、形成时间、责任者、关键词等信息；4.编号标识：每卷档案需编制唯一档号（格式为：年度+类别代码+保管期限代码+顺序号，如“2023-JX02-30-005”表示2023年教学运行类30年保管期限第5卷），卷内目录需列明文件题名、页号、备注等信息。第十条归档流程1.收集与预整理：各二级教学单位教学档案员应在教学活动结束后及时收集材料（学期课程档案应在学期结束后2周内收集，毕业年级档案应在学生离校后1个月内收集，教学建设项目档案应在结题后1个月内收集），完成初步分类与整理；2.质量审核：二级教学单位教学档案工作领导小组对预整理档案进行审核，重点检查材料完整性（是否缺件漏项）、内容真实性（是否与教学实际一致）、整理规范性（是否符合组卷规则）；3.移交归档：审核通过的档案，由教学档案员填写《教学档案移交清单》（一式两份），经二级教学单位负责人签字后，于每年12月31日前移交学校档案馆；电子档案需通过教学档案管理系统同步上传，经档案馆核对无误后完成线上移交；4.验收登记：档案馆对接收的纸质档案与电子档案进行验收，验收内容包括档号编制、卷内目录、载体质量等，验收合格后在《移交清单》上签字，一份留存档案馆，一份返回二级教学单位备案。第十一条特殊情况处理1.临时教学活动（如短期培训、学术讲座）形成的档案，由主办单位在活动结束后1个月内完成整理归档；2.教师离职或岗位调动时，需将个人保管的教学档案移交所在二级教学单位，方可办理离职/调动手续；3.因自然灾害、设备故障等原因导致档案损毁的，责任单位应立即报告教务处与档案馆，启动应急处置预案，尽可能恢复或补制档案，并形成书面说明留存。第五章教学档案的保管与利用第十二条保管条件1.纸质档案库房应符合《档案馆建设标准》要求，配备防火、防盗、防潮、防虫、防光等设施，温度控制在14-24℃，相对湿度控制在45%-60%；2.电子档案存储采用“双套制”（在线存储+离线备份），离线备份介质（如移动硬盘、光盘）需每年检测一次，确保数据可读；3.声像档案（照片、录音、录像）需单独存放，磁性载体档案需远离强磁场，定期进行格式转换以防止数据丢失；4.档案库房实行专人管理，严格出入登记制度，非档案管理人员未经批准不得进入。第十三条利用规则1.校内利用：校内人员因教学、科研、管理需要查阅档案，需填写《教学档案查阅申请表》，经所在单位负责人签字后，到档案馆办理查阅手续；查阅涉及学生个人信息的档案（如成绩、学籍）需提供本人有效证件或授权委托书；2.校外利用：校外单位或个人查阅教学档案，需持单位介绍信及本人身份证件，经教务处审核同意后，方可办理查阅手续；涉及学生学历学位证明的，需通过学校官方学历认证平台申请；3.复制与摘录：档案一般不外借，确需复制的，需经档案馆负责人批准，复制件需注明“复制自××学校教学档案”并加盖档案专用章；摘录内容不得断章取义，需保持原意；4.保密要求：涉及国家秘密、商业秘密或个人隐私的教学档案（如未公开的评估报告、学生个人敏感信息），需严格限制查阅范围，查阅过程需全程监督。第十四条数字化与共享1.档案馆应逐步推进存量教学档案数字化工作，优先完成永久、30年保管期限档案的扫描与元数据挂接，形成数字档案资源库；2.建立教学档案共享服务平台，面向校内开放非涉密教学档案的在线查询（如课程大纲、教学成果奖信息）；面向学生开放学业成绩、学历学位证明的在线验证；3.数字化过程中需注意版权保护，引用外单位材料需取得授权，确保数字档案资源的合法使用。第六章检查与评估第十五条检查机制1.二级教学单位需每学期开展一次教学档案自查，重点检查材料收集的及时性、整理的规范性、保管的安全性，形成自查报告并报教务处备案；2.教务处联合档案馆每年开展一次全校教学档案专项检查，检查方式包括查阅台账、抽查案卷、实地查看库房等，检查结果在全校范围内通报；3.对于检查中发现的问题（如材料缺失、整理不规范、保管条件不达标），责任单位需在1个月内完成整改，整改情况需提交书面报告。第十六条评估与激励1.教学档案管理工作纳入二级教学单位教学工作考核指标体系（占比不低于5%），考核指标包括归档及时率（≥95%）、材料完整率（≥98%）、整理规范率（≥90%）、利用满意度